公司文件控制程序

文獻(xiàn)控制程序目的對(duì)于質(zhì)量管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)實(shí)施控制，確保質(zhì)量管理體系運(yùn)行的各個(gè)場(chǎng)合都得到和使用有效版本。合用范疇合用于本“公司”與質(zhì)量管理體系有關(guān)文獻(xiàn)的控制。職責(zé)3．1辦公室負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)、程序文獻(xiàn)、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)及管理制度等文獻(xiàn)的控制和管理。3．2辦公室負(fù)責(zé)技術(shù)原則、設(shè)計(jì)圖紙、工藝規(guī)程（規(guī)范）及適宜的外來(lái)文獻(xiàn)的控制和管理。3．3各有關(guān)部門負(fù)責(zé)各自的質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)的控制和管理。4．工作程序4．1受控文獻(xiàn)范疇A．原則規(guī)定的文獻(xiàn)：涉及質(zhì)量手冊(cè)、程序文獻(xiàn)、作業(yè)懂得書(shū)及質(zhì)量統(tǒng)計(jì)表式等。B．組織規(guī)定的文獻(xiàn)：涉及技術(shù)原則、設(shè)計(jì)圖紙、工藝規(guī)程、規(guī)范及管理制度等。C．外來(lái)文獻(xiàn)：涉及顧客或他方提供的文獻(xiàn)，以及我司所采用的有關(guān)國(guó)標(biāo)、行業(yè)原則、法規(guī)法律等。4．2文獻(xiàn)的編號(hào)辦法4．2．1原則規(guī)定的文獻(xiàn)編號(hào)辦法A．質(zhì)量手冊(cè)的編號(hào)辦法的表達(dá)：JSJL—公司代號(hào)ZLSC—質(zhì)量手冊(cè)代號(hào)—年號(hào)質(zhì)量手冊(cè)—文獻(xiàn)名稱B．程序文獻(xiàn)的編號(hào)辦法表達(dá)JSJL—公司代號(hào)CXWJ—程序文獻(xiàn)代號(hào)001—程序文獻(xiàn)代號(hào)—年號(hào)程序文獻(xiàn)—文獻(xiàn)名稱C．作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編號(hào)辦法表式：按以上表達(dá)將公司代號(hào)、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)代號(hào)、次序號(hào)、年號(hào)、文獻(xiàn)名稱作成表圖。4．2．2組織規(guī)定的文獻(xiàn)編號(hào)辦法A．管理制度的編號(hào)辦法參考作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編號(hào)辦法執(zhí)行B．技術(shù)原則、監(jiān)理文獻(xiàn)資料圖紙和工藝規(guī)程、規(guī)范等文獻(xiàn)的編號(hào)辦法按國(guó)家或行業(yè)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4．2．3外來(lái)文獻(xiàn)的編號(hào)辦法外來(lái)文獻(xiàn)原則按其原有編號(hào)。4．3文獻(xiàn)的形式我司質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)除書(shū)面形式的，還能夠是其它形式，如硬拷貝、電子文檔或電子媒體。4．4文獻(xiàn)的控制狀態(tài)文獻(xiàn)分為受控文獻(xiàn)和非受控文獻(xiàn)。A．受控的質(zhì)量手冊(cè)、程序文獻(xiàn)、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)在封面控制狀態(tài)欄中作紅色標(biāo)記，并注明分發(fā)編號(hào)。B．外來(lái)法規(guī)監(jiān)理文獻(xiàn)資料和工藝規(guī)程、規(guī)范由總工辦每年度確認(rèn)其有效性，在文獻(xiàn)控制請(qǐng)單中標(biāo)記為受控。C．非受控文獻(xiàn)只登記發(fā)放，不作標(biāo)記，不該分發(fā)編號(hào)。4．5文獻(xiàn)的編制和審批4．5．1質(zhì)量手冊(cè)由管理代表組織并審核，由總經(jīng)理同意公布。4．5．2程序文獻(xiàn)由管理者代表組織有關(guān)部門編制，部門領(lǐng)導(dǎo)審核，管理者代表同意。4．5．3作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、管理制度等由有關(guān)人員根據(jù)質(zhì)量手冊(cè)或程序文獻(xiàn)的規(guī)定組織編制，有關(guān)人員審核，部門領(lǐng)導(dǎo)同意。4．5．4技術(shù)原則，監(jiān)理文獻(xiàn)資料和工藝規(guī)程、規(guī)范等，由總工辦負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門人員根據(jù)國(guó)標(biāo)、行業(yè)原則和技術(shù)任務(wù)書(shū)等編制，總工辦或有關(guān)人員審核?？偣こ處熁蚍止芗夹g(shù)副總同意。4．6文獻(xiàn)的發(fā)放4．6．1辦公室征集有關(guān)部門意見(jiàn)后根據(jù)分工編制“文獻(xiàn)發(fā)放記錄表”，擬定發(fā)放范疇，采用個(gè)人借用的方式，確保在對(duì)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場(chǎng)合都能得到對(duì)應(yīng)文獻(xiàn)的有效版本。4．6．2辦公室根據(jù)擬定的范疇實(shí)施文獻(xiàn)的發(fā)放控制，文獻(xiàn)領(lǐng)用人應(yīng)在“文獻(xiàn)發(fā)放記錄表”上登記簽字。4．6．3當(dāng)文獻(xiàn)遺失應(yīng)有領(lǐng)用人以書(shū)面形式闡明因素，原文獻(xiàn)號(hào)作廢，重新編號(hào)再認(rèn)領(lǐng)。當(dāng)文獻(xiàn)破損嚴(yán)重，影響使用時(shí)，文獻(xiàn)使用人應(yīng)到辦公室辦理以舊換新手續(xù)，新文獻(xiàn)的分發(fā)編號(hào)仍沿用原文獻(xiàn)分階級(jí)編號(hào)，辦公室負(fù)責(zé)將原破損文獻(xiàn)銷毀。4．7文獻(xiàn)的評(píng)審4．7．1我司質(zhì)量管理體系的評(píng)審分為定時(shí)和不定時(shí)評(píng)審。4．7．2定時(shí)評(píng)審的時(shí)間原則是為一年，當(dāng)出現(xiàn)下列狀況之一時(shí)，辦公室及有關(guān)部門應(yīng)及時(shí)組織評(píng)審：A．我司監(jiān)理文獻(xiàn)資料、過(guò)程質(zhì)量管理體系發(fā)生變化時(shí)。B．顧客規(guī)定或合用的法律、法規(guī)發(fā)生變化時(shí)。C．我司但愿將各個(gè)管理體系合并或增設(shè)時(shí)。D．其它有表要進(jìn)行文獻(xiàn)評(píng)審的狀況。4．7．3我司對(duì)管理體系文獻(xiàn)的評(píng)審可采用下列辦法進(jìn)行A．會(huì)簽評(píng)審由有關(guān)部門會(huì)簽，主管領(lǐng)導(dǎo)審核。B．全文評(píng)審，由辦公室委托有關(guān)部門組織有關(guān)部門或人員開(kāi)會(huì)評(píng)審。4．7．4我司質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)評(píng)審的重要內(nèi)容為文獻(xiàn)的五性，既；系統(tǒng)性、完整性、對(duì)的性、合用性和可操作性。4．7．5經(jīng)評(píng)審的文獻(xiàn)如需作更改時(shí)應(yīng)按文獻(xiàn)更改的規(guī)定執(zhí)行4．8文獻(xiàn)的更改4．8．1文獻(xiàn)需要更改時(shí)，應(yīng)由使用人填寫“文獻(xiàn)更改申請(qǐng)”，闡明需要更改的因素，對(duì)重要的更改還應(yīng)有充足的證據(jù)，經(jīng)管理者代表同意，指定有資格的人員更改。4．8．2文獻(xiàn)更改后的審核，同意后按4．5條款的規(guī)定執(zhí)行。4．8．3文獻(xiàn)更改后，應(yīng)從全部發(fā)放和使用場(chǎng)合及時(shí)撤換失效或者作廢的文獻(xiàn)，以免錯(cuò)用或誤用。4．9文獻(xiàn)的作廢與解決4．9．1作廢文獻(xiàn)由辦公室征集有關(guān)部門意見(jiàn)后確認(rèn)，按“文獻(xiàn)發(fā)放記錄表”回收并統(tǒng)計(jì)。4．9．2為知識(shí)或追溯歷史，含有保存價(jià)值的作廢文獻(xiàn)，應(yīng)加蓋“作廢保存”印章，并隔離分級(jí)4．9．3務(wù)保存價(jià)值的作廢文獻(xiàn)由辦公室提出，有關(guān)部門審核，管理者代表或總工同意后銷毀。4．10文獻(xiàn)的管理4．10．1文獻(xiàn)經(jīng)同意發(fā)放后，辦公室編制全公司“文獻(xiàn)控制清單”各部門也應(yīng)編制部門“文獻(xiàn)控制清單”方便識(shí)別文獻(xiàn)的現(xiàn)行所訂狀態(tài)，避免失效，作廢文獻(xiàn)。4．10．2文獻(xiàn)的使用人對(duì)使用的文獻(xiàn)應(yīng)進(jìn)行適宜保護(hù)，以保持其清晰，易于識(shí)別和檢查。4．10．3需臨時(shí)借閱的文獻(xiàn)應(yīng)經(jīng)管理者代表或總工同意后，方可借閱。借閱者應(yīng)在指定時(shí)間內(nèi)償還。到期不還應(yīng)由辦公室收回，原版文獻(xiàn)按一律不外借。4．10．4文獻(xiàn)的復(fù)制，由有關(guān)部門提出辦公室確認(rèn)后，管理者代表或副總工同意后實(shí)施。4．10．5辦公室對(duì)發(fā)放到公司外部的受控文獻(xiàn)應(yīng)進(jìn)行登記，并負(fù)責(zé)進(jìn)行更改和作廢的控制。4．10．6辦公室征集總工意見(jiàn)后應(yīng)每年全方面檢查各類在用文獻(xiàn)的有效性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。4．11外來(lái)文獻(xiàn)控制4．11．1外公司文獻(xiàn)經(jīng)總工審核確認(rèn)其有效性，發(fā)放使用。納入“文獻(xiàn)管理清單”。4．11．2對(duì)需重復(fù)使用的外來(lái)文獻(xiàn)，總工辦可將轉(zhuǎn)它為我司內(nèi)部文獻(xiàn)，并按規(guī)定規(guī)定實(shí)施控制。4．12涉及本程序的質(zhì)量統(tǒng)計(jì)由辦公室按《質(zhì)量統(tǒng)計(jì)控制程序》的規(guī)定實(shí)施控制。5．有關(guān)文獻(xiàn)6．質(zhì)量統(tǒng)計(jì)及表式文獻(xiàn)控制清單，文獻(xiàn)發(fā)放記錄表，文獻(xiàn)評(píng)審表，文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單，文獻(xiàn)銷毀記錄表。文獻(xiàn)控制清單部門：編號(hào)序號(hào)文獻(xiàn)名稱編號(hào)版本備注文獻(xiàn)發(fā)放記錄表編號(hào)：序號(hào)文獻(xiàn)/資料編號(hào)領(lǐng)用部門領(lǐng)用人領(lǐng)用時(shí)間備注文獻(xiàn)評(píng)審單編號(hào)：序號(hào)：評(píng)審時(shí)間:評(píng)審地點(diǎn)：參加人員評(píng)審內(nèi)容要點(diǎn)：編制：審核：同意：日期文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單編號(hào)：序號(hào)：文獻(xiàn)名稱編號(hào)版本更改位置及因素：更改后內(nèi)容：受此影響引發(fā)的其它更改文獻(xiàn)名稱申請(qǐng)人：日期：所在部門意見(jiàn)：簽名：日期：審核部門意見(jiàn)：簽名：日期：文獻(xiàn)銷毀記錄表編號(hào)：序號(hào)：文獻(xiàn)名稱編號(hào)版本份數(shù)銷毀因素:申請(qǐng)人：日期：所在部門意見(jiàn)：簽名：日期：文獻(xiàn)保管部門意見(jiàn)：簽名：日期：管理者代表意見(jiàn)：簽名：日期：質(zhì)量統(tǒng)計(jì)控制程序目的規(guī)范質(zhì)量活動(dòng)的統(tǒng)計(jì)，客觀、真實(shí)、精確的反映監(jiān)理文獻(xiàn)資料形成全過(guò)程的質(zhì)量活動(dòng)，為證明我司的監(jiān)理文獻(xiàn)資料達(dá)成規(guī)定的質(zhì)量規(guī)定和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)。合用范疇通用于我司質(zhì)量管理提示運(yùn)行中有關(guān)統(tǒng)計(jì)的控制。職責(zé)總工負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)各公司質(zhì)量統(tǒng)計(jì)的管理與控制。各職能部門負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量統(tǒng)計(jì)的管理與控制。4.工作程序4.1.1我司質(zhì)量統(tǒng)計(jì)的控制范疇詳見(jiàn)附錄“質(zhì)量統(tǒng)計(jì)控制清單”。4.1.2質(zhì)量統(tǒng)計(jì)的編號(hào)我司質(zhì)量統(tǒng)計(jì)的編號(hào)辦法為：JSJZLJLXX04XXXX公司代號(hào)質(zhì)量統(tǒng)計(jì)代號(hào)質(zhì)量統(tǒng)計(jì)序號(hào)部門代號(hào)質(zhì)量統(tǒng)計(jì)名稱公司代號(hào)質(zhì)量統(tǒng)計(jì)代號(hào)質(zhì)量統(tǒng)計(jì)序號(hào)部門代號(hào)質(zhì)量統(tǒng)計(jì)名稱質(zhì)量統(tǒng)計(jì)表式的設(shè)計(jì)與審批4.2.1質(zhì)量統(tǒng)計(jì)表式的設(shè)計(jì)程序文獻(xiàn)作業(yè)文獻(xiàn)的編制人應(yīng)會(huì)同蓋文獻(xiàn)的使用人，設(shè)計(jì)蓋文獻(xiàn)配用的質(zhì)量統(tǒng)計(jì)表式。4.2.2質(zhì)量統(tǒng)計(jì)表式的審批程序文獻(xiàn)式作業(yè)文獻(xiàn)配用的質(zhì)量統(tǒng)計(jì)表式的審批，與該文獻(xiàn)的審批一并運(yùn)行“監(jiān)理服務(wù)”統(tǒng)計(jì)表式直接引用江蘇省統(tǒng)一編制的最新表格表式。4.2.3需新增式更改的質(zhì)量統(tǒng)計(jì)表式，由該統(tǒng)計(jì)表式的使用人設(shè)計(jì)，更改并提出申請(qǐng)，報(bào)總工審批備案。質(zhì)量統(tǒng)計(jì)的管理A.總工辦負(fù)責(zé)質(zhì)量統(tǒng)計(jì)表式的登記、編號(hào)，銷毀的審批不能范疇，并編制權(quán)公司“質(zhì)量統(tǒng)計(jì)控制清單”。B．各部門負(fù)責(zé)編制本部門“質(zhì)量統(tǒng)計(jì)控制清單”。質(zhì)量統(tǒng)計(jì)的填寫規(guī)定A.質(zhì)量統(tǒng)計(jì)填寫應(yīng)筆跡清晰、內(nèi)容完整、對(duì)的，文字體現(xiàn)精確、簡(jiǎn)潔，填寫欄目不應(yīng)留空白，填寫人應(yīng)簽名。B．質(zhì)量統(tǒng)計(jì)應(yīng)用鋼筆式圓珠筆填寫，不允許用鉛筆填寫。C.質(zhì)量統(tǒng)計(jì)不允許隨意更改，必須改正時(shí)，改正人員應(yīng)在改正處采用劃改并簽名以示負(fù)責(zé)。D．質(zhì)量統(tǒng)計(jì)必須由操作表式活動(dòng)的實(shí)施部門填寫，必要時(shí)由部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)簽字。E.全部質(zhì)量統(tǒng)計(jì)應(yīng)在行為進(jìn)行的同時(shí)或完畢之時(shí)，立刻填寫以力求精確。質(zhì)量統(tǒng)計(jì)的收集A.總工辦負(fù)責(zé)擬定質(zhì)量統(tǒng)計(jì)的收集B．各責(zé)任部門按規(guī)定的日期及時(shí)收集質(zhì)量統(tǒng)計(jì)。C.總工辦和辦公室分別負(fù)責(zé)收集來(lái)自監(jiān)理部的質(zhì)量統(tǒng)計(jì)和來(lái)自顧客的質(zhì)量信息反饋，并分類編號(hào)交由辦公室保存。質(zhì)量統(tǒng)計(jì)的歸檔與保存辦公室負(fù)責(zé)質(zhì)量統(tǒng)計(jì)的歸檔管理工作，按照質(zhì)量統(tǒng)計(jì)的編號(hào)、名稱和收集時(shí)間分類整頓，按序號(hào)裝訂，并編制“質(zhì)量統(tǒng)計(jì)歸檔清單”，實(shí)施歸檔，并執(zhí)行規(guī)定的保存期限。質(zhì)量統(tǒng)計(jì)的貯存。質(zhì)量統(tǒng)計(jì)的貯存應(yīng)由專人保管，專欄寄存，便于檢索，并應(yīng)采用方法，避免變質(zhì)、損壞。統(tǒng)計(jì)的查閱、借閱與復(fù)印4.8.1質(zhì)量統(tǒng)計(jì)的查閱A．顧客查閱,合同有商定時(shí)，顧客或代表經(jīng)管理者代表同意后，可在商定時(shí)內(nèi)查閱有關(guān)的質(zhì)量統(tǒng)計(jì).B.我司人員查閱，應(yīng)得到辦公室的同意。4.8.2質(zhì)量