集團(tuán)公司合同管理辦法

集團(tuán)公司合同管理方法第一章總則第一條為規(guī)范合同的管理，提高合同質(zhì)量，確保合同的全方面推行，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合我公司實(shí)際狀況，特制訂本方法。第二條集團(tuán)公司、各分、子公司與其它平等主體的自然人、法人和其它組織之間,在訂立、推行、變更、解除或者終止各類(lèi)合同、合同時(shí)，合用本方法。第三條訂立合同實(shí)施洽談權(quán)、審核權(quán)、審計(jì)權(quán)、同意權(quán)必須經(jīng)董事長(zhǎng)同意后，方可訂立。第四條實(shí)施法人授權(quán)委托制度，訂立合同由法定代表人或憑法人的委托授權(quán)書(shū)方可訂立，委托代理人必須在授權(quán)范疇和權(quán)限內(nèi)訂立合同，不得超出代理權(quán)限，不得與自己代理的其別人訂立合同。無(wú)法人授權(quán)委托，任何人無(wú)權(quán)訂立合同。第五條責(zé)任部門(mén)在合同訂立前應(yīng)驗(yàn)證合同對(duì)方當(dāng)事人有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、資信狀況，驗(yàn)明合同當(dāng)事人與否含有訂立合同的主體資格;審查合同對(duì)方的主辦人與否有代理權(quán)、與否超越代理權(quán)限范疇和使用期及其真實(shí)性，審核對(duì)方使用的印鑒與否正當(dāng)與真實(shí)有效。在合同訂立時(shí)，應(yīng)保存有關(guān)資料。第二章合同分類(lèi)及責(zé)任部門(mén)第六條根據(jù)公司實(shí)際狀況，對(duì)合同作下列分類(lèi)并擬定責(zé)任部門(mén)。銷(xiāo)售合同：銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)訂立，執(zhí)行;采購(gòu)合同：需求部門(mén)負(fù)責(zé)訂立，執(zhí)行;發(fā)包合同：房地產(chǎn)負(fù)責(zé)訂立，執(zhí)行;承包合同：負(fù)責(zé)訂立，執(zhí)行;租賃合同：我司需要租用其它公司的廠房、設(shè)備，由需求單位負(fù)責(zé)訂立，執(zhí)行;其它公司租用我司廠房、設(shè)備，由行政管理部負(fù)責(zé)訂立，執(zhí)行;其它類(lèi)合同：行政管理部或指定的部門(mén)負(fù)責(zé)訂立，執(zhí)行;第三章合同的訂立第七條與他方達(dá)成合約意向，經(jīng)協(xié)商一致，除即時(shí)清結(jié)者外，一律應(yīng)訂立書(shū)面合同，嚴(yán)禁口頭合同和非正式書(shū)面合同。杜絕推行在先，訂立合同在后的狀況發(fā)生。第八條合同文本規(guī)定文字體現(xiàn)精確、簡(jiǎn)潔、不得有模棱兩可，體現(xiàn)有歧義的語(yǔ)句出現(xiàn)。第九條合同文本必須寫(xiě)明對(duì)方的名稱(chēng)、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號(hào)，簽約人為被授權(quán)人時(shí)，必須提供授權(quán)委托書(shū)，并填寫(xiě)被授權(quán)人的身份證號(hào)碼。合同對(duì)爭(zhēng)議解決方式和管轄的商定，原則以由我公司住所地人民法院管轄的訴訟方式解決。第十條合同的訂立嚴(yán)格按審批流程進(jìn)行，各環(huán)節(jié)評(píng)審過(guò)程采用簽批單進(jìn)行。統(tǒng)計(jì)，簽批意見(jiàn)可批注在合同稿件上，簽批人作出標(biāo)記，注明簽批處數(shù)并簽字，由合同編制人負(fù)責(zé)對(duì)簽批意見(jiàn)進(jìn)行解決貫徹，簽批過(guò)程的原稿隨整頓的正式稿件同時(shí)歸檔。第十一條合同訂立的審批流程及權(quán)限：合約意向協(xié)商，技術(shù)條款審核，文字語(yǔ)句法律評(píng)定，報(bào)批后蓋章。(1)銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同，經(jīng)辦單位起草經(jīng)辦人簽字，單位主管審查，審計(jì)，分管領(lǐng)導(dǎo)審批，加蓋合同專(zhuān)用章。(2)其它合同經(jīng)辦單位起草、經(jīng)辦人簽字、單位主管審核、有關(guān)單位會(huì)簽、審計(jì)、分管領(lǐng)導(dǎo)審定、董事長(zhǎng)同意。行政管理部對(duì)合同編號(hào)，由檔案室負(fù)責(zé)人簽名后加蓋合同專(zhuān)用章。(3)涉及到重大經(jīng)濟(jì)、法律責(zé)任，有重大影響的合同，必須由董事長(zhǎng)決定。需公證手續(xù)的，經(jīng)辦單位提出，行政管理部負(fù)責(zé)辦理。第十二條合同訂立時(shí)，需要辦理下列手續(xù)的，由具體業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理：(1)法律法規(guī)政策規(guī)定辦理同意手續(xù)的;(2)公證手續(xù);(3)擔(dān)保手續(xù);(4)根據(jù)法律、法規(guī)、政策及合同商定需要辦理的手續(xù)。第十三條訂立各類(lèi)合同必須使用合同專(zhuān)用章，合同專(zhuān)用章印模需送登記注冊(cè)的工商行政管理部門(mén)備案。第十四條合同專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)部專(zhuān)人保管，憑合同審批單領(lǐng)導(dǎo)簽批，加蓋合同專(zhuān)用章，兩頁(yè)以上的合同必須加蓋騎縫章，未加蓋公司合同專(zhuān)用章的合同，結(jié)算部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)不得辦理結(jié)算、撥款手續(xù)。第十五條嚴(yán)禁在對(duì)外訂立的合同的空白文本上蓋章。對(duì)于不能在同一地訂立的合同，應(yīng)由對(duì)方先簽字蓋章或各自訂立后交換文本。第十六條補(bǔ)充合同的訂立合用本章的規(guī)定。第四章合同的推行第十七條合同訂立后，即含有法律效力。各部門(mén)必須認(rèn)真推行合同，嚴(yán)格執(zhí)行，確保信譽(yù)。第十八條有關(guān)合同推行中的書(shū)面簽證、收發(fā)貨單據(jù)、結(jié)算文獻(xiàn)、來(lái)往信函、文書(shū)、傳真等均為合同的構(gòu)成部分，各部門(mén)在收到對(duì)方的上述資料后，應(yīng)及時(shí)解決并制訂對(duì)策，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽注具體意見(jiàn)，通過(guò)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，有關(guān)資料送行政管理部備案。第十九條在合同推行過(guò)程中，如需書(shū)面告知對(duì)方，除對(duì)方代表當(dāng)場(chǎng)簽字外，應(yīng)以特快專(zhuān)遞的形式送達(dá)對(duì)方，回執(zhí)單據(jù)由行政管理部隨合同原件妥善保存。第二十條行政管理部要定時(shí)對(duì)合同推行狀況進(jìn)行檢查，對(duì)合同推行中出現(xiàn)的問(wèn)題督促責(zé)任部門(mén)及時(shí)予以解決。第二十一條合同在推行過(guò)程中發(fā)生糾紛，推行部門(mén)應(yīng)及時(shí)分析查明因素，收集有關(guān)證據(jù)，提出解決方法并報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門(mén)，及時(shí)與對(duì)方協(xié)商解決，訂立補(bǔ)充合同;若協(xié)商解決不成應(yīng)根據(jù)合同商定在規(guī)定的時(shí)效內(nèi)提請(qǐng)上級(jí)部門(mén)及時(shí)申請(qǐng)仲裁或提起訴訟;當(dāng)我方接到對(duì)方的索賠函或訴狀后，應(yīng)認(rèn)真研究及時(shí)解決，與對(duì)方協(xié)商解決或收集證據(jù)應(yīng)訴或反訴。第二十二條合同義務(wù)完全推行完畢后，合同文本及有關(guān)資料交由公司檔案管理部門(mén)保存。第五章合同的變更與解除第二十三條合同訂立后受法律約束，我方不得私自變更或解除。若確需變更或解除時(shí)，由合同推行單位闡明因素提出意見(jiàn)、部門(mén)主管審核，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意后，再同對(duì)方協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)，并依法訂立變更或解除合同的書(shū)面合同，妥善解決合同變更或解除的善后問(wèn)題;變更和解除的有關(guān)書(shū)面資料和解決統(tǒng)計(jì)送行政管理部備案。第二十四條公司根據(jù)法律法規(guī)或合同商定需單方面終止(中斷)或解除合同的，應(yīng)書(shū)面告知合同對(duì)方，以特快專(zhuān)遞的形式寄發(fā)或由對(duì)方簽收，其憑證作為合同構(gòu)成部分交由行政管理部妥善保存。第六章合同的管理第二十五條公司采用歸口管理和分類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)管理相結(jié)合的形式對(duì)合同進(jìn)行管理。第二十六條公司行政管理部負(fù)責(zé)公司的合同管理工作，是合同的歸口管理部門(mén)，對(duì)公司合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督管理。有關(guān)合同的訂立、推行、變更、解除和終止(中斷)等重要事宜由行政管理部對(duì)各業(yè)務(wù)單位實(shí)施指導(dǎo)和監(jiān)督。第二十七條公司行政管理部管理合同的重要職責(zé)是：(1)制訂和修改公司合同管理方法，報(bào)董事長(zhǎng)審定后組織實(shí)施;(2)制訂重要合同的格式文本;(3)對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)、歸檔;(4)參加重大合同的調(diào)研、談判和審核工作;(5)配合業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)公司重大合同和風(fēng)險(xiǎn)程度較高的項(xiàng)目開(kāi)展資質(zhì)、資信調(diào)查工作;(6)監(jiān)督和協(xié)調(diào)各部門(mén)對(duì)合同的全方面推行;(7)參加合同糾紛的調(diào)查、調(diào)解、仲裁、訴訟活動(dòng);(8)配合人力資源部門(mén)組織合同管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn);(9)負(fù)責(zé)與外聘法律顧問(wèn)的聯(lián)系、溝通，提供有關(guān)法律咨詢(xún);(10)負(fù)責(zé)對(duì)公司各業(yè)務(wù)部門(mén)提交的合同統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行匯總和綜合分析。第二十八條公司各部門(mén)在職責(zé)范疇內(nèi)，對(duì)本部門(mén)的合同進(jìn)行分類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)管理。各部門(mén)合同管理的職責(zé)是：(1)負(fù)責(zé)本部門(mén)合同的訂立(涉及合同的談判、起草、送審、報(bào)批等)工作;(2)負(fù)責(zé)本部門(mén)合同的建檔管理和履約跟蹤，發(fā)現(xiàn)合同推行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向公司行政管理部報(bào)告;(3)對(duì)合同的變更、終止(中斷)、解除按上級(jí)決定具體執(zhí)行;(4)負(fù)責(zé)本部門(mén)合同信息的收集、整頓及分析，并及時(shí)上報(bào);(5)制訂本部門(mén)合同的管理細(xì)則;(6)負(fù)責(zé)解決本部門(mén)管理的合同發(fā)生爭(zhēng)議的協(xié)商、調(diào)解、證據(jù)收集工作。第二十九條公司各部門(mén)按照下列環(huán)節(jié)對(duì)合同進(jìn)行管理：(1)公司各業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)其業(yè)務(wù)范疇內(nèi)的合同內(nèi)容負(fù)責(zé)，確保其真實(shí)性、合理性及技術(shù)可行性，對(duì)額度及實(shí)施的規(guī)范性負(fù)責(zé);(2)公司計(jì)劃部門(mén)負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目計(jì)劃管理;(3)公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目預(yù)算管理，審核合同價(jià)格、付款方式，并組織和管理合同后期核算與結(jié)算等工作，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立和完善有關(guān)的管理方法和制度;(4)公司行政管理部負(fù)責(zé)審查合同條款的完備性、正當(dāng)性、統(tǒng)一性;(5)公司審計(jì)部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督;第三十條各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照公司合同訂立的審批程序執(zhí)行，要加強(qiáng)對(duì)合同推行狀況的監(jiān)督檢查，并將合同有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表定時(shí)上報(bào)公司行政管理部。第三十一條公司對(duì)合同采用保密方法。公司各部門(mén)及員工對(duì)其所熟知的合同須盡保密義務(wù)，不得泄露合同內(nèi)容。公司各部門(mén)及員工在業(yè)務(wù)執(zhí)行中，普通只能借用合同(含有關(guān)資料)復(fù)印件，確需借用合同(含有關(guān)資料)原件應(yīng)經(jīng)行政管理部報(bào)董事長(zhǎng)同意后方可借用。第三十二條合同編號(hào)、格式、歸檔的具體規(guī)定：(1)合同編號(hào)編號(hào)規(guī)則××(×)××××次序號(hào)類(lèi)別號(hào)類(lèi)型號(hào)年月日取末尾兩位數(shù)類(lèi)型號(hào)銷(xiāo)售合同使用“銷(xiāo)”采購(gòu)合同使用“采”發(fā)包合同使用“發(fā)”租賃合同使用“租”類(lèi)別號(hào)合同類(lèi)使用“H”合同類(lèi)使用“X”次序號(hào)采用三位數(shù)字(2)合同格式通用合同格式見(jiàn)范本，特殊格式由業(yè)務(wù)單位自定。(3)合同歸檔合同原稿(加蓋紅章)起草單位一份、財(cái)務(wù)一份、集團(tuán)檔案室一份，合同對(duì)方數(shù)量根據(jù)需求擬定。采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同部門(mén)歸檔，送財(cái)務(wù)和檔案室備案。其它合同行政管理部歸檔，按月、年裝訂成冊(cè)，長(zhǎng)久保持。第七章責(zé)任與獎(jiǎng)懲第三十三條公司各部門(mén)及員工在訂立合同時(shí)，對(duì)對(duì)方的主體資格、合同內(nèi)容等不盡勤勉義務(wù)，給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失、或不利的社會(huì)影響的，公司有權(quán)根據(jù)規(guī)章制度對(duì)直接負(fù)責(zé)人進(jìn)行解決并規(guī)定其承當(dāng)賠償責(zé)任。第三十四條直接負(fù)責(zé)人在訂立合同時(shí)，與對(duì)方互相串通，損害公司的利益，公司除根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)、公司規(guī)章制度解除勞動(dòng)合同外，有權(quán)規(guī)定直接負(fù)責(zé)人承當(dāng)賠償責(zé)任，直至通過(guò)司法部門(mén)追究其刑事責(zé)任。第三十五條在合同推行中，業(yè)務(wù)部門(mén)或項(xiàng)目部門(mén)未盡到職責(zé)，造成公司損失的，公司有權(quán)根據(jù)規(guī)章制度對(duì)直接負(fù)責(zé)人進(jìn)行解決并規(guī)定其承當(dāng)賠償責(zé)任。第三十六條保管合同(含有關(guān)資料)的部門(mén)由于管理不善等因素造成合同(含有關(guān)資料)原件丟失給公司造成損失的，公司有權(quán)根據(jù)規(guī)章制度對(duì)直接負(fù)責(zé)人進(jìn)行解決并規(guī)定其承當(dāng)賠償責(zé)任。第三十七條公司員工未盡保密責(zé)任，泄露合同內(nèi)容的，帶來(lái)公司不利的，公司有權(quán)根據(jù)規(guī)章制度對(duì)直接負(fù)責(zé)人進(jìn)行解決并規(guī)定其承當(dāng)賠償責(zé)任。第三十八條公司各部門(mén)及員工在合同的訂立、推行及合同管理中成績(jī)突出，有重大奉獻(xiàn)，或開(kāi)拓創(chuàng)新，給公司帶來(lái)較大利益的，由公司按獎(jiǎng)勵(lì)規(guī)定予以對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。第八章附則第三十九條本方法所稱(chēng)的“合同”是平等主體的自然人、法人、其它組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的書(shū)面商定。涉