流程圖制作規(guī)范

.z......資料...教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化〔SOP〕流程圖制作規(guī)秘書室管考科制931009壹、前言「標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程」是企業(yè)界常用的一種作業(yè)方法。其目的在使每一項(xiàng)作業(yè)流程均能清楚呈現(xiàn)，任何人只要看到流程圖，便能一目了然。作業(yè)流程圖確實(shí)有助于相關(guān)作業(yè)人員對(duì)整體工作流程的掌握。制作流程圖的好處有三：所有流程一目了然，工作人員能掌握全局。更換人手時(shí)，按圖索驥，容易上手。所有流程在繪制時(shí)，很容易發(fā)現(xiàn)疏失之處，可適時(shí)予以調(diào)整更正，使各項(xiàng)作業(yè)更為嚴(yán)謹(jǐn)。貳、目的一、為建立本部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化〔SOP〕流程圖之可讀性及一致性，乃參考美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)協(xié)會(huì)〔AmericanNationalStandardsInstitute,ANSI〕系統(tǒng)流程圖標(biāo)準(zhǔn)符號(hào)，選定部份常用圖形，作為本規(guī)流程圖制作符號(hào)；及參考道勤企業(yè)管理參謀「效率會(huì)議」標(biāo)準(zhǔn)流程，作為本規(guī)流程作業(yè)要項(xiàng)及流程圖之例。二、本規(guī)對(duì)于流程圖繪制方式，采用由上而下構(gòu)造化程序設(shè)計(jì)〔Top-downStructuredProgramming〕觀念，亦即流程圖的構(gòu)造，由循序、選擇及重復(fù)三種構(gòu)造所組成，以制作一個(gè)簡(jiǎn)單、易懂及便于維護(hù)、修改的流程圖。三、對(duì)于制作流程圖共通性目標(biāo)，本規(guī)亦列出流程圖繪制原則。參、流程圖符號(hào)可由計(jì)算機(jī)的Word軟件中，工具列─插入─圖片─快取圖案─流程圖，選取各種圖示繪制；其中最常用者，有以下八種，說明如下：符號(hào)名稱意義準(zhǔn)備作業(yè)〔Start〕流程圖開場(chǎng)處理〔Process〕處理程序決策〔Decision〕不同方案選擇終止〔END〕流程圖終止路徑〔Path〕指示路徑方向文件〔Document〕輸入或輸出文件已定義處理(PredefinedProcess〕使用*一已定義之處理程序連接〔Connector〕流程圖向另一流程圖之出口；或從另一地方之入口批注(ment)表示附注說明之用肆、流程圖構(gòu)造說明：一、循序構(gòu)造〔Sequence〕〔一〕圖形：〔二〕意義：處理程序循序進(jìn)展?！踩痴Z法：DO處理程序1THENDO處理程序2〔四〕實(shí)例：〔五〕運(yùn)用時(shí)機(jī)：本構(gòu)造適用于具有循序發(fā)生特性之處理程序，而繪制圖形上下順序就是處理程序進(jìn)展順序。二、選擇構(gòu)造〔Selection〕二元選擇構(gòu)造〔根本構(gòu)造〕〔一〕圖形：〔二〕意義：流程依據(jù)*些條件，分別進(jìn)展不同處理程序?！踩痴Z法：IF條件THENDO處理程序1ELSEDO處理程序2〔四〕實(shí)例：〔五〕運(yùn)用時(shí)機(jī)：1.本構(gòu)造適用于須經(jīng)選擇或決策過程，再依據(jù)選擇或決策結(jié)果，擇一進(jìn)展不同處理程序。2.選擇或決策結(jié)果，可以用「是、否」、「通過、不通過」或其它相對(duì)文字，來敘明不同路徑處理程序。3.經(jīng)選擇或決策結(jié)果之二元處理程序，可以僅有一個(gè)，例如：僅有「是」或「否」的處理程序。多重選擇構(gòu)造〔二元選擇構(gòu)造變化構(gòu)造〕〔一〕圖形：〔二〕意義：流程依據(jù)*些條件，分別進(jìn)展不同處理程序。〔三〕語法：FOR條件PCASE1DO處理程序1CASE2DO處理程序2.CASEnDO處理程序n〔四〕實(shí)例：〔五〕運(yùn)用時(shí)機(jī)：1.本構(gòu)造是二元選擇構(gòu)造之變化，流程依據(jù)選擇或決策結(jié)果，擇一進(jìn)展不同處理程序。2.選擇或決策結(jié)果路徑名稱，可用不同文字，來敘明不同路徑之處理程序。三、重復(fù)構(gòu)造〔Iteration〕REPEAT-UNTIL構(gòu)造〔一〕圖形：〔二〕意義：重復(fù)執(zhí)行處理程序直到滿足*一條件為止，即直到條件變成真〔True〕為止。〔三〕語法：REPEAT-UNTIL條件DO處理程序〔四〕實(shí)例：〔五〕運(yùn)用時(shí)機(jī)：1.本構(gòu)造適用于處理程序依據(jù)條件需重復(fù)執(zhí)行的情況，而當(dāng)停頓繼續(xù)執(zhí)行的條件成立后，即離開重復(fù)執(zhí)行循環(huán)至下一個(gè)流程。2.本重復(fù)構(gòu)造是先執(zhí)行處理程序，再判斷條件是否要繼續(xù)執(zhí)行。DO-WHILE構(gòu)造〔一〕圖形：〔二〕意義：除了在執(zhí)行處理程序之前，得先測(cè)試條件外，DO-WHILE構(gòu)造和REPEAT-UNTIL構(gòu)造很相似，假設(shè)條件為偽〔False〕，就不再執(zhí)行處理程序?！踩痴Z法：DO-WHILE條件DO處理程序〔四〕實(shí)例：〔五〕運(yùn)用時(shí)機(jī)：1.本構(gòu)造適用于處理程序依據(jù)條件需重復(fù)執(zhí)行的情況，而當(dāng)停頓繼續(xù)執(zhí)行的條件成立后，即離開重復(fù)執(zhí)行循環(huán)至下一個(gè)流程。2.本重復(fù)構(gòu)造是先判斷條件是否成立，再執(zhí)行處理程序。伍、流程圖繪制原則一、流程圖分中心主軸及旁支說明，主軸各流程圖文字請(qǐng)鍵入KEYWORD，各細(xì)部流程假設(shè)需補(bǔ)充說明，請(qǐng)精簡(jiǎn)條列以虛線旁支說明，每點(diǎn)以不超過二行為原則〔請(qǐng)見例〕。二、各項(xiàng)細(xì)部流程有辦理期程者，應(yīng)注明。三、各項(xiàng)步驟有選擇或決策結(jié)果，如〔可、否〕、「通過、不通過」或其它相對(duì)文字時(shí)，請(qǐng)回饋校正流程是否有遺漏，以防止懸而未決狀況。四、注意各流程圖動(dòng)線勾稽的合理性、并考慮是否需建置分表或合成簡(jiǎn)要總表，分表與總表應(yīng)以符號(hào)、顏色或字段等區(qū)隔，使人一目了然。五、流程圖符號(hào)繪制排列順序，為由上而下，由左而右。六、處理程序請(qǐng)以阿拉伯?dāng)?shù)字，由1開場(chǎng)，依處理程序排列順序編號(hào)，并以文字依處理程序功能命名。文字命名部份，以「動(dòng)詞＋受詞」及簡(jiǎn)明扼要表達(dá)為原則。假設(shè)須表示處理程序之單位，則在編號(hào)之后，加上單位名稱。【實(shí)例】處理程序假設(shè)屬并行操作關(guān)系，其編號(hào)請(qǐng)多加一碼〔如8.1，8.2等依序編號(hào)〕，并宜排列在流程圖同一高度，而下一個(gè)處理程序編號(hào)，則自動(dòng)增加1〔如9〕?！緦?shí)例】七、處理程序須以單一入口與單一出口〔Single-Entry,Single-E*it〕特性繪制。【實(shí)例】【修正前】【修正后】八、流程圖一頁放不下時(shí)，可使用連接符號(hào)連接下一頁流程圖。同一頁流程圖中，假設(shè)流程較復(fù)雜，亦可使用連接符號(hào)來述明流程連接性。連接符號(hào)請(qǐng)以文數(shù)字標(biāo)示，以資區(qū)別。九、一樣流程圖符號(hào)宜大小一致。十、路徑符號(hào)宜防止互相穿插?！緦?shí)例】十一、同一路徑符號(hào)之指示箭頭應(yīng)只有一個(gè)?！緦?shí)例】【修正前】【修正后】十二、開場(chǎng)符號(hào)在流程圖中只能出現(xiàn)一次，但完畢符號(hào)則不限。假設(shè)流程圖能一目了然，則開場(chǎng)符號(hào)及完畢符號(hào)可省略。十三、選擇構(gòu)造及重復(fù)構(gòu)造之選擇或決策條件，文字表達(dá)應(yīng)簡(jiǎn)明清晰，路徑并加注「是」及「否」或其它相對(duì)性文字指示說明。十四、流程圖中假設(shè)有參考到其它已定義流程，可使用已定義處理程序符號(hào)，不必重復(fù)繪制?！緦?shí)例】十五、流程圖假設(shè)一頁繪制不下，可以使用階層性分頁繪制方式，并在處理程序編號(hào)上表示其階層性。【實(shí)例】【第一頁】【第二頁：處理程序2的階層性分頁繪制】陸、例〔一〕教育部暨所屬各機(jī)關(guān)方案資本支出預(yù)算執(zhí)行評(píng)核作業(yè)流程=1\*ROMANI.作業(yè)要項(xiàng)表秘書室管考科制工程編號(hào)秘管-04工程名稱教育部暨所屬各機(jī)關(guān)方案資本支出預(yù)算執(zhí)行評(píng)核作業(yè)承辦人員美婷23565906相關(guān)單位秘書室、總務(wù)司、會(huì)計(jì)處、人事處及業(yè)務(wù)相關(guān)單位辦理時(shí)間一、配合研考會(huì)作業(yè)期程，當(dāng)年十月或十一月辦理本部及所屬機(jī)關(guān)學(xué)校填表說明會(huì)。二、次年三月一日開場(chǎng)(年度決算編竣后)填報(bào)檢討表及初審作業(yè)。辦理期程每年03/01至04/25考前須知每年受評(píng)核方案圍，依當(dāng)年度行政院研考會(huì)之評(píng)核要點(diǎn)為之有關(guān)法令行政院所屬各機(jī)關(guān)方案資本支出預(yù)算執(zhí)行評(píng)核要點(diǎn)辦理方式一、各方案執(zhí)行機(jī)關(guān)于其年度決預(yù)算編竣后，應(yīng)就該年度方案執(zhí)行結(jié)果詳加檢討，并同執(zhí)行差異之理由填寫「年度方案預(yù)算執(zhí)行結(jié)果檢討表」，于一個(gè)月報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管部會(huì)審核；符合獎(jiǎng)勵(lì)要件之方案，得并提「年度方案建議獎(jiǎng)勵(lì)審查表」辦理審核。二、各部會(huì)收到所屬各方案執(zhí)行機(jī)關(guān)依前款所報(bào)數(shù)據(jù)后，由研考、會(huì)計(jì)、人事及相關(guān)單位組成審核小組進(jìn)展審核，并依評(píng)核要點(diǎn)之獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)作成獎(jiǎng)懲建議，必要時(shí)得請(qǐng)執(zhí)行機(jī)關(guān)提供說明或辦理實(shí)地查證，于一個(gè)半月完成評(píng)〔初〕核，并將所主管方案之執(zhí)行結(jié)果匯整為一覽表，并同綜合審核意見送行政院審核小組辦理復(fù)核。三、行政院審核小組完成復(fù)核后，擬訂綜合審核意見報(bào)院長(zhǎng)核定。=2\*ROMANII.教育部暨所屬各機(jī)關(guān)年度方案資本支出預(yù)算執(zhí)行評(píng)核作業(yè)流程圖製作資本支出預(yù)算製作資本支出預(yù)算(每年10或11月前辦理)部屬機(jī)關(guān)學(xué)校函送審核資料(每年3或1月前)審議結(jié)果送行政院審核小組複核〔每年4月25日前〕教育部秘書室彙整會(huì)前作業(yè)主管業(yè)務(wù)司處(含中部辦公室)初核(每年3月15日前核完)每年3月15日前初核完初核1.準(zhǔn)備會(huì)議資料2.函送報(bào)名表3.統(tǒng)計(jì)參加人數(shù)4.製作聯(lián)絡(luò)人員名冊(cè)1.公共建設(shè)計(jì)畫檢討建議表2.獎(jiǎng)懲建議表3.會(huì)議紀(jì)錄於每年3月1日前函送教育部審核審核小組審議會(huì)議1.每年4月1日前召開2.政務(wù)次長(zhǎng)主持執(zhí)行率未達(dá)90％案件執(zhí)行率達(dá)90％案件及建議獎(jiǎng)勵(lì)案1.部會(huì)列管計(jì)畫初審未達(dá)90％且具爭(zhēng)議性案2.建議獎(jiǎng)勵(lì)案3.公共建設(shè)計(jì)畫4.由院列管計(jì)畫提教育部審核小組審議辦理說明會(huì)(每年10或11月前辦理)依會(huì)議決議修正檢討表，於會(huì)後一個(gè)工作天通過未通過〔二〕教育部有效率會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程=1\*ROMANI.作業(yè)要項(xiàng)表：秘書室管考科制930927工程編號(hào)秘管-07工程名稱「效率會(huì)議」標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程承辦人員蕭玉真23565905相關(guān)單位本部各單位辦理時(shí)間經(jīng)常性辦理考前須知會(huì)議召開的目的在于解決問題及產(chǎn)出決策，所以溝通應(yīng)在會(huì)前進(jìn)展，行政作業(yè)的目的在于如何使會(huì)議更有效率〔Effective〕，進(jìn)而達(dá)成預(yù)期效果〔Effectiveness〕。有關(guān)法令政部「會(huì)議規(guī)」。教育部「會(huì)議的主持與參與」。辦理方式(一)會(huì)前作業(yè)1.預(yù)期會(huì)議希望達(dá)成之效益與本錢分析2.檢核會(huì)議召開之必要性〔無其它方式可替代或奉上級(jí)指示〕3.決定與會(huì)者〔人員層級(jí)不宜超過三級(jí)〕4.準(zhǔn)備會(huì)議背景資料5.明確的會(huì)議議程及時(shí)間表6.預(yù)擬可能之爭(zhēng)議點(diǎn)7.進(jìn)展會(huì)前溝通8.檢核上次會(huì)議決議執(zhí)行情形〔連續(xù)會(huì)議者〕9.研擬主席裁示稿10.準(zhǔn)備事務(wù)用具及器材11.發(fā)送資料(二)會(huì)議進(jìn)展1.主席述明會(huì)議目的、進(jìn)展方式、完畢條件等原則。2.確認(rèn)上次會(huì)議決議執(zhí)行情形〔ＡctionＲequestControlList〕。3.與會(huì)人員了解目的、表達(dá)看法、達(dá)成共識(shí)。4.處理爭(zhēng)議。5.確定會(huì)議結(jié)論。6.準(zhǔn)時(shí)完畢會(huì)議。(三)后續(xù)作業(yè)1.發(fā)送會(huì)議紀(jì)錄。2.后續(xù)處理〔追蹤決議辦理情形〕。3.準(zhǔn)備下次會(huì)議資料〔連續(xù)會(huì)議者〕。單位單位自我檢核開會(huì)的必要性教育部「會(huì)議召開」評(píng)估檢核表(如附表1)1.預(yù)期效益與本錢2.開會(huì)的必要性3.決定與會(huì)者4.準(zhǔn)備背景資料5.明確議程與時(shí)間表6.預(yù)擬可能之爭(zhēng)議點(diǎn)7.會(huì)前溝通8.檢核決議執(zhí)行情形(如附表2)1.研擬主席裁示稿2.針對(duì)可能爭(zhēng)議持續(xù)溝通3.準(zhǔn)備事務(wù)用具器材4.發(fā)送資料會(huì)議進(jìn)行1.主席述明會(huì)議目的、進(jìn)行方式、結(jié)束條件等原則2.確認(rèn)上次會(huì)議決議執(zhí)行情形3.與會(huì)人員瞭解目的、表達(dá)看法、達(dá)成共識(shí)4.處理爭(zhēng)議5.確定會(huì)議結(jié)論6.準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議發(fā)送會(huì)議紀(jì)錄檢附單位自評(píng)檢核表與相關(guān)資料退原申請(qǐng)單位不開會(huì)◎主秘以上長(zhǎng)官主持之會(huì)議決議─由主政單位將決議送管考科填報(bào)甲類管考單?！騿挝恢鞴苤鞒种畷?huì)議決議─由主政單位與相關(guān)單位自行鍵入乙類管考列管，會(huì)議記錄email送管考科。1.總結(jié)重點(diǎn)、決議、行動(dòng)及任務(wù)並納入相關(guān)會(huì)議決議2.草擬下次開會(huì)議程(連續(xù)會(huì)議)3.感謝與會(huì)人員4.評(píng)量此次會(huì)議後續(xù)處理(追蹤決議辦理情形)籌備會(huì)議會(huì)議決議單位簽陳開會(huì)否否是是依據(jù)層級(jí)發(fā)送紀(jì)錄：A級(jí)送列管單，B級(jí)email通知，C級(jí)morall系統(tǒng)。教育部「效率會(huì)議」標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程〔SOP〕開會(huì)先期準(zhǔn)備工作附表一附表一教育部「會(huì)議召開」評(píng)估檢核表序號(hào)檢核工程檢核備注(說明、)1預(yù)期會(huì)議希望達(dá)成之效益與本錢分析2開會(huì)的必要性(無其它方式可以替代或奉上級(jí)指示)3決定與會(huì)者(人員層級(jí)不宜超越三層)4準(zhǔn)備會(huì)議背景資料5明確的會(huì)議議程與時(shí)間表6預(yù)擬可能的爭(zhēng)議點(diǎn)7進(jìn)展會(huì)前溝通8檢核上次會(huì)議決議執(zhí)行情形(連續(xù)會(huì)議者)9其它總評(píng)總說明：注：檢核通過者打「ν」，不通過者打「ㄨ」，有疑義者打「？」。〔二〕國(guó)立技專校院資本門工程新興方案審核作業(yè)流程暫緩或緩議暫緩或緩議核定構(gòu)想書同意函規(guī)劃設(shè)計(jì)報(bào)告書報(bào)部審核結(jié)束送請(qǐng)本部工審會(huì)委員或?qū)＜覍W(xué)者提供技術(shù)性審查意見逕送(復(fù))請(qǐng)學(xué)校修正或補(bǔ)送資料學(xué)校提送構(gòu)想書本司書面內(nèi)容項(xiàng)目初審是否通過是否通過簽陳部次長(zhǎng)核定是否通過A是否是否是否工程會(huì)逕送行政院工程會(huì)逕送行政院覈實(shí)總工程費(fèi)請(qǐng)學(xué)校補(bǔ)充、修正與說明／退回重新修正規(guī)劃設(shè)計(jì)報(bào)告書報(bào)部審核A本司書面審查是否通過審查通過，提送30%必要圖說報(bào)工程會(huì)提工審會(huì)專案會(huì)議審查是否通過新興工程概算補(bǔ)助審議B否否是是BB編列第一年預(yù)算辦理招標(biāo)發(fā)包作業(yè)完成是否同意補(bǔ)助通過暫緩或釐清附帶條件否是技術(shù)學(xué)院申請(qǐng)改名科技大學(xué)審核作業(yè)流程組成技專校院變更審議委員會(huì)〔組成技專校院變更審議委員會(huì)〔11月〕技術(shù)學(xué)院提報(bào)改名科技大學(xué)計(jì)畫書〔3月〕由業(yè)務(wù)單位進(jìn)行書面資料初審〔3月〕技職校院變更審議委員會(huì)初審作業(yè)〔4月〕公告並理學(xué)校提出申請(qǐng)〔12月25日〕技術(shù)學(xué)院提報(bào)改名科技大學(xué)計(jì)畫書〔3月〕由業(yè)務(wù)單位進(jìn)行書面資料初審〔3月〕技職校