建工學院會計檔案管理辦法

建工學院會計檔案管理辦法建工學院會計檔案管理辦法

為了加強我院會計檔案的管理，確保財務信息安全和完整，特制定本辦法，請認真執(zhí)行。

一、數(shù)據(jù)資料管理與保管

計算機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。

⒈現(xiàn)金、銀行存款日記帳的輸出及保管。

現(xiàn)金、銀行存款收付業(yè)務要做到日清月結(jié)?，F(xiàn)金、銀行存款記帳憑證一律由出納員加蓋個人印章并在所附原始憑證加蓋現(xiàn)金收（付）訖和轉(zhuǎn)賬訖。當日工作結(jié)束后打印出現(xiàn)金、銀行存款日記帳頁，由出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負責人在賬頁上蓋章，銀行存款每月要由非出納人員編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，經(jīng)主管負責人審核無誤后，由出納和主管負責人簽字蓋章，按月編頁碼裝訂成冊，加蓋封印。年終將各月現(xiàn)金日記帳按規(guī)定順序裝訂成冊，加蓋封印妥善保管。

⒉記帳憑證的保管

記帳憑證主要是指機制憑證，經(jīng)審核制單人員審核原始憑證無誤后輸入計算機，并加蓋會計主管、記賬員（輸入）、出納員、制單審核人名章及經(jīng)辦人（領、交款人）簽字確認。當日工作結(jié)束，記帳憑證需經(jīng)復核人員稽核無誤蓋章后，連同科目匯總表一起按規(guī)定裝訂成冊，妥善保管。

⒊科目匯總表、賬戶余額表、賬簿打印時間

⑴現(xiàn)金及銀行存款日記帳每天打印。

⑵銀行存款余額調(diào)節(jié)表每月由非出納人員編制一次。

⑶總分類賬、各明細科目余額表每月打印一次。

⑷記帳憑證（包括現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證）的科目匯總表每日打印一次，并同該日記帳憑證一起裝訂。

⑸會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經(jīng)財務負責人審核無誤后簽字生效。

⒋其他

由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員和財務主管在打印輸出的賬頁上簽字蓋章。

二、數(shù)據(jù)備份管理

⒈由于會計核算數(shù)據(jù)的重要性，當日數(shù)據(jù)必須當日進行備份。

⒉在日常工作中，準備三套軟盤循環(huán)使用，每張軟盤采取隔日備份的方法，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。

⒊需要做備份的包括系統(tǒng)設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。

⒋計算機內(nèi)憑證及總分類賬、明細分類賬、報表等，按月做兩套軟盤備份，或在兩臺以上計算機中備份，備份軟盤應交會計檔案保管人員分別放置不同地方妥善保管，并注意防火、防磁、防潮、防塵。

三、會計檔案管理

財務處會計檔案的管理由財務處長指定專人負責，并建立檔案登記清冊，詳細記錄會計檔案的存檔、借閱、移交等相關事項。

⒈會計檔案存檔必須辦理相關手續(xù)，打印輸出的憑證帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。

⒉為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份軟盤必須貼上保護標簽，裝入磁盤盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。

⒊由打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案，按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和方式管理。

⒋隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案按規(guī)定保管。

⒌各類會計檔案的查詢、借閱，必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽章，填寫檔案借閱登記清冊。如果對備份磁盤的操作可能危及該盤的完整性，應制作該備份磁盤的復制件，使用復制件進行操作。

⒍必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀損數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴重者，將追究其法律責任。

⒎會計檔案由財務處移交給學院檔案室后，其管理辦法按照《學院檔案管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。

篇2：會計檔案銷毀制度

會計檔案銷毀制度

一、保管期滿的會計檔案，要進行銷毀的，應當按照下列程序辦理手續(xù)。

1、由檔案管理專員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清單，列明銷毀會計檔案的名稱、編號、數(shù)量、起止年度和應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，并上報財務經(jīng)理。

2、財務經(jīng)理在會計檔案銷毀清單上簽注意見，經(jīng)總經(jīng)理審批，并上報當?shù)刎斦块T審批后執(zhí)行。

3、銷毀檔案時由財務經(jīng)理和審計經(jīng)理共同監(jiān)銷。

4、監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清單所列明內(nèi)容進行清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后應當在會計檔案銷毀清單上簽章，并將毀銷情況報告總經(jīng)理。

在銷毀前,審計經(jīng)理有權(quán)力和責任對會計檔案提出審計，以確保企業(yè)債權(quán)債務不受損失。

檔案銷毀前應當進行審計（下同），主要審計應收應付賬務是否有對賬確認，資產(chǎn)是否流失，以確保企業(yè)債權(quán)債務不受損失。企業(yè)總經(jīng)理應當重視這項工作。

第1條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應當單獨抽出立卷保管到未了事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應在會計檔案銷毀清單和會計檔案保管清單中列明。

二、其他檔案銷毀

第2條其他檔案要進行銷毀的，應當按照下列程序辦理手續(xù)。

1、由檔案管理專員提出銷毀意見，編制其他檔案銷毀清單，列明銷毀其他檔案的名稱、編號、數(shù)量數(shù)、起止年度、銷毀時間等內(nèi)容，并上報行政部經(jīng)理。

2、由行政部經(jīng)理.會同發(fā)生其他檔案的部門的經(jīng)理在其他檔案銷毀清單上簽注意見，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

3、銷毀檔案時由行政部經(jīng)理和審計經(jīng)理共同監(jiān)銷。

4、監(jiān)銷人員在銷毀其他檔案前，應當按照其他檔案銷毀清單所列明內(nèi)容進行清點核對所要銷毀的其他檔案；銷毀后應當在其他計檔案銷毀清單上簽章，并將毀銷情況報告總經(jīng)理。

在銷毀前,審計經(jīng)理有權(quán)力和責任對其他檔案提出審計，以確保企業(yè)債權(quán)債務不受損失。

第3條與未結(jié)清的債權(quán)債務相關的其他檔案資料不得銷毀，應當繼續(xù)歸檔，并從銷毀其他檔案清單中刪除。

第八章檔案銷毀法律責任

第4條有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，給予行政處分；造成損失的，責令賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。

1、損毀、丟失或者擅自銷毀檔案的。

2、擅自提供、抄錄、公布檔案的。

3、涂改、偽造檔案的。

4、倒賣檔案牟利或出賣檔案的。

5、檔案工作人員玩忽職守造成檔案損失的。

篇3：財務會計檔案管理制度

會計檔案管理制度

第1條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)資料，它是記錄和反映各單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，具體包括：

1、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。

2、會計賬簿類：總賬、日記賬、明細表、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。

3、財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表附注、財務分析及統(tǒng)計報表和其他財務報告。

4、其他類：銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、往來對賬確認表、驗收回單、銷售合同、采購合同、外來文件、外發(fā)文件、內(nèi)部文件、會計檔案保管清單、會計檔案移交清單、會計檔案銷毀清單。

第2條會計檔案保管期限分為永久、定期二種，定期保管期限分為3年、5年、15年、25年,共5類。各類檔案的對應保管期限閱附件。

會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

會計檔案保管期限必須按照國家的規(guī)定執(zhí)行，凡與國家的規(guī)定有沖突的，視同自動作廢。

第3條采用電子計算機進行核算的單位，應當按照相關規(guī)定和要求打印憑證、賬簿，并按本制度進行管理。

第4條各辦事處因撤銷、解散或其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當上交財務部。

第5條會計檔案應按以下內(nèi)容進行歸類和編號：

1、憑證：大類編號為A。

憑證設置要結(jié)合企業(yè)實際，可按崗位對應設置，可分為：現(xiàn)金憑證，編號1001-1***；銀行憑證，編號20**-2***；銷售憑證，編號3001-3***；采購憑證，編號4001-4***；轉(zhuǎn)賬憑證，編號5001-5***?？梢缹嶋H情況分得更細。

2、賬簿：大類編號為B。

賬簿編號應當按照科目的次序進行連續(xù)編號：總賬賬簿編號為01；現(xiàn)金賬簿為02；銀行賬簿編號為03；以此類推。

3、財務報告：大類編號為C。

財務報告分為會計報表、財務分析和成本報表。1月會計報表編號為101。2月會計報表編號為102，以此類推；1月財務分析編號為201，2月財務分析編號為202，以此類推；1月成本報表編號為301，2月成本報表編號為302，以此類推。

4、應收賬款往來確認：大類編號為D。

應收賬款往來確認編號按照月份進行連續(xù)編號：1月有一本編號為101；2月沒有對賬確認，沒有編號；3月有兩本編號為302-303；四月有三本編號為404-406；以此類推。

5、應付賬款往來確認：大類編號為E。

應付賬款往來確認編號按照月份進行連續(xù)編號：1月有一本編號為101；2月沒有對賬確認，沒有編號；3月有三本編號為302-304；四月有兩本編號為405-406；以此類推。

6、驗收回單：大類編號為F。

驗收回單編號按照月份進行連續(xù)編號：1月有五本編號為1001-1005；2月有10本編號為20**-20**；3月有八本編號為3016-3023；以此類推。

7、銷售合同：大類編號為G。

銷售合同編號按照簽訂時間順序進行連續(xù)編號：20**年1月3日簽訂第一份合同，編號為20**0103-01；20**年2月5日簽訂第二份合同，編號為20**0205-02；以此類推。

8、采購合同：大類編號為H。

采購合同編號按照簽訂時間順序進行連續(xù)編號：20**年1月6日簽訂第一份合同，編號為20**0106-01；20**年2月1日簽訂第二份合同，編號為20**0201-02；以此類推。

9、其他合同：大類編號為I。

其他合同編號按照簽訂時間順序進行連續(xù)編號：20**年1月6日簽訂第一份合同，編號為20**0106-01；20**年2月1日簽訂第二份合同，編號為20**0201-02；以此類推。其他合同主要包括基建合同、租賃合同等。

10、銀行對賬單：大類編號為J。

銀行對賬單編號按照月份進行連續(xù)編號：1月有三張編號為1001-1003；2月有八張編號為20**-20**；3月有六張編號為3012-3017；以此類推。

每月銀行對賬單上必須有一張銀行余額調(diào)節(jié)表。

11、外來文件：大類編號為K。

外來文件編號可按時間順序并結(jié)合分類進行連續(xù)編號，如20**0101-1（分類）-01。非重要的外來文件可以不存檔。

12、外發(fā)文件：大類編號為L。

外發(fā)文件編號可按發(fā)生時間順序進行連續(xù)編號，如20**0103-01。

13、財務制度：大類編號為M。

財務制度編號可按發(fā)生時間順序進行連續(xù)編號，如20**0105-01。

14、財務通知：大類編號為N。

財務通知編號可按發(fā)生時間順序進行連續(xù)編號，如20**0112-01。

15、審批文件：大類編號為.O。

審批文件編號可按發(fā)生時間順序進行連續(xù)編號，如20**0112-01。主要包括經(jīng)營活動審批文件。一般來講，涉及與會計賬務處理有關的審批文件都要將原件放入憑證里，再復印一份存檔，以便于查閱和再復印之用。

16、工作報告：大類編號為P。

工作報告編號按照發(fā)生時間順序分兩種進行獨立編號：一種是向上級匯報的報告，編號為20**0103-1（向上級匯報）-01；另一種是下級或同級送財務部的報告，編號為20**0203-2（向財務

部匯報）-01。

17、內(nèi)部文件：大類編號為Q。

內(nèi)部文件編號可按時間順序進行編號，如20**0112-01。主要包括內(nèi)部部門之間的通知、知會書等與會計賬務處理無關的重要性文件。

18、管理清單：大類編號為R。

管理清單編號按照時間順序進行編號，如20**0101-01。主要包括檔案管理目錄匯總清單、檔案移交清單、檔案銷毀清單、檔案借出登記清單、崗位檔案責任管理清單等。

篇4：某中學（學校）會計檔案管理制度

某中學(學校)會計檔案管理制度

會計憑證、會計帳薄、會計報表和其他會計資料是單位經(jīng)濟活動的歷史記錄，是總結(jié)經(jīng)驗教訓、進行決策所需的主要資料，也是檢查各種責任事故的重要依據(jù)。根據(jù)《會計法》的規(guī)定，特制定本規(guī)定。

一、普通教育事業(yè)單位會計檔案包括會計帳薄、會計憑證、會計報表和會計移交清冊、會計檔案銷毀清冊。另如與會計工作有關的會計法令、會計制度、會計檢查報告和工作總結(jié)等，不包括在會計檔案范圍之內(nèi)，可按文書檔案管理辦法保管。

二、屬于會計檔案范圍的一切檔案，都要妥善保管，不得毀損和散失。查閱會計檔案，再辦理監(jiān)批登記手續(xù)，非經(jīng)批準，不能持出檔案室。已經(jīng)裝訂成冊的會計檔案，要編號、加封皮不通用隨意拆分，以防錯亂丟失。

三、為了業(yè)務工作的需要和查閱的方便，當年的會計檔案一律由單位的財會部門指定專人負責保管。年度決算終了，由財務部門編造清冊，移交本單位檔案部門負責保管，或者仍由財會部門按照會計檔案管理要求，指定專人負責保管。要采取防蟲蛀鼠咬措施，裝箱入柜，按照規(guī)定保管期間，分別保管。

四、會計檔案保管期限，從會計檔案所屬年度終了后的第二年一月一日起，按照國家會計制度規(guī)定的保管年限計算。

五、會計檔案保管期滿，就可報請上級主管部門批準銷毀。報批前，應先由財務部門會同檔案管理部門進行鑒定，嚴格審查，提出銷毀或延長保管時間的處理意見。然后編造“銷毀會計檔案清冊”，報請本單位領導審查批準后，轉(zhuǎn)報上級主管部門審批。

六、經(jīng)上級主管部門批準銷毀的會計檔案，應由本單位領導指定專人，會同檔案部門和財務部門指派的人員按批準文件清點核對，參加監(jiān)銷。會計檔案銷毀后，經(jīng)辦人和監(jiān)交人應在“銷毀會計檔案清冊”上簽名蓋章，以明確責任，同時應將監(jiān)銷情況向單位領導匯報?！颁N毀會