文件控制程序質(zhì)量部

文獻(xiàn)控制程序QP-SP1-01編制審核同意1、目的確保質(zhì)量管理體系有效運(yùn)作，各部門均能得到最新版本(或合用版本)的受控文獻(xiàn)。2、范疇本程序合用于質(zhì)量手冊(cè)、程序文獻(xiàn)、體系支持文獻(xiàn)（含技術(shù)文獻(xiàn)）和統(tǒng)計(jì)的編制、評(píng)審、同意、發(fā)放、使用、保管、更改、處置，以及外來(lái)文獻(xiàn)的控制和發(fā)放。3、術(shù)語(yǔ)和定義第一層次的文獻(xiàn)：質(zhì)量手冊(cè)是根據(jù)ISO/TS19649:的規(guī)定編制的公司質(zhì)量體系文獻(xiàn)，它明確各部門的職責(zé)以及其在質(zhì)量管理體系中的角色，告知其應(yīng)當(dāng)做什么。第二層次的文獻(xiàn)：程序文獻(xiàn)即依“質(zhì)量手冊(cè)”精神所訂的各項(xiàng)程序，為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過(guò)程所規(guī)定的途徑。第三層次的文獻(xiàn)：體系支持文獻(xiàn)（即各部門自行制訂但未涉及其它部門的原則化文獻(xiàn)及APQP小組制訂的特殊文獻(xiàn)，它涉及作業(yè)指導(dǎo)書、工藝文獻(xiàn)、操作規(guī)范、技術(shù)原則、檢查原則、管理原則、外來(lái)文獻(xiàn)、控制計(jì)劃、FMEA等。）.告知其如何做。第四層次的文獻(xiàn)：表格、統(tǒng)計(jì)，闡明所獲得成果或提供所完畢活動(dòng)的證據(jù)的文獻(xiàn)。資源文獻(xiàn)柜電腦檔案夾資源文獻(xiàn)柜電腦檔案夾過(guò)程擁有人質(zhì)量部過(guò)程活動(dòng)文獻(xiàn)編制文獻(xiàn)的評(píng)審過(guò)程活動(dòng)文獻(xiàn)編制文獻(xiàn)的評(píng)審文獻(xiàn)的同意文獻(xiàn)的登記/編號(hào)文獻(xiàn)的發(fā)放文獻(xiàn)的培訓(xùn)文獻(xiàn)的使用、保管文獻(xiàn)的更改文獻(xiàn)的審批文獻(xiàn)的作廢資料歸檔輸出受到控制和管理的文獻(xiàn)有效使用適宜的文獻(xiàn)輸入質(zhì)量管理體系原則和規(guī)定公司內(nèi)部技術(shù)規(guī)范外部顧客提供的各項(xiàng)工程規(guī)范、技術(shù)規(guī)范合用的法律、法規(guī)規(guī)定合用的原則過(guò)程指標(biāo)最新有效文獻(xiàn)覆蓋率辦法文獻(xiàn)控制程序工程變更控制程序5、內(nèi)部文獻(xiàn)控制程序序號(hào)過(guò)程流程圖責(zé)任部門控制辦法有關(guān)文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)開(kāi)始開(kāi)始5.1文獻(xiàn)需求評(píng)審內(nèi)部文獻(xiàn)控制文獻(xiàn)需求評(píng)審內(nèi)部文獻(xiàn)控制質(zhì)量部1體系建立或體系變更時(shí)進(jìn)行策劃，提出體系文獻(xiàn)的需求，編制體系策劃案；2公司每年度管理評(píng)審時(shí)，對(duì)質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)的合用性進(jìn)行評(píng)審。3質(zhì)量部根據(jù)評(píng)審的意見(jiàn)，增加或修改文獻(xiàn)，填寫“文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單”。文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單5.2編制文件編制文件質(zhì)量部部門負(fù)責(zé)人部門授權(quán)人各級(jí)管理人員根據(jù)質(zhì)量管理體系的需求來(lái)編制文獻(xiàn)。質(zhì)量手冊(cè)：由質(zhì)控科起草編制。程序文獻(xiàn)：由各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)質(zhì)量管理體系的需求編制文獻(xiàn)。第三層次文獻(xiàn)及表格/表單：由文獻(xiàn)使用部門根據(jù)需要，由各部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員編制。并要保持與程序文獻(xiàn)的一致性。5.3文件編號(hào)文件編號(hào)質(zhì)量部文獻(xiàn)/統(tǒng)計(jì)應(yīng)按類別分類管理；文獻(xiàn)/統(tǒng)計(jì)的編號(hào)詳見(jiàn)附錄一：文獻(xiàn)/統(tǒng)計(jì)編號(hào)規(guī)則附錄一文獻(xiàn)/統(tǒng)計(jì)編號(hào)規(guī)則5.4文獻(xiàn)審批文獻(xiàn)審批總經(jīng)理管理者代表各部門負(fù)責(zé)人第一層次的文獻(xiàn)：總經(jīng)理同意、管理代表審核第二層次的文獻(xiàn)：管理代表同意、各部門負(fù)責(zé)人審核第三層次的文獻(xiàn)：管理者代表同意、各部門負(fù)責(zé)人審核第四層次的文獻(xiàn)：同第三層次文獻(xiàn)審批有關(guān)管理文獻(xiàn)：總經(jīng)理同意、各部門負(fù)責(zé)人審核5.25.2與否同意與否同意NYY，審批同意，進(jìn)入5.5“文獻(xiàn)登記”過(guò)程；2、N，審批不同意，返回5.2“編制文獻(xiàn)”過(guò)程，對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行修訂；5.5文件登記文件登記各部門質(zhì)量部各部門將同意后的文獻(xiàn)送交到質(zhì)量部進(jìn)行文獻(xiàn)登記。由質(zhì)量部在“受控文獻(xiàn)清單”上登記注冊(cè)。受控文獻(xiàn)清單5.6文件發(fā)放文件發(fā)放質(zhì)量部管理者代表質(zhì)量部按照“文獻(xiàn)發(fā)放范疇表”作文獻(xiàn)發(fā)放，發(fā)放的文獻(xiàn)必須加蓋紅色的“受控章”并注明分發(fā)號(hào)、發(fā)放日期，質(zhì)量部保存受控文獻(xiàn)的正本，將復(fù)制后的副本文獻(xiàn)發(fā)放到需要的部門，發(fā)放時(shí)需填寫“受控文獻(xiàn)發(fā)放/回收統(tǒng)計(jì)”。各部門的文獻(xiàn)接受人需在該表上簽注姓名、日期及回收過(guò)期文獻(xiàn)。臨時(shí)需要分發(fā)文獻(xiàn)的部門，需經(jīng)管理代表同意方可發(fā)放，并辦理文獻(xiàn)發(fā)放手續(xù)。各職能部門/工段分發(fā)號(hào)詳見(jiàn)附錄二：“部門分發(fā)號(hào)明細(xì)”附錄二部門分發(fā)號(hào)明細(xì)受控文獻(xiàn)發(fā)放/回收統(tǒng)計(jì)5.7文件培訓(xùn)文件培訓(xùn)各部門質(zhì)量部文獻(xiàn)同意使用后，由各部門文獻(xiàn)擁有人視需要向質(zhì)量部提出培訓(xùn)需求并填寫“培訓(xùn)申請(qǐng)表”，質(zhì)量部根據(jù)各部門培訓(xùn)需求編制培訓(xùn)計(jì)劃，組織有關(guān)人員進(jìn)行文獻(xiàn)的培訓(xùn)。具體參見(jiàn)有關(guān)文獻(xiàn)《人力資源管理程序》。人力資源管理程序5.8文獻(xiàn)的使用保管文獻(xiàn)的使用保管各部門質(zhì)量部文獻(xiàn)的使用人應(yīng)妥善保管好文獻(xiàn)，保持文獻(xiàn)的清晰，整潔、易于識(shí)別；當(dāng)使用人的文獻(xiàn)發(fā)生破損嚴(yán)重，需重新領(lǐng)用新文獻(xiàn)時(shí)，分發(fā)號(hào)不變，由質(zhì)量部收回破損文獻(xiàn)。因丟失而補(bǔ)發(fā)的文獻(xiàn)，應(yīng)予以新的分發(fā)號(hào)，并注明已丟失的文獻(xiàn)分發(fā)號(hào)失效，并做好對(duì)應(yīng)的發(fā)放簽收統(tǒng)計(jì)。文獻(xiàn)補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單5.9文獻(xiàn)的檢查文獻(xiàn)的檢查各部門質(zhì)量部為確保文獻(xiàn)在使用處的有效版本保存完整，各部門定時(shí)對(duì)本部門的文獻(xiàn)使用保管狀況進(jìn)行整頓檢查。質(zhì)量部在質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核時(shí)對(duì)文獻(xiàn)使用保管部門進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容涉及：文獻(xiàn)的使用保管、有無(wú)破損丟失、受控文獻(xiàn)的有效版本，文獻(xiàn)保管狀況檢查的成果作為過(guò)程績(jī)效指標(biāo)考核根據(jù)。內(nèi)審檢查表5.10文獻(xiàn)的借閱文獻(xiàn)的借閱質(zhì)量部借閱/復(fù)制質(zhì)量管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)，應(yīng)填寫“文獻(xiàn)借閱記錄表”，由借閱部門主管同意后向質(zhì)量部借閱，受控文獻(xiàn)不得復(fù)制。借閱人在使用文獻(xiàn)時(shí)，不得對(duì)統(tǒng)計(jì)進(jìn)行更改、涂改、剪貼、損壞，以確保統(tǒng)計(jì)的完整性。文獻(xiàn)借閱/復(fù)制記錄表5.11文獻(xiàn)的更改文獻(xiàn)的更改各部門文獻(xiàn)在實(shí)施過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定，不易操作或出現(xiàn)偏差時(shí)，可對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行更改；由各部門文獻(xiàn)編制人填寫“文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單”，按“文獻(xiàn)審批”過(guò)程和“文獻(xiàn)發(fā)放”過(guò)程執(zhí)行。文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單5.12文獻(xiàn)更改方式文獻(xiàn)更改方式各部門有效文獻(xiàn)的更改方式分為在文獻(xiàn)換頁(yè)、換版、臨時(shí)性更改、永久性更改；當(dāng)某一頁(yè)中更改處數(shù)超出2處時(shí)，可采用換頁(yè)的方式，并在更改頁(yè)上加蓋日期章；對(duì)文獻(xiàn)的修改應(yīng)在“修改碼”上標(biāo)注修改的次數(shù)，并在“文獻(xiàn)修改控制”中統(tǒng)計(jì)修改的內(nèi)容；當(dāng)文獻(xiàn)多頁(yè)進(jìn)行修改或?qū)ξ墨I(xiàn)修改幅度較大或通過(guò)3次修訂時(shí)則采用換版的方式；對(duì)于技術(shù)文獻(xiàn)/圖樣只作某一次或某一階段的更改時(shí)，采用臨時(shí)性更改方式，應(yīng)在文獻(xiàn)/圖樣首頁(yè)注明臨時(shí)更改的標(biāo)記，并標(biāo)明使用期限。普通使用期為一種月，當(dāng)使用期滿時(shí)，應(yīng)及時(shí)發(fā)放正式受控文獻(xiàn)；文獻(xiàn)更改時(shí)，需在文獻(xiàn)更改告知單中注明更改內(nèi)容，并讓文獻(xiàn)擁有人簽字，確保更改到位。文獻(xiàn)更改告知單5.13文獻(xiàn)更改程序有關(guān)部門質(zhì)量部質(zhì)量手冊(cè)的全方面修訂每三年一次；質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)的修改能夠根據(jù)管理評(píng)審的成果、內(nèi)審的成果或其它部門提出的建議，由編制部門或文獻(xiàn)更改提出人負(fù)責(zé)填寫“文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單”經(jīng)同意后實(shí)施；第三層次文獻(xiàn)的更改由更改人直接將已經(jīng)審批后的新文獻(xiàn)送質(zhì)量部，填寫“文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單”，由質(zhì)量部按發(fā)放文獻(xiàn)，并填寫“受控文獻(xiàn)發(fā)放/回收統(tǒng)計(jì)”；質(zhì)量統(tǒng)計(jì)的更改由統(tǒng)計(jì)使用部門提出更改申請(qǐng)，經(jīng)部門總管審核，管理者代表同意后更改；進(jìn)入計(jì)算機(jī)的質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)應(yīng)和書面文獻(xiàn)的有效版本保持一致、其編號(hào)、制訂、更改、借閱等應(yīng)按書面文獻(xiàn)程序進(jìn)行。文獻(xiàn)更改申請(qǐng)表受控文獻(xiàn)發(fā)放/回收統(tǒng)計(jì)5.14文件審批文件審批全部的更改文獻(xiàn)的審批均按照5.4“文獻(xiàn)審批”的規(guī)定執(zhí)行;5.15文件回收文件回收質(zhì)量部文獻(xiàn)更改或換發(fā)新文獻(xiàn)時(shí)，質(zhì)量部應(yīng)同時(shí)將舊文獻(xiàn)予以收回，按作廢文獻(xiàn)解決；并填寫“受控文獻(xiàn)發(fā)放/回收登統(tǒng)計(jì)表”受控文獻(xiàn)發(fā)放/回收統(tǒng)計(jì)5.16文件作廢文件作廢質(zhì)量部全部失效或作廢文獻(xiàn)由質(zhì)量部（或使用單位）及時(shí)從全部發(fā)放（或使用場(chǎng)合）撤出并加蓋“作廢”章；對(duì)要銷毀的作廢文獻(xiàn)，由質(zhì)量部填寫“文獻(xiàn)留用/銷毀申請(qǐng)單”，經(jīng)管理者代表同意后，由質(zhì)量部負(fù)責(zé)銷毀并保存銷毀統(tǒng)計(jì)；作廢文獻(xiàn)的銷毀一年一次，并將銷毀統(tǒng)計(jì)在“受控文獻(xiàn)清單”的備注欄里注明，建立“文獻(xiàn)留用/銷毀清單”。作廢文獻(xiàn)需留用的要在作廢留用文獻(xiàn)在加蓋“作廢留用”章，由質(zhì)量部妥善保管，避免作廢文獻(xiàn)的非預(yù)期使用。文獻(xiàn)銷毀申請(qǐng)單文獻(xiàn)留用/銷毀清單受控文獻(xiàn)清單5.17文獻(xiàn)定時(shí)評(píng)審文獻(xiàn)定時(shí)評(píng)審管理者代表公司對(duì)質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)應(yīng)定時(shí)進(jìn)行評(píng)審；普通在做內(nèi)科質(zhì)量管理體系審核或管理評(píng)審的同時(shí)，應(yīng)對(duì)體系文獻(xiàn)進(jìn)行評(píng)審，評(píng)定體系文獻(xiàn)的符合性、合用性，如不適宜則應(yīng)對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行調(diào)節(jié)。5.18資料歸檔資料歸檔質(zhì)量部公司全部受控文獻(xiàn)正本、已銷毀之文獻(xiàn)正本、各類質(zhì)量統(tǒng)計(jì)表格按照《統(tǒng)計(jì)控制程序》的規(guī)定，統(tǒng)一由質(zhì)量部保存、電子檔備份、收集成冊(cè)，建立質(zhì)量部檔案，并妥善保存。統(tǒng)計(jì)控制程序結(jié)束6、外來(lái)文獻(xiàn)控制程序序號(hào)過(guò)程流程圖責(zé)任部門控制辦法有關(guān)文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)開(kāi)始開(kāi)始6.1外來(lái)文獻(xiàn)接受外來(lái)文獻(xiàn)接受經(jīng)營(yíng)部顧客與供方資料統(tǒng)一由經(jīng)營(yíng)部接受；國(guó)標(biāo)、法律法規(guī)、行業(yè)原則由質(zhì)量部接受；6.2文件登記文件登記質(zhì)量部經(jīng)營(yíng)部、質(zhì)量部接受資料后將文獻(xiàn)交于質(zhì)量部進(jìn)行登記注冊(cè)；建立“外來(lái)文獻(xiàn)清單”外來(lái)文獻(xiàn)清單6.3文件確認(rèn)文件確認(rèn)經(jīng)營(yíng)部顧客與供方資料由經(jīng)營(yíng)部根據(jù)資料規(guī)定擬定發(fā)放部門，并通過(guò)電子檔的形式將客供資料轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)部門；6.4文件轉(zhuǎn)換文件轉(zhuǎn)換經(jīng)營(yíng)部技術(shù)部經(jīng)營(yíng)部接到客戶的合同、訂單時(shí)按《顧客需求評(píng)審控制程序》轉(zhuǎn)換成內(nèi)部文獻(xiàn)，如：經(jīng)營(yíng)部根據(jù)市場(chǎng)訂單制訂銷售計(jì)劃；技術(shù)部接到顧客的工程技術(shù)資料，在三個(gè)工作日內(nèi)轉(zhuǎn)換成內(nèi)部文獻(xiàn)，方便于內(nèi)部使用，并指定發(fā)放的有關(guān)部門,若變更的文獻(xiàn)影響PPAP文獻(xiàn)，則更新生產(chǎn)件同意文獻(xiàn).顧客需求評(píng)審控制程序6.5文件批準(zhǔn)文件批準(zhǔn)有關(guān)部門對(duì)于需發(fā)放的國(guó)標(biāo)、法律法規(guī)、行業(yè)原則由質(zhì)量部同意發(fā)放；對(duì)于顧客訂單、合同由經(jīng)營(yíng)部同意發(fā)放；對(duì)于工程資料由技術(shù)部同意發(fā)放；如需顧客同意的文獻(xiàn)經(jīng)顧客同意發(fā)放；6.6文獻(xiàn)文獻(xiàn)發(fā)放質(zhì)量部技術(shù)部1外來(lái)文獻(xiàn)的發(fā)放按照5.6條款的規(guī)定執(zhí)行；2分發(fā)時(shí)加蓋藍(lán)色的“受控外來(lái)文獻(xiàn)”印章；并做好簽收統(tǒng)計(jì)。6.7借閱、保管借閱、保管質(zhì)量部文獻(xiàn)的借閱、保管按照5.10條款的規(guī)定執(zhí)行；6.8文獻(xiàn)更改、換版（最新）文獻(xiàn)更改、換版（最新）各部門顧客與供方資料的更改、換版一律按照客戶的規(guī)定更改、換版，不得私自更改及換版；各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)顧客規(guī)定確認(rèn)外來(lái)文獻(xiàn)的最新版本；國(guó)標(biāo)、法律法規(guī)等文獻(xiàn)由質(zhì)量部每年對(duì)其與否為最新版本進(jìn)行確認(rèn)，如有更新須及時(shí)換版,并告知有關(guān)部門更新引用其文獻(xiàn)的單位及時(shí)更新現(xiàn)有文獻(xiàn)。6.9文獻(xiàn)回收、作廢文獻(xiàn)回收、作廢質(zhì)量部按照5.15、5.16條款的規(guī)定執(zhí)行；6.10資料歸檔資料歸檔質(zhì)量部全部的受控外來(lái)文獻(xiàn)按5.18的規(guī)定統(tǒng)一由文控整頓歸檔。結(jié)束結(jié)束7、過(guò)程有效指標(biāo)過(guò)程有效指標(biāo)量化辦法指標(biāo)擁有人監(jiān)控頻次最新有效文獻(xiàn)覆蓋率最新文獻(xiàn)數(shù)/各部門使用文獻(xiàn)總數(shù)質(zhì)量部次/年8、有關(guān)文獻(xiàn)8.1人力資源管理程序8.2統(tǒng)計(jì)控制程序9、統(tǒng)計(jì)9.1文獻(xiàn)發(fā)放、回收統(tǒng)計(jì)9.2受控文獻(xiàn)清單9.3文獻(xiàn)更改申請(qǐng)表9.4文獻(xiàn)更改告知單9.5文獻(xiàn)留用/銷毀申請(qǐng)單9.6文獻(xiàn)留用/銷毀清單9.7文獻(xiàn)借閱復(fù)制記錄表9.8外來(lái)文獻(xiàn)清單

附錄一、文獻(xiàn)/統(tǒng)計(jì)編號(hào)規(guī)則（注：“×”表達(dá)阿拉伯?dāng)?shù)字，如0、1、2、3、……）文獻(xiàn)類型編號(hào)示例第一部分第二部分第三部分編號(hào)內(nèi)容編號(hào)描述編號(hào)內(nèi)容編號(hào)描述編號(hào)內(nèi)容編號(hào)描述質(zhì)量手冊(cè)NJXY-QM--NJXL公司代號(hào)QM質(zhì)量手冊(cè)版本年號(hào)程序文獻(xiàn)QP-MP5-××QP程序文獻(xiàn)（COP、MP、