合同管理制度新版

射陽新華書店有限責任公司合同管理制度總則第一條為了增進公司對外經(jīng)濟活動開展，規(guī)范公司的經(jīng)營行為，減少和避免合同糾紛，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及有關法律法規(guī)的規(guī)定結合公司實際，制訂本方法。第二條公司各部門及與公司外各類法人、自然人、其它組織進行各類經(jīng)濟活動和非經(jīng)濟活動所訂立的各類合同、合同、章程等均恪守本方法。公司內部訂立的多個合同及勞動合同的管理，不合用本方法。第三條合同管理是指合同從準備、談判、訂立、生效、推行、變更、解除直到解決糾紛、救助權利的整個過程中所進行的一系列民商事法律行為，涉及：合同管理的部門及其職責、合同的訂立、合同的審查、合同的推行、違約狀況的解決、合同檔案的管理。第四條合同管理實施“依法管理、全程管理、專人管理”的原則。合同管理機構及職責第五條辦公室為我司合同管理的主管部門，其重要職責是：1、負責監(jiān)督指導公司合同的制訂，對合同進行審核，避免出現(xiàn)法律漏洞；2、協(xié)助律師對合同進行可行性分析，并提出書面報告；3、對公司各類合同的訂立及推行狀況進行監(jiān)督、檢查；4、對合同推行中出現(xiàn)的糾紛提出解決意見，并向公司領導報告；5、負責對公司訂立的各類合同及其糾紛解決資料的匯總歸檔保管，調閱登記等日常合同檔案管理工作；第六條辦公室為我司合同承接部門，其重要職責是：1、根據(jù)授權依法組織合同的訂立、變更、解除等事宜；2、負責初審合同承接人草擬的合同可行性報告，并提出審查意見交辦公室備案，供公司領導參考；3、依法推行合同，及時以書面形式向公司通報合同推行中發(fā)生的重大問題及其解決方案；4、在顧問律師的指導下及時收集整頓出現(xiàn)問題合同所涉及的證據(jù)材料，并提交辦公室備案；5、負責本部門合同文本管理及歸檔移交工作。第七條、合同承接人員的職責1、根據(jù)授權辦理訂立、變更、解除合同事宜；2、草擬合同，并向合同承接部門提供合同初稿、可行性論證及對方經(jīng)營范疇、資信狀況及履約能力的調查材料，并對其真實性和正當性負責；3、認真推行生效合同，隨時檢查合同推行狀況；4、及時向合同承接部門報告合同推行中出現(xiàn)的問題。第八條財務部門在合同管理中的職責1、對確屬我公司訂立并正當生效的合同，財務部門應及時結算、報銷付款。2、對不按規(guī)定使用合同專用章或以部門名義對外訂立的合同，財務部門可暫不予結算并及時告知律師對合同的有效性進行審查。3、我方先推行付款義務，有預付款或分批付款的合同，未見我方簽字、蓋章的書面合同原件及合同管理部門的審查意見，財務部門不予付款。4、對方需先推行義務，我方重要是付款義務的合同沒有充足證據(jù)表明對方已完全推行合同義務的，財務部門不予付款。合同的委托代理第九條下列人員有權代表公司訂立合同：1、公司法定代表人；2、指定由分管經(jīng)理或辦公室主任；2、公司法定代表人書面授權委托的人。第十條各法人委托人的具體帶來權限由法定代表人在簽發(fā)《法人委托書》中注明。法人委托人必須嚴格按照授權范疇行使簽約權，嚴禁超越代理權限對外簽約。第十一條法人委托人的重要職責1、在授權范疇內負責談判、訂立合同，既不能違章越權，也不能消極推諉；2、對所訂立合同的正當性、完整性和可行性負責；3、所簽合同應及時上報；4、認真推行已生效的合同，發(fā)現(xiàn)問題的及時上報并提出解決意見；5、保管好本人所訂立合同的一切資料，并及時上交歸檔。第十二條授權委托書不得轉借別人或涂改，凡調離本單位或改做其它工作失去代理條件的，應主動向合同主管部門繳銷授權委托書；不繳銷證書者，人事部門不得辦理調動手續(xù)。合同的訂立第十三條公司對外發(fā)生經(jīng)濟往來，除標的額較小或能即時清結的外，均須訂立書面合同；雖能即時清結但屬批量、交易額較大，或當時難以監(jiān)測產品內在質量和技術性能及容易引發(fā)糾紛的交易，也應訂立書面合同。第十四條凡有國家或行業(yè)示范文本的，應當優(yōu)先使用，但在選用時，對涉及權利義務關系的條款經(jīng)辦人和辦公室要重點審查，必要時能夠進行修改。無示范文本的合同采用辦公室提示的示范文本。第十五條訂立合同應當使用主管部門監(jiān)制的合同統(tǒng)一文本或參考規(guī)范文本，具體份數(shù)按實際狀況擬定，但我方最少留存三份，合同主管部門一份、財務一份、承接部門一份。第十六條合同承接人應當參加合同談判，并做好文字統(tǒng)計。文字統(tǒng)計應當同合同文本一起上交辦公室歸檔備案。第十七條當事人協(xié)商一致的修改、補充合同的文書、電報、傳真、圖表、會議紀要、備忘錄等都是合同的構成部分，應隨合同文本一起叫辦公室歸檔備案。合同的審查與審批第十八條合同審查應當在合同正式訂立邁進行。合同審查涉及專業(yè)部門審查、財務審查和法律審查，由不同部門分別進行。第十九條公司合同審批的常規(guī)流程：1、合同承接人應填寫“合同審批表”并連同合同草案上報合同承接部門負責人；2、合同承接部門負責人負責對合同的業(yè)務內容進行審查，并訂立意見；3、財務部門負責對合同的財務條款進行審查，并訂立意見；4、如該合同牽涉其它業(yè)務部門，由辦公室分送該業(yè)務部門負責人進行審查，并訂立意見；5、由辦公室將以上意見匯總后報分管領導進行審查，決定同意與否。第二十條、專業(yè)部門對合同審核的內容重要涉及：1、合同的技術性（技術可行性分析、技術方法與否合理、技術難題和風險）2、合同的安全性（對公司的商業(yè)秘密和知識產權與否采用保密方法、不得損害公司的商業(yè)信譽和其它利益）3、業(yè)務部門認為必須審核的其它內容。第二十一條、財務審查內容涉及1、資金、資產的正當性（資金來源正當，資產的全部權明確、資金使用和資產動用的審批手續(xù)齊備、.資金、資產的用途及使用方式正當）2、價款、酬金和支付方式正當（價款、酬金的數(shù)額符合市場價格、價款、酬金的支付方式符合財務紀律、與資金、資產有關的其它事項）3、財務風險控制4、保函內容的合理性及風險性；5、索賠條款的合理性；6、資金財務部認為需要審核的其它內容。第二十二條法律審查應當由辦公室將合同文本及其有關材料交由律師進行審查。第二十三條公司法定代表人根據(jù)各審核部門的審核意見決定與否簽約。決定簽約時，應當在合同文本上簽字，并加蓋公司法人印章。合同的推行第二十四條合同依法生效后，既含有法律約束力。一切與合同有關的部門和人員，應嚴格推行合同規(guī)定的義務。第二十五條合同執(zhí)行部門應負責統(tǒng)計和監(jiān)督對方的履約狀況，保存好有關單據(jù)、信函、會議紀要、鑒定報告、檢測成果等資料。對于出現(xiàn)問題的產品還要進行保存、拍照。第二十六條合同執(zhí)行部門還應按月填寫“對方合同執(zhí)行狀況監(jiān)控闡明”，其中必須列明和驗證對方各項履約行為和承諾（如質量、進度等），并將該闡明報辦公室備案。第二十七條合同推行過程中發(fā)現(xiàn)對方履約能力及資信程度下降應及時告知辦公室并向分管副總和報告，及時想對方出具不安抗辯書，維護公司正當權益。第二十八條在合同推行過程中如遇法律規(guī)定或合同商定的變更解除事由，能夠變更或解除合同。變更、解除合同的審批權限和程序與原合同訂立的審批權限和程序相似。違約及糾紛解決第二十九條、發(fā)生合同糾紛后，承接部門應首先及時與對方協(xié)商解決。協(xié)商不成時，應在規(guī)定的期限內以書面形式上報主管領導和合同主管部門。第三十條對于需要應訴或起訴的案件，經(jīng)公司領導同意后，由辦公室協(xié)助律師進行證據(jù)收集、談判、參加調解和出庭。合同的登記、備案與歸檔第三十一條合同文本必須最少一式四份，其中二份交給對方，其它原件必須在合同訂立之后三個工作日內報送辦公室和財務部。合同訂立部門、合同推行部門因工作需要使用原件時，向辦公室辦理暫借手續(xù)。第三十二條合同的檔案管理是合同管理的基礎工作，辦公室應根據(jù)實際狀況建立合同臺帳。第三十三條辦公室應對公司內全部合同文本以及與合同有關的來回法律文獻進行匯總，并編號登記。第三十四條合同訂立部門的負責人對已生效的合同應當編號登記，分類歸檔，并建立合同臺帳。第三十五條合同訂立后三個工作日內，合同承接部門應將合同檔案原件整頓裝訂送交辦公室存檔。合同檔案的范疇涉及：信譽調查報告、意向接觸報告、合同文本初稿、合同訂立審批表及審批修改意見、法人授權委托書、對方資質證明文獻、多個審批管理表格、合同談判統(tǒng)計、合同正本及附件、合同訂立、變更、解除過程中的信函、電報、電話統(tǒng)計、傳真資料、票據(jù)憑證以及其它有關資料、文