用友軟件系統(tǒng)操作說明

用友軟件系統(tǒng)操作闡明一、系統(tǒng)的運行環(huán)境運行環(huán)境的設(shè)立對系統(tǒng)運行來講，無疑是至關(guān)重要的。下面我們分別闡明系統(tǒng)運行的硬件環(huán)境和軟件環(huán)境，最后是我們的建議環(huán)境。 系統(tǒng)運行的硬件環(huán)境 系統(tǒng)運行的環(huán)境系統(tǒng)運行的建議環(huán)境注意：不要用減號“－”等特殊字符作為機器名。安裝產(chǎn)品之前請將金山毒霸的防火墻和時時監(jiān)控系統(tǒng)關(guān)閉。（一）系統(tǒng)運行的硬件環(huán)境單顧客版主機:P3或以上內(nèi)存:64兆或以上硬盤:4G或以上鼠標:原則系列鼠標顯示屏:Windows系統(tǒng)支持的顯示屏,可顯示256色打印機:Windows9x、WindowsNtServer/Workstation4.0、Win支持的各類打印機網(wǎng)絡(luò)版網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器:主機P3或以上，內(nèi)存256兆或以上，其它同單機規(guī)定。工作站:同單機規(guī)定。（二）系統(tǒng)運行的環(huán)境 客戶端:中文win98二版、WindowsProfessional+Sp4、中文winnt4.0、WindowsServer+Sp4、WindowsADServer+Sp4、WindowsXP+Sp2、WindowsServer 服務(wù)器端:WindowsServer+Sp4、WindowsServer、WindowsADServer+Sp4 數(shù)據(jù)庫環(huán)境:MSDE+MSDECriticalUpdate（核心更新） 網(wǎng)絡(luò)合同:TCP/IP、DCOM（三）建議環(huán)境 主機:P350或以上 內(nèi)存:128兆或以上 硬盤:10G或以上 鼠標:原則系列鼠標 顯示屏:Windows系統(tǒng)支持的顯示屏,可顯示256色 打印機:Windows9x、WindowsNtServer/Workstation4.0、Win支持的各類打印機二、如何使用系統(tǒng)（一）系統(tǒng)管理概述本網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件與傳統(tǒng)的財務(wù)軟件產(chǎn)品有著根本的不同,它是由多個產(chǎn)品構(gòu)成，各個產(chǎn)品之間互相聯(lián)系，數(shù)據(jù)共享，完整實現(xiàn)財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化的管理。而傳統(tǒng)的財務(wù)軟件產(chǎn)品則往往強調(diào)集成，全部的功效都集成在一種產(chǎn)品之中，產(chǎn)品和產(chǎn)品之間不能進行數(shù)據(jù)交流和數(shù)據(jù)共享。由于本網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件所含的各個產(chǎn)品是為同一種主體的不同方面服務(wù)的，并且產(chǎn)品與產(chǎn)品之間互相聯(lián)系、數(shù)據(jù)共享，因此，就規(guī)定這些產(chǎn)品含有以下特點： 含有公用的基礎(chǔ)信息 擁有相似的賬套和年度賬 操作員和操作權(quán)限集中管理 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共用一種數(shù)據(jù)庫。要想滿足上述規(guī)定，就要設(shè)立一種獨立的產(chǎn)品模塊，也就是系統(tǒng)管理模塊，來對所屬的各個產(chǎn)品進行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護。具體來說，系統(tǒng)管理模塊重要能夠?qū)崿F(xiàn)以下功效： 對賬套的統(tǒng)一管理，涉及建立、修改、引入和輸出。 對賬套中年度賬的統(tǒng)一管理，涉及建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)。 對操作員及其權(quán)限的統(tǒng)一管理以及設(shè)立統(tǒng)一的安全機制，涉及數(shù)據(jù)庫的備份、功效列表和上機日志等。與此相適應(yīng)，在下屬的各個產(chǎn)品中就不再做這些操作了，它們將重要集中于本身的業(yè)務(wù)操作。 操作流程如何注冊進入系統(tǒng)管理如何變化密碼設(shè)立操作員建立賬套設(shè)立操作員建立賬套設(shè)定賬套主管與否啟用賬套以賬套主管的身份注冊進入系統(tǒng)管理啟動子系統(tǒng)設(shè)立操作員權(quán)限安裝啟動系統(tǒng)管理以系統(tǒng)管理員身份注冊進入系統(tǒng)管理否是建立年度賬建立年度賬購銷存、核算結(jié)轉(zhuǎn)上年固定資產(chǎn)結(jié)轉(zhuǎn)上年工資系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)上年應(yīng)收應(yīng)付結(jié)轉(zhuǎn)上年總賬系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)上年新顧客操作流程：如何注冊進入系統(tǒng)管理【操作環(huán)節(jié)】⒈顧客運行本軟件系統(tǒng)管理。⒉點取功效菜單【系統(tǒng)】下的【注冊】,在這里，系統(tǒng)允許顧客能夠以系統(tǒng)管理員的身份，也能夠以賬套主管的身份注冊進入系統(tǒng)管理。⒊系統(tǒng)管理員負責整個系統(tǒng)的維護工作。以系統(tǒng)管理員身份注冊進入，便能夠進行賬套的管理(涉及賬套的建立、引入和輸出)，以及操作員及其權(quán)限的設(shè)立。⒋賬套主管負責所選賬套的維護工作。顧客可根據(jù)所設(shè)立的賬套主管，在賬套欄目選擇所對應(yīng)的賬套，點擊〖擬定〗按鈕，便能夠進行所選賬套的修改和所含年度賬的管理（涉及創(chuàng)立、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)），以及操作員權(quán)限的設(shè)立。如何變化密碼【操作環(huán)節(jié)】⒈登錄時，在密碼欄目中輸入對的的密碼，然后將“改密碼”欄目設(shè)立為選中，點擊〖擬定〗按鈕。⒉顧客輸入新的口令，并進行確認。（二）如何使用配備和注銷功效系統(tǒng)管理能夠?qū)ο到y(tǒng)的數(shù)據(jù)進行自動備份，以增強系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。顧客能夠通過系統(tǒng)管理中的配備功效，來對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份方式進行設(shè)立，使之能更加好地滿足顧客的使用規(guī)定?！静僮鳝h(huán)節(jié)】⒈顧客注冊進入系統(tǒng)管理，顧客點取功效菜單【系統(tǒng)】下的【配備】。⒉顧客能夠在界面上進行以下的設(shè)立： 指定備份途徑顧客能夠在界面上指定系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份途徑，系統(tǒng)默認的途徑為：c:\windows\system\ufsystem\backup。 指定自動卸載時間所謂自動卸載是指系統(tǒng)管理中沒有任何功效任務(wù)登錄的時間超出一種固定值，系統(tǒng)管理便自動終止服務(wù)，自動卸載下來。這個固定時間段能夠由顧客在界面中自行指定，范疇是5?0分鐘。細節(jié)：顧客進入系統(tǒng)時，系統(tǒng)將自動檢查此時的數(shù)據(jù)庫，如果有問題，則系統(tǒng)將自動恢復(fù)近來備份的數(shù)據(jù)庫，方便使顧客的損失達成最小;如果沒有問題，則系統(tǒng)自動將此時的數(shù)據(jù)庫備份到顧客指定的備份途徑下。⒊以上設(shè)立完畢后，點擊〖擬定〗按鈕，表達確認；如想放棄，則點擊〖放棄〗按鈕。如何使用注銷功效“注銷”事實上就是將舊操作員的注冊注銷掉，進行新的操作員注冊，也就是重新注冊。具體辦法是：顧客注冊進入系統(tǒng)管理，點取功效菜單【系統(tǒng)】下的【注銷】即可。（三）設(shè)立備份計劃顧客能夠通過系統(tǒng)管理中的【設(shè)立備份計劃】功效，由客戶設(shè)立自動備份計劃，系統(tǒng)管理根據(jù)這些設(shè)立定時進行自動備份解決，以增強系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性，同時增強自動解決事務(wù)能力，能夠在不解決日常業(yè)務(wù)的時間里進行此項工作。顧客注冊進入系統(tǒng)管理，顧客點取功效菜單【系統(tǒng)】下的【設(shè)立備份計劃】，輸出"備份計劃設(shè)立"界面。【操作闡明】增加備份設(shè)立計劃點擊〖增加〗按鈕，顯示"增加備份計劃"界面，按欄目闡明選擇輸入有關(guān)的備份條件；選擇系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份途徑和要備份的賬套或年度賬；點擊〖增加〗按鈕，保存設(shè)立。查詢備份日志具體狀況在"備份計劃設(shè)立"界面，點擊〖日志〗按鈕，可查詢備份的具體狀況。設(shè)立輸入輸出時的臨時途徑點擊〖途徑〗按鈕，可設(shè)立備份輸出或恢復(fù)賬套時的途徑?！緳谀筷U明】 計劃編號：最大不能超出12各字符。 計劃名稱：最大不能超出50個字符，不能為空，不能輸入非法字符，能夠隨時修改。 備份類型：有賬套備份和年度備份兩種選擇。賬套備份：當選擇賬套備份時系統(tǒng)自動將系統(tǒng)中已經(jīng)存在的賬套顯示出來，顧客選擇需要備份的賬套號。年度備份：當選擇年度賬備份時系統(tǒng)自動將系統(tǒng)表中已經(jīng)存在的年度賬顯示出來，顧客能夠選擇需要備份的年度賬。注意已經(jīng)設(shè)立了備份計劃、且該計劃正在啟用的賬套不能再次被選擇；選擇賬套備份時一次能夠選擇多個賬套號，且必須確保有一種賬套號，能夠隨時修改選擇的賬套號。已經(jīng)設(shè)立了備份計劃、且該計劃正在啟用的年度賬不能再次被選擇；選擇年度賬備份時一次能夠選擇多個賬套的年度賬，且必須確保有一種賬套的年度賬，能夠隨時修改選擇的年度賬。 發(fā)生頻率：單選項，只能在每天、每七天、每月中選擇一項。每天選擇每天進行備份時，需要設(shè)立每幾天備份一次，能夠設(shè)立的天數(shù)為不不大于等于1的整數(shù)，不能為空，能夠隨時修改。每七天選擇每七天進行備份時，需要設(shè)立每幾周備份一次，能夠設(shè)立的周數(shù)為不不大于等于1的整數(shù)，不能為空，能夠隨時修改。每月必須設(shè)立，能夠隨時修改。 發(fā)生天數(shù)：指在每月、周的第幾天開始備份。 備份途徑：備份文獻寄存途徑能夠選擇一種本機或者網(wǎng)絡(luò)途徑寄存?zhèn)浞輸?shù)據(jù)文獻。對應(yīng)每一種賬套（年度賬套）系統(tǒng)自動保存最新的兩份數(shù)據(jù)備份文獻。系統(tǒng)自動根據(jù)設(shè)立的途徑對應(yīng)每一種賬套或年度賬套建立子目錄。 保存天數(shù)：刪除舊備數(shù)據(jù)份的天數(shù)，以系統(tǒng)時間為準。 有效觸發(fā)：如引網(wǎng)絡(luò)或數(shù)據(jù)沖突無法備份時，以備份開始時間為準，在有效觸發(fā)小時的范疇內(nèi)，系統(tǒng)可重復(fù)重新備份，直到備份完畢。數(shù)據(jù)升級升級SOLServer數(shù)據(jù)選擇需要升級的"現(xiàn)在機器的賬套"和"現(xiàn)在賬套的年度"，點擊〖確認〗按鈕，系統(tǒng)開始對所選賬套進行升級。提示：賬套升級前應(yīng)已做數(shù)據(jù)備份。已升級的賬套可不用重新升級。三、系統(tǒng)啟用本功效用于系統(tǒng)的啟用。要對某個系統(tǒng)操作必須先調(diào)用此功效。進入系統(tǒng)啟用：顧客創(chuàng)立一種新賬套后，自動進入系統(tǒng)啟用界面，顧客能夠一氣呵成的完畢創(chuàng)立賬套和系統(tǒng)啟用?；蛘哂深櫩蚚系統(tǒng)管理_賬套_啟用]進入，進行系統(tǒng)啟用的設(shè)立?！静僮鳝h(huán)節(jié)】選擇要啟用的系統(tǒng)，在方框內(nèi)打勾，只有賬套主管有系統(tǒng)啟用權(quán)限；在啟用會計期間內(nèi)輸入啟用的年、月數(shù)據(jù)；顧客按〖確認〗按鈕后，保存本次的啟用信息，并將現(xiàn)在操作員寫入啟用人?！鞠到y(tǒng)啟用的約束條件】各系統(tǒng)的啟用會計期間均必須不不大于等于賬套的啟用期間。如果總賬先啟，購銷存的啟用月應(yīng)不不大于總賬的已結(jié)賬月。如果總賬先啟，工資、固定資產(chǎn)的啟用月必須不不大于等于總賬的未結(jié)賬月。注意：對于啟用了存貨核算（已期初記賬），但是沒有啟用購銷存的老顧客數(shù)據(jù)，在啟用購銷存時，系統(tǒng)將自動彈出購銷存升級提示界面，并對原數(shù)據(jù)進行升級。 在升級之前，需要注意下列事項：1、請確認已做好數(shù)據(jù)備份；2、請確認已將上月存貨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入完整，并已月末結(jié)賬，在本會計月，全部業(yè)務(wù)尚未解決；3、購銷存啟用后，在原存貨系統(tǒng)錄入的期初數(shù)據(jù)以及出、入庫單據(jù)將作為購銷存產(chǎn)品的期初數(shù)據(jù)；4、購銷存啟用后：原存貨系統(tǒng)錄入的全部單據(jù)將不允許被修改、刪除；5、購銷存啟用后：原存貨系統(tǒng)錄入的采購入庫單在核算系統(tǒng)記賬、生成憑證時，以采購結(jié)算單的形式進行記賬、生成憑證；后來購銷存系統(tǒng)新增的采購入庫單在采購結(jié)算前，在核算系統(tǒng)記賬、生成憑證時，以暫估入庫單形式記賬、生成憑證；暫估入庫單在核算系統(tǒng)月末結(jié)帳或暫估解決時，根據(jù)核算系統(tǒng)的核算業(yè)務(wù)范疇設(shè)立中的暫估方式的不同，將會在核算的明細帳中生成對應(yīng)的紅字回沖單、藍字回沖單或者入庫調(diào)節(jié)單。而以采購結(jié)算單形式記賬時不會產(chǎn)生這些單據(jù)；6、購銷存啟用后，原存貨系統(tǒng)提供的與總賬系統(tǒng)對賬功效將會取消，如果顧客需要查詢有關(guān)科目的賬表，請在總賬系統(tǒng)中查詢有關(guān)科目賬；7、購銷存啟用后，購銷存模塊將會置為啟用狀態(tài)。提示： 普及版不提供購銷存（采購、銷售、庫存）模塊四、如何進行賬套管理（一）如何建立一種賬套在運行系統(tǒng)之前，首先要新建本單位的賬套。【操作環(huán)節(jié)】⒈顧客在系統(tǒng)管理界面單擊【賬套】項，系統(tǒng)自動拖出下級菜單，再將鼠標移動到【建立】上，單擊鼠標則進入建立新單位賬套的功效。⒉第一步：輸入賬套信息。用于統(tǒng)計新建賬套的基本信息，涉及已存賬套、賬套號、賬套名稱、賬套途徑、啟用會計期和會計期間設(shè)立。界面中的各欄目闡明以下： 已存賬套系統(tǒng)將現(xiàn)有的賬套下列拉框的形式在此欄目中表達出來，顧客只能參考，而不能輸入或修改。 賬套號用來輸入新建賬套的編號，顧客必須輸入。 賬套名稱用來輸入新建賬套的名稱，顧客必須輸入。 賬套途徑用來輸入新建賬套所要被放置的途徑，顧客必須輸入，但能夠參考輸入。 啟用會計期用來輸入新建賬套將被啟用的時間，具體到“月”，顧客必須輸入。 會計期間設(shè)立顧客在輸入“啟用會計期”后，用鼠標點擊〖會計期間設(shè)立〗按鈕，彈出會計期間設(shè)立界面。系統(tǒng)根據(jù)前面“啟用會計期”的設(shè)立，自動將啟用月份以前的日期的背景色設(shè)為藍色，標記為不可修改的部分;而將啟用月份后來的日期（僅限于各月的截止日期，至于各月的初始日期則隨上月截止日期的變動而變動）的背景色設(shè)立為白色，標記為能夠修改的部分。顧客能夠任意設(shè)立。⒊輸入完畢后，點擊〖下一步〗按鈕，進行第二步設(shè)立；點擊〖取消〗按鈕，取消本次建賬操作。⒋第二步：輸入單位信息。用于統(tǒng)計本單位的基本信息，涉及單位名稱、單位簡稱、單位地址、法人代表、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件、稅號、備注。界面的各欄目闡明以下： 單位名稱顧客單位的全稱，必須輸入。公司全稱只在發(fā)票打印時使用，其它狀況下，全部使用公司的簡稱。 單位簡稱顧客單位的簡稱，顧客能夠不輸。 單位地址顧客單位的具體地址，顧客能夠不輸。 法人代表顧客單位的法人姓名，顧客能夠不輸。 郵政編碼顧客單位的郵政編碼，顧客能夠不輸。 聯(lián)系電話顧客單位的聯(lián)系業(yè)務(wù)電話，顧客能夠不輸。 傳真顧客單位的傳真號碼，顧客能夠不輸。 電子郵件顧客單位的電子郵件地址，顧客能夠不輸。 稅號顧客單位的稅號，顧客能夠不輸。 備注一輸入顧客認為有關(guān)該單位的其它信息，如全部制類型等。 備注二輸入顧客認為有關(guān)該單位的其它信息。⒌輸入完畢后，點擊〖下一步〗按鈕，進行第三步設(shè)立；點擊〖上一步〗按鈕，返回第一步設(shè)立；點擊〖取消〗按鈕，取消本次建賬操作。⒍第三步：輸入核算信息。用于統(tǒng)計本單位的基本核算信息，涉及本位幣代碼、本位幣名稱、賬套主管、行業(yè)性質(zhì)、公司類型、與否按行業(yè)預(yù)置科目等。界面各欄目闡明以下： 本位幣代碼用來輸入新建賬套所用的本位幣的代碼，如“人民幣”的代碼為RMB。 本位幣名稱用來輸入新建賬套所用的本位幣的名稱。顧客必須輸入。 賬套主管用來輸入新建賬套賬套主管的姓名，顧客必須從下拉框中選擇輸入。 公司類型顧客必須從下拉框中選擇輸入。 行業(yè)性質(zhì)顧客必須從下拉框中選擇輸入。 與否按行業(yè)預(yù)置科目如果顧客但愿預(yù)置所屬行業(yè)的原則一級科目，則在該選項前打勾；否則能夠不進行解決。⒎輸入完畢后，點擊〖下一步〗按鈕，進行第四步設(shè)立；點擊〖上一步〗按鈕，返回第二步設(shè)立；點擊〖取消〗按鈕，取消本次建賬操作。⒏第四步：輸入基礎(chǔ)信息選項。界面各欄目闡明以下： 存貨與否分類如果您單位的存貨較多，且類別繁多，您能夠在存貨與否分類選項前打勾，表明您要對存貨進行分類管理；如果您單位的存貨較少且類別單一，您也能夠選擇不進行存貨分類。注意： 如果您選擇了存貨要分類，那么在進行基礎(chǔ)信息設(shè)立時，必須先設(shè)立存貨分類，然后才干設(shè)立存貨檔案。 如果您選擇存貨不分類，那么在進行基礎(chǔ)信息設(shè)立時，您能夠直接設(shè)立存貨檔案。 客戶與否分類如果您單位的客戶較多，且您但愿進行分類管理，您能夠在客戶與否分類選項前打勾，表明您要對客戶進行分類管理；如果您單位的客戶較少，您也能夠選擇不進行客戶分類。注意： 如果您選擇了客戶要分類，那么在進行基礎(chǔ)信息設(shè)立時，必須先設(shè)立客戶分類，然后才干設(shè)立客戶檔案。 如果您選擇客戶不分類，那么在進行基礎(chǔ)信息設(shè)立時，您能夠直接設(shè)立客戶檔案。 供應(yīng)商與否分類如果您單位的供應(yīng)商較多，且但愿進行分類管理，您能夠在供應(yīng)商與否分類選項前打勾，表明您要對供應(yīng)商進行分類管理；如果您單位的供應(yīng)商較少，您也能夠選擇不進行供應(yīng)商分類。注意： 如果您選擇了供應(yīng)商要分類，那么在進行基礎(chǔ)信息設(shè)立時，必須先設(shè)立供應(yīng)商分類，然后才干設(shè)立供應(yīng)商檔案。 如果您選擇供應(yīng)商不分類，那么在進行基礎(chǔ)信息設(shè)立時，您能夠直接設(shè)立供應(yīng)商檔案。 與否有外幣核算如果您單位有外幣業(yè)務(wù)，能夠在此選項前打勾；否則能夠不進行設(shè)立。⒐輸入完畢后，點擊〖完畢〗按鈕，完畢本次操作；點擊〖上一步〗按鈕，返回第三步設(shè)立；點擊〖取消〗按鈕，取消本次建賬操作。注意：只有系統(tǒng)管理員顧客才有權(quán)限創(chuàng)立一種新賬套。（二）如何修改賬套賬套主管能夠通過修改賬套功效，查看某個賬套的賬套信息，也能夠修改這些賬套信息?！静僮鳝h(huán)節(jié)】⒈顧客以賬套主管的身份注冊，選擇對應(yīng)的賬套，進入系統(tǒng)管理界面。⒉在系統(tǒng)管理界面單擊【賬套】項，系統(tǒng)自動拖出下級菜單，再將鼠標移動到【修改】上，單擊鼠標則進入修改賬套的功效，即彈出如圖7-6所示界面。⒊系統(tǒng)自動列示出注冊進入時所選賬套的賬套信息、單位信息、核算信息、基礎(chǔ)設(shè)立信息。賬套主管顧客可根據(jù)自己的實際狀況，對允許進行修改的內(nèi)容進行修改。⒋點擊〖完畢〗按鈕，表達確認修改內(nèi)容；如放棄修改，則點擊〖放棄〗注意：只有賬套管理員顧客才有權(quán)限修改對應(yīng)的賬套。（三）如何引入和輸出賬套引入賬套功效是指將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中。該功效的增加將有助于集團公司的操作，子公司的賬套數(shù)據(jù)能夠定時被引入母公司系統(tǒng)中，方便進行有關(guān)賬套數(shù)據(jù)的分析和合并工作?！静僮鳝h(huán)節(jié)】⒈系統(tǒng)管理員顧客在系統(tǒng)管理界面單擊【賬套】的下級菜單【引入】，則進入引入賬套的功效。⒉系統(tǒng)管理員顧客在界面上選擇所要引入的賬套數(shù)據(jù)備份文獻。賬套數(shù)據(jù)備份文獻是系統(tǒng)卸出的文獻，前綴名統(tǒng)一為UF2KAct。選擇完后來，點擊〖打開〗按鈕表達確認;如想放棄，則點擊〖放棄〗按鈕。輸出賬套功效是指將所選的賬套數(shù)據(jù)從本系統(tǒng)中卸出?！静僮鳝h(huán)節(jié)】⒈系統(tǒng)管理員顧客在系統(tǒng)管理界面單擊【賬套】的下級菜單【輸出】，則進入輸出賬套的功效。這里的輸出事實上是指備份，選擇輸出功效就是將賬套備份到顧客指定的位置，如果將“刪除現(xiàn)在輸出賬套”欄目設(shè)為選中，則源賬套將被刪除。⒉系統(tǒng)管理員顧客在賬套號欄目選擇將要進行輸出的賬套，如想刪除源賬套，則還要將“刪除現(xiàn)在輸出賬套”欄目設(shè)為選中。點擊〖擬定〗按鈕表達確認;如想放棄，則點擊〖放棄〗按鈕。注意：只有系統(tǒng)管理員顧客才有權(quán)限引入和輸出一種賬套。五、如何進行年度賬管理（一）如何建立年度賬在系統(tǒng)中，顧客不僅能夠建多個賬套，且每一種賬套中能夠寄存不同年度的會計數(shù)據(jù)。這樣一來，系統(tǒng)的構(gòu)造清晰、含義明確、可操作性強，對不同核算單位、不同時期數(shù)據(jù)的操作只需通過設(shè)立對應(yīng)的系統(tǒng)途徑即可進行，并且由于系統(tǒng)自動保存了不同會計年度的歷史數(shù)據(jù)，對運用歷史數(shù)據(jù)的查詢和比較分析也顯得特別方便。【操作環(huán)節(jié)】⒈顧客首先要以賬套主管的身份注冊，并且選定賬套，進入系統(tǒng)管理界面。⒉然后，顧客在系統(tǒng)管理界面單擊【年度賬】項，系統(tǒng)自動拖出下級菜單，再將鼠標移動到【建立】上，單擊鼠標則進入建立年度賬的功效。⒊界面中有兩個欄目，都是系統(tǒng)默認的，顧客不能進行任何操作。 賬套自動顯示的是顧客注冊進入時所選的賬套 會計年度自動顯示的是所選會計賬套現(xiàn)在會計年度加1的年度。顧客如對新建年度賬進行確認，可點擊〖擬定〗按鈕;如放棄，可點擊〖放棄〗按鈕。注意：只有賬套管理員顧客才有權(quán)限進行有關(guān)年度賬的操作。（二）如何引入和輸出年度賬年度賬操作中的引入和卸出與賬套操作中的引入和輸出的含義基本一致，所不同的是年度賬操作中的引入和輸出不是針對某個賬套，而是針對賬套中的某一年度的年度賬進行的。年度賬的引入操作與賬套的引入操作基本一致，不同之處在于引入的是年度數(shù)據(jù)備份文獻（由系統(tǒng)卸出的年度賬的備份文獻，前綴名統(tǒng)一為UF2KYer）。年度賬的輸出操作也與賬套的輸出操作基本一致，不同之處在于輸出的是年度賬，在輸出操作的界面上選擇的是具體的年度而非賬套。引入和輸出的具體操作環(huán)節(jié)可參見如何引入和輸出賬套（三）如何引入和輸出賬套引入賬套功效是指將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中。該功效的增加將有助于集團公司的操作，子公司的賬套數(shù)據(jù)能夠定時被引入母公司系統(tǒng)中，方便進行有關(guān)賬套數(shù)據(jù)的分析和合并工作?！静僮鳝h(huán)節(jié)】⒈系統(tǒng)管理員顧客在系統(tǒng)管理界面單擊【賬套】項，系統(tǒng)自動拖出下級菜單，再將鼠標移動到【引入】上，單擊鼠標則進入引入賬套的功效。⒉系統(tǒng)管理員顧客在界面上選擇所要引入的賬套數(shù)據(jù)備份文獻。賬套數(shù)據(jù)備份文獻是系統(tǒng)卸出的文獻，前綴名統(tǒng)一為UF2KAct。選擇完后來，點擊〖打開〗按鈕表達確認;如想放棄，則點擊〖放棄〗按鈕。輸出賬套功效是指將所選的賬套數(shù)據(jù)從本系統(tǒng)中卸出。【操作環(huán)節(jié)】⒈系統(tǒng)管理員顧客在系統(tǒng)管理界面單擊【賬套】項，系統(tǒng)自動拖出下級菜單，再將鼠標移動到【輸出】上，單擊鼠標則進入輸出賬套的功效。這里的輸出事實上是指備份，選擇輸出功效就是將賬套備份到顧客指定的位置，如果將“刪除現(xiàn)在輸出賬套”欄目設(shè)為選中，則源賬套將被刪除。⒉系統(tǒng)管理員顧客在賬套號欄目選擇將要進行輸出的賬套，如想刪除源賬套，則還要將“刪除現(xiàn)在輸出賬套”欄目設(shè)為選中。點擊〖擬定〗按鈕表達確認;如想放棄，則點擊〖放棄〗按鈕。注意：只有系統(tǒng)管理員顧客才有權(quán)限引入和輸出一種賬套。（四）如何結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)普通狀況下,公司是持續(xù)經(jīng)營的,因此公司的會計工作是一種持續(xù)性的工作。每到年末，啟用新年度賬時，就需要將上年度中的有關(guān)賬戶的余額及其它信息結(jié)轉(zhuǎn)到新年度賬中?！静僮鳝h(huán)節(jié)】⒈顧客首先要以賬套主管的身份注冊，并且選定賬套，進入系統(tǒng)管理界面。⒉在系統(tǒng)管理界面單擊【年度賬】的下級菜單【結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)】，進入結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)的功效。⒊進行結(jié)轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)能夠參考下圖所示的流程圖：【闡明】⒈在結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)之前，首先要建立新年度賬，具體環(huán)節(jié)參見如何建立年度賬⒉建立新年度賬后，您能夠執(zhí)行購銷存系統(tǒng)（采購、銷售、庫存）、核算系統(tǒng)、固定資產(chǎn)、工資系統(tǒng)的結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)的工作。固定資產(chǎn)、工資系統(tǒng)的結(jié)轉(zhuǎn)不分先后次序，您能夠根據(jù)需要執(zhí)行；購銷存系統(tǒng)（采購、銷售、庫存）、核算系統(tǒng)、應(yīng)收應(yīng)付需要按照先后次序執(zhí)行。⒊如果您在使用總賬系統(tǒng)時，使用了工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、購銷存系統(tǒng)，那么只有這些系統(tǒng)執(zhí)行完結(jié)轉(zhuǎn)工作后，才干執(zhí)行結(jié)轉(zhuǎn)；否則能夠根據(jù)需要直接執(zhí)行總賬系統(tǒng)的結(jié)轉(zhuǎn)工作即可。4．老板通年度結(jié)轉(zhuǎn)時需要結(jié)轉(zhuǎn)下列數(shù)據(jù)：⑴全部我的報表數(shù)據(jù)銷售信息中心、銷售信息中心-歷史、客戶應(yīng)收結(jié)算客戶應(yīng)收結(jié)算-歷史、客戶銷售往來、客戶銷售往來-歷史、銷售毛利分析、銷售毛利分析-歷史、績效考核、績效考核-歷史⑵設(shè)立數(shù)據(jù)考核方式、業(yè)務(wù)目的（考慮到此后可能會實現(xiàn)跨年度查詢，因此先結(jié)轉(zhuǎn)過來計劃數(shù)據(jù)）、流動科目設(shè)立、預(yù)警設(shè)立、銀行帳號設(shè)立、網(wǎng)銀自動查詢設(shè)立、銀行服務(wù)器設(shè)立⑶顧客操作習慣數(shù)據(jù)簡樸條件保存、圖形放置位置保存、報表格式保存、報表列寬保存（五）如何清空年度數(shù)據(jù)有時，顧客會發(fā)現(xiàn)某年度賬中錯誤太多，或不但愿將上年度的余額或其它信息全部轉(zhuǎn)到下一年度，這時候，便可使用清空年度數(shù)據(jù)的功效?！扒蹇铡辈⒉皇侵笇⒛甓荣~的數(shù)據(jù)全部清空，而還是要保存某些信息的，重要有：基礎(chǔ)信息;系統(tǒng)預(yù)置的科目報表等等。保存這些信息重要是為了方便顧客使用清空后的年度賬重新做賬?！静僮鳝h(huán)節(jié)】⒈以賬套主管的身份注冊，并且選定賬套，進入系統(tǒng)管理界面。⒉在系統(tǒng)管理界面單擊【年度賬】項，系統(tǒng)自動拖出下級菜單，再將鼠標移動到【清空年度數(shù)據(jù)】上，單擊鼠標。⒊賬套主管顧客可在界面中的會計年度欄目選擇要清空的年度賬的年度，點擊〖擬定〗按鈕表達確認，這時，為保險起見，系統(tǒng)還將彈出一窗口，規(guī)定顧客進行再度確認;如果想放棄，則直接點擊〖放棄〗按鈕。六、如何使用視圖視圖重要涉及兩個部分：刷新和上機日志。下面，我們分別來看一下： 如何使用刷新 如何使用上機日志 如何使用日志過濾如何使用刷新系統(tǒng)管理一種很重要的用途就是對各個子系統(tǒng)的運行實施適時的監(jiān)控。為此，系統(tǒng)將正在登錄到系統(tǒng)管理的子系統(tǒng)及其正在執(zhí)行的功效在界面上列示出來，方便于系統(tǒng)管理員顧客或賬套主管顧客進行監(jiān)控。從界面上我們能夠看出，系統(tǒng)管理的功效列表分為上下兩部分，上一部分列示的是正登錄到系統(tǒng)管理的子系統(tǒng)，下一部分列示的是子系統(tǒng)中正在執(zhí)行的功效。查看時，顧客可在上一部分用鼠標選中一種子系統(tǒng)，下一部分將自動列示出該子系統(tǒng)中正在執(zhí)行的功效。這兩部分的內(nèi)容都是動態(tài)的，它們都將根據(jù)系統(tǒng)的執(zhí)行狀況而自動變化，顧客如果想看到最新的狀況，就需要啟用刷新功效來適時刷新功效列表的內(nèi)容?！静僮鳝h(huán)節(jié)】⒈顧客注冊進入系統(tǒng)管理界面。⒉單擊【視圖】項，系統(tǒng)自動拖出下級菜單，再將鼠標移動到【刷新】上，單擊鼠標即可。如何使用上機日志為了確保系統(tǒng)的安全運行，系統(tǒng)隨時對各個產(chǎn)品或模塊的每個操作員的上下機時間、操作的具體功效等狀況都進行登記，形成上機日志，方便使全部的操作都有所統(tǒng)計、有跡可尋。【操作環(huán)節(jié)】⒈顧客以系統(tǒng)管理員身份注冊進入系統(tǒng)管理。⒉單擊【視圖】項，系統(tǒng)自動拖出下級菜單，再將鼠標移動到【上機日志】，單擊鼠標即可。 如何刪除顧客能夠?qū)ι蠙C日志的內(nèi)容進行刪除。刪除時能夠和過濾功效結(jié)合起來使用，即先運用過濾功效將需要刪除的上機日志內(nèi)容過濾出來或直接選中要刪除的啟示，然后在菜單條中點擊〖刪除〗按鈕即可。 如何排序為了方便顧客查看上機日志，系統(tǒng)還提供了排序的功效，具體辦法是：顧客將鼠標置于要進行排序的列上，然后在菜單條中點擊〖排序〗按鈕即可。 如何刷新上機日志是動態(tài)的，它隨著系統(tǒng)的使用狀況而不停發(fā)生變化，因此要想看到最新的上機日志，就要適時地將上機日志的內(nèi)容予以刷新，刷新的方法是：用鼠標在菜單條中點擊〖刷新〗按鈕。如何使用日志過濾為了方便顧客查看上機日志，系統(tǒng)還提供過濾功效來過濾上機日志的內(nèi)容。【操作環(huán)節(jié)】1、顧客進入上機日志功效，在菜單條中點擊〖過濾〗按鈕。2、顧客在界面中根據(jù)自己的需要輸入過濾條件，點擊〖確認〗按鈕，表達確認,系統(tǒng)將自動按照顧客設(shè)定過濾條件來對上機日志的內(nèi)容進行過濾，并將過濾后的內(nèi)容顯示出來;如想放棄，則點擊〖放棄〗按鈕。七、如何進行操作員管理（一）如何設(shè)立操作員為了確保系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全與保密,本系統(tǒng)提供操作員設(shè)立功效,方便在計算機系統(tǒng)上進行操作分工及權(quán)限控制。系統(tǒng)管理員和賬套的會計主管通過對系統(tǒng)操作的分工和權(quán)限的管理，首先可避免與業(yè)務(wù)無關(guān)人員對系統(tǒng)的操作，另首先能夠?qū)ο到y(tǒng)所含的各個子產(chǎn)品的操作進行協(xié)調(diào)，以確保系統(tǒng)的安全與保密。 進入操作員設(shè)立界面顧客以系統(tǒng)管理員的身份進入系統(tǒng)，點取功效菜單中的【權(quán)限】中的【操作員設(shè)立】項?！靖鳈谀筷U明】 操作員全名所設(shè)立的操作員顧客的全名，必須輸入。 操作員ID用來標記所設(shè)立的操作員的編號，操作員必須輸入且唯一。 部門所設(shè)立的操作員的所屬 口令所設(shè)立的操作員進行系統(tǒng)登錄時的口令，必須輸入。 如何增加操作員點擊功效菜單中的〖增加〗按鈕，系統(tǒng)將彈出一種用于增加操作員的界面。顧客可根據(jù)實際需要填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。各欄目填寫完畢后，點擊〖增加〗按鈕表達確認，點擊〖放棄〗按鈕表達放棄。 如何修改操作員顧客首先點取欲修改的操作員顧客行，然后雙擊鼠標或點擊功效菜單中的〖修改〗按鈕，便可進入操作員修改界面。顧客可根據(jù)實際需要修改有關(guān)欄目的內(nèi)容。有關(guān)欄目修改完畢后，點擊〖修改〗按鈕表達確認。 如何刪除顧客首先點取欲刪除的操作員顧客行，然后點擊功效菜單中的〖刪除〗按鈕，便可對所選中的操作員顧客進行刪除。 如何刷新顧客點擊功效菜單中的〖刷新〗按鈕，系統(tǒng)將根據(jù)系統(tǒng)中有關(guān)操作員顧客的變化來適時地刷新系統(tǒng)管理中有關(guān)操作員設(shè)立的內(nèi)容，此功效在網(wǎng)絡(luò)版時特別重要。 如何退出點擊功效菜單中的〖退出〗按鈕，便可退出本功效的操作。注意： 只用系統(tǒng)管理員顧客才有權(quán)限設(shè)立操作員。 在進行口令輸入時，要確?！翱诹睢焙汀按_認口令”欄目中輸入的內(nèi)容一致，否則，系統(tǒng)將會提示出錯。 系統(tǒng)管理員建立賬套時所設(shè)立的賬套主管顧客，將自動顯示到【操作員設(shè)立】界面上，毋需通過【增加】功效來進行設(shè)立。 所設(shè)立的操作員顧客一旦被引用，便不能被修改和刪除。（二）如何設(shè)立操作員權(quán)限操作員權(quán)限設(shè)立功效是用于設(shè)立操作員權(quán)限的。此功效只能由系統(tǒng)管理員和他（或她）所指定的賬套主管來進行操作，其中，以系統(tǒng)管理員的身份進行操作能夠放棄或指定賬套主管。 進入操作員權(quán)限設(shè)立界面在以系統(tǒng)管理員或賬套管理員身份登錄后，點取功效菜單中的【權(quán)限】中的下級菜單【權(quán)限】，系統(tǒng)將彈出操作員權(quán)限設(shè)立界面。 如何放棄或設(shè)定賬套主管顧客首先點取欲設(shè)定或放棄賬套主管資格的操作員顧客行，然后用鼠標單擊界面最上一行的賬套主管標記，如想將該操作員顧客設(shè)定為賬套主管，則標上標記;如想放棄該操作員顧客的賬套主管資格，則去掉標記。注意： 只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)限進行賬套主管的設(shè)定與放棄的操作，如果以賬套主管身份登錄，則界面中最上一行的賬套主管標記將置灰，不能進行任何操作。 如何設(shè)立賬套和年度顧客可在賬套選擇區(qū)中選擇對應(yīng)賬套,在年度選擇區(qū)中選擇對應(yīng)年度。注意： 如果以賬套主管身份登錄，則界面中最上一行的賬套選擇區(qū)將自動顯示注冊進入時所選賬套，并置灰，不能進行任何操作。顧客只能針對該賬套選擇年度。 如何增加權(quán)限操作員權(quán)限分為功效權(quán)限和倉庫權(quán)限，分別在兩面?zhèn)€頁簽上進行設(shè)立。功效權(quán)限的設(shè)立顧客首先點取界面左側(cè)操作員顯示區(qū)中的非賬套主管操作員行，然后用鼠標單擊功效菜單中的〖增加〗按鈕，系統(tǒng)彈出權(quán)限增加界面。界面右側(cè)是明細權(quán)限選擇區(qū)，它所列示的明細權(quán)限都是該操作員顧客現(xiàn)在所不含有的。系統(tǒng)管理員或賬套主管如果想給他（或她）增加些權(quán)限，可用鼠標點擊所要增加的權(quán)限，標上選中標記。這個過程中如果出現(xiàn)了誤操作，增加了某些不該增加的權(quán)限，系統(tǒng)管理員或賬套主管只要用鼠標將選中標記去掉即可。由于是對系統(tǒng)下屬的全部子系統(tǒng)的權(quán)限進行統(tǒng)一管理，故權(quán)限諸多，為了方便顧客設(shè)立權(quán)限，系統(tǒng)還提供了分子系統(tǒng)按組選擇權(quán)限的方式。界面左側(cè)的產(chǎn)品分類選擇區(qū)中列示了系統(tǒng)中已安裝的子系統(tǒng)，當顧客選中某個子系統(tǒng)時，系統(tǒng)則自動將界面右側(cè)明細權(quán)限選擇區(qū)中屬于該系統(tǒng)的明細權(quán)限全部選中。固然，顧客還能夠根據(jù)自己的需要刪除按組方式已選中的明細權(quán)限。需要闡明的是，每一種子系統(tǒng)都有一種兩位的ID號，每一種明細權(quán)限也有一種ID號，并且它的前兩位就是所對應(yīng)子系統(tǒng)的ID號，顧客可根據(jù)這個規(guī)律來分辨明細權(quán)限屬于哪個子系統(tǒng)。通過對系統(tǒng)所提供的以上兩種權(quán)限設(shè)立方式的組合運用，顧客能夠很方便地增加所選定的非賬套主管顧客的權(quán)限。增加完畢，按〖確認〗按鈕表達確認；如想放棄,則點擊〖放棄〗按鈕。另：各子系統(tǒng)的ID號列表以下：子系統(tǒng)ID號公共或應(yīng)用服務(wù)AS固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)FA 應(yīng)收 AR 應(yīng)付 AP財務(wù)分析系統(tǒng)FP總賬系統(tǒng)GL核算在IAUFO報表MR采購訂單PO采購管理PU出納RP銷售SA銷售定單SO庫存ST工資WA倉庫權(quán)限的設(shè)立在系統(tǒng)管理中，新增了操作員的‘倉庫權(quán)限’功效，該功效是為了更加具體的劃分各操作員的權(quán)力和責任，實現(xiàn)了按倉庫設(shè)立操作人員的權(quán)限，這樣各倉庫管理員按其管理倉庫進行單據(jù)操作?！静僮鳝h(huán)節(jié)】1.在系統(tǒng)管理窗口中單擊【權(quán)限】的下級菜單【權(quán)限】。系統(tǒng)將彈出操作員權(quán)限窗口，在該窗口中，倉庫權(quán)限頁簽為新增頁。2.要設(shè)立操作員的倉庫權(quán)限，首先應(yīng)在‘操作員權(quán)限’窗口選定操作員。并在窗口中的下拉選擇框中選擇賬套。我們在這里選用操作員‘001’，賬套為演示賬套，系統(tǒng)將自動攜帶現(xiàn)在會計年度。單擊【增加】按鈕，系統(tǒng)彈出增加權(quán)限窗口。3.在增加權(quán)限窗口中，系統(tǒng)列出了該賬套中的倉庫目錄，雙擊倉庫目錄前的‘與否選擇’欄即可選擇現(xiàn)在操作員與否擁有該倉庫權(quán)限。被選中的倉庫在該欄顯示為‘*’號。權(quán)限定義完畢后，單擊【擬定】按鈕即可。注意： 在各賬表的查詢條件中，選擇倉庫時，要檢查正當，即該操作員只能選擇他所管轄的倉庫。 倉庫權(quán)限表中增加“單據(jù)中與否顯示金額”選項。如果設(shè)立操作員權(quán)限表中“與否顯示金額”為是，則單