企業(yè)檔案管理制度（匯編4）

PAGE33檔案管理制度一、總則（一）為加強(qiáng)兗州豐業(yè)機(jī)械有限公司檔案工作的管理，有效保管和利用檔案，使之為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，同時也為公司的發(fā)展提供決策依據(jù)。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和有關(guān)檔案工作規(guī)定制定本辦法。（二）檔案是指各部門在各項(xiàng)活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。是公司各項(xiàng)工作活動的真實(shí)記錄和原始憑證，是工作查考、決策研究、保障權(quán)益、編史修志的重要依據(jù)，也是公司的無形資產(chǎn)。（三）公司的各部門的每一員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)，依照《中華人民共和國檔案法》維護(hù)檔案的完整與安全。（四）檔案工作，由公司綜合管理部進(jìn)行統(tǒng)一歸口管理，各部門永久、長期保存的檔案，嚴(yán)禁任何檔案材料分散保存或在個人手中，同時業(yè)務(wù)上接受集團(tuán)總部和地方檔案行政管理部門的依法監(jiān)督、管理、指導(dǎo)，各級職能部門是檔案收集、整理、移交的責(zé)任部門。（五）加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)將檔案工作列入發(fā)展計劃，建立健全檔案工作機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)檔案人員的配備、統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需的經(jīng)費(fèi)，確保檔案工作順利開展。（六）檔案管理部門要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，增強(qiáng)對檔案數(shù)字化處理的手段，逐步建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)各系統(tǒng)檔案信息整合，資源共享和統(tǒng)一利用。二、檔案工作機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）應(yīng)建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、綜合檔案室、檔案工作網(wǎng)絡(luò)，配備熱愛吉利、具有綜合能力、較好業(yè)務(wù)素質(zhì)、掌握現(xiàn)代化技術(shù)、能勝任檔案工作的專職或兼職檔案工作人員。（二）檔案工作機(jī)構(gòu)：1、檔案工作機(jī)構(gòu)分二個層次：（1）公司檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案鑒定小組、綜合檔案室、檔案工作網(wǎng)絡(luò)。（2）各部門（分廠）兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)。2、人員的組成：（1）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組：由總經(jīng)理任組長，具體管理檔案室的領(lǐng)導(dǎo)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人任組員。（2）檔案鑒定小組：由檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員和檔案室專職檔案人員，以及相關(guān)專業(yè)工程師、高級職稱專業(yè)人員組成。（3）兼職檔案人員：各部門均應(yīng)確定一位文職人員擔(dān)任管理本部門文件、檔案的兼職檔案員。（4）檔案工作網(wǎng)絡(luò)：公司檔案工作網(wǎng)絡(luò)由其相應(yīng)的專兼職檔案人員組成。（三）檔案工作基本職責(zé)：1、檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)（1）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組主管全公司檔案工作，對檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，建設(shè)與健全檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案工作的決策和檢查，組織協(xié)調(diào)、重大檔案工作活動決策、檔案移交、銷毀的審批。（2）宣傳貫徹黨和國家檔案工作的方針、政策，加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)集團(tuán)經(jīng)營方針與規(guī)劃制訂公司檔案工作發(fā)展規(guī)劃、檔案工作計劃。（3）遵循《中華人民共和國檔案法》，依法治檔，對檔案工作實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。（4）設(shè)立檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，并在人、財、物上給予保證。（5）將檔案工作列入公司發(fā)展規(guī)劃、年工作計劃及年度考核和各級領(lǐng)導(dǎo)工作職責(zé)中。（6）將檔案工作制度列入公司工作制度中，將檔案工作標(biāo)準(zhǔn)列入公司的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，將《檔案法》宣傳列入公司的法制宣傳中。（7）定期組織公司檔案工作會議。（8）將《檔案法》列入法治教育中。2、檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)（1）負(fù)責(zé)對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，監(jiān)督檔案工作機(jī)構(gòu)切實(shí)履行立卷的職責(zé)。（2）將檔案工作列入發(fā)展規(guī)劃和計劃管理，列入議事日程。（3）聽取檔案部門的工作匯報，支持檔案人員執(zhí)行檔案管理制度，履行崗位職責(zé)。（4）定期組織召開檔案工作會議，（5）適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要，為單位檔案工作的開展提供必要人力、物力、財力的保證。3、檔案鑒定小組職責(zé)（1）參加文件從形成、分類至保管期限至銷毀的全過程的系統(tǒng)鑒定。（2）避免文件形成的不規(guī)范和任意地銷毀文件。（3）銷毀前應(yīng)辦的審批手續(xù)、鑒定、銷毀的必需履行的監(jiān)銷程序等。4、綜合檔案室職責(zé)隸屬于公司綜合管理部的機(jī)構(gòu)，是公司檔案集中統(tǒng)一管理的職能部門。（1）主要職能是負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理本公司的檔案工作，執(zhí)行公司下達(dá)的檔案工作任務(wù)，各項(xiàng)檔案工作規(guī)章制度及檔案工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。（2）負(fù)責(zé)收集歸檔、保管本單位形成的各門類檔案；并對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督指導(dǎo)。（3）為本單位各項(xiàng)工作和生產(chǎn)、科研服務(wù)。5、專職檔案員工作職責(zé)（1）熱愛本職工作，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高工作效率和工作質(zhì)量，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，為單位的兩個文明建設(shè)服務(wù)。（2）加強(qiáng)與各職能部門的聯(lián)系，指導(dǎo)、協(xié)助做好需歸檔文件材料的收集整理工作，保證文件材料完整及時歸檔。（3）積極開展檔案利用工作，熱情接待查閱者，為查閱者提供方便，為本單位各項(xiàng)工作和領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。努力做到提供檔案迅速、準(zhǔn)確、及時，并且做好檔案利用統(tǒng)計和利用效果反饋記錄。（4）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，嚴(yán)防檔案失密、泄密。（5）切實(shí)做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防有害氣體的“六防”工作，做到檔案無霉變、無差錯。（6）定期開展檔案協(xié)作網(wǎng)絡(luò)活動，組織兼職檔案人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、交流，不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。（7）定期或根據(jù)中心工作及領(lǐng)導(dǎo)需求編纂常用的編研材料、專題編研材料。（8）自覺接受上級檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（9）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。6、兼職檔案員工作職責(zé)（1）認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國家檔案工作的檔案法規(guī)、方針、政策以及檔案管理知識，不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。（2）熟悉本部門工作職能，切實(shí)抓好本部門應(yīng)立卷歸檔的文件材料工作。按規(guī)定負(fù)責(zé)做好文件材料形成、收集、積累和管理工作。（3）做好部門文件材料的預(yù)立卷工作，按歸檔制度規(guī)定向綜合檔案室移交檔案。接受綜合檔案室業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保案卷符合歸檔要求。（4）執(zhí)行檔案管理的四參加制度，參加相應(yīng)會議、活動，驗(yàn)收應(yīng)歸檔的文件材料，及時交綜合檔案室建卡、編號、登記、歸檔。7、檔案工作人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守保密制度，維護(hù)檔案的完整與安全。三、材料的形成與歸檔（一）執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》第十二條規(guī)定“應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷、定期交本單位檔案工作人員集中管理；任何人都不得據(jù)為已有或者拒絕歸檔”。（二）文件材料的歸檔要求，歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，歸檔的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。（三）在各項(xiàng)活動中直接形成的各種門類、各種載體的材料，由各部門的檔案網(wǎng)絡(luò)人員和部門負(fù)責(zé)人積累、整理后向綜合檔案室統(tǒng)一歸檔。（四）公司必須編制各種文件材料的歸檔范圍，主要有下列歸檔范圍：1、行政管理與事務(wù)管理中形成的檔案；2、黨、工、婦、團(tuán)、群眾團(tuán)體工作方面的形成的檔案；3、經(jīng)營管理檔案；4、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案；5、供應(yīng)商檔案；6、質(zhì)保檔案；7、合同、協(xié)議檔案；8、廣告檔案；9、設(shè)備檔案；10、科研檔案；11、基建檔案；12、專業(yè)技術(shù)業(yè)務(wù)檔案；13、人事檔案；14、會計檔案；15、特種載體檔案：包括有照片檔案、實(shí)物檔案、電子檔案、錄音檔案、錄像檔案。（五）各類材料的歸檔時間按下列規(guī)定執(zhí)行：1、行政事務(wù)管理、各專業(yè)委員會、黨、工、婦、團(tuán)及各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，在次年3月份前，由各職能部門（分廠）組成保管單位，向綜合檔案室歸檔；2、產(chǎn)品試制、開發(fā)，課題研究、基建工程、技改措施及其他技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成或告一段落時，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，向綜合檔案室歸檔。項(xiàng)目跨越時間過長的，可分階段歸檔；3、合同、協(xié)議、工商登記、廣告等專業(yè)檔案形成后隨時整理歸檔；4、重大活動、名人檔案在一項(xiàng)活動結(jié)束后由承辦部門15天內(nèi)整理完畢歸檔；5、會計檔案材料：當(dāng)年的會計檔案，由財務(wù)中心保存到第二年年末，隔年再由財務(wù)中心的兼職檔案員于二季度前移交綜合檔案室；6、統(tǒng)計檔案材料：由財務(wù)中心進(jìn)行收集、積累、整理后，于次年三月份前移交檔案；7、聲像檔案：在各項(xiàng)活動后，將照片、底片、事由（內(nèi)容）整理好即時歸檔；8、實(shí)物檔案：由各形成的職能部門（分廠）隨時歸檔；9、電子文件即時歸檔。（六）各類材料的形成、積累、整理和歸檔工作，要納入有關(guān)部門職責(zé)范圍和各項(xiàng)管理工作程序，并列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營等各項(xiàng)活動的工作計劃。（七）產(chǎn)品的試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗(yàn)收，必須有該單位綜合檔案室或檔案工作網(wǎng)絡(luò)人員參加，并將文件材料收集歸檔。文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)、不能通過鑒定或驗(yàn)收，相關(guān)的費(fèi)用不予支付。（八）產(chǎn)品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評獎，歸檔的種類材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，要作為一項(xiàng)考核內(nèi)容。檔案機(jī)構(gòu)未能簽署歸檔意見的，不得申報成果，相關(guān)費(fèi)用不予支付。（九）購置重要設(shè)備儀器和引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料，有關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會同綜合檔案室檢查驗(yàn)收，并及時歸檔，否則相關(guān)費(fèi)用不予支付。（十）大修項(xiàng)目、技改項(xiàng)目完工后，必須由綜合檔案室驗(yàn)收材料的完整情況，不符合檔案要求不予簽字，項(xiàng)目不算完成，相關(guān)費(fèi)用不予支付。（十一）員工外出學(xué)習(xí)、參觀、考察和參加各種會議、活動，收集獲得的文件材料要及時歸檔，否則不予報銷相關(guān)的費(fèi)用。（十二）綜合檔案室對各業(yè)務(wù)部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。（十三）凡公司員工因各種原因離開原工作崗位時均應(yīng)到綜合檔案室辦理所借閱檔案的歸還手續(xù)，否則不能予以結(jié)算工資。四、檔案的管理（一）綜合檔案室對接收的各類檔案，應(yīng)按照各門類檔案管理制度規(guī)定和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范進(jìn)行鑒定、分類和必要的加工整理、編目、排列編號。為便于公司檔案目錄的集中統(tǒng)一管理，以及將來對公司的永久、長期檔案實(shí)體的集中統(tǒng)一保管，實(shí)行全宗管理，集團(tuán)給予公司設(shè)置全宗號。同一個全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜，全宗號設(shè)置原則為：吉利集團(tuán)的英文名稱“GEELY”中的第一個英文字母“G”+序號，如：集團(tuán)總部全宗號可設(shè)為G01，浙江金剛汽車有限公司全宗號可設(shè)為G14，浙江福林國潤汽車零部件有限公司全宗號分配為G16，全宗號的給出以集團(tuán)統(tǒng)一文件形式予以確認(rèn)。（二）遵循文件材料的形成規(guī)律和便于保管、提供利用的原則，公司檔案分類和編號的原則為：——行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理類：按年度—保管期限分類編號?！獣嫏n案類：按年度—保管期限結(jié)合形式（報表、帳冊、憑證、其他）分類編號。——產(chǎn)品檔案類：按產(chǎn)品（工藝）型號分類編號?！蒲袡n案類：按課題分類編號?！窘ㄔO(shè)類：按工程項(xiàng)目分類編號?！O(shè)備（儀器）類：按設(shè)備功能（型號）類別分類編號。——特種載體檔案類：按類別流水編號。全部檔案要編制總目錄和分目錄，其中文書檔案編歸檔文件目錄，各類檔案建立計算機(jī)檢索系統(tǒng)。（三）檔案現(xiàn)代化管理是企業(yè)現(xiàn)代化管理的重要組成部分，要納入企業(yè)現(xiàn)代化管理的整體規(guī)劃。綜合檔案室應(yīng)采用先進(jìn)管理手段進(jìn)行檔案的管理。在采用計算機(jī)管理檔案時，并接受執(zhí)行總部統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使用統(tǒng)一的應(yīng)用軟件，不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平和服務(wù)質(zhì)量。要廣泛應(yīng)用現(xiàn)代管理方法管理檔案，要積極應(yīng)用吉利控股集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)為主的現(xiàn)代化管理手段管理檔案，提高檔案工作質(zhì)量與工作效率。（四）檔案管理部門要做好檔案統(tǒng)計工作，對檔案基本情況要定期統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計、檔案數(shù)量統(tǒng)計、檔案提供利用及效果的統(tǒng)計。準(zhǔn)確填寫和上報檔案基本情況統(tǒng)計年報。檔案管理人員在平時工作中要注意統(tǒng)計數(shù)據(jù)的積累，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到日清月結(jié)。（五）檔案信息開發(fā)利用1、檔案信息開發(fā)利用要重點(diǎn)服務(wù)于改善企業(yè)經(jīng)營管理，提高產(chǎn)品質(zhì)量，降低原材料消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益等方面；2、編制并交流檔案目錄；3、對部分保密等級不高的檔案資料實(shí)行開架閱覽；4、各類檔案檢索工具要齊全、完整，便于利用；5、開展編研工作，搞好各類檔案分析工作，把檔案的編研材料代替原件，以提供利用；6、檔案開發(fā)利用，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度；7、享有專利權(quán)的檔案需依據(jù)專利法有關(guān)規(guī)定進(jìn)行開發(fā)利用；8、對劃分為密級的檔案按檔案保密和借閱制度辦理，防止失、泄密事件發(fā)生，對造成失密，泄密事件的責(zé)任者，要視情節(jié)輕重嚴(yán)肅處理；9、對劃分密級檔案要定期進(jìn)行審查，適時調(diào)整密級，以擴(kuò)大檔案的利用交流范圍，使檔案更好地各項(xiàng)工作服務(wù)；10、對檔案提供利用有突出成績的檔案人員，要予以適當(dāng)獎勵。（六）成立鑒定小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、專業(yè)技術(shù)人員和檔案工作人員組成，負(fù)責(zé)對公司檔案的鑒定，負(fù)責(zé)監(jiān)銷，在銷毀清冊上簽字。（七）應(yīng)加強(qiáng)對各種檔案的保管工作，其保管設(shè)施必須符合以下規(guī)定：1、保管各門類檔案要有專用庫房和柜架。要按國家有關(guān)技術(shù)規(guī)范將檔案庫房建設(shè)列入基建計劃；檔案庫房要有5年到10年的室藏余量，并具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防光、防潮、防塵、防火、防資、防有害生物和防污染等必要設(shè)施。應(yīng)根據(jù)檔案的不同等級，采取有效措施，加以保護(hù)和管理。2、檔案工作用房應(yīng)做到庫房、辦公室、閱覽室三分開，或庫房與辦公室閱覽兩分開。3、配備必要的管理設(shè)備，存放各類檔案必須有專柜上架保管，排列方法要科學(xué)，便于查找。（八）綜合檔案室每年年終進(jìn)行一次庫藏檔案的清查核對工作，做到帳物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時補(bǔ)修與復(fù)制。庫藏檔案因移交、作廢、遺失等需要注銷卡片，要查明原因，保存依據(jù)。五、獎勵與處罰（一）各類檔案受《中華人民共和國檔案法》的保護(hù)。各部門（分廠）的每一位員工都有保護(hù)檔案完整與安全的義務(wù)，任何個人不得侵占、轉(zhuǎn)讓、損毀。（二）根據(jù)《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，對有下列情形之一，由公司給予表彰和獎勵：1、對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的；2、對檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的；3、對檔案管理技術(shù)方法和理論積極研究探索，并做出重要貢獻(xiàn)的；4、將重要的或者珍貴的檔案捐贈給公司（集團(tuán)）的；5、同違反檔案法和公司檔案管理制度的行為作斗爭表現(xiàn)突出的。（三）根據(jù)《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定，對下列行為之一者，且情節(jié)嚴(yán)重的，對主管人員或其他直接責(zé)任人員給予處理：1、務(wù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料、物件據(jù)為己有、拒絕交檔案部門歸檔的；2、不按照本辦法和上級的規(guī)定和要求向上級公司移交檔案的；3、反國家和公司有關(guān)規(guī)定，涂改、偽造檔案和造成檔案丟失、損毀的；4、明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；5、檔案工作人員，對檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。六、檔案人員四參加制度（一）檔案人員參加召開的各種重要會議，收集會議文件材料；（二）檔案人員參加工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、產(chǎn)品和科研鑒定驗(yàn)收會議，收集驗(yàn)收檔案材料；（三）檔案人員參加設(shè)備、儀器開箱驗(yàn)收工作，以便及時收集隨機(jī)文件，并作好驗(yàn)收記錄與拍照記錄；（四）檔案人員參加合同、協(xié)議簽定內(nèi)容的審核。七、檔案工作六納入制度（一）檔案工作納入公司發(fā)展規(guī)劃；（二）檔案工作納入工作計劃；（三）檔案工作納入標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；（四）檔案工作納入流程再造；（五）檔案工作納入人員管理；（六）檔案工作納入激勵機(jī)制。八、檔案前期控制制度（一）簽訂合同協(xié)議應(yīng)將文件材料歸檔要求納入其中，作為履行合同、違約責(zé)任的條件；（二）制訂工作計劃、崗位責(zé)任應(yīng)將文件材料歸檔內(nèi)容納入其中，作為一個組成部分；（三）重大活動應(yīng)將文件材料收集納入其中，參與重大活動的拍照、錄像；（四）外出重要活動文件材料實(shí)行跟蹤記錄收集；（五）各類文件統(tǒng)一編號，從而形成跟蹤記錄直至歸檔。九、檔案預(yù)整理制度（一）負(fù)責(zé)催、收部門已形成的文件和材料，保證立卷歸檔材料的齊全完整。（二）各部門（分廠）兼職檔案員將每年形成的文件材料按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系排列、組合，在系統(tǒng)內(nèi)著錄文件標(biāo)題及其他特征，形成文件目錄。（三）按每年歸檔時間要求，將目錄及文件實(shí)體與綜合檔案部門辦理移交手續(xù)。十、檔案歸檔制度（一）執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》第十二條規(guī)定“應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷、定期交綜合檔案室集中管理；任何人都不得據(jù)為已有或者拒絕歸檔。（二）歸檔范圍：凡自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，都屬歸檔范圍。各種文件材料主要有下列歸檔范圍：1）行政管理與事務(wù)管理中形成的檔案；2）、黨、工、婦、團(tuán)、群眾團(tuán)體工作方面的形成的檔案；3）、經(jīng)營管理檔案；4）、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案；5）、供應(yīng)商檔案；6）、質(zhì)保檔案；7）、合同、協(xié)議檔案；8）、廣告檔案；9）、設(shè)備檔案；10）、科研檔案；11）、基建檔案；12）、專業(yè)技術(shù)業(yè)務(wù)檔案；13）、人事檔案；14）、會計檔案；15）、特種載體檔案：包括有照片檔案、實(shí)物檔案、電子檔案、錄音檔案、錄像檔案；16）、旅游檔案。（三）各類材料的歸檔時間按下列規(guī)定執(zhí)行：1、行政管理、各專業(yè)委員會、黨、工、婦、團(tuán)及各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，在次年3月份前，由各職能部門組成保管單位，向綜合檔案室歸檔；2、產(chǎn)品試制、開發(fā)，課題研究、基建工程、技改措施及其他技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成或告一段落時，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，向綜合檔案室歸檔。項(xiàng)目跨越時間過長的，可分階段歸檔。3、合同、協(xié)議、工商登記、廣告等專業(yè)檔案形成后隨時整理歸檔；4、重大活動、名人檔案在一項(xiàng)活動結(jié)束后由承辦部門15天內(nèi)整理完畢歸檔；5、會計檔案材料：當(dāng)年的會計檔案，由財務(wù)中心保存到第二年年末，隔年再由財務(wù)中心的兼職檔案員于二季度前移交綜合檔案室。6、統(tǒng)計檔案材料：由財務(wù)中心進(jìn)行收集、積累、整理后，于次年三月份前移交檔案。7、聲像檔案：在各項(xiàng)活動結(jié)束后，將照片、底片、事由（內(nèi)容）整理好即時歸檔。8、實(shí)物檔案：由各形成的職能部門隨時歸檔。9、電子文件即時歸檔。（四）文件材料的歸檔要求：1、歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，歸檔的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。2、歸檔的文件材料必須保持成套性完整性。3、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映本企業(yè)各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。4、歸檔的文件必須保持有機(jī)聯(lián)系，符合其形成規(guī)律。5、歸檔的文件材料必須符合文件規(guī)范格式，禁用鉛筆、圓珠筆書寫。5、歸檔的文件材料構(gòu)成必須是原件。6、歸檔的底圖必須符合國家制圖制度。歸檔底圖的各標(biāo)題欄，必須填寫清楚，簽署完整，注明圖號頁次。7、文件材料的歸檔范圍按《浙江金剛汽車有限公司歸檔范圍及保管期限表（征求意見稿）》執(zhí)行。8、磁光介質(zhì)必須有貯存內(nèi)容的目錄、應(yīng)用的軟件與操作平臺，永久、長期的電子文件必須同時保存紙質(zhì)的文件歸檔；錄音、錄像帶刻錄光盤保存。（五）歸檔份數(shù)1、各類文件材料一般歸檔一式一份。2、重要文件材料歸檔一式二份。3、公司綜合檔案室需向集團(tuán)檔案室移交檔案目錄一式兩份。留存?zhèn)洳橐环?，移交集團(tuán)檔案室一份。4、凡紙質(zhì)檔案原件歸檔，另可復(fù)制一套備查，凡磁光介質(zhì)貯存的檔案一式三套，一套封存保管、一套異地保管，一套提供利用。（六）在各項(xiàng)活動中直接形成的各種門類、各種載體的材料，由各部門（分廠）的檔案網(wǎng)絡(luò)人員和部門負(fù)責(zé)人積累、整理后向綜合檔案室統(tǒng)一歸檔，綜合檔案室接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，辦理好移交手續(xù)。（七）各類材料的形成、積累、整理和歸檔工作，要納入有關(guān)部門職責(zé)范圍和各項(xiàng)管理工作程序，并列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營等各項(xiàng)活動的工作計劃。（八）產(chǎn)品的試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗(yàn)收，必須有該單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作網(wǎng)絡(luò)人員參加，并將文件材料收集歸檔。文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)、不能通過鑒定或驗(yàn)收，相關(guān)的費(fèi)用不予支付。（九）產(chǎn)品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評獎，歸檔的種類材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，要作為一項(xiàng)考核內(nèi)容。綜合檔案室未能簽署歸檔意見的，不得申報成果，相關(guān)費(fèi)用不予支付。（十）購置重要設(shè)備儀器和引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料，有關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會同綜合檔案室檢查驗(yàn)收，并及時歸檔，否則相關(guān)費(fèi)用不予支付。（十一）大修項(xiàng)目、技改項(xiàng)目完工后，必須由綜合檔案室驗(yàn)收材料的完整情況，不符合檔案要求不予簽字，項(xiàng)目不算完成，相關(guān)費(fèi)用不予支付。（十二）員工外出學(xué)習(xí)、參觀、考察和參加各種會議、活動，收集獲得的文件材料要及時歸檔，否則不予報銷相關(guān)的費(fèi)用。（十三）綜合檔案室對各業(yè)務(wù)部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。（十四）凡公司員工因各種原因離開原工作崗位時均應(yīng)到綜合檔案室辦理所借閱檔案的歸還手續(xù)，否則不能予以結(jié)算工資。十一、檔案鑒定銷毀制度（一）檔案鑒定工作即鑒別檔案的現(xiàn)行和歷史的利用價值，根據(jù)價值的大小確定保管期限，把失去保存價值的檔案剔除銷毀的工作。（二）檔案鑒定實(shí)行集中統(tǒng)一、分級鑒定，集團(tuán)檔案工作鑒定小組是整個集團(tuán)檔案鑒定銷毀的最終審批機(jī)構(gòu)；公司檔案工作鑒定小組負(fù)責(zé)對本公司檔案鑒定與審核，其中涉及鑒定銷毀的必需負(fù)責(zé)上報審批；必要時，公司檔案工作鑒定小組對本公司檔案鑒定時也可由集團(tuán)檔案部門派員參加。個人鑒定，即由鑒定小組成員，按照各自的分工分別審閱檔案材料內(nèi)容，根據(jù)檔案的實(shí)際情況，提出鑒定意見，并填寫檔案鑒定卡（見表1、表2）。（三）鑒定檔案必須堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，分析各類檔案的價值，認(rèn)真鑒定，按照《浙江金剛汽車有限公司檔案保管期限表》標(biāo)準(zhǔn)，劃分保管期限。檔案鑒定小組對檔案進(jìn)行鑒定，確定保管期限。確定保管期限的原則為：對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案應(yīng)永久保存，對公司和集團(tuán)在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。（四）對檔案進(jìn)行鑒定時，應(yīng)以一個項(xiàng)目（一個工程、一個產(chǎn)品）的成套檔案為基礎(chǔ)，不能脫離開所屬項(xiàng)目的重要程度和價值。（五）鑒定工作五年左右進(jìn)行一次，特別重要的每年鑒定。（六）銷毀是對保管期滿及整理后經(jīng)鑒定確認(rèn)，對無保存價值的檔案進(jìn)行剔除。（七）銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。根據(jù)保管期限規(guī)定，將經(jīng)鑒定確認(rèn)無保存價值的檔案文件材料，由檔案管理人員編制銷毀清冊及封面（見表3及封面）將擬銷毀的檔案在“檔案銷毀清冊”上逐一填寫。（八）檔案銷毀清冊交鑒定小組審定，報領(lǐng)導(dǎo)審批后，指定專人監(jiān)督銷毀。檔案銷毀前須編制鑒定報告，上報集團(tuán)備案；會計檔案案卷銷毀須報集團(tuán)財務(wù)部批準(zhǔn)后方可實(shí)施。（九）銷毀檔案材料經(jīng)批準(zhǔn)后由兩人以上及保衛(wèi)部門監(jiān)銷，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷毀前監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，檔案銷毀后，銷毀人員要在銷毀清冊上簽字蓋章，并嚴(yán)格遵守保密制度。（十）未經(jīng)鑒定和檔案鑒定小組批準(zhǔn)，任何人不得隨意銷毀檔案。（十一）任何部門（分廠）或個人均不得將應(yīng)銷毀的檔案做其他用途或當(dāng)作廢紙出售。（十二）檔案鑒定過程中形成的鑒定工作的申請、報告、銷毀清冊等材料應(yīng)立卷歸檔。

表1：檔案鑒定卡類目名稱類號保管期限歸檔時間卷數(shù)附：銷毀清單第頁至第頁檔案鑒定會簽名單鑒定理由：提出人：時間：鑒定小組意見：鑒定小組負(fù)責(zé)人：時間：表2：檔案鑒定會簽名單序號部門姓名職務(wù)（或）職稱備注年月日

表3：檔案銷毀清冊封面及銷毀清冊全宗號件號浙江福林國潤汽車零部件有限公司銷毀清冊時間年月責(zé)任者綜合檔案室檔案銷毀清冊序號案卷或文件題名年度目錄號卷號或文號文件頁(件、卷)數(shù)原期限銷毀原因備注十二、檔案統(tǒng)計制度（一）檔案統(tǒng)計的范圍和內(nèi)容1、檔案的統(tǒng)計機(jī)構(gòu)設(shè)施、人員編制、庫房、設(shè)備條件等情況的統(tǒng)計。2、檔案數(shù)量的統(tǒng)計。3、歸檔數(shù)量的統(tǒng)計，各門類歸檔數(shù)的年總歸檔數(shù)。4、檔案移出數(shù)量的統(tǒng)計：對各門類檔案已超過保管期限并已作出鑒定需銷毀檔案的數(shù)量和移交有關(guān)單位的檔案數(shù)量的統(tǒng)計。5、檔案保管數(shù)量的統(tǒng)計。6、全部檔案收進(jìn)、移出后做好保管數(shù)量的統(tǒng)計。7、檔案利用的統(tǒng)計：內(nèi)、外利用檔案人次和案卷數(shù)。檔案復(fù)印份數(shù)、人次。底圖利用，復(fù)印張數(shù)、人次。利用效果（效益）的統(tǒng)計。（二）檔案人員的職責(zé)1、專職檔案人員必須作好企業(yè)檔案的進(jìn)、出、保管、利用等情況的登記和統(tǒng)計工作。2、按期完成各類統(tǒng)計報表，每年進(jìn)行一次統(tǒng)計分析。3、兼職檔案人員負(fù)責(zé)做好本部門副本利用的登記和統(tǒng)計工作。（三）建立檔案工作年報制，每年1月10日前向集團(tuán)檔案室填報上一年度《檔案工作基本情況統(tǒng)計報表》，（四）綜合檔案室應(yīng)建立檔案歸檔、整理、保管、利用情況的分類臺帳和總臺帳，并進(jìn)行分析，寫出分析報告上報。（五）各職能部門兼職檔案人員應(yīng)建立文件歸檔移交臺帳。十三、檔案數(shù)據(jù)維護(hù)制度（一）嚴(yán)格按檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)范圍建庫，不得將涉密信息貯存數(shù)據(jù)庫；（二）指定信息組織系統(tǒng)專人對系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)；（三）建庫應(yīng)嚴(yán)格操作程序，一個月進(jìn)行一次備份，并刻錄光盤；（四）復(fù)制系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫嚴(yán)格審批手續(xù)，報批允許后指定專人復(fù)制，并作好登記。（五）加強(qiáng)對備份數(shù)據(jù)的保護(hù)，經(jīng)常檢查。十四、檔案庫房管理制度（一）非檔案工作人員不得進(jìn)入檔案庫房。（二）庫房技術(shù)管理應(yīng)貫徹。“以防為主，防治結(jié)合”原則，切實(shí)做好防火、防盜、防光、防塵、防有害生物、防高溫、防潮濕、防污染等工作。（三）庫房不宜采用自然光源，宜用白熾燈用作照明，不超過100勒克斯，有外窗時應(yīng)有窗簾遮陽。（四）檔案庫房應(yīng)配備溫、濕度控制和調(diào)節(jié)設(shè)備，其溫度應(yīng)控制在14℃-24℃，相對濕度應(yīng)控制在45%-60%。溫濕度超標(biāo)應(yīng)啟用除濕機(jī)、空調(diào)機(jī)，并每日早晚兩次在系統(tǒng)中記錄溫濕度及其他信息。（五）保持庫房清潔衛(wèi)生，檔案柜內(nèi)設(shè)置除蟲藥劑（樟腦精）并時常檢查藥劑消耗情況，以補(bǔ)充新的藥劑。（六）檔案柜應(yīng)與墻壁保持一定距離，柜背與墻壁不少于10厘米，柜間通道不少于60厘米，通道應(yīng)為迂回式，以便通風(fēng)和開柜利用。（七）在檔案庫房入口處統(tǒng)一設(shè)置檔案存放平面示意圖，檔案柜應(yīng)有統(tǒng)一的反映存放檔案內(nèi)容的標(biāo)牌。（八）下班前30分鐘應(yīng)關(guān)閉總電源和各電器（除濕機(jī)、空調(diào)機(jī)、換氣扇、照明燈）電源，關(guān)好門窗，方可離開。十五、檔案保密制度認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國保密法》和總部保密規(guī)定，遵守國家保密制度和保密紀(jì)律，維護(hù)檔案的完整和安全。為切實(shí)貫徹《檔案法》，防止檔案泄密，特制定本制度。（一）檔案工作人員必須堅(jiān)持保密原則，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。一切尚未公布的文件材料和檔案都要注意保密，不準(zhǔn)盜竊、出賣秘密和口頭泄密。對造成泄密事件的責(zé)任者，及時上報，按有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)肅處理；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（二）對有密級的檔案僅限本單位內(nèi)部查閱，且須經(jīng)分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽署后，按批準(zhǔn)范圍提供使用，只限于在檔案閱覽室查閱。（三）任何人不得攜帶涉密檔案或其復(fù)制件外出參觀、游覽、探親訪友和出入其他不利于檔案保密的場所。（四）在對外經(jīng)濟(jì)交流中，要堅(jiān)持內(nèi)外有別的原則。不得向境外人員傳播和提供有密級的檔案和數(shù)據(jù)等。（五）定期鑒定密級，機(jī)密文件檔案須標(biāo)明密別。（六）絕密、機(jī)密檔案要經(jīng)常查對，以免差錯，發(fā)現(xiàn)丟失要及時報告有關(guān)部門妥善處理。（七）文件的整理、立卷、歸檔、銷毀應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定程序進(jìn)行。各部門（分廠）的文件不得自行處理，防止失密泄密。（八）重要崗位行政人員，工程技術(shù)人員，檔案工作人員需與單位簽署保密協(xié)議。十六、檔案利用查閱制度（一）凡公司員工因工作、學(xué)習(xí)需要查借閱檔案材料的，一般性文件材料由其直屬部門負(fù)責(zé)人及綜合檔案室簽批即可利用；有密級的檔案由部門負(fù)責(zé)人審核，單位分管副總經(jīng)理及以上級別領(lǐng)導(dǎo)審批后方可利用；絕密重要的檔案材料由總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）本公司的檔案材料原則上不對外單位提供利用，如確因工作需要查閱本公司檔案的，須持有其單位介紹信，并經(jīng)本公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按本公司查（借）閱檔案審批程序進(jìn)行。（三）查借閱檔案者必須填寫查（借）閱檔案審批單。（見表4）（四）利用者歸還檔案時，檔案員應(yīng)在系統(tǒng)里辦理歸還手續(xù)，并認(rèn)真填寫《檔案利用效果登記表》。（五）網(wǎng)上查閱檔案由集團(tuán)檔案管理部門和本公司檔案室根據(jù)不同部門和職位統(tǒng)一設(shè)置查閱限權(quán)。（六）查借檔案者，必須愛護(hù)檔案，不得將卷拆散、撕頁、涂改、批注、摘抄、損壞。借出的檔案應(yīng)妥善保管好，不得轉(zhuǎn)借、遺失；未經(jīng)許可不得拍照、復(fù)印、摘抄，否則視情節(jié)追究責(zé)任。如造成泄密，按企業(yè)保密條例追究責(zé)任外，同時按情節(jié)予以經(jīng)濟(jì)處罰。（七）借出的檔案，檔案借閱最長不超過7天，到期后仍需利用的，重新辦理借閱手續(xù)。退還檔案時，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)面核點(diǎn)，確認(rèn)無誤后方可注銷登記，如發(fā)現(xiàn)有缺頁、缺卷、損壞、刪改、剪貼、拆散等現(xiàn)象，應(yīng)立即追查處理。（八）檔案材料不準(zhǔn)代借或轉(zhuǎn)借，借出的檔案應(yīng)按保密制度妥善保管。（九）凡外出工作或調(diào)離本企業(yè)的員工，外出和調(diào)離前必須歸還所借檔案，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。（十）檔案丟失者，應(yīng)及時提出丟失報告，在沒有作出處理前停止借閱。（十一）檔案人員必須及時進(jìn)行查借閱檔案的登記，及時做好統(tǒng)計與統(tǒng)計分析工作。（十二）工作室內(nèi)不準(zhǔn)吸煙、吐痰、亂丟紙屑，保持室內(nèi)清潔與安靜。表4：查（借）閱檔案審批單查（借）閱者姓名單位（部門）借閱時間歸還時間借閱內(nèi)容借閱目的檔案類型電子檔案實(shí)物檔案借閱方式查看摘抄復(fù)制借出預(yù)計收回時間借閱效果備注檔號文件題名查（借）閱檔案部門領(lǐng)導(dǎo)意見檔案部門分管領(lǐng)導(dǎo)意見單位分管領(lǐng)導(dǎo)意見十七、特種載體檔案管理制度（一）特種載體檔案歸檔內(nèi)容（二）特種載體檔案是指公司各職能部門（分廠）在各項(xiàng)活動中形成的，具有保存價值的照片，錄像帶、錄音帶、縮微膠片、計算機(jī)磁盤、獎狀、獎杯、錦旗、合格證、證書等特殊載體的檔案材料。（三）特種載體檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。（四）綜合檔案室負(fù)責(zé)特種載體歸檔、編號、保管、借閱等各項(xiàng)管理工作。（五）特種載體檔案的歸檔范圍與要求按《浙江金剛汽車有限公司歸檔范圍及保管期限表（征求意見稿）》執(zhí)行。（六）特種載體檔案的整理與分類編號見《浙江金剛汽車有限公司檔案管理操作規(guī)程（征求意見稿）》。（七）特種載體檔案的保管，保管的特種載體檔案要定期清點(diǎn)、除塵、保持整潔，要注意防光，避免物品退色，保證完好無損。（八）貴重特種載體檔案原件一般在庫房內(nèi)參觀。（九）對于損壞珍貴特種載體檔案者，要視情節(jié)予以經(jīng)濟(jì)或責(zé)任處罰。十八、底圖管理制度（一）底圖歸檔要求1、歸檔底圖應(yīng)署名齊全，符合制度規(guī)定，以確保底圖的完整、正確和齊全。2、底圖圖面要求字跡端正、線條清晰，紙張完成、文字圖形均用繪圖墨水或碳素墨水書寫。3、底圖四邊要軋邊、平放在底圖柜內(nèi)，防止撕裂、損壞，嚴(yán)禁折疊。藍(lán)圖按4#手風(fēng)琴式折疊后盒裝成冊豎著存放。4、檔案人員負(fù)責(zé)對底圖進(jìn)行整理檢查，防止霉變、蟲蛀、褪色等損壞變質(zhì)情況，對已損壞的底圖應(yīng)及時修補(bǔ)、復(fù)制。5、檔案管理人員編制正確清楚的底圖目錄。6、一經(jīng)歸檔的底圖，任何人無權(quán)隨便更改圖紙內(nèi)容，特別是在生產(chǎn)進(jìn)行中的產(chǎn)品圖、工藝圖等，必須嚴(yán)格執(zhí)行底圖管理制度。7、歸檔底圖除修改、送曬外，一般不能外借或隨意取走，送曬藍(lán)圖時，檔案人員應(yīng)做好底圖出庫的登記工作。8、對已歸檔的產(chǎn)品、工藝、工裝、量具等底、藍(lán)圖以及工藝文件、技術(shù)資料的修改，由資料產(chǎn)生部門填寫“產(chǎn)品圖樣、工藝技術(shù)更改通知書”并由負(fù)責(zé)人審閱，批準(zhǔn)交有關(guān)部門修改。由檔案人員根據(jù)該通知書及時修改底、藍(lán)存檔案圖紙（包括工藝文件、技術(shù)資料）。9、作廢的圖紙應(yīng)注明新圖號的編號，根據(jù)需要另行保管。（二）底圖的修改、補(bǔ)充1、修改已歸檔的圖紙，必須經(jīng)過總工程師批準(zhǔn)的圖紙更改單。2、修改內(nèi)容較少時，可直接在圖面“杠改”、“刮改”或者發(fā)送“變更通知單”。采用“杠改”、“刮改”時應(yīng)在修改處標(biāo)注“修改標(biāo)記”。3、修改內(nèi)容較多時，應(yīng)另出新圖代替，將原來圖紙作廢，新圖列入原目錄，并注明所代替的原圖圖號，作廢的圖紙應(yīng)注明新圖的編號，另行保管。4、整個保管單位內(nèi)圖紙作廢，由新圖代替時，應(yīng)重新編制保管單位的編號，并且注明原保管單位編號。原保管單位標(biāo)注新保管單位的編號后，根據(jù)需要另行保管。5、修改后的底圖要入庫。必須認(rèn)真檢查修改、補(bǔ)充情況，保持底藍(lán)圖的一致性。十九、產(chǎn)品檔案管理制度（一）產(chǎn)品檔案管理內(nèi)容。1、產(chǎn)品檔案是在產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)計、試制、生產(chǎn)過程中形成的，具有查考作用的圖紙、圖表、照片、文字材料等。2、產(chǎn)品檔案是整個企業(yè)檔案的核心部分，由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。3、綜合檔案室負(fù)責(zé)產(chǎn)品檔案的歸檔、組卷、保管、借閱、利用等工作。（二）產(chǎn)品檔案歸檔要求1、歸檔范圍與保管期限歸檔范圍及保管期限按《浙江吉利控股集團(tuán)歸檔范圍及保管期限表（征求意見稿）》執(zhí)行。2、歸檔要求產(chǎn)品檔案的歸檔工作由各業(yè)務(wù)技術(shù)部門（檔案形成部門）負(fù)責(zé)。各技術(shù)部門在日常的管理工作中要做好平時的檔案積累工作，工作結(jié)束或告一段落，及時將文件材料收集齊全，并加以系統(tǒng)整理，要求如下：紙質(zhì)優(yōu)良（幅面）整齊。圖樣清晰、字跡清楚，禁用圓珠筆、鉛筆等書寫。內(nèi)容完整、齊全。收集齊全的文件材料移交綜合檔案室由檔案部門填寫移交目錄一式二份，雙方簽字，并各執(zhí)一份。（三）產(chǎn)品檔案管理1、檔案的文件材料，由綜合檔案室專人負(fù)責(zé)及時進(jìn)行系統(tǒng)整理，在保持產(chǎn)品的有機(jī)聯(lián)系基礎(chǔ)上進(jìn)行分類、組卷、編目等工作。2、定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)破損等現(xiàn)象，及時進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，做到帳物相符。3、密級檔案嚴(yán)加保管，維護(hù)其安全。4、排架整齊、合理、美觀。二十、科研檔案管理制度（一）科研文件的形成和歸檔要求科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像、文字材料等各種形式載體的歷史記錄。1、科研檔案的形成項(xiàng)目承擔(dān)部門，要按照科研工作程序，在項(xiàng)目鑒定以后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將整個科研活動中形成的全部文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地移交檔案室。2、科研檔案的歸檔范圍及保管期限歸檔范圍及保管期限按《浙江吉利控股集團(tuán)歸檔范圍及保管期限表（征求意見稿）》執(zhí)行。（二）科研文件材料的歸檔要求1、科技文件材料形成部門，在每一科研項(xiàng)目開始，就應(yīng)做好檔案的“預(yù)立卷”工作。將各階段形成的文件材料系統(tǒng)、完整地收集起來，妥善保存。2、嚴(yán)禁出現(xiàn)圓珠筆書寫。3、本單位形成的文件必須是原件。4、專題負(fù)責(zé)人要按立卷標(biāo)題，將項(xiàng)目完成或告一段落形成的全部檔案按項(xiàng)目不同階段加以系統(tǒng)整理，及時送交檔案室。由綜合檔案室填寫檔案移交目錄一式二份。雙方簽字，并各執(zhí)一份。（三）科研檔案的管理1、科研文件形成后，由檔案室專人負(fù)責(zé)及時進(jìn)行系統(tǒng)整理，在保持檔案的有機(jī)聯(lián)系基礎(chǔ)上進(jìn)行分類、組卷、編目等工作。2、定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)破損等現(xiàn)象，及時進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制、做到帳物相符。3、密級檔案嚴(yán)加保管，維護(hù)其安全。4、排架整齊、合理、美觀。二十一、設(shè)備檔案管理制度（一）設(shè)備（儀器）檔案的形成與歸檔1、設(shè)備（儀器）檔案指自制、外購、引進(jìn)設(shè)備（儀器）在設(shè)計、安裝、調(diào)試、驗(yàn)收、使用、維修過程中形成的具有保存價值的圖樣和文件材料等。2、設(shè)備文件材料的歸檔范圍和保管期限按《浙江吉利控股集團(tuán)歸檔范圍及保管期限表（征求意見稿）》執(zhí)行。（二）設(shè)備（儀器）文件材料的歸檔要求1、各部門兼職檔案員（設(shè)備員）分別負(fù)責(zé)部門的設(shè)備在使用、維修過程中形成的圖紙、報表、文字材料等收集積累工作，定期向綜合檔案室移交。2、外購、引進(jìn)的列為固定資產(chǎn)的設(shè)備，由檔案人員參加開箱驗(yàn)收，同時接收隨機(jī)資料，部門保留復(fù)制件。3、自制設(shè)備在試制完成后，由設(shè)備部門負(fù)責(zé)收集全部材料，及時送交綜合檔案室。（三）設(shè)備檔案的管理1、設(shè)備檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理。2、設(shè)備（儀器）檔案的交接要按規(guī)定手續(xù)辦理。3、保持檔案的有機(jī)聯(lián)系、組卷合理。4、密級檔案嚴(yán)加保管，維護(hù)其安全性。5、排架整齊、合理、美觀。二十二、基本建設(shè)檔案管理制（一）基本建設(shè)檔案的形成與歸檔1、基本建設(shè)檔案是指從基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、設(shè)計、施工到竣工投產(chǎn)交付使用全過程中形成中的，具有保存價值的圖紙、圖表等文件材料。2、項(xiàng)目建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位應(yīng)在項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評價、計劃安排、勘測、設(shè)計、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工投產(chǎn)、交付使用整個過程中，同時做好該項(xiàng)目文件材料的形成、積累工作。3、職能部門負(fù)責(zé)所有基建項(xiàng)目所形成的文件材料，隨時做工好收集、積累工作，包括與該項(xiàng)目有關(guān)的各設(shè)計、施工部門所有形成的文件。當(dāng)項(xiàng)目完成告一段落后及時進(jìn)行歸檔。4、基本建設(shè)文件材料的歸檔范圍和保管期限按《浙江吉利控股集團(tuán)歸檔范圍及保管期限表（征求意見稿）》執(zhí)行。（二）基本建設(shè)歸檔的要求1、基本建設(shè)項(xiàng)目竣工時，必須有檔案人員參加，同時接收項(xiàng)目形成的全部具有保存價值的文件材料，如歸檔材料不符合要求，工程不得予以竣工、決算。2、施工圖無大的變更時，可在原施工圖上補(bǔ)制、個性或附設(shè)計通知單和施工說明，再由工程技術(shù)人員和有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字蓋章，并加蓋“竣工章”。對變更較大、不易在原施工圖上修改、補(bǔ)充的，應(yīng)重新繪制竣工圖，并保證與竣工實(shí)際情況相符，加蓋“竣工章”。3、要求書寫工整、字跡清晰、禁用圓珠筆。4、文字材料齊全、完整、準(zhǔn)確、發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確或有遺漏，及時進(jìn)行修改、補(bǔ)充。5、文件材料歸檔時，由移交部門填寫移交清單一式二份，雙方各執(zhí)一份。（三）基本建設(shè)檔案的管理1、基本建設(shè)檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，必須集中統(tǒng)一管理。2、歸檔的文件材料，由檔案室專人負(fù)責(zé)系統(tǒng)的整理、組卷、編目、裝盒、上架。3、排架合理、有序、美觀便于查找。

電子檔案管理制度為了加強(qiáng)中隊(duì)電子文件歸檔管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和有效開發(fā)利用，更好地為中隊(duì)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)文件規(guī)定，結(jié)合本隊(duì)實(shí)際，特作如下規(guī)定：一、建立與健全電子文件的管理體制和工作職責(zé)1．電子文件是開設(shè)的一種獨(dú)立的檔案門類和載體，它和其他檔案一樣，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。電子文件從形式到歸檔的管理過程中2．電子文件應(yīng)按制度嚴(yán)格要求，妥善管理，確保其不散失、不損毀、不失真，從而保證電子文件的完整、真實(shí)和有效利用。3．電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案室要配備與業(yè)務(wù)部門兼容的計算機(jī)系統(tǒng)，使歸檔的電子文件能有效機(jī)讀。檔案人員應(yīng)忠于職守，熟練地掌握計算機(jī)系統(tǒng)的使用技能，組織編制歸檔電子文件的各種檢索工具，積極主動提供服務(wù)，充分發(fā)揮歸檔電子文件的作用。二、電子文件的歸檔方式1．電子文件的歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，根據(jù)本隊(duì)工作實(shí)際，現(xiàn)強(qiáng)調(diào)物理歸檔。2．根據(jù)歸檔要求，在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時打上相應(yīng)的標(biāo)記；把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄在相應(yīng)的文件中；辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔，把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件進(jìn)行分類（信息類和環(huán)境類）組盤。填寫必要著錄項(xiàng)目，編制機(jī)讀記錄和要存放載體的編號。3．歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具，其基本著錄項(xiàng)目為：序號、題名、責(zé)任者、文號、每份文件機(jī)讀時間及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等著錄內(nèi)容，歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國家檔案著錄規(guī)則基本要求。三、電子文件的移交與保管1．入庫的電子檔案，每兩年要機(jī)讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題及進(jìn)補(bǔ)救。２．隨著計算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對庫存電子檔案進(jìn)行同步更新復(fù)制、復(fù)制或補(bǔ)救新版本，舊版或有問題的載體仍需保存三年。３．保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備，四、電子文件的提供和利用1．封存的電子檔案不外借，利用時使用復(fù)制件，聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。2．銷毀電子檔案，需經(jīng)本單位檔案鑒定小組、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，編制銷毀清冊，監(jiān)銷人、銷毀人簽名蓋章。江陰市**機(jī)械有限公司環(huán)保檔案管理制度一、目的為加強(qiáng)本公司環(huán)保檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司環(huán)境體系服務(wù)，特制定本制度。二、適用范圍適用于公司所有與環(huán)保相關(guān)的資料，包括重要的會議材料，建設(shè)項(xiàng)目環(huán)境影響報告表和“三同時”資料，環(huán)保設(shè)備維護(hù)記錄，公司“三廢”和噪聲的檢測報告，與第三方的簽訂的協(xié)議以及法律法規(guī)等外來文件等。三、職責(zé)3.1、環(huán)保部負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目環(huán)境影響報告和“三同時”的報批、整理以及公司環(huán)境保護(hù)方面的資料的收集、登記、保管；3.2、設(shè)備部負(fù)責(zé)及時提交《危險固廢出入登記表》和環(huán)保設(shè)備維護(hù)記錄；3.3、行政部負(fù)責(zé)提供外部相關(guān)方提供的外來文件；3.4、后勤部負(fù)責(zé)生活垃圾處理協(xié)議和處理記錄；四、歸檔要求4.1各相關(guān)部門歸檔要求設(shè)備部、行政部、后勤部等相關(guān)部門在處理好環(huán)保相關(guān)事項(xiàng)后，需按照以下幾點(diǎn)要求對檔案進(jìn)行整理，整理完畢一周內(nèi)提交給環(huán)保部進(jìn)行統(tǒng)一管理：4.1.1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。4.1.2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。4.1.3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別存放在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。4.2環(huán)保部檔案管理4.2.1、不同年度的文件一般不得放在一起存檔；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年存檔；跨年度的會議文件放在會議開幕年。4.2.2、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。4.2.3、檔案文件統(tǒng)一用文檔盒進(jìn)行存放，文檔盒標(biāo)簽需按照公司的“文檔盒標(biāo)簽”要求進(jìn)行編輯打印，文檔盒按照年度、內(nèi)容進(jìn)行排放。五、檔案的借用5.1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，保密文檔需部門總監(jiān)批準(zhǔn)才可借閱。5.2、檔案借閱的最長期限為兩周，對借出檔案，環(huán)保部人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)報告報環(huán)保部經(jīng)理處理。5.3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責(zé)任。5.4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。5.5、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。5.6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。5.7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知環(huán)保部人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。六、發(fā)放范圍文本文件發(fā)放至環(huán)保部、設(shè)備部、行政部、后勤部，電子檔文本以只讀方式在系統(tǒng)上共享。江陰市**機(jī)械有限公司2017年1月20日公司檔案編號規(guī)則一、目的為了規(guī)范公司檔案管理，在整理和管理檔案過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼，檔號是存取檔案的標(biāo)記，并且有統(tǒng)計監(jiān)督作用。本規(guī)則規(guī)定了企業(yè)檔案的分類整理、類目標(biāo)識、檔號編制及編制檢索工具的一般方法和要求。二、檔案編號規(guī)則檔案編號：由四個部分組成，分別是一級目錄、二級目錄、三級目錄（年月）、流水號1、一級目錄根據(jù)企業(yè)的情況，一級目錄以部門為劃分例如：人事部（RS）、財務(wù)部(CW)、物流部(WL)。2、二級目錄以檔案的類別為劃分：取類別的拼音的首個字母。如：項(xiàng)目（XM）、合同（HT）3、三級目錄（年月）因考慮到很多檔案都是日累月積的，并且查找的時候也大多是以時間為依據(jù)的，故取文件形成