大型會(huì)議會(huì)務(wù)工作流程清單

大型會(huì)議會(huì)務(wù)工作流程清單,,,,,,

環(huán)節(jié),工作模塊,工作任務(wù),具體內(nèi)容,責(zé)任人,時(shí)間節(jié)點(diǎn),是否完成

會(huì)議確認(rèn),會(huì)議事由確定,會(huì)議名稱,,,,

,,會(huì)議時(shí)間,,,,

,,會(huì)議地點(diǎn),,,,

,,會(huì)議室預(yù)訂,根據(jù)會(huì)議形式及人數(shù)預(yù)訂會(huì)議室,,,

,,與會(huì)人員,確定與會(huì)人員類別及郵件發(fā)送地址,,,

,,會(huì)議議程,明確列明會(huì)議各項(xiàng)議題及時(shí)間、形式、主講人等,,,

,,確定酒店,根據(jù)與會(huì)人員的類別確定房間預(yù)訂的類型，日前致電酒店人員做好準(zhǔn)備,,,

會(huì)議前期準(zhǔn)備,準(zhǔn)備會(huì)議,明確人員分工,將具體人員分工填入此表,,,

,資料,準(zhǔn)備與收集,電子版資料，包括會(huì)議議程、會(huì)議指引（外部）、回執(zhí)、會(huì)議使用文檔初稿,,,

,會(huì)議通知,撰寫通知,附：資料（參見上一行）,,,

,回執(zhí)收集,確定參會(huì)人員信息,確定與會(huì)人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、聯(lián)絡(luò)方式,,,

,,整理通訊錄,（內(nèi)容同上）,,,

環(huán)節(jié),工作模塊,工作任務(wù),具體內(nèi)容,責(zé)任人,時(shí)間節(jié)點(diǎn),是否完成

會(huì)議前期準(zhǔn)備,資料,準(zhǔn)備與收集,電子版資料，包括會(huì)議使用文檔正式版、會(huì)務(wù)指引（內(nèi)部）、通訊錄、簽到表,,,

,,存儲(chǔ),確定會(huì)議用電腦，將所有需要展示的資料儲(chǔ)存到一定的文件夾，并告知相關(guān)人員,,,

,,印刷,聯(lián)系印刷廠，確定價(jià)格、印刷完成及送貨時(shí)間,,,

,,打印,列出打印清單及打印份數(shù),,,

,,裝訂,將文件整理裝入資料袋,,,

,,發(fā)放,發(fā)送郵件,,,

,住宿,酒店預(yù)訂,聯(lián)系酒店，確定房間類型及數(shù)量，詢問是否含早餐,,,

,接機(jī),接機(jī),確定接機(jī)人員名單、聯(lián)絡(luò)方式及航班到達(dá)時(shí)間,,,

,,,預(yù)訂車輛,,,

,餐飲,就餐形式、地點(diǎn)確定,公司食堂：填寫客餐申請(qǐng)單位并交食堂人員,,,

,,,外面餐館：餐館預(yù)訂、提前到現(xiàn)場(chǎng)踩點(diǎn)、點(diǎn)菜、車輛預(yù)訂、酒水準(zhǔn)備,,,

,,,茶點(diǎn)：填寫客餐申請(qǐng)單并交食堂人員，通知物業(yè)人員安排茶點(diǎn)擺放處,,,

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環(huán)節(jié),工作模塊,工作任務(wù),具體內(nèi)容,責(zé)任人,時(shí)間節(jié)點(diǎn),是否完成

會(huì)議前期準(zhǔn)備,文具,文具準(zhǔn)備及領(lǐng)取,準(zhǔn)備好筆、本、熒光筆、草稿紙、白板筆、白板紙、激光筆、錄音筆、代表證,,,

,會(huì)場(chǎng),會(huì)議室預(yù)訂,投影、白板、橫幅、背景墻、歡迎牌、指引牌、座位牌、茶水,,,

,,會(huì)場(chǎng)布置,桌椅擺放：文具擺放，橫幅懸掛，歡迎牌、指引牌、座位牌是否到位,,,

,攝影,投影聯(lián)系,與總辦專業(yè)人員聯(lián)系攝影事宜,,,

,,自備數(shù)碼相機(jī),會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)抓怕用,,,

,回程安排,回程機(jī)票預(yù)訂,回城人員姓名、航班，聯(lián)系前臺(tái)確認(rèn)出票,,,

,禮品,會(huì)議禮品預(yù)訂,若有需要，提前確定贈(zèng)送禮品樣式及數(shù)量，聯(lián)系總辦協(xié)助,,,

,會(huì)后活動(dòng)安排,活動(dòng)地點(diǎn)及人數(shù),聯(lián)系活動(dòng)場(chǎng)所，車輛預(yù)訂,,,

,人員報(bào)到,人員報(bào)到,直接前往酒店報(bào)到,,,

,,資料發(fā)放,包括會(huì)議材料、代表證等,,,

會(huì)議第一天工作,設(shè)備,設(shè)備就緒,檢查會(huì)議使用電腦、投影設(shè)備、音響設(shè)備、網(wǎng)線等是否就緒,,,

,會(huì)場(chǎng),檢查會(huì)場(chǎng)情況,桌椅擺放：文具及資料擺放，橫幅懸掛，歡迎牌、指引牌、座位牌、茶水、禮品是否到位,,,

,專家會(huì)議指引,會(huì)議地點(diǎn)指引,指引與會(huì)人員到會(huì)議地點(diǎn)參加會(huì)議,,,

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環(huán)節(jié),工作模塊,工作任務(wù),具體內(nèi)容,責(zé)任人,時(shí)間節(jié)點(diǎn),是否完成

會(huì)議第一天工作,電腦與網(wǎng)絡(luò),筆記本電腦使用協(xié)助,查看會(huì)場(chǎng)中攜帶筆記本人數(shù)，是否需要充電器，通知去也管理處接待人員協(xié)助,,,

,茶水,茶水供給到位,接待人員負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)倒茶或飲水機(jī)到位,,,

,攝影,攝影把關(guān),與總辦專業(yè)攝影人員溝通場(chǎng)景拍攝，照片效果把關(guān),,,

,,現(xiàn)場(chǎng)抓拍,用自備數(shù)碼相機(jī)抓拍會(huì)場(chǎng)情況,,,

,專家會(huì)議,會(huì)議記錄,錄音筆錄音，人員現(xiàn)場(chǎng)記錄,,,

,麥克風(fēng),麥克風(fēng)傳遞,若臺(tái)下代表需發(fā)言，明確麥克風(fēng)傳遞人,,,

,會(huì)場(chǎng)收拾,清潔整理會(huì)場(chǎng),回復(fù)會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、設(shè)備設(shè)施維護(hù)、是否有物品遺漏,,,

,午餐,就餐地點(diǎn)指引,帶領(lǐng)與會(huì)人員前往餐飲場(chǎng)所就餐,,,

,會(huì)場(chǎng)設(shè)備準(zhǔn)備,設(shè)備就緒,設(shè)備復(fù)查，會(huì)場(chǎng)布置,,,

,經(jīng)理會(huì)議指引,會(huì)議地點(diǎn)指引,指引與會(huì)人員到會(huì)議地點(diǎn)參加會(huì)議,,,

,電腦與網(wǎng)絡(luò)、茶水、攝影、會(huì)議記錄、麥克風(fēng),會(huì)議過程開展,同上午會(huì)議過程,,,

,會(huì)場(chǎng)收拾,清潔整理會(huì)場(chǎng),回復(fù)會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、設(shè)備設(shè)施維護(hù)、是否有物品遺漏,,,

,招待宴會(huì),就餐地點(diǎn)指引,帶領(lǐng)與會(huì)人員前往餐飲場(chǎng)所就餐,,,

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環(huán)節(jié),工作模塊,工作任務(wù),具體內(nèi)容,責(zé)任人,時(shí)間節(jié)點(diǎn),是否完成

會(huì)議第一天工作,設(shè)備,設(shè)備就緒,檢查會(huì)議使用電腦、投影設(shè)備、音響設(shè)備、網(wǎng)線等是否就緒,,,

,會(huì)場(chǎng),檢查會(huì)場(chǎng)情況,桌椅擺放：文具及資料擺放，橫幅懸掛，歡迎牌、指引牌、座位牌、茶水、禮品是否到位,,,

,茶水,茶水供給到位,接待人員負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)倒茶或飲水機(jī)到位,,,

,專家會(huì)議,會(huì)議記錄,錄音筆錄音，人員現(xiàn)場(chǎng)記錄,,,

,麥克風(fēng),麥克風(fēng)傳遞,若臺(tái)下代表需發(fā)言，明確麥克風(fēng)傳遞人,,,

會(huì)議后期工作,宣傳報(bào)道,宣傳資料準(zhǔn)備,稿件撰寫及照片整理,,,

,,宣傳報(bào)道發(fā)布,將稿件及照片發(fā)至新媒體部進(jìn)行宣傳報(bào)道,,,

,會(huì)議紀(jì)要,紀(jì)要整理,會(huì)議后盡早整理會(huì)議紀(jì)要,,,

,,郵件發(fā)布,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后通過郵件發(fā)布,,,

,后續(xù)