公文中字體字號與數(shù)字的正確用法

公文中字體字號與數(shù)字的對的使用方法第一，公文寫作對字體字號的規(guī)定：我國現(xiàn)行黨政機關(guān)公文所使用的字體字號，總的規(guī)定是要做到統(tǒng)一規(guī)范，無論是正文部分還是構(gòu)成公文的其它構(gòu)成要素，其對字體字號的使用都含有很強的規(guī)定性和商定俗成性?！饵h政機關(guān)公文格式》中對行政公文的字體字號使用問題做出了十分明確具體的規(guī)定。其總的原則是“如無特殊闡明，公文格式各要素普通用3號仿宋體字。特定狀況能夠作適宜調(diào)節(jié)。”有特殊闡明的涉及：公文標題使用2號小標宋體字；發(fā)文機關(guān)標志推薦使用小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)以醒目、美觀、莊重為原則酌定；份號用3號阿拉伯數(shù)字；密級和緊急程度用3號黑體字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標記簽發(fā)人姓名；抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用4號仿宋體字。第二，數(shù)字的對的使用方法：一，公文中構(gòu)造層次序數(shù)的規(guī)范性規(guī)定：構(gòu)造層次序數(shù)往往見于內(nèi)容復雜、篇幅較長的公文。它的使用與否規(guī)范、對的，直接關(guān)系到公文的條理與否清晰，外在構(gòu)造與否合理。有關(guān)這一問題，《黨政機關(guān)公文格式》中作了明確規(guī)定：“文中構(gòu)造層次序數(shù)依次能夠用“一、”“（一）”“1．”“(1)”標注；普通第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。”這種構(gòu)造層次序數(shù)標記辦法，能夠使人清晰地看出一篇公文大的層次及里面所包含的小層次，便于把握公文的脈絡，從而為精確地理解和辦理公文打好基礎(chǔ)。在具體使用時，需要注意把握以下幾點：(1)要精確，不要寫錯。第一層次“一”之后應是頓號，第二層“（一）”之后不加任何標點符號，第三層“1”之后應是下點號即小圓點，第四層“(1)”之后也不加任何標點符號。實踐中常見的諸如“（一）、”“1、”“(1)、”之類的寫法都是不符合規(guī)范的，應分別改為“（一）”“1．”“(1)”。(2)要適度，不要過細。公文中使用的構(gòu)造層次序數(shù)普通不超出四層，法規(guī)中所規(guī)定的四個層次，普通而言即已夠用。因此，應當盡量地控制在四層以內(nèi)。實踐中有些公文所使用的諸如“①”、“1）”，甚至A、B、C、D之類的層次序數(shù)均為不當。公文中使用的構(gòu)造層次序數(shù)過細過多，往往會給人以散亂、零碎之感，顯得很不緊湊。(3)要有序，不要越級。公文中的構(gòu)造層次序數(shù)，一定要按照法規(guī)中規(guī)定的層級次序使用，普通而言不能越級套用。因此，實踐中所見的諸如“（一）、(1)”之類的表述，是不合規(guī)范的。但如果一篇公文的構(gòu)造層次只有兩層，則第一層用“一、”，第二層既能夠使用“（一）”，也能夠使用“1．”。(4)要合格，不要旁騖。是指對于構(gòu)造層次序數(shù)的使用，應當采用序數(shù)顯示的形式，盡量地不用諸如“首先”、“另首先”、“再次”，“第一”、“第二”、“第三”，“此其一”、“此其二”、“此其三”之類的構(gòu)造層次序數(shù)表達法。二，表達比例關(guān)系的數(shù)字的對的體現(xiàn)：公文中要經(jīng)常涉及對有關(guān)比例關(guān)系的表述問題，撰寫時要注意講求規(guī)范。例如減少到過去的70%，是指過去為100，現(xiàn)在為70;提高到過去的130%，是指過去為100，現(xiàn)在為130，現(xiàn)在比過去提高了30;比過去提高了80010，是指過去為100，現(xiàn)在為180;比過去減少80%，是指過去為100，現(xiàn)在為20;由過去的60%提高到80%，是指過去和現(xiàn)在兩者的基數(shù)均為100，過去為60，現(xiàn)在為80;由過去的80%減少到60%，是指過去和現(xiàn)在的基數(shù)均為100，過去為80，現(xiàn)在為60。三，“零”和“點”的規(guī)范體現(xiàn)：“零”和“點”在公文中經(jīng)慣用于表達事物的數(shù)量。應當注意的是，凡用中文并加位數(shù)詞的數(shù)字，除年份可用“零”外，其它應一律用“零”。如“”；但“二百零三公里”，不能寫成“二百零三公里”?！包c”僅用于中文數(shù)字，阿拉伯數(shù)字不用。例如“零點六”或“0.6”，不能寫作“零．6”或“0點6”。四，公文寫作中必須使用小寫中文數(shù)字的情形：重要涉及：一是前兩層構(gòu)造層次序數(shù)。二是在詞語中作為詞素的數(shù)字，如一律、星期二、三三兩兩、五湖四海、七上八下、三六九等、小九九、三下五除二、不管三七二十一、春打六九頭。三是由相鄰兩個數(shù)字并列連用表達概數(shù)，此時兩數(shù)字間不用頓號“、”隔開。如二三天、四五個月、六七個人、一千七八百元、略知一二、十之八九。四是用帶有“幾”字的數(shù)字表達約數(shù)。如幾十天、幾千年、幾萬分之一。五是中國干支紀年、夏歷月日、清及其以前的歷史紀年、各民族的非公歷紀年。如甲子年九月八日、正月初二、清道光二十年（公元1840年）。六是用日月簡稱表達節(jié)日、事件等內(nèi)容的詞組。如果月份是一月、十一月、十二月，應當用間隔號“．”把月與日隔開，并外加引號，以免產(chǎn)生歧義。其它詞組，出名度高的不必在月日之外加引號；否則則需使用引號。如五一國際勞動節(jié)、五四運動、七七事變、“一二·九”運動、“九一三”事件。五，公文寫作中必須使用阿拉伯數(shù)字的情形：重要涉及：一是保密期限中的年份。二是發(fā)文字號中的數(shù)字。三是印發(fā)日期中的數(shù)字。四是正文中的公歷紀年的世紀、年代、月、日。如20世紀90年代、1997年7月1日。五是正文中表達時間的時、分、秒。如19時30分。六是多位整數(shù)與小數(shù)。七是其它應使用阿拉伯數(shù)字的地方。至于公文標題中的數(shù)字用何種形式標注，可根據(jù)標題字數(shù)的多少及版面美觀大方的需要來靈活決定。六，公文寫作中計量單位的規(guī)范使用方法：《黨政機關(guān)公文解決工作條例》第十一條規(guī)定：“公文使用的中文、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關(guān)國標和規(guī)定執(zhí)行?！逼胀ǘ?，公文中慣用的法定計量單位有：(1)質(zhì)量（重量）單位：公斤或公斤(kg)、噸(t)、克(g)、毫克(mg)，不能用斤、市斤、兩、錢。(2)長度單位：千米或公里(km)、米(m)、厘米(cm)、毫米(mm)，不用里、尺寸、公分。(3)功率單位：千瓦(kW)、瓦(W)，不用馬力。(4)功、熱單位：焦耳，不用卡、千卡。(5)體積（容量）單位：升(1)，毫升(ml)，