進出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊

進出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(范例)□組織系統(tǒng)詳見組織系統(tǒng)圖18.2.1。經(jīng)理業(yè)務(wù)科管理科專業(yè)秘書總務(wù)人事會計圖18.2.1組織系統(tǒng)圖□業(yè)務(wù)流程1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)。2.客戶開發(fā)。3.客戶詢價(電報、信件、電報處理)。4.報價。5.訂單確認(rèn)。6.開立境內(nèi)訂單。7.生產(chǎn)督促及L／C催開。8.出貨。9.押匯(出貨通知)。10.付款?！鯓I(yè)務(wù)處理細則1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)(1)業(yè)務(wù)科取得新樣品后，應(yīng)填寫產(chǎn)品卡(附表18.2.2)，寫明以下資料：①臨時編號。②品名、規(guī)格、包裝。③制造廠商名稱、地址、電話、負(fù)責(zé)人、聯(lián)絡(luò)人、工廠產(chǎn)量規(guī)模。④開發(fā)成本。⑤預(yù)估生產(chǎn)成本。⑥制造商報價。⑦可能銷售對象及地區(qū)。⑧預(yù)估售價。⑨預(yù)估毛利。(2)業(yè)務(wù)科于每周業(yè)務(wù)匯報時，就前項新產(chǎn)品提出討論，經(jīng)逐項評估，按開發(fā)價值分為A、B、C三類，A類為極具開發(fā)價值，B類為有開發(fā)價值，C類為無開發(fā)價值。(3)經(jīng)評估列為C品存放次品室。(4)業(yè)務(wù)科每月就現(xiàn)有產(chǎn)品，選擇過時產(chǎn)品，于每月第一周業(yè)務(wù)匯報時，提出檢查，經(jīng)評定已無開發(fā)價值者，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品移入次品室。(5)新產(chǎn)品臨時編號共六位數(shù)字，分別代表填寫產(chǎn)品卡時的年、月、日。即1995年6月10文字母順序編號。舊產(chǎn)品淘汰列入次品檔，其淘汰編號原則與新產(chǎn)品之臨時編號相同。五、六位數(shù)代表序號，第七位數(shù)填A(yù)、B分別代表A類產(chǎn)品或B類產(chǎn)品。②第一位數(shù)填1代表第一位數(shù)填6代表〃〃〃〃23〃〃〃7〃〃8〃45〃〃〃9〃③第二位數(shù)填1代表〃〃〃〃〃〃〃2345678〃〃〃〃〃〃〃〃9〃2客戶開發(fā)：(1)業(yè)務(wù)科于每月最后一周業(yè)務(wù)匯報時，提報下個月的客戶開發(fā)計劃，計劃內(nèi)容包括：①制作公司簡介，產(chǎn)品目錄(注明交貨期限及付款條件)。②產(chǎn)品市場研究、分析、及客戶資料之收集。③介紹新產(chǎn)品(郵寄新產(chǎn)品目錄)。④刊登廣告、郵寄開發(fā)信。⑤其他。(2)客戶開發(fā)應(yīng)選擇A類產(chǎn)品，并配合季節(jié)性需求。按職責(zé)列入個人工作計劃(附表18.2.4)。3.客戶詢價(電報、信件、電話處理)(1)業(yè)務(wù)科收到客戶詢價的電報及信件，應(yīng)即加蓋收文戳記，填上收文日期，并依來電4)，函或回電副本存客戶檔(附表18.2.6)。(2)處理中的電報或信件，存于待辦卷，隨時查閱催辦，已經(jīng)處理的電報或信件，依客戶別歸入客戶檔。來文無適當(dāng)空欄時可另以簽辦單(附表18.2.7)，粘附處理。(3)客戶電報限當(dāng)日回電，客戶信件，除按經(jīng)理指示期限外，限三日內(nèi)回函。記錄檔，第二聯(lián)按客戶別歸入客戶檔。4.報價：(1)業(yè)務(wù)科接到客戶詢價之電報或信件，應(yīng)立即按客戶需求指派人員洽詢廠商后，挑選產(chǎn)品(2)報價單一式兩聯(lián)，第一聯(lián)寄客戶，第二聯(lián)存客戶檔。5.訂單確認(rèn)：(1)業(yè)務(wù)科接到客戶訂單，即依訂單內(nèi)容，填成交卡(附表18.2.10)交專業(yè)人員，讓廠商確認(rèn)買價及交貨期后，打SALESCONFIRMATION(S／C)(附表18.2.11)，S／C一式五聯(lián)，第一、二、三聯(lián)寄客戶，第四聯(lián)存業(yè)務(wù)科待辦卷，第五聯(lián)存客戶檔，并將訂購品名、數(shù)量、單價、金額、交貨期、生產(chǎn)廠商填入客戶檔。6.開立境內(nèi)訂單：(1)(2)業(yè)務(wù)科依據(jù)S／C及成交卡開立境內(nèi)訂貨單(附表18.2.12)。人員，據(jù)以協(xié)調(diào)廠商填寫生產(chǎn)及驗貨進度表，第四聯(lián)交售方簽認(rèn)后存廠商檔，并將訂購品名、數(shù)量廠價、交貨期等，記入廠商檔。(3)業(yè)務(wù)科依據(jù)S／C及訂貨單填寫產(chǎn)品表。7．生產(chǎn)督促及催開L／C：(1)業(yè)務(wù)科專業(yè)人員依據(jù)生產(chǎn)及驗貨進度表進行督促，填寫實際生產(chǎn)進度，于每周業(yè)務(wù)會報時提出報告，必要時現(xiàn)場取樣攜回核驗。(2)業(yè)務(wù)科依每筆S／C所訂L／C開立日期，催開L／C。(3)收到客戶開來之S／C內(nèi)容不符，應(yīng)即要求客戶修改L／C，或協(xié)調(diào)廠商修改訂貨單內(nèi)容，修改訂貨單處理程序與開立境內(nèi)訂單相同。8．出貨：(1)出貨前，業(yè)務(wù)科聯(lián)絡(luò)船公司確定船期，填寫裝船預(yù)計表，同時聯(lián)絡(luò)專業(yè)人員，確定裝柜日期及地點，通知拖車公司將貨柜拖到指定地點，以備裝柜。(2)裝船預(yù)計表一式三聯(lián)，第一聯(lián)交報關(guān)行簽SHIPPINGORDER(S／O)，第二聯(lián)業(yè)務(wù)科存查，第三聯(lián)交專業(yè)人員據(jù)以驗貨。(3)裝柜完成后，專業(yè)人員立即回報每一種貨品實際出貨數(shù)量、箱號、凈重、毛重、材表最晚須于結(jié)關(guān)前一日寄達本公司，匯送報關(guān)行。退稅清表上須用中文謄寫。9．押匯(出貨通知)：L／C匯證實書。海關(guān)簽放的輸出許可證(CBC)第六聯(lián)交會計，影本存待辦卷。(2)每筆貨品出口后，業(yè)務(wù)科依出口內(nèi)容，套打出貨通知單(SHIPPINGADVICELETTER)，一式三聯(lián)，第一聯(lián)(正本)及一份完整出口文件副本寄客戶，第二聯(lián)(副本)及一份完整出口文件副本(包括本)存入客戶檔。(3)業(yè)務(wù)科依據(jù)實際出口內(nèi)容，分別填入客戶檔、產(chǎn)品檔及廠商檔。1．付款：(1)每筆貨品出口后，業(yè)務(wù)科于結(jié)關(guān)后三日內(nèi)收集廠商寄來的發(fā)貨單、銷貨發(fā)票、及專業(yè)人員填具驗收記錄之裝船預(yù)計表第三聯(lián)，核對無誤后送會計。(2)交易記錄／C成交嘜頭數(shù)量單位總售單位總廠毛利(％)商預(yù)定實際B1V．．日期售價價廠商價交貨交貨日期日期．附表18．2.3營業(yè)計劃年月1．產(chǎn)品開發(fā)．客戶開發(fā)日期客戶名稱廠商名稱／CN0．／0No．售價廠價毛利備注．出口計劃．其他批示：附表18．2．4復(fù)核：制表：工作計劃部門：日期姓名：年行月情星期工作計劃執(zhí)形123456789101213141516171819202122232425262728293031收文簿收文編號內(nèi)容摘要處理意見批示(回函)年客戶名稱月日收文編號客戶名稱內(nèi)容摘要處理意見批示(回函)年月日收文編號客戶名稱內(nèi)容摘要處理意見批示(回函)批示(回函)批示(回函)年月日收文編號客戶名稱內(nèi)容摘要處理意見年月日收文編號客戶名稱內(nèi)容摘要處理意見年月日收文編號內(nèi)容摘要處理意見批示(回函)年客戶名稱月日附表18．2．6客戶卡客戶代號：———名稱址地負(fù)責(zé)人(聯(lián)絡(luò)人)電電傳話報真號號號碼碼碼交易記錄S／C成交產(chǎn)品數(shù)量單位總單位總毛利(％)廠商預(yù)定實INV．．．日期編號售價售價廣商廠價交貨際日期交貨日期簽辦單(電話記錄收文編號內(nèi)容摘要擬辦、會辦批示客戶名稱年月日電話記錄收話編號客戶名稱內(nèi)容摘要擬辦、會辦批示年月日附表18．．10成交卡年月日客戶名稱輸往地區(qū)訂單號碼交易條件交期品名規(guī)格包裝數(shù)量單價總價廠商單位總廠價毛利(％)交貨職廠價L／CN0．保險效期嘜頭船分海期批運轉(zhuǎn)船傭金理經(jīng)業(yè)務(wù)科長專業(yè)人員附表18．2．12訂貨單圖形售方：訂單號碼：訂約日期：交貨日期：交貨地點：售價：運費：毛利：電話：I／C開狀情況⑦外箱正面背面嘜頭)⑧外箱兩側(cè)面)⑨內(nèi)盒印刷ITBMITEMNo．Q’TY：MADEINSHANGHAIITEMN0．Q’：Q’TY：MADEINSHANGHAIITEMNo．N．w．KGS．G．w．KGS．Q’TY：MADEINSHANGHAI⑤本商品口貼INSHA