數(shù)字化檔案館建設指南

數(shù)字檔案館建設指南（檔案局公布

6月）

1．總體規(guī)定1.1概述

數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增加的對檔案信息資源管理、運用需求，運用當代信息、技術對數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過多個網(wǎng)絡平臺提供公共檔案信息服務和共享運用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。

建沒數(shù)字檔案館，有助于提高檔案館工作效率和當代化水平，有助于確保數(shù)字檔案永久存儲與安全保管，有助于增進公共檔案服務能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

建沒數(shù)字檔案館．有助于增進信息資源總量增加、質量提高和構造優(yōu)化，有助于提高各級政府公共服務能力，有助于增進社會主義文化的發(fā)展繁華，有助于滿足廣大人民群眾對當代信息服務的現(xiàn)實需求。

數(shù)字檔案館建設是一項系統(tǒng)工程，需要通過調研、立項、論證、軟件開發(fā)、平臺構建、資源準備、系統(tǒng)試運行、項目驗收、運行維護等諸多環(huán)節(jié)，需要各業(yè)務部門、檔案管理部門以及其它有關單位的共同參加，是一項長久的工作任務。

1.2建設原則與規(guī)定

數(shù)字檔案館建設應當遵照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進，項目帶動、重點突破，需求導向、確保安全，合理合用、穩(wěn)步實施”的原則，主動推動，務效。

統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進。應當根據(jù)各級政府電子政務建設整體框架和基本規(guī)定，及時將數(shù)字檔案館建設與區(qū)域電子政務和信息化建設相銜接，綜合考慮本身信息化發(fā)展水平、技術力量、資源規(guī)模、基礎工作水平、資金投入等因素，擬定總體布局和實施環(huán)節(jié)。

項目帶動、重點突破。實施項目帶動戰(zhàn)略，支撐和帶動數(shù)字檔案館整體建設和發(fā)展將數(shù)字檔案館建設分成若干子項目，以項目帶動數(shù)字檔案館建設及推動各項工作的開展，有助于獲得黨委政府和有關部門的重視和投入，有助于集中人力物力有針對性地重點解決數(shù)字檔案館建設中的核心問題。

需求導向、確保安全。數(shù)字檔案館建設應以需求為導向，著眼于黨政機關、社會公眾在線運用數(shù)字檔案信息資源的需求，推動檔案信息資源的共享。應當按照信息安全等級保護的規(guī)定，采用對應的安全保障技術辦法，配備必要的軟硬件沒施，建立健全安全管理制度，完善災難恢復服務機制，確保數(shù)字檔案館建設和運行的安全。

合理合用、穩(wěn)步實施。要重視前期調研，進行可行性研究，結合本部門業(yè)務工作實際，提出創(chuàng)新性高、應用性強的功效需求，以確保系統(tǒng)開發(fā)和項目建設的合理性、合用性。在項目實施過程中，檔案部門的業(yè)務人員應全程參加，及時研究和發(fā)現(xiàn)問題，糾正偏差。重大項目應當按照信息系統(tǒng)建設規(guī)規(guī)定，引入監(jiān)理機制，對項目質量、進度、投資、安全等方面進行全程監(jiān)理。

1.3建設目的

數(shù)字檔案館建設的目的是：緊緊依靠和本地信息化基礎設施建設環(huán)境，充足運用多個政務網(wǎng)平臺、公眾網(wǎng)平臺以及各類網(wǎng)絡資源，以先進的信息技術為手段，集成建設適應本部門本單位一定時期數(shù)字檔案管理需要的網(wǎng)絡平臺，開發(fā)應用符合功效規(guī)定的管理系統(tǒng)，推動館藏檔案資源數(shù)字化、增量檔案電子化，逐步實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源運用和社會共享服務。

其中，數(shù)字檔案信息、資源建設、提供檔案信息運用和社會共享服務，是一項長久任務，應分階段推動，有環(huán)節(jié)實現(xiàn)。

1.4建設容

數(shù)字檔案館總體建設容重要涉及：

(l）按照數(shù)字檔案館基礎網(wǎng)絡架構、重要技術路線與軟硬件配備基本規(guī)定，集成建設適應館藏檔案基礎數(shù)據(jù)和此后一定時期數(shù)字檔案增加規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、滿足數(shù)字檔案館各項管理與服務需求的基礎設施。

(2）開發(fā)或應用品有“收集、管理、存儲、運用”等功效規(guī)定的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡化。

(3）全方面推動館藏數(shù)字檔案基礎數(shù)據(jù)庫建設、優(yōu)先建立館藏檔案的文獻級目錄數(shù)據(jù)庫，逐步進行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉換，主動推動電子文獻的接受和管理，建立各類數(shù)字檔案資源庫群。

(4）應用先進技術和有關管理手段，確保數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長久可用，減少數(shù)字檔案對軟硬件的依賴性，從而使數(shù)字檔案含有傳統(tǒng)檔案所含有的原始性、憑證性和長久可讀性。

(5）運用多個技術手段，針對不同運用對象，通過不同渠道，實現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類顧客運用需求。

(6）配套建設數(shù)字檔案館保障體系，確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。

1.5建設環(huán)節(jié)

數(shù)字檔案館建設普通分項目規(guī)劃與立項、項目招投標、項目實施、運行維護等幾個環(huán)節(jié)進行。

（1）項目規(guī)劃與立項

根據(jù)社會信息化和檔案事業(yè)發(fā)展需要，研究提出數(shù)字檔案館建設項目。成立由檔案館重要領導、信息化人員、有關技術人員、檔案管理人員等參加的項目籌辦小組，對本地區(qū)信息化現(xiàn)狀和國外數(shù)字檔案館建設現(xiàn)狀等，特別是各立檔單位產(chǎn)生電子文獻狀況、黨委政府各部門和公眾對檔案運用需求狀況進行充足調研，研究提出項目可行性報告，向本地主管部門提出數(shù)字檔案館立項申請。在與有關主管部門充足溝通后，由主管部門組織專家對項目可行性報告進行論證。

（2）項目招投標

項目經(jīng)立項同意后，應按照有關項目管理規(guī)定進行招標或邀標工作。充足征求檔案館各業(yè)務部門、有關專家的意見，對數(shù)字檔案館的功效需求進行細化，形成功效需求方案。功效需求方案應既符合檔案管理的實際需要，又便于計算機編程人員理解，能夠在系統(tǒng)開發(fā)中實現(xiàn)。

（3）項目實施

按照數(shù)字檔案館建設目的、總體容和項目可行性研究報告立項批復的規(guī)定，制訂具體的項目建設實施方案，明確項目建設的容、進度和時間安排，有計劃地推動系統(tǒng)開發(fā)與調試、軟硬件集成、項目試運行與驗收等項目實施工作。項目建設中應當加強項目監(jiān)理，確保項目建設的進度和質量。

（4）運行維護

項目驗收后，應適時調節(jié)、明確數(shù)字檔案館各功效模塊的管理職責，加強應用培訓，建立數(shù)字檔案館業(yè)務工作與技術工作互相銜接、互相配合，以業(yè)務管理工作為根本、以技術保障工作為支撐的管理機制。要重視人才培養(yǎng)，形成以檔案館人才自主管理為主體，社會外包服務保障為依靠的運行與維護體系。

2.管理系統(tǒng)功效規(guī)定

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應當含有“收集、管理、保存、運用”四項基本業(yè)務功效，以及顧客權限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護等功效。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還應當采用必要方法確保館藏數(shù)字檔案信息，特別是由電子文獻歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功效能夠根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的規(guī)定而有所側重并不停拓展。

2.1收集功效規(guī)定

系統(tǒng)應當含有接受立檔單位產(chǎn)生的電子文獻及其元數(shù)據(jù)、對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化和采集重要數(shù)字信息資源等功效。

（1）系統(tǒng)能夠根據(jù)有關規(guī)定接受立檔單位產(chǎn)生的各類電子文獻及其元數(shù)據(jù)，并在建立一整套接受機制基礎上，確保接受過程責權明確，杜絕安全隱患，從源頭上確保數(shù)字檔案的真實、完整、可用。

（2）系統(tǒng)應當提供選擇在線接受和脫機接受方式。

（3）系統(tǒng)應當能夠批量導入或導出數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的可靠和可用。

（4）系統(tǒng)應能對在線或離線接受的檔案數(shù)據(jù)進行真實性、完整性、可用性驗證。

（5）系統(tǒng)應含有目錄數(shù)據(jù)和容數(shù)據(jù)等多個信息資源的采集功效。

2.2管理功效規(guī)定

系統(tǒng)能夠對所接受的各類數(shù)字檔案信息進行整頓、比對、分類、著錄、掛接、鑒定、檢索、統(tǒng)計等操作，使無序信息有序化，并實施有效控制。系統(tǒng)應能：

(l）按照設定的分類方案，將數(shù)字檔案信息存儲到系統(tǒng)中，或根據(jù)管理規(guī)定進行適宜調節(jié)。

〔2）過濾重份數(shù)據(jù)和重新分類、編號。

(3）對檔案容進行抽取和添加元數(shù)據(jù)等操作?，F(xiàn)在檔案管理都是基于目錄數(shù)據(jù)庫掛接方式來實現(xiàn)，將來不排除使用新的技術辦法對數(shù)字檔案進行有效管理。

(4）輔助人工完畢檔案的開放鑒定工作。

(5）對檔案容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)等有關信息建立持久聯(lián)系，形成長久保存檔案數(shù)據(jù)包和運用數(shù)據(jù)包。

(6）對檔案類型、數(shù)量大小等按照設定規(guī)定進行統(tǒng)計、顯示或打印輸出所需各類檔案信息。

(7）輔助完畢館藏實體檔案編目（著錄、標引）、整頓、出入庫房管理等工作。

(8）定制檔案業(yè)務流程或進行流程再造。

2.3保存功效規(guī)定

系統(tǒng)能夠實現(xiàn)對數(shù)字檔案長久的安全保存，涉及兩方面的規(guī)定，一是長久保存方略的擬定，二是存儲架構選擇。

2.3.1長久保存方略

長久保存方略涉及存儲格式的選擇，檢測、備份和遷移等技術辦法的采用等。

(l）應當選擇符合原則的格式，臨時未制訂原則的，選擇開放格式或主流格式。

(2）定時對載體及其軟硬件環(huán)境進行讀取、測試，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。

(3）根據(jù)數(shù)據(jù)重要程度以及管理和運用的需要，選擇在線、近線、離線、異地、異質和分級存儲等技術和方式。

(4）計算機軟硬件以及技術或原則規(guī)發(fā)生重大變化或發(fā)生重大事件時，為了確保數(shù)字檔案信息可讀，應采用遷移等手段對所存儲的數(shù)據(jù)進行技術解決。

2.3.2存儲架構選擇

根據(jù)檔案數(shù)據(jù)量和管理目的不同而采用不同的存儲技術及其有關設備。安全性和穩(wěn)定性是選擇存儲設備的首要因素。在數(shù)字檔案館建設過程中，應根據(jù)數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)量和運用并發(fā)顧客數(shù)的需求，以確保數(shù)字檔案館合理安全的存儲容量和較快的網(wǎng)絡傳輸速度，適宜選擇采用單一應用平臺，配備數(shù)據(jù)庫服務器、文獻存儲器、備份服務器、備份軟件等構成的存儲服務平臺，以及采用SAN、NAS、DAS、IP-SAN或其它形式的存儲技術辦法。

2.4運用功效規(guī)定

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應當根據(jù)檔案信息的運用需求和網(wǎng)絡條件，分別通過公眾網(wǎng)、政務網(wǎng)、局域網(wǎng)等建立運用窗口。系統(tǒng)應能實現(xiàn)檔案查詢、資源公布、信息共享、開發(fā)運用、工作交流、統(tǒng)計分析等功效。系統(tǒng)應當：

(1）能夠運用最新檢索技術辦法滿足運用者在多個運用平臺對檔案數(shù)據(jù)進行快速、精確、全方面的運用查詢規(guī)定。

(2）能夠通過網(wǎng)絡平臺或特定載體公布檔案信息和信息資源共享。

(3）能夠輔助進行檔案信息智能編研、深度挖掘。

(4）能夠為檔案管理者和運用者提供在線交流平臺、遠程指導、遠程教育。

(5）能夠輔助開展數(shù)字檔案的增值服務。

(6）能夠進行檔案運用訪問量統(tǒng)計、分布分析、輿情分析等有關工作。

(7）能夠對顧客、數(shù)據(jù)項、功效組件進行運用權限的角色授權解決，能夠進行門類設立、構造沒定、字典定義等系統(tǒng)代碼維護工作。

3.應用系統(tǒng)開發(fā)和服務平臺構建3.1應用系統(tǒng)開發(fā)

激勵各地區(qū)統(tǒng)一開發(fā)或購置成熟的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)軟件，減少重復開發(fā)減少應用成本。

應用系統(tǒng)開發(fā)應當遵照整體性、開放性、穩(wěn)定性等原則。激勵軟件開發(fā)公司應用先進技術手段對“收集、管理、保存、運用”各功效模塊或子系統(tǒng)進行專業(yè)深度擴展、創(chuàng)新開發(fā)。

(1）整體性。系統(tǒng)應考慮所配備和購置的軟硬件及其網(wǎng)絡平臺環(huán)境，選擇恰當?shù)拈_發(fā)工具和技術路線，對的解決各子系統(tǒng)或模塊的關系，形成一種整體。

(2）開放性。系統(tǒng)應能夠隨著信息技術的不停發(fā)展和檔案管理的最新規(guī)定而含有兼容性和拓展性。

(3）穩(wěn)定性。系統(tǒng)開發(fā)應采用先進、成熟、穩(wěn)定的技術，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠和安全。

3.2服務平臺建設

數(shù)字檔案館網(wǎng)絡架構普通應面對不同對象、立足現(xiàn)有不同網(wǎng)絡，構建三個服務平臺，并提供對應層級數(shù)字檔案信息資源運用共享服務。

數(shù)字檔案館應根據(jù)不同服務對象和不同檔案開發(fā)圍，建立對應的服務平臺。普通重要涉及：一是基于局域網(wǎng)面對檔案館工作人員和來館運用檔案人員的館檔案運用服務平臺；二是運用本地政務網(wǎng)建設的面對本級黨政機關各立檔單位的電子文獻歸檔和檔案信息共享平臺；三是運用公眾網(wǎng)建設的面對廣大社會公眾和進行館際交流的公共檔案信息服務平臺。

(1）基于局域網(wǎng)的檔案服務平臺

局域網(wǎng)檔案服務平臺是數(shù)字檔案館建設的基礎平臺。局域網(wǎng)檔案服務平臺應當含有館藏數(shù)字檔案傳輸、交換、存儲、安全防護的功效，承當檔案館“收集、管理、保存、運用”四項基本功效，滿足日常數(shù)字檔案館業(yè)務管理和提供運用服務的需要。局域網(wǎng)普通還要承當輔助檔案實體管理的功效。

(2）基于政務網(wǎng)的檔案服務平臺

政務網(wǎng)檔案服務平臺是數(shù)字檔案館連接本級各黨政機關立檔單位的主干平臺。它依靠本級政務網(wǎng)，能夠接受各立檔單位電子文獻，能夠為政務網(wǎng)顧客提供在線檔案查閱運用、檔案業(yè)務指導或其它檔案工作服務，實現(xiàn)黨政機關的檔案信息資源共享和資政服務工作。

激勵含有條件的檔案館探索采用云計算等先進技術為各立檔單位提供軟件服務和存儲服務。

(3）基于公眾網(wǎng)的檔案服務平臺

公眾網(wǎng)檔案服務平臺，如公共檔案信息服務平臺，是檔案館實現(xiàn)公共檔案服務和檔案信息資源社會共享的有效途徑之一。它依靠公眾網(wǎng)，通過檔案建立滿足公眾查閱檔案需求的運用窗口，同時，采集含有重要保存價值的各類數(shù)字信息，進行資源整合，實現(xiàn)公眾檔案信息資源的社會最廣泛共享。該平臺還可采用必要的安全方法，實現(xiàn)館際檔案信息交流。

檔案服務平臺建設現(xiàn)在應遵照的原則規(guī)有：

(1)GB50174-電子信息系統(tǒng)機房設計規(guī)：

(2)GB/Z24294-信息安全技術基于互聯(lián)網(wǎng)電子政務信息安全實施指南。

3.3軟硬件設備配備3.3.1系統(tǒng)軟件選型

數(shù)字檔案館系統(tǒng)軟件普通涉及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等方面。

操作系統(tǒng)的選擇要根據(jù)數(shù)字檔案館的規(guī)模和硬件配備等狀況來選定。終端操作系統(tǒng)普通選擇使用與其軟硬件兼容、使用較為廣泛的操作系統(tǒng)；服務器操作系統(tǒng)要綜合考慮任務量、并發(fā)顧客、安全性等因素選擇操作系統(tǒng)。

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)首先滿足數(shù)據(jù)存儲和管理的需求，并充足考慮技術和管理成本；另首先應注意操作系統(tǒng)和應用軟件對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的支持；再次要考慮其開放性和擴展性，為將來系統(tǒng)的升級、遷移免去后顧之憂。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)必須考慮到穩(wěn)定性和高性能以及檔案資源的安全性，因此在選型之前一定要認真規(guī)劃，周密地分析與考慮，所選擇數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應能支持現(xiàn)在及可預見的將來采用的軟件，并充足考慮此后幾年數(shù)據(jù)量的規(guī)定。在前期規(guī)劃時，不僅需要決定使用的類型和版本，還需要規(guī)劃設計數(shù)據(jù)構造；不僅需要考慮現(xiàn)在存儲和管理的數(shù)據(jù)信息類型，還要考慮將要接受進館的數(shù)據(jù)信息類型。

其它軟件配備。在數(shù)字檔案館系統(tǒng)運行中，除了操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)之外，還需根據(jù)數(shù)據(jù)采集、管理、運用等方面需要，配備其它某些系統(tǒng)軟件和工具軟件，如數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)交換、OCR、格式轉換、非線性編輯、全文檢索等方面的軟件。

3.3.2硬件設備配備

數(shù)字檔案館系統(tǒng)硬件設施重要涉及服務器、終端、網(wǎng)絡、存儲及其它配套設備。系統(tǒng)中每個獨立任務應有對應的服務器來承當解決任務。服務器在信息系統(tǒng)中的重要性不同，能夠分成主服務器和輔助服務器兩類。主服務器重要承當信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲和管理以及應用系統(tǒng)的運行，主服務器的選配必須充足考慮系統(tǒng)性、安全性和高性能。輔助服務器涉及輔助應用服務器、網(wǎng)絡管理服務器、文獻服務器等，承當系統(tǒng)中非核心功效的解決任務。一種數(shù)字檔案館系統(tǒng)配備服務器的數(shù)量，取決于系統(tǒng)的實際功效，不必強調全部任務都有獨立的服務器，可根據(jù)財力、數(shù)據(jù)規(guī)模、顧客數(shù)量及其訪問量等，合理選定。

網(wǎng)絡設備重要涉及傳輸介質、集線器、交換機、路由器、光電轉換等。雙絞線和光纖是最慣用的傳輸介質，物理分散的多臺計算機只有通過傳輸介質才干連接在一起形成網(wǎng)絡；集線器能夠放大傳輸信號，重要用于小型網(wǎng)；交換機是一種基于點對點發(fā)送數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡連接設備，含有網(wǎng)絡流量控制等性能，是大型網(wǎng)絡組網(wǎng)的必需設備；要使網(wǎng)絡之間互連，則必須配備路由器；光電轉換設備是實現(xiàn)雙絞線和光纖兩種不同傳輸介質的信號轉換的設備。

存儲設備重要涉及磁盤、光盤、磁帶等。應根據(jù)數(shù)字檔案館的存儲架構而選擇存儲設備。

數(shù)字化設備涉及掃描儀、數(shù)碼攝影機、數(shù)碼攝像機、非線性編輯系統(tǒng)等。

終端設備涉及輸入、輸出設備，普通是指獨立工作的計算機、打印機、復印機等。數(shù)字檔案館各項業(yè)務的開展必須依靠這些設備，通過終端訪問網(wǎng)絡應用系統(tǒng)，完畢信息解決工作。一種數(shù)字檔案館終端設立應考慮三種顧客，即社會顧客、檔案館工作人員、檔案館聘任的數(shù)據(jù)加工和解決人員。

4.數(shù)字檔案資源建設

數(shù)字檔案資源建設是數(shù)字案館建設的核心容，也是一項經(jīng)常性的業(yè)務工作。數(shù)字檔案資源建設涉及電子文獻接受、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉換、資源整頓加工、建立各類資源庫等容。

4.1電子文獻接受

應當根據(jù)檔案接受圍，建立電子文獻接受進館制度和機制，配備必要的技術手段，從源頭上確保數(shù)字檔案信息的真實、完整、可用。

為了確保有價值的數(shù)字檔案資源接受進館，從數(shù)字檔案館建設開始就應按照數(shù)字檔案館功效規(guī)定，研究擬定電子文獻接受圍、原則和辦法。在圍上，除了參考紙質檔案接受規(guī)定，還應針對電子文獻多樣性、形象性的特點，接受反映重大事件、重要活動、重大變化的電子形式的統(tǒng)計；在種類上，除了文本文獻還涉及數(shù)碼照片、圖形圖像、多媒體、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁等多個形式的電子文獻。應當明確電子文獻移交的方式和時限。移交方式能夠是在線也能夠離線移交，但不管何種移交萬式，以安全、高效、精確為原則。與紙質文獻對應電子文獻的移交和接受之前，應規(guī)定和督促立檔單位建立對的無誤的對應關系并確保其容的一致性。應當加強對電子文獻形成及其整頓、歸檔、移交的監(jiān)督指導，涉及擬定歸檔圍規(guī)、進行質量檢查、開展技術服務等。

電子文獻的接受與管理應當遵照下列原則規(guī)：

(1)GB/T18894-電子文獻歸檔與管理規(guī)；

〔2)DA/T32-公務電子歸檔與管理規(guī)則；

(3)DA/T46-文書類電子文獻元數(shù)據(jù)方案；

(4)DA/T47-版式電子文獻長久保存格式需求；

(

5)DA/T48-基于XML的電子文獻封裝規(guī)。

4.2檔案數(shù)字化

傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是現(xiàn)階段數(shù)字檔案資源建設的一種重要途徑。檔案數(shù)字化工作是一項系統(tǒng)工程，涉及到檔案保管、保護、整頓、鑒定、轉換、存儲、運用等多個環(huán)節(jié)，應當統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施。應當通過數(shù)字化工作，對館藏檔案進行全方面的梳理。要高度重視檔案整頓、鑒定、保護等基礎工作，為數(shù)字化工作提供高質量的來源。如果對館藏檔案無法一次性全方面數(shù)字化，能夠按照特殊載體優(yōu)先、重要程度優(yōu)先、共享性強優(yōu)先等原則分步實施。

數(shù)字化加工普通采用自主加工和委托加工兩種方式進行。自主加工是檔案館自行配備數(shù)字化加工設備，自行組織人力開展數(shù)字化加工。這一模式合用于少量重要、核心檔案的數(shù)字化加工。委托加工是將應數(shù)字化的檔案，委托專業(yè)公司實施加工。這一模式效率相對較高，投資相對節(jié)省，普遍合用于各類檔案的數(shù)字化加工。檔案館所委托加工的公司必須是含有有關保密資質的專業(yè)公司。

檔案數(shù)字化工作現(xiàn)在應遵照的原則規(guī)有：

(1)DA/T31-紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)；

(2)DA/T43-縮微膠片數(shù)字化技術規(guī)。

4.3資源整頓

在對信息資源進行有序、有效管理之前，必須進行整頓，涉及分類、價值鑒定、開放審查等。應當將數(shù)字檔案信息進行有序排列，現(xiàn)在尚未制訂針對數(shù)字檔案信息分類的規(guī)則，在數(shù)字檔案館建沒中，能夠參考傳統(tǒng)載體檔案的分類、排序方式，結合數(shù)字檔案信息的特點，擬定數(shù)字檔案信息的合理分類方案，實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息的有效控制。

電子文獻或數(shù)字化檔案信息公布運用之前，必須進行開放運用的鑒定工作，并通過技術檢查，譬如清晰度、精確性、完整性，方便讓運用者有效檢索、閱讀和理解數(shù)字檔案信息。

檔案信息網(wǎng)上提供運用，要根據(jù)數(shù)字檔案不同網(wǎng)絡的傳輸圍、顧客圍、使用方式等進行解決。對涉及秘密、知識產(chǎn)權或個人隱私及其它敏感信息的檔案運用，應當按照法律法規(guī)規(guī)定，進行劃控解決。涉密信息只能在涉密網(wǎng)公布；部信息只能在網(wǎng)（涉及政務網(wǎng)和檔案館局域網(wǎng)等）使用；開放信息能夠在公眾網(wǎng)公布。開放鑒定是數(shù)字檔案館建設的重要工作容之一。

4.4建立數(shù)字檔案資源庫

運用計算機及其有關技術設備管理數(shù)字檔案信息，現(xiàn)在普通采用數(shù)據(jù)庫技術辦法進行。檔案資源庫普通涉及目錄數(shù)據(jù)庫或元數(shù)據(jù)庫、容數(shù)據(jù)集等。

目錄數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案資源管理的基礎，它是將反映數(shù)字檔案特性的規(guī)數(shù)據(jù)，根據(jù)一定的字段規(guī)定存入計算機中，通過系統(tǒng)的排序等解決，形成由計算機檢索的目錄數(shù)據(jù)體系。目錄數(shù)據(jù)庫建立的方式重要有兩種基本途徑，一是通過傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化采集的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，普通是通過人工錄入建庫方式建立：二是通過接受電子文獻方式形成的數(shù)字檔案，普通通過檔案管理系統(tǒng)自動采集生成或從數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)庫中提取而形成，通過數(shù)據(jù)整頓規(guī)審核與補充完善后建立。

保存數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)是確保數(shù)字檔案可靠和可用的一項重要方法。元數(shù)據(jù)庫建設按照數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)采集規(guī)規(guī)定建立。元數(shù)據(jù)采集方式重要是通過對電子文獻或數(shù)字檔案的背景、構造和管理過程信息進行自動生成和適宜人工添加而形成。

容數(shù)據(jù)集是數(shù)字檔案資源建設的主體，它是通過數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫等技術辦法將檔案全文按照一定的分類、排序方式排列形成的集合。容數(shù)據(jù)普通通過與目錄數(shù)據(jù)掛接方式實施有效管理，隨著信息技術，特別是檢索技術的發(fā)展，將來也會采用其它技術辦法對容數(shù)據(jù)進行有效管理。對于由電子文獻歸檔形成的電子檔案，其容數(shù)據(jù)還應與其元數(shù)據(jù)建立持久有效的聯(lián)系，避免非法修