企業(yè)檔案管理制度范本（2篇）

第8頁(yè)共8頁(yè)企業(yè)檔案?管理制度?范本第?一條為了?規(guī)范公司?檔案管理?工作，保?證檔案的?完整性及?保密性，?理順工作?程序，明?確工作職?責(zé)，杜絕?資料流失?，特制定?本制度。?第二條?檔案管理?機(jī)構(gòu)及其?職責(zé)1?、公司檔?案工作實(shí)?行二級(jí)管?理，一級(jí)?管理是指?公司綜合?管理部的?統(tǒng)籌管理?;二級(jí)管?理是指各?部門(mén)的檔?案資料管?理工作。?2、綜?合管理部?檔案管理?員負(fù)責(zé)公?司所有檔?案資料的?統(tǒng)一收集?管理，各?部門(mén)的檔?案管理員?負(fù)責(zé)本部?門(mén)檔案資?料的使用?管理。?3、檔案?管理人員?要嚴(yán)格執(zhí)?行公司檔?案管理規(guī)?定，認(rèn)真?細(xì)致地做?好檔案保?管以及利?用工作，?充分發(fā)揮?檔案資料?的作用。?4、綜?合管理部?檔案管理?員有責(zé)任?對(duì)二級(jí)檔?案管理工?作進(jìn)行監(jiān)?督和指導(dǎo)?，每年對(duì)?二級(jí)檔案?管理進(jìn)行?一次檢查?驗(yàn)收。?第三條歸?檔制度?1、凡是?反映公司?戰(zhàn)略發(fā)展?、生產(chǎn)經(jīng)?營(yíng)、企業(yè)?管理及工?程建設(shè)等?活動(dòng)，具?有查考利?用價(jià)值的?文件資料?均屬歸檔?范圍。?2、凡屬?歸檔范圍?的文件資?料，均由?公司集中?統(tǒng)一管理?，任何個(gè)?人不得擅?自留存。?3、歸?檔的文件?資料，原?則上必須?是原件，?原件用于?報(bào)批不能?歸檔或相?關(guān)部門(mén)保?留的，綜?合部保存?復(fù)印件。?4、凡?公司業(yè)務(wù)?活動(dòng)中收?到的文件?、函件承?辦后均要?及時(shí)歸檔?;以公司?名義發(fā)出?的文件、?函件要留?底稿及正?文備查。?5、業(yè)?務(wù)活動(dòng)中?涉及金融?財(cái)稅方面?的資料，?由財(cái)務(wù)部?保存原件?;屬于人?事方面的?資料，由?人力資源?部保存原?件;屬于?工程建設(shè)?方面的，?由規(guī)劃建?設(shè)部保存?原件。以?上部門(mén)應(yīng)?將涉外事?務(wù)的復(fù)印?件報(bào)綜合?管理部備?案。6?、由公司?對(duì)外簽訂?的經(jīng)濟(jì)合?同，應(yīng)保?留三份原?件，綜合?管理部保?存一份，?財(cái)務(wù)部及?合同執(zhí)行?（或簽訂?）部門(mén)各?保存一份?。特殊情?況只有一?份原件時(shí)?，由綜合?部保存原?件。7?、在歸檔?范圍內(nèi)的?其他資料?，由經(jīng)辦?人整理后?連同有關(guān)?資料移交?綜合管理?部檔案室?。部門(mén)需?要使用的?可復(fù)印或?復(fù)制，歸?檔范圍外?的由各部?門(mén)自行保?管。第?四條檔案?保管制度?1、公?司綜合管?理部設(shè)存?放檔案的?專(zhuān)門(mén)庫(kù)房?，各部門(mén)?應(yīng)根據(jù)保?存檔案數(shù)?量，設(shè)置?存放檔案?的箱柜，?并具備防?火、防潮?、防蟲(chóng)等?安全條件?。2、?歸檔資料?要進(jìn)行登?記，編制?歸檔目錄?。3、?檔案管理?員要科學(xué)?地編制分?類(lèi)法，根?據(jù)分類(lèi)法?，編制分?類(lèi)目錄;?根據(jù)需要?編制專(zhuān)題?目錄，完?善檢索工?具，以便?于查找。?4、檔?案要分類(lèi)?、分卷裝?訂成冊(cè)，?保管要有?條理，主?次分明，?存放科學(xué)?。5、?庫(kù)存檔案?必須圖物?相符，帳?物相符。?6、檔?案管理人?員要熟悉?所管理的?檔案資料?，了解利?用者的需?求，掌握?利用規(guī)律?。7、?根據(jù)有關(guān)?規(guī)定及公?司實(shí)際情?況，確定?檔案保存?期限，每?年年終據(jù)?此進(jìn)行整?理、剔除?。8、?經(jīng)確定需?銷(xiāo)毀的檔?案，由檔?案管理員?編造銷(xiāo)毀?清冊(cè)，經(jīng)?公司領(lǐng)導(dǎo)?及有關(guān)人?員會(huì)審批?準(zhǔn)后銷(xiāo)毀?。銷(xiāo)毀的?檔案清單?由檔案員?永久保存?。9、?嚴(yán)格遵守?檔案安全?保密制度?，做好檔?案流失的?防護(hù)工作?。10?、凡公司?工作人員?調(diào)離崗位?前必須做?好資料移?交工作，?方可辦理?調(diào)動(dòng)手續(xù)?。第五?條檔案借?閱制度?1、檔案?屬于公司?機(jī)密，未?經(jīng)許可不?得外借、?外傳。外?單位人員?未經(jīng)公司?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?不得借閱?。2、?借閱檔案?資料，須?經(jīng)檔案保?管部門(mén)負(fù)?責(zé)人批準(zhǔn)?。閱檔必?須在辦公?室指定的?地方，不?得攜帶外?出。需要?借出檔案?的，須經(jīng)?檔案保管?部門(mén)負(fù)責(zé)?人批準(zhǔn)。?3、借?閱檔案，?必須履行?登記、簽?收手續(xù)。?4、借?出檔案材?料的時(shí)間?不得超過(guò)?一周，必?要時(shí)可以?續(xù)借。過(guò)?期由檔案?管理員催?還。需要?長(zhǎng)期借出?的，須經(jīng)?分管副總?經(jīng)理批準(zhǔn)?。5、?借出檔案?時(shí)，應(yīng)在?借出的檔?案位置上?，放一代?替卡，標(biāo)?明卷號(hào)、?借閱時(shí)間?、借閱單?位或借閱?人，以便?查閱和催?還。6?、借閱檔?案資料者?必須妥善?保管檔案?資料，不?得任意轉(zhuǎn)?借或復(fù)印?、不得拆?封、損污?文件，歸?還時(shí)保證?檔案材料?完整無(wú)損?，否則，?追究當(dāng)事?人責(zé)任。?7、借?出檔案材?料，因保?管不慎丟?失時(shí)，要?及時(shí)追查?，并報(bào)告?主管部門(mén)?及時(shí)處理?。8、?重要檔案?、機(jī)密檔?案不得借?閱，必須?借閱的要?經(jīng)分管副?總經(jīng)理同?意，必須?外借的，?由總經(jīng)理?審批。?第六條二?級(jí)檔案應(yīng)?根據(jù)資料?的性質(zhì)和?部門(mén)需要?，每三年?移交一次?，必須保?留的盡量?留復(fù)印件?，其余資?料交綜合?管理部統(tǒng)?一保存。?第七條?本制度從?二o一四?年___?_月__?__日起?執(zhí)行。?企業(yè)檔案?管理制度?范本（二?）一、?目的為?了加強(qiáng)公?司系統(tǒng)的?檔案管理?，實(shí)現(xiàn)檔?案管理的?規(guī)范化、?制度化，?更好地為?公司各項(xiàng)?工作服務(wù)?，根據(jù)《?____?檔案法》?的有關(guān)規(guī)?定，結(jié)合?公司實(shí)際?情況，制?定本制度?。二、?管理權(quán)限?、職責(zé)?1、公司?系統(tǒng)的文?書(shū)立卷工?作和檔案?管理工作?由公司綜?合部負(fù)責(zé)?監(jiān)督和指?導(dǎo)。2?、綜合部?負(fù)責(zé)公司?檔案的收?集、整理?、保管、?鑒定、統(tǒng)?計(jì)和提供?利用工作?。3、?公司各部?門(mén)負(fù)責(zé)人?負(fù)責(zé)本部?門(mén)文件資?料的管理?和文書(shū)立?卷工作，?配備專(zhuān)職?或兼職人?員負(fù)責(zé)此?項(xiàng)工作。?4、公?司開(kāi)展的?項(xiàng)目及專(zhuān)?項(xiàng)工作由?項(xiàng)目負(fù)責(zé)?人對(duì)歸檔?文件的完?整和系統(tǒng)?負(fù)責(zé)，配?備專(zhuān)職或?兼職檔案?人員。?5、公司?各部門(mén)專(zhuān)?兼職檔案?人員應(yīng)負(fù)?責(zé)收集、?整理歸檔?文件，對(duì)?歸檔文件?的整理質(zhì)?量負(fù)責(zé)。?三、歸?檔范圍與?分類(lèi)1?、凡是反?映公司建?設(shè)、生產(chǎn)?、經(jīng)營(yíng)、?管理等活?動(dòng)及產(chǎn)權(quán)?變動(dòng)過(guò)程?中形成的?各種載體?式、具有?查考利用?價(jià)值的文?件材料（?公文、電?報(bào)、傳真?、圖表、?書(shū)信、報(bào)?刊、錄音?、錄像、?盤(pán)片等）?均屬歸檔?圍。2?、公司文?書(shū)檔案設(shè)?置___?_類(lèi)，分?為行政管?理類(lèi)、經(jīng)?營(yíng)管理類(lèi)?、生產(chǎn)管?理類(lèi)、黨?群管理類(lèi)?、人事類(lèi)?、會(huì)計(jì)類(lèi)?。公司科?技檔案設(shè)?置___?_類(lèi)，分?為基建類(lèi)?、設(shè)備類(lèi)?、科研類(lèi)?、產(chǎn)品類(lèi)?。公司聲?像檔案、?實(shí)物檔案?另行歸檔?。具體參?照《gt?管業(yè)文件?材料歸檔?范圍及保?管期限表?》執(zhí)行。?四、立?卷歸檔要?求1、?經(jīng)營(yíng)管理?工作、生?產(chǎn)技術(shù)管?理工作、?行政管理?工作、黨?群工作中?形成的文?件應(yīng)在辦?理完畢后?的第二年?一季度歸?檔。2?、科研開(kāi)?發(fā)、項(xiàng)目?建設(shè)等文?件應(yīng)在其?項(xiàng)目驗(yàn)收?、竣工驗(yàn)?收前歸檔?，周期長(zhǎng)?的可分階?段、單項(xiàng)?歸檔。?3、產(chǎn)權(quán)?產(chǎn)籍、質(zhì)?量認(rèn)證、?資質(zhì)信用?、知識(shí)產(chǎn)?權(quán)等文件?應(yīng)隨時(shí)歸?檔。外購(gòu)?設(shè)備儀器?或引進(jìn)項(xiàng)?目的文件?應(yīng)在開(kāi)箱?驗(yàn)收或接?收后即時(shí)?登記歸檔?。4、?公司檔案?的保管期?限分為永?久、定期?兩種，定?期一般分?為_(kāi)__?_年、_?___年?。凡是反?映本單位?主要職能?活動(dòng)和基?本歷史面?貌的，具?有長(zhǎng)遠(yuǎn)保?存利用價(jià)?值，為永?久保管。?對(duì)在一定?時(shí)期內(nèi)有?利用價(jià)值?的，應(yīng)酌?情列為定?期（__?__年或?____?年）保管?。凡介于?兩種保管?期限之間?的，按照?保存時(shí)間?較長(zhǎng)的一?檔確定保?管期限。?5、各?部門(mén)必須?嚴(yán)格遵守?歸檔制度?，不得無(wú)?故延期或?不交應(yīng)歸?檔的文件?材料，如?有材料還?需使用，?應(yīng)先按立?卷歸檔后?再辦理借?閱手續(xù)。?6、歸?檔的文件?材料種類(lèi)?、份數(shù)以?及每份文?件的頁(yè)數(shù)?均應(yīng)完整?、準(zhǔn)確、?系統(tǒng)，歸?檔文件材?料盒內(nèi)要?有“盒內(nèi)?文件目錄?”。7?、文件形?成部門(mén)應(yīng)?按期將《?檔案交接?登記表》?隨同已整?理的文件?向綜合部?檔案室移?交，檔案?部門(mén)在接?收時(shí)應(yīng)認(rèn)?真核對(duì)，?并檢查檔?案質(zhì)量。?雙方在《?檔案移交?登記表》?簽字后各?保留一份?。五、?檔案借閱?與保密?1、總經(jīng)?理、副總?經(jīng)理、總?監(jiān)借閱非?密級(jí)檔案?可直接通?過(guò)檔案管?理員辦理?借閱手續(xù)?，限期歸?還。2?、因工作?需要，公?司的其他?人員需借?閱非密級(jí)?檔案時(shí)，?需辦理《?借閱檔案?申請(qǐng)表》?，經(jīng)部門(mén)?負(fù)責(zé)人、?分管領(lǐng)導(dǎo)?審批后方?可借閱。?3、公?司檔案密?級(jí)分為絕?密、__?__、_?___三?個(gè)級(jí)別。?絕密級(jí)檔?案禁止調(diào)?閱，__?__級(jí)檔?案只能在?檔案室閱?覽，不準(zhǔn)?外借；_?___級(jí)?檔案經(jīng)審?批可以借?閱，但借?閱時(shí)間不?得超過(guò)_?___小?時(shí)。__?__級(jí)檔?案的借閱?必須由總?經(jīng)理批準(zhǔn)?，總經(jīng)理?因公外出?時(shí)可委托?副總經(jīng)理?審批，具?體按委托?書(shū)的內(nèi)容?執(zhí)行。?4、借閱?的檔案用?完后，應(yīng)?及時(shí)歸還?，借用時(shí)?間一般不?得超過(guò)十?天。5?、借閱人?對(duì)檔案要?妥善保管?，保持整?潔，不得?對(duì)檔案進(jìn)?行涂改，?勾劃、裁?剪、損壞?或抽頁(yè)，?不得轉(zhuǎn)借?他人，不?得遺失和?私自翻印?。6、?檔案管理?員應(yīng)定期?清查借閱?登記冊(cè)，?對(duì)已到限?期的調(diào)出?檔案，應(yīng)?及時(shí)督促?歸還。?7、檔案?工作人員?不準(zhǔn)用電?話、傳真?、信箋與?別人聯(lián)系?____?事項(xiàng)；嚴(yán)?禁秘級(jí)文?件、資料?、信息上?網(wǎng)。8?、檔案工?作人員必?須堅(jiān)持做?到不帶檔?案出門(mén)，?不準(zhǔn)將檔?案提供給?無(wú)關(guān)人員?查看，不?準(zhǔn)將檔案?存放情況?及其內(nèi)容?向無(wú)關(guān)人?員泄露，?克服新時(shí)?期無(wú)密可?保的麻痹?思想，時(shí)?刻保持警?惕，謹(jǐn)防?失___?_事件發(fā)?生。9?、建立檔?案利用效?果登記制?度，對(duì)借?出的檔案?，在工作?查考、解?決經(jīng)濟(jì)糾?紛，經(jīng)濟(jì)?案件，產(chǎn)?權(quán)歸屬等?產(chǎn)生的作?用及效果?及時(shí)進(jìn)行?登記，以?反映檔案?在公司經(jīng)?營(yíng)活動(dòng)中?所發(fā)揮的?應(yīng)有作用?。六、?檔案的鑒?定與銷(xiāo)毀?1、公?司綜合部?對(duì)所保存?的檔案定?期進(jìn)行鑒?定，對(duì)于?保存期限?已滿的檔?案材料，?按規(guī)定進(jìn)?行銷(xiāo)毀。?2、檔?案鑒定工?作由綜合?部主持，?有關(guān)部門(mén)?參加，組?成檔案鑒?定小組，?對(duì)被鑒定?的檔案進(jìn)?行逐件_?___，?提出存毀?意見(jiàn)。?3、檔案?材料鑒定?小組審定?，編制銷(xiāo)?毀清冊(cè)，?并經(jīng)公司?總經(jīng)理批?準(zhǔn)后，方?可銷(xiāo)毀。?4、銷(xiāo)?毀檔案材?料，要由?二人以上?并在指定?地點(diǎn)進(jìn)行?監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)?銷(xiāo)人要在?銷(xiāo)毀清冊(cè)?上簽字。?銷(xiāo)毀清冊(cè)?永久保存?。七、?罰則1?、凡無(wú)故?延期或不?交應(yīng)歸檔?的文件材?料的，一?經(jīng)發(fā)現(xiàn)，?限期上交?，經(jīng)催交?仍拖延不?交的，除?責(zé)令其文?件負(fù)責(zé)人?和部門(mén)領(lǐng)?導(dǎo)寫(xiě)出書(shū)?面檢查外?