檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用分析

檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用分析在現(xiàn)代社會(huì)，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都逐步進(jìn)入到了信息化階段，各種信息技術(shù)的不斷使用，促使數(shù)字化檔案出現(xiàn)和發(fā)展。由于信息數(shù)字化的日益普及，利用各種先進(jìn)的技術(shù)將檔案內(nèi)容信息化并且進(jìn)行儲(chǔ)存和傳輸，對(duì)提升檔案管理工作的效率有很大幫助。數(shù)字化檔案是從傳統(tǒng)的檔案管理到現(xiàn)代化檔案管理的轉(zhuǎn)變，數(shù)字化檔案是數(shù)字化技術(shù)與檔案相融合的一個(gè)主要階段，雖然近年來數(shù)字化檔案的發(fā)展有了長足的進(jìn)步，但仍有許多問題亟待解決。

1、檔案數(shù)字化簡介

數(shù)字化檔案是一種全新的檔案處理方式，它是一種基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案的管理方式進(jìn)行了優(yōu)化和完善。同時(shí)，利用信息數(shù)據(jù)對(duì)檔案安全問題進(jìn)行精確監(jiān)測，為安全問題的預(yù)防和發(fā)現(xiàn)提供技術(shù)保障。數(shù)字化檔案在防火、防潮、防盜等方面有著舉足輕重的地位。與此同時(shí)，在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的最優(yōu)轉(zhuǎn)化。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息和存放地點(diǎn)的精確控制，提高檔案的管理和使用效果。

2、檔案信息資源使用的必要性

把檔案資料數(shù)字化可以使用戶的查詢、利用更為便捷，節(jié)省存儲(chǔ)空間，其優(yōu)點(diǎn)十分顯著，而且可以保證原始檔案，特別是某些有價(jià)值的檔案，能夠得到很好地保護(hù)，避免由于過分翻閱而造成損壞。在實(shí)際工作中，檔案的信息資源得到有效地使用，這是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最好方式。檔案的數(shù)量龐大，涉及到各行各業(yè)，各個(gè)行業(yè)的人員對(duì)檔案查詢讀需求大，但卻沒有一個(gè)專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)。顯然，兩者之間是供求關(guān)系不平衡，而且其中也有很多合作空間與機(jī)遇，建立一座數(shù)字化溝通交流的橋梁很有必要的；而在這一過程中，檔案資料的使用率也將得到充分發(fā)揮，達(dá)到資源共享，也為檔案管理行業(yè)帶來了新的發(fā)展機(jī)遇。

3、檔案數(shù)字化的建設(shè)

3.1應(yīng)用開放、分享的發(fā)展思想

在數(shù)字化社會(huì)，檔案資料的公開與共享具有三個(gè)突出的特征：一是零空間。在為客戶量身定做個(gè)性化檔案資料的過程中，可以有效地與客戶進(jìn)行遠(yuǎn)程通信，為客戶提供更有效的信息服務(wù)。二是分散。在數(shù)字化社會(huì)中，檔案館可以使用因特網(wǎng)進(jìn)行分布式的管理，使用戶能夠在第三方的基礎(chǔ)上獲得信息，為整個(gè)檔案的管理提供更好的服務(wù)。三是共享。在數(shù)字化時(shí)代，檔案資料的共享既是為檔案庫服務(wù)，也是為其他產(chǎn)業(yè)服務(wù)，它將會(huì)給傳統(tǒng)的檔案管理帶來沖擊，影響到整個(gè)檔案資料的共享工作。總體上，我國檔案館在檔案管理工作中仍有一些與新時(shí)期思想、新需求不符的問題，難以有效地提升檔案工作的質(zhì)量，檔案資料的共享變得更為復(fù)雜。在目前的時(shí)代背景下，加強(qiáng)圖書館資源的整合與共享將成為推動(dòng)圖書館信息化工作的一個(gè)主要內(nèi)容，為完善檔案信息化打下了堅(jiān)實(shí)的理論依據(jù)。

3.2“二位一體”的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)模式

“二位一體”是技術(shù)與管理相結(jié)合的互聯(lián)網(wǎng)新模式。在數(shù)字化時(shí)代，檔案資料數(shù)字化的發(fā)展是由管理員與開發(fā)者共同完成。通過微信和微博使檔案的信息能夠在一定程度上傳播，這與一般的信息存儲(chǔ)有著很大的不同。從總體上看，檔案資料來源大多是由某一單位提供，而檔案資料的使用者并不擁有其所有權(quán)。隨著信息化的發(fā)展，將“二位一體”網(wǎng)絡(luò)模式融入檔案管理擺脫了實(shí)體約束，各種不同的信息媒介都會(huì)自行發(fā)展自己的信息化檔案管理系統(tǒng)，使得現(xiàn)代的信息資源和傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)之間產(chǎn)生了激烈的沖突，讓“二位一體”的檔案管理方式面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn)。為此，要根據(jù)具體的國情，做好網(wǎng)上資源的分類管理，促進(jìn)其有效地發(fā)揮其作用，為加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.3充分運(yùn)用數(shù)字化管理技術(shù)

由于信息化程度的提高，檔案資源的信息化程度日益提高，而采用人工操作的方法很容易造成安全隱患，數(shù)據(jù)丟失等問題，嚴(yán)重地制約了檔案資料的高效使用。大量的檔案資料，由于受到各種自然、人為等因素的制約，使得檔案資料的處理更為復(fù)雜。在檔案工作中引入智能技術(shù)，能夠促進(jìn)管理方式的多樣化，為檔案的整體管理和安全工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在數(shù)字化時(shí)代背景下最突出的改變就是檔案資料的數(shù)字化，資料可以透過資訊科技進(jìn)行流轉(zhuǎn)，而資訊的來源也會(huì)更多，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間段里，它是一個(gè)非常重要的方法，能使檔案管理達(dá)到最佳狀態(tài)。目前我國的檔案館信息化建設(shè)，既有庫藏型的，也有增量型的，信息化是建立完善數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)，也可以擴(kuò)展檔案，為進(jìn)一步加強(qiáng)采集與管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.4改變服務(wù)模式

根據(jù)當(dāng)?shù)毓ぷ鞯男枰?，在大?shù)據(jù)背景下，構(gòu)建協(xié)同檔案信息資源共享平臺(tái)，使各系統(tǒng)的平臺(tái)能夠進(jìn)行智能化的連接，為協(xié)同工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，當(dāng)前圖書館協(xié)同信息資源的構(gòu)建已經(jīng)完成了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式的更新，方便了各地?cái)?shù)據(jù)資源的調(diào)配，為二次對(duì)接和公開提供了技術(shù)支撐。同時(shí)，檔案工作也在向經(jīng)濟(jì)和社會(huì)生活中滲透，大量的檔案使用者給傳統(tǒng)的檔案管理模式帶來了巨大的沖擊。而我國在歷史上所累積的海量公共行政資料，也是我國檔案事業(yè)發(fā)展的寶貴財(cái)富。由于過去的檔案工作一直是半封閉式的，使用者大都僅限于單純的查詢，檔案信息化更注重個(gè)人資訊的推送服務(wù)，將會(huì)給傳統(tǒng)的檔案資料管理帶來很大的沖擊。

3.5提高信息的準(zhǔn)確性和速度

隨著社會(huì)的迅速發(fā)展，檔案館的資料越來越多，有的地方甚至出現(xiàn)了成倍增加的現(xiàn)象，可以說是一種巨大的信息量。這樣的話，用傳統(tǒng)的人工搜索方法很難解決，因?yàn)槿说挠洃浤芰τ邢?，不僅效率低下，還需要大量的時(shí)間和精力，無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化查詢搜索使工作變得簡單、快速、精確，而且具有超量的存貯能力，極大地提高了工作效率，有效地解決了以往檔案管理工作的弊端。檔案綜合處理與分析是檔案工作中的一個(gè)重要內(nèi)容，它是檔案收集、整理、保存和使用的重要組成部分。以往的資料收集與整理工作大多是由人工進(jìn)行，耗時(shí)、錯(cuò)誤率高，而數(shù)字化則解決了上述問題。利用各種軟件進(jìn)行處理，能夠迅速完成對(duì)檔案資料的綜合處理，而且具有很高的準(zhǔn)確性，擁有自動(dòng)化的解析功能，能夠自動(dòng)生成報(bào)告，使綜合處理的工作更為有效、快捷。

4、檔案資料數(shù)字化使用的途徑

4.1資料搜集標(biāo)準(zhǔn)化

首先，檔案管理工作的高效運(yùn)行是提高檔案管理工作質(zhì)量的重點(diǎn)，對(duì)檔案的及時(shí)搜集、歸檔、建立具有重要意義。其次要對(duì)歷史檔案進(jìn)行適時(shí)的整理，并根據(jù)歷史發(fā)展的先后順序、重要性進(jìn)行歸類。在編目過程中，為了方便以后的閱讀，應(yīng)盡量做到美觀、實(shí)用。數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，將會(huì)給檔案管理的工作帶來更大的麻煩。因此，在收集的時(shí)候，要對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行及時(shí)審查，減少因修改而導(dǎo)致的延遲，這樣才能有效地提升整個(gè)檔案管理的工作效率。此外，各單位之間的檔案數(shù)據(jù)規(guī)范化水平也有很大差別，所以收集時(shí)要仔細(xì)篩選，以減少冗長的工作。檔案是極其機(jī)密的信息，因此，在實(shí)踐中要加強(qiáng)對(duì)其的管理，使其使用更加規(guī)范化，同時(shí)對(duì)類似的檔案進(jìn)行歸檔，以提高工作的便捷，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守《檔案法》有關(guān)法規(guī)，對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)檢，對(duì)資料亂堆亂放的情況要進(jìn)行糾正。在此基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行歸類、貼上標(biāo)識(shí)，確保其有序、完整。

4.2強(qiáng)化材料識(shí)別

要想有效地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的傳遞，就需要對(duì)其進(jìn)行預(yù)處理，以保證其在傳遞時(shí)不出錯(cuò)。但在收集檔案過程中，往往存在姓名相近、經(jīng)歷相近等問題，導(dǎo)致大量的檔案資料出現(xiàn)差錯(cuò)，因而在收集完成后，首先要對(duì)其進(jìn)行鑒別。即審核材料是否與職位、學(xué)歷有關(guān)系。例如，政治審查的材料，與其工作條件有著密切的關(guān)系。新世紀(jì)的數(shù)字化檔案管理工作是一個(gè)浩瀚而又復(fù)雜的任務(wù)，它要求各部門的工作人員根據(jù)不同的工作程序和階段，循序漸進(jìn)地進(jìn)行，這段時(shí)間，要有一個(gè)長期的計(jì)劃。在今后的工作中，要加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)檔案數(shù)字化管理，推動(dòng)數(shù)字化檔案的存取，為今后的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，還要建立相應(yīng)的制度，明確工作目的，了解各項(xiàng)數(shù)字化檔案的操作流程和規(guī)定，制定各類別的數(shù)字化檔案的保管期和相關(guān)規(guī)定，并對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的管理和規(guī)定，確保每個(gè)檔案都具有重要的意義和完整的信息，力求達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的存檔。

4.3推進(jìn)規(guī)范化檔案工作

在檔案的歸檔工作中，資料的收集、審核和歸檔是其工作的重要步驟，所以要進(jìn)一步完善歸檔工作，才能取得較好的歸檔結(jié)果。第一，要對(duì)《檔案工作條例》及有關(guān)的規(guī)范性文件進(jìn)行深入的研究，對(duì)其形成時(shí)間、形成原因、形成背景等方面的資料進(jìn)行總結(jié)。比如說，某些崗位的變化，就會(huì)造成一些人員的調(diào)動(dòng)。要使檔案工作的效率最大化，降低差錯(cuò)發(fā)生率，就要不斷改進(jìn)檔案的存檔流程；第二，在檔案在收集、審核和歸檔時(shí)，要對(duì)整個(gè)制度的執(zhí)行過程進(jìn)行細(xì)致的梳理，特別是對(duì)個(gè)別數(shù)據(jù)有誤的，要仔細(xì)核對(duì)，然后將其歸還到材料的部門，進(jìn)行重新排列；第三，要由本人親自核實(shí)、簽字，并加蓋相關(guān)印章，確保資料真實(shí)完整；第四，將職工入職時(shí)間、工作經(jīng)歷等資料錄入電腦，便于以后查詢，同時(shí)要構(gòu)建一個(gè)現(xiàn)代的檔案資料管理體系，減少偽造的可能性。把傳統(tǒng)的檔案工作和現(xiàn)代技術(shù)有機(jī)地聯(lián)系起來，可以更好地維護(hù)和保存檔案。

4.4改進(jìn)和擴(kuò)展業(yè)務(wù)模式

檔案資料借助互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)，已能夠在網(wǎng)絡(luò)上為使用者提供便捷。例如建立一個(gè)網(wǎng)頁，為使用者提供信息。這樣的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式給使用者提供了非常便利的服務(wù)，可以讓使用者隨時(shí)隨地在網(wǎng)上查詢、瀏覽，而且可以設(shè)定清晰的板塊分類，使查詢、瀏覽更為便利。同時(shí)，檔案館還能對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行及時(shí)地更新和整理，使其能夠?qū)崟r(shí)、體貼地為用戶服務(wù)，提高了檔案的使用效率。檔案館不僅要整理歷史資料，而且要把對(duì)當(dāng)前的政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的各項(xiàng)政策等進(jìn)行宣傳作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。檔案工作要改變過去消極的觀念，勇于面對(duì)社會(huì)大眾，在充分運(yùn)用多媒體與自媒體的情況下，為檔案館與使用者建立暢通的溝通渠道，盡量建立一個(gè)電子版的閱覽中心，使檔案的主要價(jià)值得到充分發(fā)揮。隨著電子信息的到來，人類的知識(shí)面越來越廣，各種信息也越來越多，不僅數(shù)量龐大，內(nèi)容也更加復(fù)雜。在這樣的形勢下，僅憑一個(gè)檔案館很難把所有的情報(bào)和數(shù)據(jù)都集中在一起，更不要說綜合使用，因此加強(qiáng)協(xié)作，形成橫向協(xié)作是今后的發(fā)展方向。只有這樣才能突破障礙，形成強(qiáng)大的聯(lián)盟，讓整個(gè)檔案體系更完善，并充分利用其潛力。同時(shí)，作為一個(gè)公共組織，檔案部門也要做好相應(yīng)的推廣工作，例如與科技、文化等公益出版物進(jìn)行聯(lián)合，或者將檔案室列為重點(diǎn)景區(qū)，讓檔案進(jìn)入大眾的視線；只要推廣得好，資料庫的訪問者數(shù)量就會(huì)暴漲。因此，對(duì)本地現(xiàn)有并深受廣大讀者歡迎的出版物進(jìn)行合理的推廣，是一條有益的途徑，可以不斷提高檔案使用效率。

4.5提高員工整體素質(zhì)

在當(dāng)前的檔案工作中，檔案工作人員的整體素質(zhì)是提高檔案工作的重點(diǎn)。當(dāng)前我國的檔案館資料已幾乎實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，而且在快速增長的過程中，社會(huì)對(duì)檔案資料的需求日益增長，提高員工素質(zhì)，為廣大市民提供全面的優(yōu)質(zhì)服務(wù)是當(dāng)務(wù)之急。員工應(yīng)以積極、負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的態(tài)度認(rèn)真聽取使用者的需求，并幫助他們在最短的時(shí)間內(nèi)找到所需的資料，同時(shí)，要對(duì)使用者的提問進(jìn)行耐心地解答，并對(duì)有關(guān)的評(píng)論進(jìn)行及時(shí)的回復(fù)。同時(shí)，要與時(shí)俱進(jìn)，勇于開拓，不斷地吸收新的知識(shí)和技術(shù)，使之與自己的工作相結(jié)合，只有如此，才能適應(yīng)信息化的發(fā)展，歸根結(jié)底還是以服務(wù)為目的。員工要想盡一切辦法來讓客戶滿意，也要有高度的責(zé)任心，要把服務(wù)群眾作為自己的工作標(biāo)準(zhǔn)，并在新的領(lǐng)域里，不斷地學(xué)習(xí)新的技術(shù)，例如電腦，互聯(lián)網(wǎng)等。唯有不斷地學(xué)習(xí)，才能為廣大群眾提供全面、高質(zhì)量的服務(wù)，為數(shù)字化檔案資料的使用做出自