第六章 固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)第六章固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)本章學(xué)習(xí)提要固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)主要是處理固定資產(chǎn)的增加、減少、內(nèi)部調(diào)動(dòng)、計(jì)提折舊等業(yè)務(wù)，并為總賬子系統(tǒng)和成本子系統(tǒng)等提供核算信息和成本信息。本章內(nèi)容包括兩大部分第一部分為固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)的原理：介紹了固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)的功能目標(biāo)；固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程；固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)的功能模塊結(jié)構(gòu)等。第二部分為固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)的應(yīng)用，主要是結(jié)合“用友通”管理軟件，對(duì)固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)的各個(gè)功能模塊進(jìn)行了詳細(xì)的分析與說明。本章學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)原理；結(jié)合《會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)教程》中的固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)部分的上機(jī)實(shí)驗(yàn)掌握固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)的各個(gè)功能模塊的功能。本章內(nèi)容第一節(jié)固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)原理第二節(jié)固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)的初始化第三節(jié)固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理第四節(jié)固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)期末處理第五節(jié)固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)賬表管理第一節(jié)

固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)原理固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)的功能目標(biāo)固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)系固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)功能模塊結(jié)構(gòu)功能目標(biāo)管理固定資產(chǎn)卡片的功能。處理固定資產(chǎn)的增減變動(dòng)業(yè)務(wù)。計(jì)提折舊，計(jì)算凈值。自動(dòng)轉(zhuǎn)帳。其他系統(tǒng)的關(guān)系企業(yè)門戶固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)總賬系統(tǒng)成本核算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)制單憑證查詢憑證查詢固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與企業(yè)門戶固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與企業(yè)門戶共享基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可以在企業(yè)門戶中統(tǒng)一設(shè)置，也可以在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中自行設(shè)定。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中資產(chǎn)的增加、減少以及原值和累計(jì)折舊的調(diào)整、折舊的計(jì)提都要將有關(guān)數(shù)據(jù)通過記賬憑證的形式傳輸?shù)娇傎~系統(tǒng)，同時(shí)通過對(duì)賬保持固定資產(chǎn)賬目與總賬的平衡。并可以修改、刪除及查詢憑證。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與成本核算系統(tǒng)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)為成本核算系統(tǒng)提供計(jì)提折舊有關(guān)費(fèi)用的數(shù)據(jù)。如果固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)未與總賬系統(tǒng)建立連接，則不存在上述的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系。固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程固定資產(chǎn)增加單據(jù)固定資產(chǎn)調(diào)動(dòng)固定資產(chǎn)減少輸入固定資產(chǎn)調(diào)動(dòng)固定資產(chǎn)調(diào)動(dòng)文件固定資產(chǎn)減少文件變動(dòng)更新輸出固定資產(chǎn)卡片文件計(jì)提固定資產(chǎn)調(diào)動(dòng)賬表初始固定資產(chǎn)資料折舊計(jì)算文件轉(zhuǎn)賬固定資產(chǎn)子系統(tǒng)投入運(yùn)行之前，需將原手工方式下的固定資產(chǎn)卡片全部錄入計(jì)算機(jī)，存入固定資產(chǎn)卡片文件，以此作為一個(gè)基本數(shù)據(jù)庫文件使用；初始卡片的錄入增減變動(dòng)原始憑證錄入月內(nèi)發(fā)生固定資產(chǎn)增減變動(dòng)后，將相應(yīng)的增減變動(dòng)的原始憑證輸入計(jì)算機(jī)，存入固定資產(chǎn)增減變動(dòng)文件；計(jì)提折舊根據(jù)月初的固定資產(chǎn)卡片文件，按定義的折舊方法計(jì)提固定資產(chǎn)折舊，生成折舊計(jì)算文件；更新固定資產(chǎn)卡片文件月末分別用固定資產(chǎn)增加文件、減少文件及內(nèi)部調(diào)動(dòng)文件更新固定資產(chǎn)卡片文件，即將增加的固定資產(chǎn)記錄插入到卡片文件、調(diào)出的固定資產(chǎn)記錄從卡片文件中刪除、發(fā)生內(nèi)部調(diào)動(dòng)的改變其使用部門；輸出各種固定資產(chǎn)分析表如固定資產(chǎn)子卡片、固定資產(chǎn)增減變動(dòng)表、固定資產(chǎn)分部門或分類統(tǒng)計(jì)表、固定資產(chǎn)折舊計(jì)算表等；自動(dòng)轉(zhuǎn)賬根據(jù)固定資產(chǎn)折舊計(jì)算文件、增減變動(dòng)文件統(tǒng)計(jì)轉(zhuǎn)賬數(shù)據(jù)自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證，傳入總賬子系統(tǒng)；根據(jù)折舊計(jì)算文件統(tǒng)計(jì)折舊費(fèi)用分配數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)入成本子系統(tǒng)，供計(jì)算成本時(shí)使用。固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)功能模塊結(jié)構(gòu)固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)初始設(shè)置變動(dòng)資料錄入更新主文件折舊計(jì)算輸出轉(zhuǎn)帳處理建立新賬套編碼的定卡片定義卡片錄入固定資產(chǎn)增加固定資產(chǎn)減少固定資產(chǎn)調(diào)配其他變動(dòng)大修理記錄增加文件更新減少文件更新其他變動(dòng)更新月工作量錄入折舊計(jì)算固定資產(chǎn)卡片固資明細(xì)賬折舊分配表轉(zhuǎn)賬定義轉(zhuǎn)帳生成第二節(jié)

固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)的初始化固定資產(chǎn)系統(tǒng)初始化固定資產(chǎn)系統(tǒng)初始化是根據(jù)單位的具體情況，建立一個(gè)適合本單位需要的固定資產(chǎn)子賬套的過程。它是使用固定資產(chǎn)系統(tǒng)管理資產(chǎn)的首要過程。系統(tǒng)初始化包括建立固定資產(chǎn)子賬套和基礎(chǔ)設(shè)置兩項(xiàng)內(nèi)容。建立固定資產(chǎn)賬套

這里的賬套是指固定資產(chǎn)子賬套，它是在會(huì)計(jì)核算賬套的基礎(chǔ)上建立的，再在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中建立子賬套；末建立會(huì)計(jì)核算賬套，要先建立會(huì)計(jì)核算賬套，然后再在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中建立于賬套。系統(tǒng)初始化卡片項(xiàng)目定義卡片樣式定義折舊方法定義資產(chǎn)類別設(shè)置部門設(shè)置部門對(duì)應(yīng)折舊科目設(shè)置增減方式設(shè)置使用狀況設(shè)置原始卡片錄入資產(chǎn)增加卡片修改資產(chǎn)減少卡片刪除原值變動(dòng)部門轉(zhuǎn)移使用狀況變動(dòng)折舊方法調(diào)整使用年限調(diào)整累計(jì)折舊調(diào)整工作總量調(diào)整凈殘值調(diào)整類別調(diào)整資產(chǎn)評(píng)估計(jì)提折舊批量制單對(duì)賬月末結(jié)帳打印報(bào)表期間=12是否結(jié)轉(zhuǎn)下年基礎(chǔ)設(shè)置日常處理期末處理建立固定資產(chǎn)賬套建立固定資產(chǎn)子賬套—折舊信息建立固定資產(chǎn)子賬套—編碼設(shè)置建立固定資產(chǎn)子賬套—賬務(wù)接口設(shè)置基礎(chǔ)設(shè)置基礎(chǔ)設(shè)置包括卡片項(xiàng)目、卡片樣式、折舊方法、部門、部門對(duì)應(yīng)折舊科目、資產(chǎn)類別、使用狀況、增減方式等等，這些基礎(chǔ)設(shè)置是使用固定資產(chǎn)系統(tǒng)進(jìn)行資產(chǎn)管理和核算的基礎(chǔ)。原始卡片的錄入第三節(jié)

固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)

日常業(yè)務(wù)處理日常管理固定資產(chǎn)中的日常管理主要涉及企業(yè)固定資產(chǎn)增減、固定資產(chǎn)變動(dòng)、固定資產(chǎn)的評(píng)估處理等。資產(chǎn)增加資產(chǎn)減少修改卡片當(dāng)發(fā)現(xiàn)卡片有錄入錯(cuò)誤，或資產(chǎn)在使用過程中有必要修改卡片的一些內(nèi)容，可通過卡片修改功能實(shí)現(xiàn)，這種修改為無痕跡修改。無痕跡修改在變動(dòng)清單和查看歷史狀態(tài)時(shí)不體現(xiàn)，即無痕跡修改前的內(nèi)容在任何查看狀態(tài)都不能再看到。修改卡片時(shí)遵循以下幾方面原則原始卡片的原值、使用部門、工作總量、使用狀況、累計(jì)折舊、凈殘值(率)、折舊方法、使用年限、資產(chǎn)類別在沒有做變動(dòng)單或評(píng)估單情況下，錄入當(dāng)月可無痕跡修改；如果做過變動(dòng)單，只有刪除變動(dòng)單才能無痕跡修改；若各項(xiàng)目在作過一次月末結(jié)賬后，只能通過變動(dòng)單或評(píng)估單調(diào)整，不能通過卡片修改功能改變。通過資產(chǎn)增加錄入系統(tǒng)的卡片如果沒有制作憑證和變動(dòng)單、評(píng)估單情況下，錄入當(dāng)月可無痕跡修改。如果做過變動(dòng)單，只有刪除變動(dòng)單才能無痕跡修改。如果已制作憑證，要修改原值或累計(jì)折舊必須刪除憑證后，才能無痕跡修改?？ㄆ掀渌?xiàng)目，任何時(shí)候均可無痕跡修改。卡片刪除卡片刪除，是指把卡片資料徹底從系統(tǒng)內(nèi)清除，不是資產(chǎn)清理或減少。該功能只有在下列兩種情況有效：

(1)當(dāng)月錄入的卡片如有錯(cuò)誤可以刪除。

(2)通過“資產(chǎn)減少”功能減少的卡片資料，在其滿足會(huì)計(jì)檔案管理要求后可以將原始資料從系統(tǒng)徹底清除，否則不允許刪除。資產(chǎn)變動(dòng)處理

資產(chǎn)的變動(dòng)包括原值變動(dòng)、部門轉(zhuǎn)移、使用狀況變動(dòng)、使用年限調(diào)整、折舊方法調(diào)整、凈殘值(率)調(diào)整、工作總量調(diào)整、累計(jì)折舊調(diào)整、資產(chǎn)類別調(diào)整、變動(dòng)單管理。其他項(xiàng)目的修改，如名稱、編號(hào)、自定義項(xiàng)目等的變動(dòng)可直接在卡片上進(jìn)行。資產(chǎn)評(píng)估處理隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)在經(jīng)營活動(dòng)中，根據(jù)業(yè)務(wù)需要或國家要求需要對(duì)部分資產(chǎn)或全部資產(chǎn)進(jìn)行評(píng)估和重估，而其中固定資產(chǎn)評(píng)估是資產(chǎn)評(píng)估很重要的部分。固定資產(chǎn)評(píng)估的主要功能將評(píng)估機(jī)構(gòu)的評(píng)估數(shù)據(jù)手工錄入或定義公式錄入到系統(tǒng)。根據(jù)國家要求手工錄入評(píng)估結(jié)果或根據(jù)定義的評(píng)估公式生成評(píng)估結(jié)果。對(duì)評(píng)估單的管理。第四節(jié)

固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)

期末處理期末處理折舊處理制單與對(duì)賬月末結(jié)賬計(jì)提折舊計(jì)提折舊是固定資產(chǎn)系統(tǒng)的主要功能之一?？梢愿鶕?jù)錄人固定資產(chǎn)卡片資料，利用系統(tǒng)提供的“折舊計(jì)提”功能，對(duì)各項(xiàng)資產(chǎn)每月計(jì)提一次折舊，并自動(dòng)生成折舊分配表及折舊清單，然后制作記賬憑證，向總賬系統(tǒng)傳遞有關(guān)數(shù)據(jù)。影響折舊處理因素的變動(dòng)調(diào)整影響折舊計(jì)提的因素有原值、累計(jì)折舊、凈殘值(率)、折舊方法、使用年限和使用狀況。調(diào)整應(yīng)遵循以下原則(1)系統(tǒng)提供的直線法計(jì)算折舊時(shí)總是以凈值作為計(jì)提原值，以剩余使用年限為計(jì)提年限計(jì)算折舊，充分體現(xiàn)平均分?jǐn)偟乃枷?平均年限法(一)除外)。

(2)本系統(tǒng)發(fā)生與折舊計(jì)算有關(guān)的變動(dòng)后，加速折舊法在變動(dòng)生效的當(dāng)期以凈值為計(jì)提原值，以剩余使用年限為計(jì)提年限計(jì)算折舊，以前月折舊額或單位折舊額無效；直線法還以原公式計(jì)算(因公式中已考慮了價(jià)值變動(dòng)和年限調(diào)整)。(3)當(dāng)發(fā)生原值調(diào)整、累計(jì)折舊調(diào)整、凈殘值(率)調(diào)整時(shí)，當(dāng)月計(jì)提的折舊額不變，下月按變化后的值計(jì)算折舊。

(4)折舊方法調(diào)整、使用年限調(diào)整、工作總量調(diào)整當(dāng)月按調(diào)整后的值計(jì)算折舊。

(5)使用狀況調(diào)整當(dāng)月按調(diào)整前的數(shù)據(jù)判斷是否計(jì)提折舊，即使用狀況調(diào)整下月有效。(6)本系統(tǒng)各種變動(dòng)后計(jì)算折舊采用未來適用法，不自動(dòng)調(diào)整以前的累計(jì)折舊，采用追溯適用法的企業(yè)只能手工調(diào)整累計(jì)折舊。

(7)部門轉(zhuǎn)移和類別調(diào)整，當(dāng)月計(jì)提的折舊分配到變動(dòng)后的部門和類別。錄入工作量只有當(dāng)資產(chǎn)有使用工作量法計(jì)提折舊的時(shí)候，每月計(jì)提折舊前要求必須錄入資產(chǎn)當(dāng)月的工作量。輸入的本期工作量必須保證使累計(jì)工作量小于等于工作總量?？梢岳^承上月工作量，如果上期期末累計(jì)工作量加上本期繼承值大于工作總量，則系統(tǒng)不執(zhí)行繼承上月工作量，而是自動(dòng)計(jì)算(本月工作量＝工作總量—上期期末累計(jì)工作量)。然后在本月工作量后的單元格內(nèi)標(biāo)上星號(hào)，如果對(duì)自動(dòng)計(jì)算的值不滿意，可手工修改。計(jì)提折舊當(dāng)開始計(jì)提折舊時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)提所有資產(chǎn)當(dāng)期折舊額，并將當(dāng)期的折舊額自動(dòng)累加到累計(jì)折舊項(xiàng)目中。計(jì)提工作完成后，需要進(jìn)行折舊分配，形成折舊費(fèi)用，系統(tǒng)除了自動(dòng)生成折舊清單外，同時(shí)還生成折舊分配表，從而完成本期折舊費(fèi)用登賬工作。計(jì)提折舊遵循以下原則(1)在一個(gè)期間內(nèi)可以多次計(jì)提折舊，每次計(jì)提折舊后，只是將計(jì)提的折舊累加到月初的累計(jì)折舊上，不會(huì)重復(fù)累計(jì)。

(2)若上次計(jì)提折舊已制單并傳遞到總賬系統(tǒng)，則必須刪除該憑證才能重新計(jì)提折舊。

(3)計(jì)提折舊后又對(duì)賬套進(jìn)行了影響折舊計(jì)算分配的操作，必須重新計(jì)提折舊，否則系統(tǒng)不允結(jié)賬。(4)若自定義的折舊方法月折舊率或月折舊額出現(xiàn)負(fù)數(shù)，系統(tǒng)自動(dòng)中止計(jì)提。

(5)資產(chǎn)的使用部門和資產(chǎn)折舊要匯總的部門可能不同，為了加強(qiáng)資產(chǎn)管理，使用部門必須是明細(xì)部門，而折舊分配部門不一定分配到明細(xì)部門，不同的單位處理可能不同，因此要在計(jì)提折舊后，分配折舊費(fèi)用時(shí)作出選擇。制單與對(duì)賬制作記賬憑證查詢、修改、刪除憑證對(duì)賬月末結(jié)賬當(dāng)固定資產(chǎn)系統(tǒng)完成了本月全部制單業(yè)務(wù)后，可以進(jìn)行月末結(jié)賬，月末結(jié)賬每月進(jìn)行一次，結(jié)賬后當(dāng)期數(shù)據(jù)不能修改。由于成本系統(tǒng)每月從本系統(tǒng)提取折舊費(fèi)數(shù)據(jù)，因此一旦成本系統(tǒng)提取了某期的數(shù)據(jù)，則該期不能反結(jié)賬。本期不結(jié)賬，將不能處理下期的數(shù)據(jù)；結(jié)賬前一定要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，否則數(shù)據(jù)一旦丟失，將造成無法挽回的后果。

固定資產(chǎn)系統(tǒng)和總賬系統(tǒng)之間存在著數(shù)據(jù)的自動(dòng)傳輸，這種傳輸是固定資產(chǎn)系統(tǒng)通過記賬憑證向總賬系統(tǒng)傳遞有關(guān)數(shù)據(jù)。如資產(chǎn)增加、減少、累計(jì)折舊調(diào)整以及折舊分配等生成的記賬憑證。制作記賬憑證可以采取“立即制單”或“批量制單”的方法實(shí)現(xiàn)。第五節(jié)

固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)賬表管理固定資產(chǎn)管理的任務(wù)是及時(shí)反映和監(jiān)督企業(yè)固定資產(chǎn)的增加、調(diào)出、保管、使用及清理報(bào)廢等情況，起到保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全完整，充分發(fā)揮固定資產(chǎn)效能的作用，也便于成本計(jì)算。根據(jù)企業(yè)的日常操作，系統(tǒng)以報(bào)表的形式將這些信息提供給財(cái)務(wù)人員和資產(chǎn)管理人員。系統(tǒng)所提供的報(bào)表分為五類：分析表、統(tǒng)計(jì)表、賬簿、折舊表、自定義報(bào)表。選擇相應(yīng)賬表可查看各報(bào)表信息，同時(shí)賬表管理提供了極強(qiáng)的聯(lián)查功能，將各類賬表與部門、類別明細(xì)和原始單據(jù)等有機(jī)地聯(lián)系起來，真正實(shí)現(xiàn)了方便、快捷的查詢模式。分析表分析表主要通過對(duì)固定資產(chǎn)的綜合分析，為管理者提供管理和決策依據(jù)。系統(tǒng)提供了四種分析表：價(jià)值結(jié)構(gòu)分析表、固定資產(chǎn)使用狀況分析表、部門構(gòu)成分析表、類別構(gòu)成分析表。管理者可以通過這些表了解本企業(yè)固定資產(chǎn)的價(jià)值、構(gòu)成、使用狀況、折舊的程度、剩余價(jià)值的大小等。統(tǒng)計(jì)表統(tǒng)計(jì)表是出于管理資產(chǎn)的需要，按管理目的統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)。系統(tǒng)提供了七種統(tǒng)計(jì)表：固定資產(chǎn)原值一覽表、固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表、評(píng)估匯總表、評(píng)估變動(dòng)表、盤盈盤虧報(bào)告表、逾齡資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表、役齡資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表。這些表從不同的側(cè)面對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，使管理者可以全面細(xì)致地了解企業(yè)對(duì)資產(chǎn)的管理、分布情況，為及時(shí)掌握資產(chǎn)的價(jià)值、數(shù)量以及新舊程度等指標(biāo)提供依據(jù)。賬簿

系統(tǒng)自動(dòng)生成的賬簿有(單個(gè))固定資產(chǎn)明細(xì)賬、(部門、類別)明細(xì)賬、固定資產(chǎn)登記簿、固定資產(chǎn)總賬。這些賬簿以不同方式，序時(shí)地反映了資產(chǎn)變化情況，在查詢過程中可聯(lián)查某時(shí)期(部門、類別)明細(xì)