會議管理會議管理

歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!感謝閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!感謝閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!感謝閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!會議管理制度1會議管理制度會議管理制度2會議室使用和管理規(guī)定會議室使用和管理規(guī)定3會議室使用控制會議室使用控制1.1.會議管理制度會議管理制度1目的：規(guī)范投資公司各種會議管理，減少會議時間，提高會議效率。2適用范圍：適用于投資公司及所屬事業(yè)部例會和非例會會議。3引用文件：4投資公司會議概況：4.1例會安排概況：4.1.1經(jīng)營分析會：投資公司每月召開一次經(jīng)營分析會，匯報、總結上月經(jīng)營情況，并進行偏差分析，會議由戰(zhàn)略管理部部長主持，戰(zhàn)略管理部進行記錄。與會人員：投資公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部部長。4.1.2月度考核會：投資公司及所屬事業(yè)部每月召開一次機關月度考核會，匯報、總結上月工作情況，制訂下月工作計劃，由總經(jīng)辦/督察審計部部長主持，總經(jīng)辦/督察審計部進行記錄。與會人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理，各部部長。4.1.3生產(chǎn)經(jīng)營例會：投資公司所屬事業(yè)部每月召開一次生產(chǎn)經(jīng)營例會，匯報、總結上月生產(chǎn)經(jīng)營情況，通報上月各分公司生產(chǎn)經(jīng)營檢查考評結果，安排布置下月的工作任務，會議由企管部部長主持，企管部進行記錄。與會人員：企管部部長、副部長、部長助理、各分公司經(jīng)理、副經(jīng)理、生產(chǎn)辦主任、質(zhì)檢辦主任。4.1.4營銷協(xié)調(diào)會：投資公司所屬事業(yè)部每月召開，分析生產(chǎn)、質(zhì)量和銷售上存在的問題，協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)、質(zhì)量和銷售環(huán)節(jié)上的問題。會議由企管部部長主持，企管部進行記錄。與會人員：主管領導、企管部部長、副部長、部長助理、市場部部長、業(yè)務部部門經(jīng)理、各分公司經(jīng)理。4.2非例會安排概況：4.2.1投資公司總經(jīng)理辦公會由總經(jīng)理根據(jù)需要確定會議時間并召集、主持。會議審議當前公司的發(fā)展戰(zhàn)略、生產(chǎn)經(jīng)營管理、行政人事等方面的重大事項和決策、決定?？偨?jīng)辦記錄，總經(jīng)理辦公會議審議事項的最終決定權在總經(jīng)理。與會人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、各部部長、各事業(yè)部經(jīng)理。4.2.2各事業(yè)部科技專題會議由總工根據(jù)需要確定會議時間并召集、主持。會議學習與企業(yè)相關的新工藝、新技術，討論解決生產(chǎn)工藝中存在的問題或發(fā)布各類科技成果?？偣ぶ付ㄈ藛T記錄。4.2.3部門會議由各部門領導根據(jù)實際情況，定期召開部門有關人員工作會議，布置任務，協(xié)調(diào)工作，部門領導指定記錄人。4.2.4投資公司、各事業(yè)部年度、季度各類競賽活動總結大會、動員大會由總經(jīng)辦或相關部門組織、召集、記錄。5會議管理：5.1會議管理的要求：5.1.1會議必須符合國家的法律和政策。5.1.2會議必須追求效率。5.1.3選擇好開會的時機。5.1.4明確和統(tǒng)一會議的責權。5.1.5嚴格控制會議的數(shù)量和規(guī)模，簡化會議的程序。5.2參加會議須知：5.2.1應將會議的目的、宗旨、議題及有關資料認真地予以研究，并準備提出意見或詢問事項。5.2.2嚴格遵守會議時間，準時出席。如因故不能出席，須事先通知會議組織者。5.2.3發(fā)言力求簡要明確，注意發(fā)言時機。5.2.4只要有利于公司整體利益，應毫不保留地發(fā)表意見。5.2.5凡與會議主題無關的話題，應盡量避免。5.2.6在反駁他人意見時，應注意態(tài)度和語言。5.2.7不能因細節(jié)問題爭吵不休。5.2.8注意不能喋喋不休，應讓他人也有發(fā)言機會。5.2.9應服從多數(shù)人的決定。6會議的程序：6.1會議的準備工作：6.1.1由會議組織部門擬定會議計劃。6.1.2確定會議議題。6.1.3確定會議時間、地點及與會人員。要求全面周到、無錯漏、范圍恰當必須經(jīng)領導審批。6.1.4會議資料準備。6.1.5發(fā)布會議通知。例會在無特別變化時不另行通知，非例會由會議組織者發(fā)通知或以填寫《會議通知單》的方式通知與會人員。6.1.6排列座次，布置會場。6.1.7會議報到。6.2會議的進行階段：6.2.1會議組織者對會議中出現(xiàn)的安排、沖突、意見分歧等現(xiàn)象進行處理和協(xié)調(diào)。6.2.2加強治安保衛(wèi)工作，引導與會人員有秩序出入會場，對遲到者迅速引導落座。6.2.3需進行選舉工作的應事先準備好票箱、選票、選好監(jiān)票人，并清點到會人數(shù)和缺席人數(shù)。6.2.4做好會議過程中文件的分發(fā)和保管工作。6.2.5做好會議的保密工作，加強對會議的通訊設備，擴音設備的管理。6.2.6做好會議的服務工作。6.3會后處理工作6.3.1做好會議文件的處理工作。6.3.2安排好外地與會人員的返回服務工作。6.3.3進行會務總結，對會議的安排工作，會議費用等作合理程度評價。6.3.4擬寫會議報告，向上級主管部門報告會議情況及所取得的成果。6.3.5傳達會議精神。2.2.會議室使用和管理規(guī)定會議室使用和管理規(guī)定1目的：加強管理，使會議室充分發(fā)揮作用，更好地服務于領導、機關各部。2適用范圍：適用于投資公司及所屬事業(yè)部會議室。3引用文件：4規(guī)定：4.1會議室由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。4.2會議室的使用限于投資公司及所屬事業(yè)部、全資、控股子公司召集的各類會議和公司領導交辦的外來客人的接待業(yè)務。4.3使用會議室須提前1日到總經(jīng)辦、行辦辦理手續(xù)。4.4愛護會議室的設施，保持會議室的清潔，使用完畢，應及時清洗水杯和煙缸，并對接待用品認真登記，由使用部門負責人簽字認可。4.5任何部門和個人不得將會議室的桌椅、煙具、煙缸等設施拿出會議室。內(nèi)控目標：*保證會議室使用合理關鍵控制點：1.會議室使用部門應根據(jù)參加會議的對象及人數(shù)提前兩個工作日提出合理的使用申請，由總經(jīng)辦進行審批2.如暫無會議室安排會議，應由申請部門重新安排會議時間3.會議室服務員應認真清點主要接待物品并做好記錄以備每月底核算費用，同時要清點會議室重要設置，發(fā)現(xiàn)損壞及時報告。相關文件：1.會議通知單2.會議室使用登記表3.會議接待用品消耗統(tǒng)計表4.出席會議情況統(tǒng)計表***使用部門提前2日提出申請使用部門填寫會議室使用申請單交會議室服務員會議室服務人員接通知單時開門登記秘書半個工作日確定有無會議室會議完畢半個工作日內(nèi)清點主要接待用品、清理衛(wèi)生責任人：服務員會議室使用結束否231有根據(jù)會議重要情況協(xié)調(diào)安排責任人：秘書是否優(yōu)先安排是不能使用會議室否開會使用部門負責人或委派有關人員簽字認可2使用部門提前半個工作日布置會議室4313.3.會議室使用控制會議室使用控制會議通知單會議通知單會議主持：備注：編號：會議名稱：會議主旨、議題：會議時間、地點：與會人員：會議組織：通知人：通知時間：聯(lián)系電話：編號：TH-Z-B-013會議室使用登記表會議室使用登記表日期會議室人數(shù)使用部門會議名稱接待情況服務人員部門負責人編號：TH-Z-B-014各部門會議接待用品消耗統(tǒng)計表各部門會議接待用品消耗統(tǒng)計表領用時間飲料品名數(shù)量單價(元)總價(元)合計金額(元)領