ppt排版與制作技巧分解

視覺(jué)的觸動(dòng)--如何在PPT演示中使用視覺(jué)效果課程目標(biāo)：前言在課程開(kāi)頭之前，需要強(qiáng)調(diào)：不是作為藝術(shù)家在教美學(xué)不是在教廣告設(shè)計(jì)人員畫(huà)很炫的圖過(guò)于炫目的形式會(huì)對(duì)內(nèi)容喧賓奪主所教的是技巧、規(guī)章、程序，它們會(huì)幫助你更好的溝通和溝通在學(xué)習(xí)完本課程之后，你將可以：更有效地使用PPT創(chuàng)作出訪人印象深刻的演示效果根本理論對(duì)效率的感覺(jué)對(duì)空間的感覺(jué)對(duì)步驟的感覺(jué)對(duì)效率的感覺(jué)所畫(huà)的幻燈片應(yīng)當(dāng)可以被分成很多小的動(dòng)作，效率就產(chǎn)生于這些動(dòng)作之中。復(fù)制時(shí)應(yīng)將原對(duì)象和復(fù)件對(duì)齊使用Shift鍵會(huì)使這一動(dòng)作快14秒對(duì)空間的感覺(jué)就似乎布置一所空房子。不要鋪張空間，但也不要過(guò)于擁擠。哪一個(gè)看起來(lái)更好？對(duì)空間的感覺(jué)：要胸有成竹事先考慮好：本張幻燈片需要表現(xiàn)些什么，以什么挨次？

〔這樣可以了解如何放置對(duì)象〕在本張幻燈片中需要放入多少圖表？

〔這樣可以對(duì)對(duì)象的大小有個(gè)概念。假設(shè)在一張幻燈片中有太多的對(duì)象，將它分為兩張〕還會(huì)在這張幻燈片上加?xùn)|西嗎？

〔為了擴(kuò)展性而有意留下一些空白，但要看起來(lái)平衡〕先畫(huà)個(gè)草稿是個(gè)好方法對(duì)步驟的感覺(jué)如何畫(huà)這樣一張圖？對(duì)步驟的感覺(jué)轉(zhuǎn)變步驟會(huì)極大的轉(zhuǎn)變效果不需要輸入很快，也不需要鼠標(biāo)移動(dòng)很快就可以轉(zhuǎn)變效果的方法。好的步驟可以：使創(chuàng)作時(shí)間縮短一半以上保證幻燈片的平衡性簡(jiǎn)潔修改特殊重要的一點(diǎn)在完成一張幻燈片或一個(gè)簡(jiǎn)潔的對(duì)象后不要忘了保存！根本技能定制界面使用快捷鍵移動(dòng)和復(fù)制選中交換挨次調(diào)整文本格式調(diào)整行格式調(diào)整對(duì)象格式為什么需要定制界面定制一個(gè)你更為生疏的界面可以便利你的操作如何定制：在菜單欄上選擇“工具”->“自定義”，然后點(diǎn)擊“命令”，將所需的圖標(biāo)移動(dòng)到工具欄上。按住Alt鍵，可以將圖標(biāo)拖入工具欄中或從工具欄中拖出。常用的圖標(biāo)定制模板使用SlideMaster來(lái)做好一個(gè)模板。然后點(diǎn)擊“另存為”，保存類(lèi)型為

PPT模板，然后將它替換為系統(tǒng)默認(rèn)模板。SlideMaster：定義標(biāo)題格式定義多級(jí)格式定制界面之其它在創(chuàng)作PPT時(shí)，最好將對(duì)象顯示為最大，這樣可以看清晰更多的細(xì)節(jié)。這是為什么只保存那些常用按鈕的緣由。一般來(lái)說(shuō)，橫豎各只需要兩行工具欄就夠了。請(qǐng)比較：使用快捷鍵復(fù)制：Ctrl+C〔copy,復(fù)制到剪貼板〕剪切：Ctrl+X粘貼：Ctrl+V保存：Ctrl+S全選：Ctrl+A撤銷(xiāo)：Ctrl+Z復(fù)制：Ctrl+D〔duplicate,比copy多一個(gè)粘貼動(dòng)作， 但不復(fù)制到剪貼板〕翻開(kāi)：Ctrl+O右手使用鼠標(biāo)，左手使用快捷鍵最常使用的動(dòng)作：移動(dòng)和復(fù)制按住Shift鍵，可以水平或豎直的移動(dòng)對(duì)象，這節(jié)省了對(duì)齊的時(shí)間。按住Ctrl鍵拖動(dòng)，可以在釋放鼠標(biāo)的位置復(fù)制出一個(gè)對(duì)象。同時(shí)按住Ctrl和Shift鍵進(jìn)展拖動(dòng)，則會(huì)在原對(duì)象的水平或豎直方向上復(fù)制出一個(gè)對(duì)象。這在畫(huà)組織構(gòu)造圖或其它圖形時(shí)特殊有用。選中在對(duì)象上點(diǎn)擊鼠標(biāo)則可選中該對(duì)象。但假設(shè)該對(duì)象沒(méi)有填充內(nèi)容，則只能點(diǎn)擊其邊界來(lái)選中它。這比較麻煩，因此建議用白底填充而不是不填充。按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)可以選中一個(gè)區(qū)域。按住Shift鍵，在一個(gè)個(gè)點(diǎn)擊對(duì)象，可以將它們都選中。按Ctrl+A全選在文本框中三擊左鍵可以選中整段，雙擊可以選中一個(gè)詞。選中一個(gè)文本框最便利的方法時(shí)按住Shift鍵，然后點(diǎn)擊文本的任何位置。這樣將該文本框作為一個(gè)整體對(duì)象，而不是待編輯的文本對(duì)象。較簡(jiǎn)潔但特殊有用的操作交換簡(jiǎn)潔圖形：選中兩個(gè)圖形，組合，然后水平或豎直翻轉(zhuǎn)。交換簡(jiǎn)潔圖形：調(diào)整文本格式：字體大小利用工具欄上的圖標(biāo)調(diào)整字體大小。理論上說(shuō)可以在圖標(biāo)框中輸入1到4000之間的整數(shù)，但建議不要使用大于96pl或小于6pl的字體。編輯工程列表可以從“格式”菜單中選擇工程符號(hào)的格式縮進(jìn)和制表位在編輯文本框時(shí)使用水平標(biāo)尺：留意：不要使用空格來(lái)對(duì)齊文本，這會(huì)鋪張時(shí)間，并且會(huì)使得格式調(diào)整不便利。把握首行縮進(jìn)把握二級(jí)文本制表符號(hào)把握首行之外行的縮進(jìn)制表符號(hào)縮進(jìn)和制表〔續(xù)〕點(diǎn)擊標(biāo)尺，可以定義多個(gè)制表符。它們可以指出對(duì)齊格式：該功能可用于調(diào)整文本框中的表格格式。左對(duì)齊制表符右對(duì)齊制表符畫(huà)線在畫(huà)線時(shí)按住Shift鍵，可以畫(huà)出垂線，或成15、30、45、60、75度的線。如何畫(huà)這樣一條線：

不要分別畫(huà)三條不同的線段再把它們連在一起，而應(yīng)使用“自由變形”功能。放大和縮小按住Shift鍵，可按比例放大或縮小。假設(shè)想要放大或縮小簡(jiǎn)潔的對(duì)象，先將它們組合。在對(duì)象上點(diǎn)擊右鍵，選擇設(shè)置格式，可以準(zhǔn)確指定想要放大或縮小的百分比。畫(huà)不規(guī)章圖形先使用自選圖形庫(kù)中的圖形，然后使用變形工具來(lái)繪制不規(guī)章圖形，如：轉(zhuǎn)變外形如何畫(huà)出下面的圖形：畫(huà)一堆小圖再排列它們？不，那樣會(huì)鋪張時(shí)間。正確的方法是：先畫(huà)出一組同樣的圖形然后對(duì)所需的圖形進(jìn)展變形根本規(guī)章文本規(guī)章圖表規(guī)章數(shù)量圖：柱狀圖、餅狀圖、線狀圖等外形圖：組織構(gòu)造圖、流程圖、矩陣等特殊效果文本的全都性風(fēng)格全都的文本將有利于受眾的生疏和理解。全都性全都的字體全都的標(biāo)題、子標(biāo)題、符號(hào)格式全都的圖表格式全都的縮寫(xiě)和術(shù)語(yǔ)全都的大小寫(xiě)全都的表達(dá)風(fēng)格不全都的例子不全都的例子文本格式：字體、斜體和粗體使用各種字體、斜體和粗體來(lái)區(qū)分不同的文本字體大小是由文本的重要性準(zhǔn)備的。每頁(yè)的標(biāo)題最大，其它文本一般都要比它小。子標(biāo)題會(huì)稍小一些，可以進(jìn)展調(diào)整。其它文本的字體最小。但一般都應(yīng)在10pl以上，由于再小就看起來(lái)不舒適了；在屏幕演示的時(shí)候應(yīng)當(dāng)使用14或更大的字體。靈敏使用粗體和斜體來(lái)強(qiáng)調(diào)重要的文本或區(qū)分開(kāi)不同的文本。舉例工程符號(hào)與Word不同，PowerPoint使用短而小的句子來(lái)表達(dá)中心思想。因此建議使用工程列表的方式。不要對(duì)全部的文本使用同樣的工程符號(hào)。子標(biāo)題等的工程符號(hào)應(yīng)當(dāng)有所區(qū)分。孤行把握孤行是指一段的最終一行只有一個(gè)很短的單詞或字。應(yīng)當(dāng)盡可能避開(kāi)孤行的消逝，由于它會(huì)使段落看起來(lái)不平衡。通過(guò)調(diào)整文本框可以很簡(jiǎn)潔消退孤行。柱狀圖柱狀圖是演示中用得最多得圖示之一。當(dāng)用于少于5個(gè)時(shí)間點(diǎn)的情景中時(shí)，它比折線圖要好。通常會(huì)去掉垂直刻度，這會(huì)使柱狀圖看起來(lái)更大一些。每一列的值會(huì)標(biāo)在柱圖的上面。避開(kāi)使用網(wǎng)格，它會(huì)使圖形看起來(lái)更簡(jiǎn)潔。使用一樣的刻度來(lái)比較不同的柱狀圖。使用白色來(lái)填充柱圖。只在有需要時(shí)才使用彩色。同一頁(yè)上的柱圖的寬度應(yīng)當(dāng)全都，標(biāo)簽字體也全都。同一頁(yè)上的柱圖應(yīng)當(dāng)對(duì)齊，標(biāo)簽和標(biāo)題也應(yīng)當(dāng)對(duì)齊。柱狀圖〔例子〕哪些地方需要改進(jìn)？柱狀圖〔例子〕改進(jìn)后：柱狀圖〔從Excel中導(dǎo)入〕在繪制數(shù)量圖方面，Excel比PowerPoint要好。但導(dǎo)入圖形后需要對(duì)它進(jìn)展修改，使之適合ppt的標(biāo)準(zhǔn)，如：柱狀圖〔從Excel導(dǎo)入〕改進(jìn)的地方在圖形區(qū)域沒(méi)有顏色由于只有一組數(shù)據(jù)，去掉了圖例去掉網(wǎng)格去掉垂直刻度，將值標(biāo)在柱圖上方擴(kuò)展柱寬，使之大于之間空隙的寬度去掉了水平線上的記號(hào)，它是用于別的圖表的，在柱狀圖上不需要。轉(zhuǎn)變了默認(rèn)色不需要邊框但是不需要在PowerPoint中來(lái)做這些改動(dòng)，在Excel中就可以完成了。柱狀圖〔續(xù)〕多類(lèi)別柱圖可將多組數(shù)據(jù)放在同一個(gè)圖表中，從而便于比較：多類(lèi)別圖表的規(guī)章：避開(kāi)有三個(gè)以上的類(lèi)別使用不同的顏色和圖例來(lái)區(qū)分不同的類(lèi)別。需要強(qiáng)調(diào)的類(lèi)別以最深的顏色顯示。柱圖之間的空隙大于單個(gè)的柱寬，但小于總體寬度圖例必需置于圖表下方，承受全都的字體柱狀圖〔續(xù)〕修改柱狀圖來(lái)表現(xiàn)百分比：這兩個(gè)圖表都表示的是不同類(lèi)別的百分比，但右圖更強(qiáng)調(diào)百分比而不是總量。規(guī)章如下：三到四個(gè)類(lèi)別就夠了，不需要更多。在最右邊使用標(biāo)注而不是圖例來(lái)表示不同的類(lèi)別。可以使用彩色來(lái)強(qiáng)調(diào)某個(gè)類(lèi)別。百分比和總值的字體應(yīng)當(dāng)不同。餅狀圖餅狀圖最主要的作用是用于表達(dá)百分比。規(guī)章如下：餅狀圖中的工程最好少于5個(gè)，不要超過(guò)8個(gè)。太多的工程通常沒(méi)有意義?？梢詫⑻〉木植亢喜⒃谝黄?。不要用彩色和圖例來(lái)區(qū)分不同的類(lèi)別，這將不簡(jiǎn)潔識(shí)別。使用白色和圖注。假設(shè)想要強(qiáng)調(diào)某一個(gè)工程，可以使用彩色或箭頭等來(lái)強(qiáng)調(diào)它。假設(shè)可能，按升序或降序排列各個(gè)工程。假設(shè)空間有限，將圖注置于圖表內(nèi)部。餅狀圖〔續(xù)〕可以將具體值放在圖注中，并將總值置于圖表下方。折線圖折線圖通常被用來(lái)表示趨勢(shì)，尤其是在時(shí)間節(jié)點(diǎn)超過(guò)5個(gè)的時(shí)候。規(guī)章如下：使用不同的線型〔實(shí)線、虛線〕對(duì)最重要的趨勢(shì)使用最粗的線型將折線的數(shù)量把握在3到4個(gè)使用圖例或箭頭來(lái)進(jìn)展標(biāo)注當(dāng)在不同的圖之間進(jìn)展比較時(shí)使用一樣的刻度在折線圖中通常標(biāo)注有豎直刻度，包括零刻度當(dāng)具體值和趨勢(shì)一樣重要時(shí)，在折線中進(jìn)展標(biāo)注不要使用Excel的默認(rèn)格式，要進(jìn)展改進(jìn)聯(lián)合圖表假設(shè)單一圖表無(wú)法表達(dá)含義，則使用聯(lián)合圖表，如：只顯示出了增長(zhǎng)的趨勢(shì)顯示出增長(zhǎng)的趨勢(shì)，同時(shí)說(shuō)明增長(zhǎng)率在下降餅狀圖〔例子〕聯(lián)合圖表的另一種用法：遇到負(fù)值的狀況區(qū)域圖在既要表達(dá)值又要表達(dá)比例的狀況下，使用網(wǎng)格和Y軸刻度：比照?qǐng)D用于性別比較等條狀圖條狀圖看起來(lái)像柱狀圖的變形。在需要在圖表中加上文字的狀況下，條狀圖比柱狀圖更適宜。點(diǎn)狀圖點(diǎn)狀圖有兩個(gè)維度，用一條直線來(lái)表示兩個(gè)因素之間的統(tǒng)計(jì)關(guān)系。泡狀圖用于顯示各個(gè)組件的位置。假設(shè)想要強(qiáng)調(diào)某一個(gè)組件，使用彩色來(lái)填充它外形圖的規(guī)章外形圖比起數(shù)量圖來(lái)更為簡(jiǎn)潔。沒(méi)有死板的格式，發(fā)揮制造力。組織構(gòu)造圖承受橫排或豎排的方式清晰的說(shuō)明組織構(gòu)造。將一樣的部門(mén)組合在一起。使用垂直線和水平線，而不是斜線使用來(lái)避開(kāi)穿插線的混淆使同一層級(jí)的方框大小一樣使用不同的線型來(lái)表示不同的關(guān)系假設(shè)圖表過(guò)于簡(jiǎn)潔，先畫(huà)一個(gè)概略圖，再在后面的頁(yè)面中分局部畫(huà)圖表示文本最好承受中心對(duì)齊的方式在不同的層之間留出空隙組織構(gòu)造圖〔例子〕越清晰越好。請(qǐng)比較：組織構(gòu)造圖〔例子〕假設(shè)在同一層沒(méi)有足夠的空間，可以實(shí)行這種形式：組織構(gòu)造圖〔文本框〕兩種添加文本的方式：直接在框中添加文本使用文本框〔調(diào)整文本時(shí)不用轉(zhuǎn)變方框外形〕推舉使用白色填充方框而不是不填充流程圖例如一：流程圖例如二：流程圖規(guī)章如下：使用箭頭來(lái)顯示流程方向使用不同的線型來(lái)顯示流程類(lèi)型使用不同的框型來(lái)表示不同的功能可以在箭頭上加上百分比目的是易于閱讀和理解矩陣確保最高點(diǎn)在圖表右上角或左上角假設(shè)需要強(qiáng)調(diào)，用彩色填充某些局部演進(jìn)圖例如：表表是圖形化的文本。用簡(jiǎn)短的詞和數(shù)字來(lái)表達(dá)意思。例如：月亮圖〔MoonChart〕用于表示品級(jí)，有時(shí)需加上一些說(shuō)明文字。例如：構(gòu)成圖〔Mark-upChart)用于表示價(jià)格、本錢(qián)等的構(gòu)成例如：構(gòu)成圖〔Mark-upChart〕例如二：顏色的使用使用顏色可以使ppt頁(yè)面變得更生動(dòng)，更具有吸引力。但是也要避開(kāi)誤用顏色。區(qū)分一些根本的灰色陰影，避開(kāi)混淆在深色區(qū)域的文本以白色顯示不要在組織構(gòu)造圖、流程圖等圖表中過(guò)量使用顏色，簡(jiǎn)潔的使用白色填充就可以了。漸變色漸變色看起來(lái)更美觀：其它顏色樣式紋理方格三維步驟在開(kāi)頭前，必需充分理解各項(xiàng)工作的難易程度：幫你削減麻煩的方法在開(kāi)頭之前，花幾分鐘考慮一下各個(gè)局部的難易程度從整個(gè)工作中較簡(jiǎn)潔的局部開(kāi)頭，然后進(jìn)展較簡(jiǎn)潔的局部在修改時(shí)盡量修改那些較簡(jiǎn)潔修改的地方使用某種方式來(lái)度量圖表在畫(huà)一個(gè)簡(jiǎn)潔的圖之前先畫(huà)草稿，并為可能的修改預(yù)留下空間舉例：完成一個(gè)組織構(gòu)造圖第一步：觀看必需已經(jīng)有了一個(gè)草稿。觀看關(guān)鍵的局部：該圖由方框、文本和線組成，其中一些方框帶有填充色。該圖有標(biāo)題和圖例。垂直的等級(jí)數(shù)：6單一等級(jí)上的最大對(duì)象數(shù)：15其次級(jí)上的方框比起其余的要更高一些，其它的方框大致一樣大小由于圖表中有太多內(nèi)容，字體必需較小，大約在10或以下其次步：度量首先找出整個(gè)圖表的瓶頸：第4級(jí)。該級(jí)一共有15個(gè)對(duì)象，在水平方向上特殊擁擠。選出含有最多文本的一個(gè)方框，先畫(huà)它，用10號(hào)字體：復(fù)制出15個(gè)這樣的方框，頂對(duì)齊，并在水平方向上均勻排列空間不夠，縮小字體到9號(hào)。重復(fù)上述步驟。其次步：度量〔續(xù)〕照舊沒(méi)有足夠的空間。但是9號(hào)字體已經(jīng)是所允許的最小字體了，不能進(jìn)一步縮小。這就需要承受別的方法，如可以：但是這里有6個(gè)豎直方向上的等級(jí)，這樣做明顯也不好。其次步：度量〔續(xù)〕在每個(gè)方框中都輸入文本，然后對(duì)可能的方框縮小寬度，再使它們均勻分布。這解決了寬度問(wèn)題：現(xiàn)在開(kāi)頭度量高度。在這方面第2級(jí)和第3級(jí)最為簡(jiǎn)潔，所以先分別畫(huà)出一個(gè)樣本方框：分別復(fù)制這些方框。第3級(jí)的需復(fù)制到第1級(jí)和第3級(jí)，第4級(jí)的