檔案編號(hào)規(guī)則

檔案編號(hào)規(guī)則(1995年6月12日國家檔案局批準(zhǔn),1995年10月1日起實(shí)施)

1、主題內(nèi)容與適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔號(hào)的結(jié)構(gòu)、編制原則和編制方法。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于檔案館(室)編制檔號(hào)。

2、術(shù)語

2．1檔號(hào)檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。

2．2全宗號(hào)

檔案館(室)給定每個(gè)全宗的代碼。

2．3案卷目錄號(hào)

全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。

2．4類別號(hào)

館(室)藏檔案類別的代碼。

2．5項(xiàng)目號(hào)

產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等檔案的代字或代號(hào)。

2．6案卷號(hào)

案卷排列的順序號(hào)。

2．7件號(hào)

案卷內(nèi)文件的順序號(hào)。

2．8頁(張)號(hào)

案卷內(nèi)文件每頁(張)的順序號(hào)。

2．9代碼

一個(gè)或一組有序的、易于計(jì)算機(jī)和人識(shí)別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其它符號(hào)。

3、檔號(hào)編制原則

3．1唯一性原則

檔案館(室)內(nèi)檔案檔號(hào)應(yīng)指代單一。不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。

3．2合理性原則

檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與館藏的整理分類體系相適應(yīng)。

3．3穩(wěn)定性原則

檔號(hào)一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。

3．4擴(kuò)充性原則

檔號(hào)必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充檔案的需要。

3．5簡單性原則

檔號(hào)力求簡短明了，以便減少代碼差錯(cuò)，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。

4、檔號(hào)的結(jié)構(gòu)

檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種：

4．1第一種結(jié)構(gòu)為：

全宗號(hào)——案卷目錄號(hào)——案卷號(hào)——件、頁(張)號(hào)。

即：××××

……×××

×××

×××

5．1．1．1在一個(gè)檔案館內(nèi)，全宗屬類代碼不應(yīng)重復(fù)。

5．1．1．2全宗屬性單一的檔案館可以“0”作屬類代碼。

例一：某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第13號(hào)全宗，標(biāo)識(shí)為：“X013”。

例二：某市檔案館藏舊政權(quán)檔案第4號(hào)全宗，標(biāo)識(shí)為：“J004”。

例三：某縣檔案館藏建國后檔案第127號(hào)全宗，標(biāo)識(shí)為“0127”。例四：河北省檔案館藏原熱河省第123號(hào)全宗，可識(shí)標(biāo)為“R123”。例五：四川省檔案館藏已撤銷的川東行署003號(hào)全宗，可標(biāo)識(shí)為“D003”。

例六：中國第一歷史檔案館藏明清檔案第74號(hào)全宗，標(biāo)識(shí)為“0074””

5．1．2全宗順序號(hào)的編制方法

5．1．2．1全宗屬類的各個(gè)全宗按排列次序流水編號(hào)。

5．1．2．2在一個(gè)屬類內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的全宗順序號(hào)。

5．2案卷目錄號(hào)的編制方法

案卷目錄號(hào)以三位阿伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

5．2．1案卷目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置，可按不同時(shí)間，不同組織機(jī)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號(hào)。

5．2．2每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足100時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號(hào)；案卷數(shù)量超過1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號(hào)。

5．2．3在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。

5．3類別號(hào)的編制方法

5．3．1類別號(hào)由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。

5．3．2不同級(jí)位的類別之間可用間隔符“?”分開。不產(chǎn)生誤解時(shí)，可省略間隔符。類別號(hào)一般不應(yīng)超過三級(jí)。

5．3．3在一個(gè)檔案館(室)內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號(hào)。5．4項(xiàng)目號(hào)的編制方法

項(xiàng)目號(hào)引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號(hào)。

5．5案卷號(hào)的編制方法

5．5．1案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

5．5．2目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。

5．5．3每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷流水順序號(hào)時(shí)應(yīng)重新編案卷號(hào)或分設(shè)案卷目錄；如一個(gè)案卷流水順序號(hào)分登兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷目錄時(shí)應(yīng)合并為一個(gè)目錄號(hào)或目錄分編相應(yīng)數(shù)目的案卷流水號(hào)。

5．6件號(hào)的編制方法

5．6．1不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號(hào)。

5．6．2件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

5．6．3卷內(nèi)文件按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。

5．6．4件號(hào)前必須同