行政前臺崗位職責(zé)及工作要求

行政前臺崗位職責(zé)及工作規(guī)定行政人事部經(jīng)理行政人事部經(jīng)理信息技術(shù)專人行政人事專人行政前臺職務(wù)：行政前臺上級主管：行政人事部經(jīng)理工作對象：全司人員重要職責(zé)：日常到訪客人的接待，協(xié)助公司負(fù)責(zé)人及所屬部門經(jīng)理做好日常公關(guān)協(xié)調(diào)工作。公司電話的接聽（轉(zhuǎn)接、代接）和統(tǒng)計、轉(zhuǎn)達(dá)工作。公司郵件、郵包的收發(fā)及對應(yīng)費用的結(jié)算工作。公司各類往來文獻(xiàn)（電子郵件、傳真）的收發(fā)、解決和歸檔。公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、解決。對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查。對設(shè)備遙控板、個人辦公區(qū)域的管理。公司辦公用品、日用品的日常管理工作（采購、發(fā)放、管理）。日常的打印、復(fù)印以及有關(guān)設(shè)備的檢查。（后來涉及“使用管理”）公司領(lǐng)導(dǎo)、員工、客戶的住宿、出行、用餐的預(yù)定和行程安排；非長久性預(yù)訂車輛的管理和費用結(jié)算；公司后勤管理，及各類費用的支付工作，包含：物業(yè)費、水電費、停車費、電話費、網(wǎng)費、家政、保潔等；與對應(yīng)單位，如保潔公司、物業(yè)公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通；庫存管理。每季度末，與行政人事專人共同盤點庫存。檔案管理。每季度末，向部門經(jīng)理提報現(xiàn)在的電子文檔、文本文檔列表；電子文檔備存部門經(jīng)理處。本人工作管理。按日提報工作寫實，按季度提報本人季度工作報告及下季度工作總結(jié)，按年提報年度工作報告；通過定時對本職工作的總結(jié)，以完善和提高現(xiàn)有工作水平；公司負(fù)責(zé)人及部門經(jīng)理交辦的其它工作。工作流程和工作規(guī)定：接待日常到訪客人，協(xié)助公司負(fù)責(zé)人及部門經(jīng)理做好日常公關(guān)工作。工作流程：客戶進(jìn)門起身迎接并詢問來訪事由，登記《客戶來訪登記簿》，理解來訪者身份和意圖。若來訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的多個聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人；若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式。如有必要，安排來訪者前往會客室或等待處稍坐半晌；準(zhǔn)備招待茶水飲料；告知有關(guān)工作人員有人來訪；每隔15分鐘左右添加茶水，來客告辭時起身道別；客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整頓桌椅、保持會客室的整潔；若來訪者要找的人不在，統(tǒng)計下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時告知有關(guān)人員做回復(fù)；若來訪者表達(dá)下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；及時轉(zhuǎn)告有關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回復(fù)；及時將用完的《客戶來訪登記薄》交由行政專人歸檔。注意事項：接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整頓會客室；《客戶來訪登記薄》的具體統(tǒng)計；并及時將使用完的統(tǒng)計歸檔；及時告知有關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉(zhuǎn)告以確保及時回復(fù)；不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其它工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。公司電話的接聽（轉(zhuǎn)接、代接）和統(tǒng)計、轉(zhuǎn)達(dá)工作。工作流程：電話響鈴一聲后，立刻接聽，“您好，捷時特物流”，同時注意禮貌和商務(wù)用語；接聽電話時應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其它人的正常工作；但同時體現(xiàn)公司良好的精神面貌，語言簡潔、態(tài)度溫和；對方所要找的人不在時，應(yīng)詢問對方與否但愿留言或留下回電號碼，切忌立刻掛斷電話；通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡量等對方掛斷后再放下聽筒；沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時回?fù)?，首先致歉，再詢問剛剛來電的目的；將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及時統(tǒng)計在《電話統(tǒng)計》上；統(tǒng)計后5分鐘內(nèi)及時告知被傳達(dá)人,告知傳達(dá)的程序見口頭告知流程,并確認(rèn)對方接受信息對的無誤。及時將用完的《來電統(tǒng)計表》歸檔。注意事項：來電接聽快速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；理解清晰來電人的基本信息以及意圖，及時在《來電統(tǒng)計表》上統(tǒng)計來電時間、內(nèi)容、信息接受人等，需要轉(zhuǎn)接的及時將電話轉(zhuǎn)給有關(guān)工作人員；如遇信息接受人不在，應(yīng)采用告知的方式及時轉(zhuǎn)達(dá)信息，（告知辦法詳見“告知流程”）；嚴(yán)禁事項：來電接聽不主動、不及時，接聽電話用語粗魯；未及時和具體統(tǒng)計來電信息，忘記轉(zhuǎn)達(dá)、轉(zhuǎn)達(dá)不及時或傳達(dá)信息錯誤；《來電統(tǒng)計表》按年度不及時歸檔。公司郵件、郵包的收發(fā)及對應(yīng)費用的結(jié)算工作。工作流程（郵件簽發(fā)及費用結(jié)算）：總部各類郵件、物品寄出前應(yīng)由寄件人自行封好或包裝好，在《LPL郵件發(fā)送記錄表》上登記后，交行政前臺統(tǒng)一寄出。合同、票據(jù)等公司重要文獻(xiàn)及各類物品的寄送應(yīng)按《LPL郵件發(fā)送記錄表》的備注有關(guān)規(guī)定，填寫具體的信息，以備后來跟蹤核查。需要通過長途汽車托運郵件、物品的，寄件人應(yīng)先按規(guī)定填寫《LPL郵件發(fā)送記錄表》，再自行寄出，并在表格“備注”中注明“托運，自行寄出”。根據(jù)郵件發(fā)送清單和快遞/郵政底單，按月度與快遞/郵政公司清算費用，不得出現(xiàn)付款金額與實際發(fā)件金額不符的狀況。對未按期收到郵件的狀況做以統(tǒng)計，理解因素；月度超出2次事件后應(yīng)報告部門經(jīng)理，提出解決方法。工作流程（郵件簽收）：公司總部收取的各類郵件、物品統(tǒng)一由行政前臺在《LPL郵件簽收記錄表》（附件2）上簽收登記后，再分發(fā)至各收件人處。收件人在收到行政前臺分發(fā)的郵件后，應(yīng)在《LPL郵件簽收記錄表》上簽字確認(rèn)。郵件、物品一經(jīng)簽收，簽收人即對公司郵件、物品承當(dāng)保管責(zé)任；如因簽收人保管不當(dāng)造成公司文獻(xiàn)、票據(jù)、物品等丟失的，簽收人承當(dāng)對應(yīng)責(zé)任。如行政前臺無人在公司時，應(yīng)交辦本部門其它人員代做此項工作。如收件人不在公司，行政前臺應(yīng)將該文獻(xiàn)、物品交于收件人本部門的其它在司同事代為簽收；如本部門其它同事也無人在司時，行政人事部應(yīng)電話告知收件人，按其規(guī)定保管郵件、物品或轉(zhuǎn)交她人。代收文獻(xiàn)后，簽收人應(yīng)第一時間告知收件人，及時解決郵件、物品。否則，簽收人應(yīng)承當(dāng)因此延誤的有關(guān)責(zé)任。對公司丟失文獻(xiàn)狀況做以統(tǒng)計，理解因素，立刻報告部門經(jīng)理，提出解決方法。嚴(yán)禁事項：收件人未在《LPL郵件簽收記錄表》簽收文獻(xiàn)，就私自領(lǐng)走文獻(xiàn)。行政前臺在未親自將文獻(xiàn)交予本人或簽收人手中前，私自將文獻(xiàn)放置在辦公桌上。不得出現(xiàn)付款金額與實際發(fā)件金額不符的狀況。公司各類往來文獻(xiàn)（電子郵件、傳真）的收發(fā)、解決和歸檔。工作流程（非電子郵件類）前臺收/發(fā)文獻(xiàn)應(yīng)及時在《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》中登記文獻(xiàn)收/發(fā)文獻(xiàn)的時間、收/發(fā)單位、項目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需規(guī)定收件人簽字；前臺向收/發(fā)件單位擬定所收/發(fā)文獻(xiàn)需轉(zhuǎn)交對象，并規(guī)定收發(fā)件人簽字，如需本部保存的，需要及時歸檔；前臺應(yīng)（電話確認(rèn)或網(wǎng)絡(luò)查詢等方式）確保本人經(jīng)辦的文獻(xiàn)對方已收到；將《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》分別按項目分類歸檔。注意事項：具體填寫《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》，并規(guī)定有關(guān)經(jīng)辦人簽字，方便公司能查閱每一份收/發(fā)文獻(xiàn)的具體內(nèi)容；及時轉(zhuǎn)交給有關(guān)人員；按項目分類歸檔。工作流程（電子郵件類）前臺需詢問所收/發(fā)文獻(xiàn)的有關(guān)內(nèi)容，項目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等；在電腦上建立新文獻(xiàn)夾，如：“年月日_收發(fā)文獻(xiàn)”，在該文獻(xiàn)夾中建立一種“收”/“發(fā)”的文獻(xiàn)夾，然后在“收”/“發(fā)”的文獻(xiàn)夾中建一種“年月日_項目名稱”的文獻(xiàn)夾；將接受/發(fā)送文獻(xiàn)寄存至電腦有關(guān)項目文獻(xiàn)夾中，并同樣在《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》中統(tǒng)計，收/發(fā)方式在備注中注明；及時將文獻(xiàn)轉(zhuǎn)傳給有關(guān)項目負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)對方收到；當(dāng)天工作結(jié)束后，將接受/發(fā)送的文獻(xiàn)歸檔。（后來需要整頓后存至服務(wù)器對應(yīng)項目文獻(xiàn)夾中。）注意事項：理解所收/發(fā)文獻(xiàn)內(nèi)容，按收/發(fā)時間、項目建立對應(yīng)的文獻(xiàn)夾，并做好書面統(tǒng)計，便于查找；及時將收/發(fā)文獻(xiàn)轉(zhuǎn)給有關(guān)負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)與否收到；準(zhǔn)時將每天收/發(fā)的文獻(xiàn)發(fā)給檔案管理員，由其整頓后存至服務(wù)器對應(yīng)項目文獻(xiàn)夾中。公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、解決。工作流程：每天早上9：00、中午13：20和下午17：55檢查公司全部辦公場合（涉及各辦公室、會議室、衛(wèi)生間等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放狀況，及時收納整頓，保持各桌椅整潔，桌面、地面清潔無雜物；下班后，確保門、窗的關(guān)閉，電腦、空調(diào)等電源的切斷；確保辦公家具、裝修墻面、地面等的完好，每日檢查并做統(tǒng)計《辦公區(qū)檢查表》，如出現(xiàn)問題，立刻予以修復(fù)；重大問題需要上報部門經(jīng)理審批。總經(jīng)理辦公室的環(huán)境保持及檢查；保持辦公區(qū)空氣清新，公共辦公區(qū)域和總經(jīng)理辦公室及各辦公室開窗，方便空氣流動；報刊整頓整潔有序，廢舊報刊、家具等解決及時（解決費用定時上交財務(wù)部門），計入《備用金流水帳簿》；做好《消耗品領(lǐng)用登記》；對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查工作流程：理解外用保潔、植物租擺租賃的服務(wù)內(nèi)容；對每次有關(guān)服務(wù)做好檢查和監(jiān)督工作，并做好有關(guān)統(tǒng)計；及時對檢查問題與對應(yīng)單位溝通解決，并作出統(tǒng)計，定時歸檔。注意事項：對外用單位有關(guān)服務(wù)進(jìn)行審核；做好有關(guān)統(tǒng)計，并及時上交存檔。有關(guān)統(tǒng)計：《植物租擺維養(yǎng)統(tǒng)計》、《植物租擺更換統(tǒng)計》、《保潔狀況統(tǒng)計表》對設(shè)備遙控板、個人辦公區(qū)域的管理工作流程：空調(diào)、投影等遙控板集中管理；上、下班時檢查全部的電源開關(guān)；檢查全部辦公桌上的文獻(xiàn)及辦公用品的歸類。注意事項：遙控板與否在各辦公室使用后沒有償還；人員下班后，辦公室的電腦、空調(diào)、飲水機(jī)、燈的電源與否斷開；人員下班后，圖紙、重要文獻(xiàn)不得隨意鋪在辦公桌上沒有收撿。公司辦公用品、日用品的日常管理工作。（采購、發(fā)放、管理）（重要內(nèi)部發(fā)放、屬于必備品）工作流程：確保公司辦公用品（辦公文具、打印紙、門卡、鑰匙等）、日用品（茶葉、飲用水、紙張、抽紙、紙杯等）的充足，定時、及時補給；購置物品及時填寫《入庫單》確保總經(jīng)理辦公室內(nèi)的辦公用品、日用品的補給，確保正常辦公供應(yīng)；根據(jù)《辦公用品領(lǐng)用表》核發(fā)員工辦公用品；按季度，與行政人事專人共同盤查辦公用品、日用品庫存，并訂立庫存盤查單，及時歸檔。嚴(yán)禁鋪張浪費。日常的打印、復(fù)印以及有關(guān)設(shè)備的檢查。工作流程：每天早上上班時間檢查打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、考勤機(jī)、電話機(jī)等設(shè)備，如出現(xiàn)異常，第一時間規(guī)定信息技術(shù)專人予以維修。確保辦公區(qū)打印紙的及時補充；做好各類紙張（財務(wù)單據(jù)、白紙、再生紙、廢紙、紅頭文獻(xiàn)）的分類工作；及時做好廢紙的銷毀和解決；（帶有財務(wù)數(shù)據(jù)和公司重要內(nèi)容的紙張必須通過碎紙機(jī)銷毀）。注意事項：純熟操作打印、復(fù)印機(jī)，并及時補充用紙；完畢公司日常的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)省資源；打印、復(fù)印機(jī)等設(shè)備出現(xiàn)問題不得私自解決，應(yīng)及時報修，并聯(lián)系有關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行維修；節(jié)省資源，愛惜紙張；公司領(lǐng)導(dǎo)、員工、客戶的住宿、車輛、用餐的預(yù)定和安排；臨時性用車的車輛管理和費用結(jié)算。工作流程：A住宿預(yù)定：預(yù)定前，需要理解住宿人員的住房規(guī)定，內(nèi)容涉及：酒店星級、地理位置、樓層、房間大小、房間配備、有無窗戶、與否24小時熱水、與否能夠上網(wǎng)、與否配備電腦、與否含早餐；客人與否需要無煙房，床大小的規(guī)定等；費用支付方式（僅預(yù)定或掛賬或代墊等）；酒店與否需要現(xiàn)金或刷卡等。酒店預(yù)定后確認(rèn)：最佳有紙質(zhì)（蓋章簽字）的傳真確認(rèn)，以確保預(yù)定成功；酒店預(yù)定完畢后，需要短信或郵件告知預(yù)定信息：A內(nèi)容參見第1條;B告知赴前臺后報的信息；C如何達(dá)成酒店路線及酒店電話。酒店預(yù)訂單應(yīng)及時歸檔?！毒频觐A(yù)訂單》文獻(xiàn)夾。B車輛預(yù)定：預(yù)定前，需要理解：坐車人數(shù)、天數(shù)、車型規(guī)定、司機(jī)規(guī)定；預(yù)定時，要確保車況良好、司機(jī)駕駛技術(shù)嫻熟、職業(yè)習(xí)慣良好；車輛使用前確認(rèn)：必須拿到租賃公司的《派車單》，方可使用車輛。否則，車輛出現(xiàn)任何事故及引發(fā)的一切責(zé)任將無法確保承當(dāng)責(zé)任單位。車輛使用后，需要雙方補充《車輛使用費用表》。租賃費用結(jié)算以雙方簽字確認(rèn)的《派車單》和《車輛使用費用表》C餐廳預(yù)訂。日常中，多理解本地特色的酒店和餐廳，按酒店級別和菜系等進(jìn)行分類。預(yù)定前，需要理解預(yù)訂規(guī)定，內(nèi)容涉及：酒店消費水平、地理位置、樓層、房間大小、房間配備、有無窗戶、與否帶衛(wèi)生間、與否有最低消費；酒店與否需要現(xiàn)金或刷卡等。非長久性預(yù)訂車輛的管理和費用結(jié)算；工作流程：建立《非長久性預(yù)訂車輛管理檔案》；根據(jù)《派車單》《車輛使用費用表》，按月度與車輛租賃公司結(jié)算對應(yīng)費用；通過使用人，統(tǒng)計使用車輛的車況、司機(jī)駕駛技術(shù)和服務(wù)水平，按月度作出評定；同時向公司提出與否進(jìn)一步與車輛租賃公司合作的意見和建議。公司后勤管理，及各類費用的支付工作，包含：物業(yè)費、水電費、停車費、電話費、網(wǎng)費、家政、保潔等；與對應(yīng)單位，如保潔公司、物業(yè)公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通。工作流程：后勤管理。理解公司與各對應(yīng)單位的合同規(guī)定，對方的職責(zé)范疇；與否出現(xiàn)提供的服務(wù)與合同不符的地方；通過日常工作統(tǒng)計，對各對應(yīng)單位進(jìn)行評定，為公司選擇服務(wù)單位意見和建議；理解各類費用結(jié)算周期和支付原則；按期支付，不得因延遲支付影響辦公區(qū)的正常辦公；嚴(yán)禁出現(xiàn)因個人因素，出現(xiàn)公司停水、電，或電話、網(wǎng)絡(luò)無法使用的狀況；結(jié)算時，核對實際使用費用和結(jié)算費用與否相符。對于需要改善的方面，應(yīng)及時回報反饋意見，并提出改善意見和方案，上報部門經(jīng)理審批。對各對應(yīng)單位進(jìn)行評定，為公司第二年選擇服務(wù)單位提供意見和建議。庫存管理。每季度末，與行政人事專人共同盤點庫存。工作流程：每季度末（月度20日-30日），本人作為盤點人，行政人事專人作為監(jiān)盤人，進(jìn)行庫存盤點，訂立庫存盤點確認(rèn)表，備行政人事部經(jīng)理處。每年末（月度20日-30日），本人作為盤點人，行政人事專人作為監(jiān)盤人，部門經(jīng)理作為審核人，進(jìn)行庫存盤點，訂立庫存盤點確認(rèn)表，備行政人事部經(jīng)理處。盤點合格原則：庫存剩余=購置總數(shù)-領(lǐng)用總數(shù)