良好的秘書職業(yè)性格

1/1良好的秘書職業(yè)性格

隨著我國(guó)改革開放的進(jìn)程加快和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，秘書已從一種職務(wù)演變?yōu)橐环N職業(yè)。社會(huì)對(duì)秘書人員的需求越來(lái)越大，對(duì)秘書人員的要求也越來(lái)越高。要做一名稱職的秘書，除了必須具備良好的職業(yè)道德、專業(yè)知識(shí)、工作能力之外，還應(yīng)該具備良好的職業(yè)性格。性格是一個(gè)人個(gè)性中最重要的心理特征，它決定著人們的行為方向和方式。性格可以成就人，也可以毀滅人。不同的職業(yè)對(duì)人的性格有著不同的要求。秘書工作由于其特定的性質(zhì)對(duì)秘書人員的性格職業(yè)化要求更高。所謂秘書人員的性格職業(yè)化，也就是指從事秘書工作的人員要根據(jù)職業(yè)的需要來(lái)調(diào)整自己的性格，使自己的性格符合職業(yè)要求。這種符合秘書職業(yè)要求的性格也可以稱為秘書的職業(yè)性格。那么，秘書良好的職業(yè)性格有哪些具體內(nèi)容呢?我們可以用八個(gè)字來(lái)概括，即:穩(wěn)、韌、敏、細(xì)、和、達(dá)、趣、斂。

一、秘書要德。

秘書的穩(wěn)伙，傳統(tǒng)意義多指秘書的政治立場(chǎng)靠得住。因?yàn)楦母镩_放之前，我國(guó)的秘書主要集中在國(guó)家黨政機(jī)關(guān)，當(dāng)時(shí)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)狀態(tài)下的企業(yè)即使有秘書崗位，也是在企業(yè)機(jī)關(guān)里設(shè)置，秘書主要輔助領(lǐng)導(dǎo)宣傳、貫徹黨的路線、方針、政策，并從事行政管理方面的工作，所以秘書的政治立場(chǎng)穩(wěn)不穩(wěn)是領(lǐng)導(dǎo)選拔秘書的先決條件。作為永遠(yuǎn)處于上傳下達(dá)樞紐地位的秘書人員而言，政治立場(chǎng)穩(wěn)不穩(wěn)依然是新時(shí)期我國(guó)黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)選聘秘書的先決條件，但是心理學(xué)意義上的穩(wěn)也應(yīng)該引起我們足夠的重視。這種穩(wěn)，一是指秘書在日常工作中能夠處變不驚，在突發(fā)事件面前能克制自己沖動(dòng)的情緒，沉著應(yīng)付，妥善處理矛盾;二是指秘書在長(zhǎng)期繁瑣、雜亂甚至機(jī)械的工作中能夠調(diào)整自己的心態(tài)，抵制灰色情緒的干擾。穩(wěn)的秘書善于克服個(gè)人情緒化。一般而言，從事秘書工作的人員都比較年輕，做到穩(wěn)，尤其重要。

二、秘書要韌。

這里所說(shuō)的韌，主要是指秘書的心理承受能力要強(qiáng)。一方面，秘書始終工作在領(lǐng)導(dǎo)的身邊，成績(jī)、優(yōu)點(diǎn)固然容易被領(lǐng)導(dǎo)知道和熟悉;失誤、缺點(diǎn)也同樣容易被領(lǐng)導(dǎo)了解和發(fā)現(xiàn)。因而，虛心接受領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)，檢討自己的行為是經(jīng)常要做的功課。另一方面，正因?yàn)槊貢冀K工作在領(lǐng)導(dǎo)的身邊，他們的一舉手一投足也更容易遭到周圍同事的挑剔。因成績(jī)突出受到領(lǐng)導(dǎo)褒獎(jiǎng)會(huì)被認(rèn)為是近水樓臺(tái)先得月，因失誤受到領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)也很難得到同情。此外，秘書因工作關(guān)系必須和各色人等打交道，復(fù)雜的人際關(guān)系也對(duì)秘書的心理承受能力提出了較高的要求。

三、秘書要敏。

敏，一是指秘書遇到事情反應(yīng)要快;二是指秘書在日常的辦文、辦事、辦會(huì)工作中要頭腦靈敏，行動(dòng)干脆、利落。許多單位把秘書室直接設(shè)在領(lǐng)導(dǎo)辦公室的外面或隔壁不是偶然的?？梢哉f(shuō)，秘書是領(lǐng)導(dǎo)接觸外界最直接的橋梁，他負(fù)責(zé)為領(lǐng)導(dǎo)過(guò)濾信息、傳遞信息、來(lái)訪者首先要經(jīng)過(guò)秘書這一關(guān)才能和領(lǐng)導(dǎo)有所接觸;而單位內(nèi)部有許多事也同樣是先報(bào)到秘書那里，再由秘書上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。所以秘書最容易遭遇單位內(nèi)外的突發(fā)事件。這就需要秘書要有很好的應(yīng)變能力。哪些該報(bào)，哪些不該報(bào);哪些立刻報(bào)，哪些暫緩報(bào)，秘書要在極短的時(shí)間內(nèi)作出反應(yīng)。再者，秘書的日常工作多、雜、亂，如果不能做到頭腦清楚、動(dòng)作敏捷、今日事今日畢，也勢(shì)必耽誤工作，影響效率。

四、秘書要細(xì)。

秘書職業(yè)性格的細(xì)，主要體現(xiàn)在心細(xì)、眼細(xì)、手細(xì)這三方面。心細(xì)是指思維續(xù)密、考慮周到;眼細(xì)是指洞察秋毫、眼里有活;手細(xì)是指干活細(xì)致、返工率低。在工作中，這三者往往同時(shí)發(fā)揮作用，缺一不可。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，身負(fù)溝通信息、輔助決策、協(xié)調(diào)關(guān)系、綜合服務(wù)、機(jī)要保密等等職能，心不細(xì)，眼不細(xì)，手不細(xì)，就難以保證信息的正確傳遞，難以提供完備的輔助方案，難以理順復(fù)雜的人際關(guān)系，難以保質(zhì)、保量、按時(shí)完成服務(wù)工作，難以保證機(jī)密不外泄.

五、秘書要和。

和，最能體現(xiàn)一個(gè)人的性格優(yōu)勢(shì)，通常被人們認(rèn)定為性格好。對(duì)于需要處理各種錯(cuò)綜復(fù)雜關(guān)系的秘書而言，和尤為重要。一般而言，人們對(duì)和的'理解是:溫和、和氣、謙和。心理學(xué)意義上的和應(yīng)該是指一個(gè)人在對(duì)待他人、處理問(wèn)題時(shí)所具有的包容性，比海洋大的是天空，比天空大的是人的心靈。所謂宰相肚里能律船指的也是這種包容性。因?yàn)闀?huì)包容，所以能理解，能與人為普，能與人合作，對(duì)待任何人、處理任何事在態(tài)度上才能做到溫和、和氣和謙和。秘書是其所在的單位、公司的形象代表，在日常工作、待人接物方面，他們的一言一行所產(chǎn)生的影響實(shí)際上比公關(guān)人員刻意營(yíng)造的影響要大得多。一個(gè)秘書不和的言行完全可以毀掉十個(gè)公關(guān)人員慘淡經(jīng)營(yíng)的單位、公司形象。這也是今天許多單位、公司強(qiáng)調(diào)秘書要有公關(guān)意識(shí)的原因之所在。此外，在協(xié)調(diào)上下、左右、內(nèi)外各種關(guān)系中，講究和的藝術(shù)也能使秘書左右逢源、如魚得水、游刃有余。

六、秘書英達(dá)。

所謂達(dá)，主要是指秘書的性格要鋪達(dá)、開朗。用俗語(yǔ)說(shuō)就是想得開，在任何事情上都要拿得起、放得下。這也是秘書保持心理健康、避免自身心理障礙的重要武器之一。達(dá)緣于樂(lè)觀、向上的精神面貌。秘書在日常工作中有許多需要想得開的地方:起草公文以及領(lǐng)導(dǎo)講話稿要經(jīng)常加班加點(diǎn)、費(fèi)盡心機(jī)，但從不署上自己的名字，與各色人等打交道，永遠(yuǎn)要和顏悅色，不管自己的心情有時(shí)是多么的惡劣;工作瑣碎，雜、亂、多，每天都要認(rèn)真打理，幾乎沒(méi)有閑的時(shí)候;大腦要繃緊弦，考慮要周全，千萬(wàn)不能出差錯(cuò)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和同事善意的或是非善意的批評(píng)一律要洗耳恭聽(tīng)，等等。懂得把握達(dá)的秘書能夠經(jīng)常調(diào)整自己的心態(tài)，大事講原則，小事不計(jì)較，尋找最佳工作方法，從而把工作做好。可以說(shuō)，性格豁達(dá)開朗的秘書工作起來(lái)勁頭足，越干越輕松。

七、秘書共粗。

趣，在性格上主要表現(xiàn)為幽默和詼諧，幽獄和詼諧是人類智慧的花朵，是人類高智商的產(chǎn)兒，是人類豐厚心靈的表現(xiàn)。一個(gè)幽默和詼諧的人在任何時(shí)候都是深受人們歡迎的人。因?yàn)橛莫z和詼諧能給人們帶來(lái)歡笑和輕松，它是人們交往中的潤(rùn)滑劑。秘書要進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)工作，處理各種人際關(guān)系，在性格上若能開發(fā)自己的趣味，不僅能增加自己的人格魅力，而且還能在緊急的時(shí)候化干戈為玉帛，化尷尬為徽笑。

八、秘書耍數(shù)。

我國(guó)新時(shí)期對(duì)秘書工作提出了四個(gè)轉(zhuǎn)變的要求，即:從側(cè)重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策，從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息。從單憑經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理;從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱?zhēng)主動(dòng)服務(wù)。由此，秘書工作的主動(dòng)性已經(jīng)大大加強(qiáng)。盡管如此，秘書工作依然是一種綠葉工作。秘書只輔助不決策的工作特性決定了秘書要具備斂的性格，斂，就是謹(jǐn)嚴(yán)、慎重，懂得收，懂得把握分寸，懂得擺正自己的位置，不越位，不越權(quán)，不替領(lǐng)導(dǎo)拍板，不替領(lǐng)導(dǎo)做主，不替領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)。否則，只會(huì)導(dǎo)致工作的混亂。

秘書職業(yè)的特點(diǎn)

對(duì)秘書概念的準(zhǔn)確界定是研究秘書職業(yè)特點(diǎn)的基礎(chǔ)和前提，在我國(guó)，早在漢代就有秘書一詞，始指宮里的藏書，后發(fā)展為官職名稱。西方秘書一詞源于拉丁文Secretarius，意思為可靠的職員。英文中的秘書是Secretary，又可譯為大臣或書記。目前面世的百余種秘書學(xué)教科書和秘書工作論著，給秘書定義的約有幾十種。但歸納起來(lái)，主要有四種觀點(diǎn)：

(1)參謀助手、輔助決策職能;

(2)辦文、辦會(huì)、辦事等;

(3)政務(wù)服務(wù)、事務(wù)服務(wù);

(4)職業(yè)、職務(wù)、職稱等。其中職務(wù)說(shuō)是當(dāng)前中國(guó)主流觀點(diǎn)。本文所討論的秘書職業(yè)也是從這一點(diǎn)出發(fā)的。

秘書職業(yè)的特點(diǎn)與性格之間的關(guān)系

基于上述秘書職業(yè)的這些特點(diǎn)，要干好秘書這一職業(yè)，除了要具備較高的綜合素質(zhì)、專業(yè)技能外，還有一個(gè)重要因素，就是要有適合從事這一職業(yè)的性格特征。

秘書職業(yè)的特點(diǎn)需要內(nèi)外兼具的性格。

通常而言，人們把性格分為兩種：內(nèi)向性格和外向性格。

內(nèi)向性格的人的特點(diǎn)是比較沉默寡言，不太愿意與人交往溝通，往往給人木訥、孤傲、難以接近的感覺(jué)，但是這種人往往是內(nèi)秀的，他們不愛(ài)說(shuō)話并不表明他們內(nèi)心缺乏主意，相反他可能是個(gè)創(chuàng)造性的人才，現(xiàn)代社會(huì)許多IT界的技術(shù)高手就是這樣的人。同時(shí)，內(nèi)向性格的人一般心思細(xì)密，考慮問(wèn)題十分周到，做起事來(lái)有板有眼，一絲不茍，能夠按部就班地達(dá)成自己的目的。通常來(lái)說(shuō)，這種人耐力也很好，堅(jiān)韌不拔，不怕困難，能耐得住性子。而且這種人的優(yōu)點(diǎn)還在于他們平時(shí)由于不愛(ài)交流，所以朋友有限，而一旦有了朋友就會(huì)十分交心，對(duì)朋友忠心耿耿，十分的可靠，當(dāng)然，這種人也很能保守機(jī)密。秘書工作日常事務(wù)性很多，千頭萬(wàn)緒，而且十分繁重和復(fù)雜，正適合內(nèi)向的人來(lái)干。同時(shí)，秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，工作接觸領(lǐng)導(dǎo)多，接觸企業(yè)、單位機(jī)密的時(shí)候很多，這種人能嚴(yán)守機(jī)密，會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)放心。但是秘書由于其特殊的職業(yè)性質(zhì)，不光需要有毅力、耐力、做事認(rèn)真、細(xì)密、周到，能夠保守秘密，而且還常常要對(duì)外溝通、協(xié)調(diào)各方面的矛盾，這對(duì)不愛(ài)交際性格的人來(lái)說(shuō)是極為不利的。

性格外向的人一般主動(dòng)熱情、興趣廣泛、活潑好動(dòng)、性情隨和、左右逢源、八面玲瓏，有很好的溝通協(xié)調(diào)能力，很會(huì)做事情，善于和各式各樣的人打交道，而且這種人一般有很強(qiáng)的創(chuàng)造性，尤其在關(guān)鍵時(shí)刻有智慧、有辦法?，F(xiàn)在社會(huì)是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)和開放的社會(huì)，需要獲得的信息量大，接觸的人多，