高校院系辦公室人員的素質要求與工作重點

高校院系辦公室人員的素質要求與工作重點

大學的院辦公室是學院的一個窗口，它在橋接和交換學術和學生、學院和學校、學院和社會之間的溝通和聯(lián)系中發(fā)揮著橋梁和調停者的作用，其地位和作用突出。因此,在人員配備、人員素質、工作要求等方面有著特殊的要求,而為了適應新時期的高校院系辦公室工作,作為一名辦公室工作人員,除具備必要的能力和素質外,應不斷強化崗位職責,樹立崗位意識,保證工作的高質量、高水平、高效率。一、制定科學、合理、適合每項政策的政策辦公室是學校、院系各項政策法規(guī)的解釋和貫徹執(zhí)行機構,也是貫徹院系辦學理念和實施各種政策導向的綜合辦事機構,很多政策涉及到黨和國家方針的貫徹落實、涉及到學校辦學理念的實踐實施、涉及到院系的建設發(fā)展、涉及到師生的切身利益,政策所涵蓋的范圍包括教學、科研、人才培養(yǎng)、人事、勞資、后勤等諸多內容,因此需要辦公室人員對各類、各項政策讀得精、學得透、理得清、把得準、行得正。不斷樹立政策意識,熟悉各項政策法規(guī),正確解讀、理解、執(zhí)行政策,堅持依法辦事,按照政策行政。二、堅持以服務為中心的發(fā)展思想,發(fā)揮應有的作用管理就是服務,高校管理者只有遵循教育教學規(guī)律和管理原則,才能實現(xiàn)為教育教學服務的目的。從某種意義上講,高校院系辦公室的管理工作是一項服務性工作,向上是對院系領導及學校各職能部門服務,向下是對全院系教職員工和學生服務,沒有多少發(fā)號施令的權力,只有把各方面交辦的工作做好的義務。這就要求工作人員在管理與服務工作中,要把行政管理與服務師生結合起來,依靠高質量的服務使辦公室在履行管理工作職責中得到各方面的理解和支持,在服務中實現(xiàn)工作的價值。院系辦公室人員必須樹立為教師服務、為學生服務的意識,要做到耐心、細致、熱情、周到,在瑣碎、平凡的工作中為人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務及師生提供優(yōu)質服務,達到管理育人、服務育人的最佳效果。三、增強自我提高意識隨著學習型社會的建立和教育改革的不斷深入,對高校辦公室人員的要求也越來越高,努力學習是提高自我、適應形勢、求得生存發(fā)展的需要。為了更有效地發(fā)揮辦公室各項功能,適應新世紀現(xiàn)代教育對行政管理人員的要求,辦公室人員必須增強自我提高意識,積極創(chuàng)造邊工作邊學習的條件,努力改善知識結構,提高業(yè)務素質和管理水平。首先,通過學習努力提高政治素質。辦公室上傳下達文件、處理內外事務、協(xié)調各方面關系,都涉及黨和國家的方針政策以及學校內部的規(guī)定等,所以必須從政治的高度,認真學習黨和國家方針、政策,把握其精神實質,努力提高自身的政治鑒別力和決策能力。同時,加強業(yè)務知識學習、熟悉業(yè)務流程、熟練掌握常用辦公設施,訓練一崗多能,通過自修、培訓、交流、在職攻讀學位等方式,提高自己的學歷層次及專業(yè)理論水平,在工作中自覺地不斷學習新知識、新技能,同時了解涉及各類專業(yè)的基本知識、基本技術,還要加強外語、計算機的學習,不斷提高業(yè)務能力。四、堅持個人作為,加強溝通配合,形成良好的工作關系高校院系辦公室有其自身的特點,通常根據工作需要會設置教學教務、科研、學科建設、研究生培養(yǎng)、資產管理、實驗室管理、后勤服務、財務及黨務、行政、學生管理等多個崗位,工作雖然有明確的分工,但各崗位業(yè)務之間既有聯(lián)系,又有交叉,有些工作不是靠一個人的力量所能完成的,許多情況下需要辦公室人員之間相互合作,互相配合,共享信息,才能完成工作,同時,院系的許多臨時性、突發(fā)性事務,都需要工作人員共同完成。因此,辦公室人員應多換位思考,懂得尊重人、關心人,要學習別人的長處,在完成自己本職工作的同時,要做好與同事的溝通與銜接工作,增進同事之間的了解,建立良好的工作關系,有較強的團隊意識。善于和別人合作,營造團結協(xié)作的良好工作氛圍,對辦公室人員來講是相當重要的內在素質。五、行政管理和知識管理、知識型員工管理相結合,全方位提高工作實效面對新形勢、新任務,作為一名辦公室的工作人員,必須與時俱進,努力提高自身素質,學習現(xiàn)代管理理論和現(xiàn)代化管理技能,根據高校高級知識分子集中、青年學生思想活躍、創(chuàng)新氛圍濃厚等特點,必須將行政管理與知識管理、知識型員工管理有機結合,不斷進行管理創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、方法創(chuàng)新,將現(xiàn)代管理理念、管理知識、管理方法等自覺運用到工作實踐中,掌握目標管理、計劃與控制以及質量監(jiān)控與反饋等基本方法,將經驗管理與科學管理很好地結合在一起,善于運用科學理論去分析研究工作中的具體問題,注重從紛繁復雜的問題中看到本質,找到重點,從雜亂無章的瑣碎事務中解脫出來,理清頭緒,善于總結新經驗,學習新知識,研究新問題,增強工作的系統(tǒng)性和預見性。六、制定完善的規(guī)章制度完善制度、規(guī)范管理,是確保高校院系辦公室工作高效運行的基本要求。所謂無規(guī)矩不成方圓,工作人員應不斷樹立制度意識,嚴格按規(guī)定辦、按程序辦、按制度辦,堅持照章辦事,堅持按原則辦事,提高按制度辦事的自覺性。院系辦公室無論是在事務處理、資源調配、人員安排等,都是一個更繁忙更復雜的機構,要適應高校辦公室的特點與需要,保證這個機構的整體運行能有條不紊地進行,提高辦公室資源安排的合理性和利用最大化,要求這個機構必須有合理的制度法規(guī)支撐,制定完善的規(guī)章制度,規(guī)范辦文、辦事、辦會程序,做到事事有章可循,獎懲有據可依。用制度管人、制度管事則在公平、效率、和諧等方面都具有積極意義,可以避免許多隨意性、盲目性、主觀性、私利性等弊端,有利于樹立辦公室的權威性和促進辦公室人員的健康成長。七、加強信息化建設,提高管理水平信息化是時代特征,特別是以互聯(lián)網為特征的計算機技術深入應用到辦公自動化的各個領域,院系辦公室辦公方式逐漸從傳統(tǒng)模式向信息化、電子化、數字化、無紙化等方式轉變,數據庫技術和互聯(lián)網技術的深入應用和電子通訊辦公設備的普及應用,要求工作人員不斷樹立信息化意識,熟悉信息技術,熟練掌握辦公室常用的信息化手段,熟練使用辦公自動化設備,加快信息化數據平臺建設和各類管理系統(tǒng)開發(fā),將硬件更新與軟件開發(fā)同步推進,促進院系辦公室管理的科學化、信息化、系統(tǒng)化,提高管理效益和管理水平,提高工作質量和效率,減少時間、精力和紙張的浪費。如人事檔案、固定資產統(tǒng)計、教學檔案以及各種校發(fā)、院發(fā)文件等,建立電子檔案,規(guī)范檔案文件及各種資料信息的整理、歸檔工作,做到及時更新,資源共享,查詢快捷方便。同時,作為高校院系辦公室管理者,要充分利用信息資源,及時為領導采集各種信息,為領導決策打好充足的信息基礎,使院系領導在復雜的工作中能夠從容應對。另外,建立依托校園網的院系網站,降低辦公費用,方便院系師生,為師生的學習及日常工作節(jié)約大量的人力與財力。八、抓重點抓實效,提高辦事效率工作效率是現(xiàn)代辦公室對工作人員的基本要求,效率的高低通常決定于三個因素,一與工作人員素質有關,個人認識水平、工作熟悉程度、政策把握能力等;二與辦公條件有關,現(xiàn)代辦公設備使用、信息數據平臺建立、信息化自動化水平等;三與工作體制有關,領導體制、分工的科學性、運行機制、工作流程等。院系工作人員要有時間觀念,要有工作緊迫感和使命感,杜絕官僚作風,嚴禁推、拖和不作為現(xiàn)象,不斷提高個人業(yè)務能力,改善辦公條件,理順體制機制,熟悉本校、本院系的教學、科研、學科建設、人才培養(yǎng)工作實際,不斷提高駕馭高校行政管理工作的能力,要有謀事的預見性、做事的計劃性、行事的及時性,要能夠正確把握常規(guī)工作與重點工作、日常工作與臨時性工作、事務性工作與長效工作的界限,做到日常工作運轉正常、臨時性工作處理及時、重點工作精心把握。工作要抓重點、講實效。抓重點是推動工作落實、提高辦事效率的關鍵。抓住重點,就能從千頭萬緒的工作中抓住主要矛盾,帶動和促進其他工作的開展;講實效就是工作人員要發(fā)揚務實的作風,客觀、準確、全面地反映情況,并對多項工作力求做到準確、務實、高效,要行動迅速,跟蹤反饋,做到件件有落實,事事有回音。九、創(chuàng)新思維,構建院系管理改革新亮點教育事業(yè)具有開拓性特點,不創(chuàng)新就不會有發(fā)展。特別是近年來,教育教學改革不斷深化,各項人事改革、分配制度改革不斷推進,人才培養(yǎng)機制、管理模式不斷處于調整變動之中,高等學校對于“培養(yǎng)什么樣的人,怎樣培養(yǎng)人”進行深入思考和探索,這就要求作為院系管理部門的辦公室能夠適應教育事業(yè)的各項發(fā)展要求,工作人員在思想觀念、認識水平、工作方法、工作制度方面不斷以現(xiàn)代視角審視、發(fā)展眼光對待、科學方法行政,不斷樹立創(chuàng)新意識,摒棄不適宜院系發(fā)展的觀念、方法、制度、傳統(tǒng),不斷創(chuàng)新知識管理、知識型員工管理,建立富有活力的體制機制,運用創(chuàng)新思維來解決問題,服務師生,鼓勵員工以開拓、進取的創(chuàng)新精神,形成院系管理改革的新亮點、新特色。十、堅持開放思維,大力開展對外交流當今世界,經濟、教育和科技等都處于開放的大系統(tǒng),是一個全面開放的社會。高等院校作為引領文化發(fā)展方向的先行者,近年來對外交流不斷擴大,國際交往日益頻繁,教師出國進修、國際合作辦學、資源共享、聯(lián)合培養(yǎng)研究生、共同研發(fā)項目等都已成為高校院系工作的常態(tài),國際化程度已經成為衡量一所學校、一個學院、一個學科專業(yè)辦學水平和人才培養(yǎng)質量的重要指標,因此辦公室工作人員要以開放的心態(tài)、開放的思維和國際化的視野、外交禮儀、國際慣例等來對待各項對外交流和合作,不斷學習國際先進管理經驗,了解國外高等教育的發(fā)展狀況、了解各學科領域的最新進展和研究熱點問題。通過開放交流,可吸收外來學者的新思維,開闊視野,活躍學術氣氛,實現(xiàn)共同發(fā)展,還有利于學科之間的相互滲透和科研的協(xié)作。這就