會(huì)務(wù)組工作方案

會(huì)務(wù)組分工及工作方案一、工作目標(biāo)及主要任務(wù)全力做好有關(guān)會(huì)務(wù)組工作，確保座談會(huì)的順利進(jìn)行。主要任務(wù)：擬定本組工作方案；負(fù)責(zé)座談會(huì)的接待工作；負(fù)責(zé)禮品、紀(jì)念品、簽到表、座次牌的設(shè)計(jì)制作；負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議資料；負(fù)責(zé)座談會(huì)期間各項(xiàng)活動(dòng)的后勤保障工作。二、人員安排負(fù)責(zé)人：劉芳三、會(huì)務(wù)準(zhǔn)備 （一）場(chǎng)景布置（協(xié)助廣告公司）：1.（1）40周年華誕展及各?？普古?；（2）彩虹門、氣球、橫幅、儀式啟動(dòng)幻影球、相關(guān)牌匾、禮炮、鮮花等；（3）音響的調(diào)配；（4）相關(guān)歌曲的準(zhǔn)備（國(guó)歌、院歌、背景音樂等）；（5）新院區(qū)項(xiàng)目、科研中心、生殖中心啟動(dòng)儀式及博士后工作站掛牌儀式的相關(guān)準(zhǔn)備工作；（6）“千人宣言”儀式的準(zhǔn)備工作；（7）頒獎(jiǎng)證書的準(zhǔn)備；（8）院慶工作牌的統(tǒng)一制作。2.會(huì)場(chǎng)座椅的擺放（按不同顏色座椅區(qū)分ABCD區(qū)，方3.擺放主席臺(tái)；4.準(zhǔn)備嘉賓名牌；5.準(zhǔn)備嘉賓胸花（院外所有嘉賓）、附院院慶小手旗；6.擺放礦泉水；7.準(zhǔn)備會(huì)議資料及禮品裝袋；8.在會(huì)場(chǎng)一角設(shè)薩斯風(fēng)、鋼琴現(xiàn)場(chǎng)演奏；9.會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生間的指示牌（通知資產(chǎn)管理部做好清潔衛(wèi)生工作）?！Y料袋內(nèi)物品：（1）產(chǎn)品介紹（2）座談會(huì)專題片DVD（3）座談會(huì)活動(dòng)手冊(cè)（4）紀(jì)念品（二）嘉賓接待劉芳姜芳榕1.慶典大會(huì)當(dāng)天提前到大會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，熟悉嘉賓坐席；2.迎接嘉賓，指引嘉賓到報(bào)到處簽到（協(xié)助禮儀小姐及義工）；3.協(xié)助嘉賓領(lǐng)取會(huì)議資料及禮品，指引嘉賓就坐（協(xié)助禮儀小姐及義工）；4.所有嘉賓入場(chǎng)完畢，工作人員到指定區(qū)域就坐；5.慶典大會(huì)結(jié)束，工作人員指引嘉賓離場(chǎng)乘車。（三）嘉賓簽到劉芳1.負(fù)責(zé)嘉賓簽到（準(zhǔn)備嘉賓簽名冊(cè)或簽名卷軸）；2.及時(shí)核對(duì)到會(huì)嘉賓名單（準(zhǔn)備一份參加慶典嘉賓名單）；3.準(zhǔn)備文房四寶若干，以便有需要的嘉賓題字；4.負(fù)責(zé)會(huì)議資料及禮品的發(fā)放及保管工作。（注：前一天晚上已到賓館簽到的嘉賓，不再簽到及發(fā)放資料袋，只在會(huì)場(chǎng)擺放議程單張。）（四）應(yīng)急工作劉芳1.負(fù)責(zé)因天氣等原因主會(huì)場(chǎng)轉(zhuǎn)移工作；2.在附院禮堂做好備用會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備工作；3.突發(fā)事件的緊急處理（協(xié)同院慶活動(dòng)應(yīng)急組）；4.現(xiàn)場(chǎng)保健醫(yī)生及常用藥品的準(zhǔn)備；5.由附院?jiǎn)T工組成觀眾預(yù)備隊(duì)伍，約100人，在現(xiàn)場(chǎng)觀眾過少時(shí)到場(chǎng)就坐，避免冷場(chǎng)。四、時(shí)間安排及分工根據(jù)工作內(nèi)容，會(huì)務(wù)組分為后勤保障小組、禮品小組，分別負(fù)責(zé)座談會(huì)前和座談會(huì)期間的所有后勤保障工作，禮品設(shè)計(jì)、制作、發(fā)放等工作，座談會(huì)接待、引導(dǎo)工作。具體時(shí)間安排及分工如下表：座次時(shí)，由于會(huì)場(chǎng)座位不夠而需要加排座位，我們考慮到若安排不好將影響與會(huì)人員的情緒，便與黨校等單位聯(lián)系，搬來統(tǒng)一的會(huì)議椅作為加排，并電話通知安排坐加排的與會(huì)人員，向他們說明情況，做好解釋，得到了與會(huì)人員的理解和支持。象這樣的細(xì)節(jié)問題，在會(huì)務(wù)工作中經(jīng)常出現(xiàn)，只有細(xì)節(jié)考慮具體、安排到位，在做會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作時(shí)才能有條不紊、主動(dòng)從容，從而保證會(huì)議質(zhì)量和效果。二、從細(xì)節(jié)上做到會(huì)中服務(wù)到位會(huì)中服務(wù)是辦會(huì)工作的重要一環(huán)，做好會(huì)中服務(wù)，要對(duì)細(xì)節(jié)細(xì)心觀察，只有把握好每一個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)，才能使每一次會(huì)議開得井然有序。首先，要對(duì)會(huì)議中的一些常規(guī)性的細(xì)節(jié)服務(wù)進(jìn)行規(guī)范，針對(duì)同類型的會(huì)議，要規(guī)范服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，做到有章可循。如縣委常委會(huì)議具有很強(qiáng)的政治性和嚴(yán)肅性，其會(huì)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)，服務(wù)不能隨意化、簡(jiǎn)單化，我們除保證會(huì)場(chǎng)整潔等基本要求外，還從細(xì)節(jié)上把握，規(guī)范服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提高服務(wù)質(zhì)量，專門制定了《縣委常委會(huì)議服務(wù)工作規(guī)程》，其中規(guī)定將茶杯放在與會(huì)人員右側(cè)，將統(tǒng)一制作的標(biāo)簽牌放在與會(huì)人員的左側(cè)，話筒的傾斜度大概一致，對(duì)資料的分發(fā)根據(jù)會(huì)議議程按由上至下的順序擺放在與會(huì)人員會(huì)議桌上的正前方，側(cè)看要求基本成一條直線等，這些細(xì)節(jié)上的規(guī)范，保證了會(huì)議桌上的整個(gè)擺設(shè)整齊劃一；另外要求在開會(huì)前30分鐘打開音響設(shè)備、視天氣情況開啟空調(diào)、會(huì)議中每隔30分鐘添加一次開水等，有效降低了服務(wù)工作對(duì)會(huì)場(chǎng)秩序和會(huì)議氛圍的影響，便于維護(hù)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅?huì)場(chǎng)秩序、嚴(yán)肅的會(huì)場(chǎng)氛圍。其次，由于會(huì)中服務(wù)還具有不確定性，這就要求會(huì)議服務(wù)人員發(fā)揮好主觀能動(dòng)性，從小處入手，細(xì)心觀察、善于把握細(xì)節(jié)，把握好與會(huì)人員的服務(wù)需求，如在一次會(huì)議上需傳達(dá)學(xué)習(xí)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的講話精神，我們便找到這名領(lǐng)導(dǎo)同志的講話，復(fù)印發(fā)給每位與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)，這一服務(wù)舉措，雖然領(lǐng)導(dǎo)沒有要求，但我們提前、主動(dòng)搞好服務(wù)，確保了從細(xì)節(jié)上做到服務(wù)到位。三、從細(xì)節(jié)上做到會(huì)后整理到位辦會(huì)工作是個(gè)整體的動(dòng)態(tài)過程，不但要搞好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)，還要搞好會(huì)后服務(wù)，但以往工作中我們往往忽略了會(huì)后整理工作。對(duì)此，我們從細(xì)節(jié)入手，在一個(gè)會(huì)議召開后，既及時(shí)將會(huì)議記錄、會(huì)議資料等進(jìn)行整理，又及時(shí)整理好會(huì)場(chǎng)，如對(duì)縣委常委會(huì)議、書記辦公會(huì)議等決策性會(huì)議及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，并把握好形成會(huì)議紀(jì)要的時(shí)間要求；對(duì)部署工作、布置任務(wù)等全縣性工作會(huì)議及時(shí)整理會(huì)議資料。對(duì)會(huì)議資料進(jìn)行整理雖然沒有明確要求，但體現(xiàn)了辦公室服務(wù)工作的主動(dòng)性、細(xì)節(jié)性，既有利于規(guī)范對(duì)會(huì)議資料的分類、保管、存檔，又便于以后查找和翻閱相關(guān)資料。我們對(duì)每次全縣性大會(huì)和重要工作會(huì)議的會(huì)務(wù)安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、政策文件等裝訂成冊(cè)，分送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科室，做到會(huì)議內(nèi)容一目了然，以便于領(lǐng)導(dǎo)查閱資料，便于督查