公司人事檔案管理制度（匯編）

人事檔案管理制度總則第一條：為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營活動中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為公司各項工作服務(wù)，特制定本管理制度。第二條：人事檔案工作是公司組織人事工作的重要組成部分，也是公司檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行公司戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)的；是全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。第三條：本制度適用于公司及其各個部門。管理職責(zé)第四條：人力資源部（一）負責(zé)制定、修改和完善公司人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實施細則等規(guī)范；（二）負責(zé)本制度在各部門實施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；（三）負責(zé)公司全體員工的人事檔案管理工作；（四）負責(zé)對員工人事檔案管理工作進行檢查與督導(dǎo)；（五）人力資源部人事檔案管理的職責(zé)具體如下：1）收集、鑒別和整理檔案材料；2）辦理檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；3）登記職務(wù)及工資變動情況；4）為有關(guān)部門提供檔案信息情況及有關(guān)材料；5）做好人事檔案的安全、保密、保護工作；6）辦理人事檔案有關(guān)的其他事宜。第五條：人事檔案管理人員工作要求和職責(zé)（一）堅持四項基本原則，貫徹黨的路線、方針、政策，認真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，努力提高政治思想水平；（二）熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，熟練掌握員工人事檔案管理工作的專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力；（三）嚴格執(zhí)行保密守則，不向無關(guān)人員泄露員工人事檔案內(nèi)容；（四）貫徹執(zhí)行國家及上級主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關(guān)條例，管理好本單位員工人事檔案，接受上級的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)；（五）負責(zé)本單位人事檔案信息的維護與管理，負責(zé)檔案材料的收集、鑒別、整理、轉(zhuǎn)遞、保管和提供查（借）閱等工作；（六）調(diào)查研究員工人事檔案工作情況，制定各項規(guī)章制度及工作流程；（七）采取防盜、防火、防曬、防潮、防蛀等各項預(yù)防措施，確保員工人事檔案的安全保管，防止各類事故的發(fā)生。人事檔案內(nèi)容第六條：員工人事檔案正本的內(nèi)容和分類：第一類履歷材料：個人簡歷表，各類人員登記表；第三類鑒定、考核、考察材料：鑒定（含自我鑒定），調(diào)動、任免的考核材料等；第四類評定崗位技能和學(xué)歷材料：指國家教委認可的學(xué)歷、學(xué)位及學(xué)習(xí)成績，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定的考核、審批材料，畢業(yè)生登記表，選拔留學(xué)生審查登記表，創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文目錄；培訓(xùn)內(nèi)容、考試成績以及“培訓(xùn)證書”復(fù)印件等材料；第五類政審材料：指入黨入團、應(yīng)征入伍等各類政審材料及更改民族、年齡、國籍、參加工作時間的組織審查意見，上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料；第六類參加及退出中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料：入黨入團志愿書、申請書、轉(zhuǎn)正報告，取消預(yù)備黨員及黨員資格的材料，退團材料，中國共產(chǎn)黨黨員登記表，加入民主黨派的有關(guān)材料；第七類獎勵材料：包括科技、業(yè)務(wù)及政治等方面的獎勵材料；第八類處分材料：處分決定、查證核實報告、上級批復(fù)及個人提供的有關(guān)材料，法院刑事審判工作中形成的判決書等材料；第九類錄用、任免、聘用（含勞動合同書）、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)工資、保險福利待遇、出國、退（離）休、退職、各種代表會代表登記表等材料；第十類其他可供組織參考的材料：體檢表、評殘材料、法院審判的離婚判決書，員工逝世后的有關(guān)材料，非正常死亡的調(diào)查報告及相關(guān)材料。第七條：員工人事檔案副本的內(nèi)容：第一類的近期履歷材料；第三類的主要鑒定、干部考核材料；第四類的學(xué)歷、學(xué)位、及專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料；第五類的重要政歷材料；第七類的獎勵材料；第八類的處分材料；第九類的任免、工資、待遇、出國審批材料。其他類別如有重復(fù)的材料，也可歸入副本。第四章檔案的整理第八條：整理員工人事檔案，必須做到檔案材料認真鑒別，分類準(zhǔn)確，材料齊全，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，達到每卷檔案完整、真實、條理、精練、實用的要求。第九條：每卷檔案材料應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排序，并在每份材料的右上角上編寫類別號和順序號，在其右下角編寫頁碼。第十條：檔案材料排序的方法：（一）按檔案材料形成時間排序的有第一、二、三、四、七、九、十類：（二）按檔案材料內(nèi)容主次關(guān)系排序的有第五、六、八類。其中第五類及第八類應(yīng)將同一件事的結(jié)論性材料排在前；第六類材料，入團志愿書應(yīng)排在入團其他材料之前，入黨志愿書應(yīng)排在入黨其他材料之前，先排入團后排入黨材料。第十一條：檔案材料目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認真進行編寫，具體要求如下：（一）題目與材料相符，過長的可簡化，但要反映材料的主要內(nèi)容，無題目的可自行擬題目；（二）材料形成時間一般采用材料形成的最后落款時間；（三）檔案材料頁碼按圖書編頁法進行編頁，每面為一頁，已印有頁碼的材料應(yīng)如數(shù)填寫。第十二條：檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、純蘭或紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。第五章人事檔案的收集、保管和銷毀第十三條：員工所在單位的組織、人力資源部對職工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。第十四條：立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、準(zhǔn)確、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。第十五條：按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須認真履行登記手續(xù)并經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可銷毀。第十六條：檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格應(yīng)統(tǒng)一使用國家有關(guān)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。第十七條：嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。第十八條：檔案管理單位應(yīng)建立健全查（借）閱、收集、鑒別歸檔、轉(zhuǎn)遞、檢查核對、保管保密、管理人員職責(zé)、送交檔案材料歸檔工作的八項制度及各項工作程序，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高溫、防盜等六防工作。第十九條：人力資源部的檔案管理人員在以下幾個時段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。1、新員工報到時；新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號（同員工的工號相同）、員工姓名、性別。辦理完試崗派遣手續(xù)后的三個工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：⑴、《職位申請書》（必須要有初試、復(fù)試、錄用的審批人簽字及錄用時的薪資標(biāo)準(zhǔn)等意見簽署、貼上一張一寸的彩色照片）；⑵、身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件。2、員工辦理正式入職手續(xù)時；辦理完入職手續(xù)后的三個工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：⑴、簽署好的《擔(dān)保書》；⑵、《試崗?fù)ㄖ獑巍罚ū仨氂衅渲苯由霞墝ζ湓谠噸徠陂g表現(xiàn)的評價）；⑶、《錄用通知單》、《實習(xí)協(xié)議》。3、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時；員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，各級人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：⑴、員工保管的《實習(xí)協(xié)議》和《錄用通知單》；⑵、該員工的《轉(zhuǎn)正申請表》、《轉(zhuǎn)正通知單》；⑶、《勞動合同》；⑷、《競業(yè)禁止合同書》。4、員工辦理調(diào)動手續(xù)時；各級人力資源部門，在完成員工調(diào)動手續(xù)的三個工作日內(nèi)，將員工調(diào)動手續(xù)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，具體的資料有：⑴、《人事異動審批表》；⑵、《員工調(diào)動工作移交表》；⑶、《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產(chǎn)移交明細表》、《客戶資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》；⑷、《調(diào)令》。5、員工辦理離職手續(xù)時；人事處在辦完員工離職手續(xù)的三個工作日內(nèi)，將離職相關(guān)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，必須裝入的資料有：⑴、該員工的書面離職申請書；⑵、該員工交回的自己保存的《勞動合同》、《競業(yè)禁止合同書》、《轉(zhuǎn)正通知單》；⑶、《離職申批表》；⑷、《員工離職工作移交表》；⑸、《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產(chǎn)移交明細表》、《客戶資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》。6、公司對員工進行表彰或處罰時，需要歸檔的資料必須第一時間（三天以內(nèi)）歸檔。第二十條：每年一季度按公司檔案管理辦法對上一年的人事檔案進行整理、組卷。人事檔案的收集范圍：本管理制度第三章中所列的檔案內(nèi)容涉及的相關(guān)材料。第二十一條：在整理過程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。第六章檔案的提供和利用第二十二條：因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：（一）查閱本單位人員檔案應(yīng)填寫審批表，按規(guī)定程序逐級審批，方便查閱。（二）如需要本公司領(lǐng)導(dǎo)干部檔案，應(yīng)攜帶工作證、單位介紹信或內(nèi)部審批表，經(jīng)人力資源部領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。（三）人事檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)事先提交報告，說明理由，經(jīng)人力資源總監(jiān)批準(zhǔn)，并嚴格履行登記手續(xù)。（四）任何個人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。（五）查閱檔案必須嚴格遵守保密制度，嚴禁涂改、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責(zé)任。（六）因工作需要從檔案中取證的，須請示檔案所在單位（部門）主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才可復(fù)制辦理。第七章檔案的轉(zhuǎn)遞第二十三條：員工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，工作交接并辦清所有手續(xù)后，如無特殊情況，所在單位應(yīng)在一個月內(nèi)將檔案交其新的工作單位或其戶口所在地的勞動（組織、人事）部門。所在單位領(lǐng)導(dǎo)如有職務(wù)調(diào)整，無特殊情況，接到任免通知后，10天內(nèi)必須辦理檔案轉(zhuǎn)遞。第二十四條：轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：（一）通過機要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。（二）對轉(zhuǎn)出的檔案，必須填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，并密封包裝。（三）對轉(zhuǎn)出的檔案材料，應(yīng)齊全，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。（四）接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)單上簽名蓋章，并將回執(zhí)單立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問，以防檔案丟失。第八章其他規(guī)定第二十五條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨時員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據(jù)工作需要由人力資源部自行確定。第二十六條：人事檔案管理由人力資源部負責(zé)，檔案管理崗位人員應(yīng)具有良好的思想素養(yǎng)，接受過正規(guī)的檔案管理培訓(xùn)，在工作中須嚴格遵守保密制度（原則上安排中共黨員從事此項專項工作）。第二十七條：不得擅自處理或銷毀檔案材料，應(yīng)按公司檔案管理制度進行檔案保管和檔案銷毀。第二十八條：本制度最終解釋權(quán)歸公司人力資源部。人事檔案借閱申請表日期：20年月日申請單位申請部門申請人借用查閱人事檔案事由借用查閱人事檔案內(nèi)容被查閱單位部門被查閱人查閱檔案編號部門經(jīng)理意見部門總監(jiān)意見人力資源總監(jiān)意見總經(jīng)理意見總裁意見人事檔案借閱登記表序日期時間檔案借閱人信息檔案歸屬人信息歸還日期歸還時間檔案保管人單位/部門借閱人單位被借閱人檔案編號人事檔案移交表需調(diào)動檔案信息單位部門檔案歸屬人檔案編號1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、手續(xù)會簽檔案調(diào)出單位檔案管理員檔案調(diào)出檔案人力資源部門負責(zé)人簽字檔案調(diào)入單位檔案管理員檔案調(diào)入檔案人力資源部門負責(zé)人簽字公司人事檔案管理制度集團公司人事檔案管理制度第一條為了規(guī)范人事檔案的管理和利用，為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù)，特制訂本制度。第二條集團公司員工檔案實行分級管理由集團公司人力資源中心引進的員工的檔案一律由集團人力資源中心統(tǒng)一管理。(一)原始檔案：員工入司時隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料，員工轉(zhuǎn)正后調(diào)入公司管理。(二)新建檔案：員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料。(三)電子檔案：員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號、家庭住址、戶籍所在地、畢業(yè)學(xué)校、學(xué)歷、專業(yè)、職稱、工作經(jīng)歷、崗位、職務(wù)、合同期限等情況通過電子信息系統(tǒng)的形式所形成的記錄。經(jīng)集團人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司引進的員工的檔案由各分(子)公司人資科管理。第三條人事檔案由各公司、部門總經(jīng)理分管或指導(dǎo)，該公司、部門人事負責(zé)人具體負責(zé)操作和管理，并對檔案的完整性、真實性和準(zhǔn)確性負責(zé)。集團公司人力資源中心全權(quán)負責(zé)對各公司、部門人事檔案的監(jiān)督考核。二、人事檔案的建立第四條新建人事檔案收集范圍由人力資源部門直接形成的材料：(一)各種履歷表、登記表、面試評價表、個人經(jīng)歷材料及求職原始材料。求職原始材料包括：報名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業(yè)證復(fù)印件、肝功能、乙肝兩對半和胸透檢驗單(要求員工在進公司之前須到公司指定的醫(yī)院進行體檢，且出具的體檢證明須真實有效)等材料。(二)職務(wù)任免申請表、行政職務(wù)任免材料、晉升技術(shù)職稱(學(xué)位等)審批材料。(三)工資調(diào)整審批表。(四)鑒定書、鑒定表以及其它各種鑒定材料。(五)考核、考勤或其它類材料。(六)有關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)歷及成績、學(xué)歷情況等材料。(七)各種處分、處罰材料和通報批評等材料。(八)有關(guān)接收、調(diào)配、解聘等情況記錄材料。(九)各種重要的個人申請、承諾、聘用合同(協(xié)議)、保險等材料。(十)各種崗位責(zé)任書、競聘、施政方案等。通過其它渠道形成的材料：(一)各類組織成員或代表以及各種先進模范或受獎勵材料。(二)參加各級人大或各類協(xié)會代表大會材料。(三)業(yè)務(wù)考績材料、技術(shù)方面的貢獻材料及各項論文著作篇目等。(四)出國審批表及在外期間鑒定材料。(五)參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料。(六)在原工作單位形成的有關(guān)檔案材料。(七)在部隊或?qū)W校等機關(guān)單位形成的有關(guān)檔案材料。(八)重要的社會關(guān)系、親屬關(guān)系的記錄材料。(九)對違紀、違法事件的申訴、申報以及處理情況記錄等。第五條人事檔案歸檔材料要求歸檔材料應(yīng)具備的條件：(一)必須是已經(jīng)處理完畢，而不是懸而未決或沒有最后審定和處理意見的文件。(二)材料必須以個人為對象。對反映多人有關(guān)情況的材料，應(yīng)當(dāng)分別制成以個人為單位或反映本人情況的材料，方可歸入個人檔案。(三)凡歸檔材料必須具有憑證性標(biāo)記，如個人簽字或加蓋個人印章、單位公章等;對屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材料，應(yīng)先將手續(xù)補齊，并在辦理完備后再行歸檔。(四)檔案內(nèi)容必須實事求是，不能帶有虛構(gòu)、想象、夸張的成份;人物傳記、寫人物事跡的報告文學(xué)、個人回憶錄都不得歸檔。(五)檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整，對頭尾不清、來源時間不明的材料，要盡可能查清注明;涉及個人重大問題的材料，如需查清，應(yīng)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理后，方能歸檔。確定材料能否歸檔時，應(yīng)針對具體問題具體分析，不能一概而論;同時，還應(yīng)對檔案中應(yīng)當(dāng)具備而缺少的材料予以登記，并有計劃地進行收集補充。應(yīng)妥善處理不應(yīng)歸檔的材料：(一)經(jīng)過鑒別，凡應(yīng)轉(zhuǎn)往有關(guān)單位保存或處理的材料，應(yīng)填制《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》(此指干部或重要人員檔案)。(二)接收單位清點核對后，應(yīng)按程序辦理接收手續(xù)。(三)凡屬退還本人的材料、證章等，應(yīng)開列詳細清單，證明材料(物品)名稱及份(件)數(shù)，經(jīng)批準(zhǔn)后退還本人，并由本人在接收人處簽字或加蓋個人印章。(四)對不直接退還本人的材料，可經(jīng)批準(zhǔn)后給予銷毀，并應(yīng)對其本人說明。(五)銷毀人事檔案履行一定審批手續(xù)，任何個人都不得擅自銷毀。第六條人事檔案的整理要求：(一)應(yīng)遵循完整、真實、精練、實用的原則。(二)應(yīng)做到認真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。(三)人事檔案的保管范圍與人員管理應(yīng)相一致。(四)材料增減時應(yīng)進行重新整理。(五)人事檔案原件作為正本，對于機密性較高的人事檔案，可根據(jù)工作需要和人員管理情況建立副本。第七條人事檔案的建立(一)集團公司總部新進員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料，并對于員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須及時予以補充完善。(二)集團公司人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求，經(jīng)該公司人事負責(zé)人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案。分(子)公司人資科于每月的5日前將員工電子文檔花名冊上報集團人力資源中心。(三)員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎(chǔ)檔案，并對員工在職期間相關(guān)個人信息資料(身份證號、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學(xué)歷、職稱、崗位)的變更情況的記錄于每月5日前以電子文檔上報集團人力資源中心。第八條人事檔案的編號(一)人事檔案編號構(gòu)成：檔案代碼+四位數(shù)字，按順序編號。(二)各分(子)公司、部門人事檔案代碼取正式名稱前三個字的漢語拼音第一個字母(大寫)，如采購管理中心，其人事檔案編號為CGG。(三)員工辭職后的檔案編號繼續(xù)保留，不重復(fù)使用。(四)同一部門員工的檔案要求放在一起，每10名員工的人事檔案存放在同一個檔案袋內(nèi)，調(diào)動或辭職抽出后不添加新的員工檔案，若檔案袋中員工檔案已抽完，此空檔案袋繼續(xù)保留。抽出檔案后應(yīng)該在檔案袋上予以標(biāo)明。第九條人事檔案建立的具體程序(一)集團人力資源中心以及各分(子)公司人事部門對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。(二)按照材料的屬性、內(nèi)容確定其歸檔的具體順序。(三))在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關(guān)的內(nèi)容。(四)將新的材料存入檔案。第十條員工在職期間形成的培訓(xùn)、獎懲(考核)、晉升等材料的收集、整理與歸檔。(一)大學(xué)生、聘用人員、科級(含)以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料，由所在公司、部門每半年整理一次，后備管理干部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次，統(tǒng)一交集團公司人力資源中心存檔。(二)其他員工在職期間所形成的培訓(xùn)、獎懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理，并要求歸檔。三、人事檔案的轉(zhuǎn)遞第十一條人事檔案轉(zhuǎn)遞的具體程序(一)人事負責(zé)人依據(jù)人力資源調(diào)配通知單或調(diào)令取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的員工檔案材料。(二)在檔案袋的人員編號及姓名后注明抽出的時間、原因(調(diào)動、辭職辭退和開除、自離、晉升等)及轉(zhuǎn)入地點。(三)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。(四)將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》放入員工檔案一起，并將檔案袋密封后轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門。(五)收檔公司、部門在收到檔案，核對無誤后，必須在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的回執(zhí)單上簽字蓋章，且及時反饋到轉(zhuǎn)出公司、部門。第十二條人事檔案材料在轉(zhuǎn)遞過程中要嚴格執(zhí)行保密制度，按要求裝袋密封交接，并在封口處加蓋公章，且不能由員工本人帶走，攜帶人員嚴禁私自拆封偷閱檔案。第十三條員工晉升科級(含)以上級別，轉(zhuǎn)正后一月內(nèi)由所在公司、部門按轉(zhuǎn)檔程序和要求將檔案提交集團公司人力資源中心;科級管理干部被免職后，其檔案材料由集團公司人力資源中心按照轉(zhuǎn)檔程序和要求轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門。第十四條員工離職后由其所在公司、部門一月之內(nèi)將其檔案抽出，裝訂成冊存檔，并妥善保管二年。銷毀時須填寫《檔案銷毀申請單》，經(jīng)集團公司人力資源中心核準(zhǔn)后予以銷毀。四、人事檔案的查詢、借閱第十五條檔案查詢和借閱應(yīng)按程序辦理(一)檔案的查詢應(yīng)先申請，說明查詢的對象、理由和范圍，所在公司、部門人事負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可登記查閱。不得隨意讓人查閱員工檔案。(二)外借員工檔案須經(jīng)所在公司、部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借檔登記。最長借閱期限為一星期。若需延長，需辦理續(xù)借手續(xù)。(三)各公司、部門、個人需要出具人事檔案證明材料，由所在公司、部門開具介紹信，說明理由，再由集團公司人力資源中心或所在公司人事部按規(guī)定予以辦理。(四)人力資源中心或各公司、部門內(nèi)部查閱、借檔和出具證明也應(yīng)按照程序進行。五、人事檔案的保管第十六條人事檔案保管必須嚴格遵守保密的原則。第十七條人事檔案管理必須由專人負責(zé)，定期檢查核對，確保檔案完整、準(zhǔn)確。第十八條人事檔案存放必須配備專門設(shè)備，不得與其它檔案混放一起。第十九條人事檔案存放應(yīng)做到安全、保密、防火、防潮、防盜。第二十條任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。六、考核辦法第二十一條凡出現(xiàn)以下情況，將根據(jù)情節(jié)輕重分別扣除所在公司、部門人事負責(zé)人績效獎金20-50元/次：(一)人事檔案不全的。(二)檔案交接不清致使員工檔案丟失的。(三)不遵守人事檔案保密制度的。(四)不履行正當(dāng)手續(xù)將人事檔案帶出檔案保管場所的。(五)不按規(guī)定銷毀人事檔案的。公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度一、目的為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密;同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。二、檔案管理內(nèi)容1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關(guān)系，死亡等情形。三、檔案相關(guān)規(guī)定1、基礎(chǔ)管理1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》，并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。1.4當(dāng)在職員工的基