采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的主要法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及管控措施(干貨)

采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的主要法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及防范措施（一）銷售業(yè)務(wù)流程的主要環(huán)節(jié)主要包括：1.編制需求計(jì)劃和采購計(jì)劃2.請購3.選擇供應(yīng)商4.確定采購價(jià)格5.訂立框架協(xié)議或采購合同6.管理供應(yīng)過程7.驗(yàn)收8.付款9.會(huì)計(jì)控制10.采購業(yè)務(wù)的后評估（二）各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)第一個(gè)環(huán)節(jié)：編制需求計(jì)劃和采購計(jì)劃采購業(yè)務(wù)從計(jì)劃（或預(yù)算）開始，包括需求計(jì)劃和采購計(jì)劃。具體流程：企業(yè)實(shí)務(wù)中，需求部門一般根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資需求計(jì)劃，采購部門根據(jù)該需求計(jì)劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存物資后，統(tǒng)籌安排采購計(jì)劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)：三個(gè)“不”1.需求或采購計(jì)劃不合理2.不按實(shí)際需求安排采購或隨意超計(jì)劃采購3.與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃不協(xié)調(diào)主要管控措施：有三個(gè)1.根據(jù)實(shí)際需要編制需求計(jì)劃生產(chǎn)、經(jīng)營、項(xiàng)目建設(shè)等部門，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際需求準(zhǔn)確、及時(shí)編制需求計(jì)劃。需求部門提出需求計(jì)劃時(shí)，不能指定或變相指定供應(yīng)商。對獨(dú)家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)的獨(dú)家、專有資料，經(jīng)專業(yè)技術(shù)部門研討后，經(jīng)具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批。2.科學(xué)安排采購買計(jì)劃采購計(jì)劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃的一部分，在制定年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)實(shí)際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學(xué)安排采購計(jì)劃，防止采購過高或過低。3.采購計(jì)劃應(yīng)納入預(yù)算管理采購計(jì)劃應(yīng)納入采購預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，作為企業(yè)剛性指令嚴(yán)格執(zhí)行。第二個(gè)環(huán)節(jié)：請購請購是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計(jì)劃和實(shí)際需要，提出的采購申請。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)：1.缺乏采購申請制度2.請購未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批后果：可能導(dǎo)致采購物資過量或短缺，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營。主要管控措施：有3個(gè)1.建立采購申請制度依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置專門的請購部門，對需求部門提出的采購需求進(jìn)行審核，并進(jìn)行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計(jì)劃。2.嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)度辦理請購手續(xù)具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。3.嚴(yán)格審核采購申請具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采購申請時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注采購申請內(nèi)容：（1）.是否準(zhǔn)確、完整（2）.是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要（3）.是否符合采購計(jì)劃（4）.是否在采購預(yù)算范圍內(nèi)對不符合規(guī)定的采購申請，應(yīng)要求請購部門調(diào)整請購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。第三個(gè)環(huán)節(jié)：選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商，也就是確定采購渠道。（非常重要的環(huán)節(jié)）該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商選擇不當(dāng)。后果：可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。主要管控措施：有3個(gè)1.建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度一是，對供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。二是，企業(yè)新增供應(yīng)商的市場準(zhǔn)入、供應(yīng)商新增服務(wù)關(guān)系以及調(diào)整供應(yīng)商物資目錄，都要由采購部門根據(jù)需要提出申請，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徍伺鷾?zhǔn)后，納入供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。三是，企業(yè)可委托具有相應(yīng)資質(zhì)的中介機(jī)構(gòu)對供應(yīng)商進(jìn)行資信調(diào)查。2.擇優(yōu)確定供應(yīng)商采購部門應(yīng)當(dāng)按照公平、公正和競爭的原則，在切實(shí)防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。3.建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰制度一是，對供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和考核評價(jià)。二是，根據(jù)考核評價(jià)結(jié)果，提出供應(yīng)商淘汰和更換名單，經(jīng)審批后對供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整，并在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中作出相應(yīng)記錄。第四個(gè)環(huán)節(jié)：確定采購價(jià)格如何以最優(yōu)“性價(jià)比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)：三個(gè)“不”1.采購定價(jià)機(jī)制不科學(xué)2.采購定價(jià)方式選擇不當(dāng)3.缺乏對重要物資品種價(jià)格跟蹤監(jiān)控，引起采購價(jià)格不合理后果：可能造成企業(yè)資金損失。主要管控措施：有2個(gè)1.健全采購定價(jià)機(jī)制采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價(jià)采購、動(dòng)態(tài)競價(jià)采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價(jià)格。對標(biāo)準(zhǔn)化程度高、需求計(jì)劃性強(qiáng)、價(jià)格相對穩(wěn)定的物資，通過招標(biāo)、聯(lián)合談判等公開、競爭方式簽訂框架協(xié)議。2.確定采購執(zhí)行價(jià)格或參考價(jià)格采購部門應(yīng)當(dāng)定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價(jià)格變動(dòng)趨勢,確定重要物資品種的采購執(zhí)行價(jià)格或參考價(jià)格。建立采購價(jià)格數(shù)據(jù)庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價(jià)格走勢商情分析并合理利用。第五個(gè)環(huán)節(jié)：訂立框架協(xié)議或采購合同框架協(xié)議是企業(yè)與供應(yīng)商之間為建立長期物資購銷關(guān)系而作出的一種約定。采購合同是指企業(yè)根據(jù)采購需要、確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價(jià)格等情況與供應(yīng)商簽訂的具有法律約束力的協(xié)議，該協(xié)議對雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等情況作出了明確規(guī)定（企業(yè)向供應(yīng)商支付合同規(guī)定的金額、履行規(guī)定的結(jié)算方式，供應(yīng)商按照約定時(shí)間、期限、數(shù)量與質(zhì)量、規(guī)格交付物資給采購方）。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)：1.框架協(xié)議簽訂不當(dāng)，可能導(dǎo)致物資采購不順暢2.未經(jīng)授權(quán)對外訂立采購合同3.合同對方主體資格、履約能力等未達(dá)要求4.合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐后果：可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。主要管控措施：有3個(gè)1.進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估和引入競爭制度一是，對擬簽訂框架協(xié)議的供應(yīng)商的主體資格、信用狀況等進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估；二是，框架協(xié)議的簽訂應(yīng)引入競爭制度，確保供應(yīng)商具備履約能力。2.按照規(guī)定權(quán)限簽署采購合同根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價(jià)格等情況，擬訂采購合同，準(zhǔn)確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽署采購合同。對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專業(yè)人員參與談判，必要時(shí)可聘請外部專家參與相關(guān)工作。3.統(tǒng)一規(guī)定量差允許度（合理損耗量）對重要物資驗(yàn)收量與合同量之間允許的差異，應(yīng)當(dāng)作出統(tǒng)一規(guī)定。第六個(gè)環(huán)節(jié)：管理供應(yīng)過程管理供應(yīng)過程，主要是指企業(yè)建立嚴(yán)格的采購合同跟蹤制度，科學(xué)評價(jià)供應(yīng)商的供貨情況，并根據(jù)合理選擇的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜，實(shí)時(shí)掌握物資采購供應(yīng)過程的情況。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)：1.缺乏對采購合同履行情況的有效跟蹤2.運(yùn)輸方式選擇不合理3.忽視運(yùn)輸過程保險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)后果：可能導(dǎo)致采購物資損失或無法保證供應(yīng)。主要管控措施：有4個(gè)1跟蹤合同履行情況依據(jù)采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程進(jìn)度的異常情況，應(yīng)出具書面報(bào)告并及時(shí)提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的及時(shí)供應(yīng)。2.建立并執(zhí)行巡視、點(diǎn)檢和監(jiān)造制度對重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點(diǎn)檢和監(jiān)造制度。對需要監(jiān)造的物資，擇優(yōu)確定監(jiān)造單位，簽訂監(jiān)造合同，落實(shí)監(jiān)造責(zé)任人，審核確認(rèn)監(jiān)造大綱，審定監(jiān)造報(bào)告，并及時(shí)向技術(shù)等部門通報(bào)。3.選擇合理的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度和采購物資特性等因素，選擇合理的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜。4.實(shí)行采購登記制度或信息化管理實(shí)行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。第七個(gè)環(huán)節(jié)：驗(yàn)收驗(yàn)收是指企業(yè)對采購物資和勞務(wù)的檢驗(yàn)接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)：三個(gè)“不”1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確2.驗(yàn)收程序不規(guī)范3.對驗(yàn)收中存在的異常情況不作處理后果：可能造成賬實(shí)不符、采購物資損失。主要管控措施：有3個(gè)1.制定采購驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)制定明確的采購驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告后方可入庫。2.各部門各司其職驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購合同及質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具的質(zhì)量檢驗(yàn)證明，重點(diǎn)關(guān)注采購合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等核對一致。對驗(yàn)收合格的物資，填制入庫憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實(shí)物賬，及時(shí)將入庫憑證傳遞給財(cái)會(huì)部門。物資入庫前，采購部門須檢查質(zhì)量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。驗(yàn)收時(shí)涉及技術(shù)性強(qiáng)、大宗和新、特物資，應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測試，必要時(shí)可委托具有檢驗(yàn)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)或聘請外部專家協(xié)助驗(yàn)收。3.按規(guī)定處理異常情況、不合格物資和遲交貨對于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超采購預(yù)算采購的物資、毀損的物資等，驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理。對于不合格物資，采購部門依據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的，采購部門要按照合同約定索賠。第八個(gè)環(huán)節(jié):付款付款是指企業(yè)在對采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定及時(shí)向供應(yīng)商辦理支付款項(xiàng)的過程。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)：三個(gè)“不”1.付款審核不嚴(yán)格2.付款方式不恰當(dāng)3.付款金額控制不嚴(yán)后果：可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。主要管控措施：有3個(gè)1.嚴(yán)審票據(jù)的真實(shí)性、合法性和有效性嚴(yán)格審查采購發(fā)票等票據(jù)的真實(shí)性、合法性和有效性，判斷采購款項(xiàng)是否確實(shí)應(yīng)予支付。一是審查發(fā)票填制的內(nèi)容是否與發(fā)票種類相符合、發(fā)票加蓋的印章是否與票據(jù)的種類相符合等。二是企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，如果發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)當(dāng)拒絕向供應(yīng)商付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。2.合理選擇付款方式根據(jù)國家有關(guān)支付結(jié)算的相關(guān)規(guī)定和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實(shí)際，合理選擇付款方式，并嚴(yán)格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當(dāng)帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)，保證資金安全。除了不足轉(zhuǎn)賬起點(diǎn)金額的采購可以支付現(xiàn)金外，采購價(jià)款應(yīng)通過銀行辦理轉(zhuǎn)賬。3.加強(qiáng)預(yù)付款和定金的管理加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可收回風(fēng)險(xiǎn)等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施，盡快收回款項(xiàng)。第九個(gè)環(huán)節(jié)：會(huì)計(jì)控制會(huì)計(jì)控制主要指采購業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)：（缺乏有效的采購會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制）1.未能全面真實(shí)地記錄和反映企業(yè)采購各環(huán)節(jié)的資金流和實(shí)物流情況2.相關(guān)會(huì)計(jì)記錄與相關(guān)采購記錄、倉儲(chǔ)記錄不一致后果：可能導(dǎo)致企業(yè)采購業(yè)務(wù)未能如實(shí)反映，以及采購物資和資金受損。主要管控措施：有2個(gè)1.加強(qiáng)會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對購買、驗(yàn)收、付款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商情況、采購申請、采購合同、采購?fù)ㄖ?、?yàn)收證明、入庫憑證、退貨情況、商業(yè)票據(jù)、款項(xiàng)支付等情況，做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄。目標(biāo)：確保會(huì)計(jì)記錄、采購記錄與倉儲(chǔ)記錄核對一致。2.核對往來款項(xiàng)指定專人通過函證等方式，定期向供應(yīng)商寄發(fā)對賬函，核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)