圖書現(xiàn)場采購查重軟件的設(shè)計

圖書現(xiàn)場采購查重軟件的設(shè)計

在圖書館的采購中，重新考慮是一項不可避免的任務(wù)。查重的意義不僅包含了“有”或“無”的問題,也是確定“多”和“少”、“補”與“棄”的關(guān)鍵步驟。在現(xiàn)今流行的圖書館集成管理系統(tǒng)軟件中,查重是采購管理模塊中必備的子項,可以進(jìn)行批查重、單種查重、ISBN號查重、題名查重,為查重工作提供了充分的功能與入口。但是這些功能的實現(xiàn)離不開系統(tǒng)的整體環(huán)境,特別是依賴于網(wǎng)絡(luò)與服務(wù)器,在離開圖書館進(jìn)行的現(xiàn)場采購工作中便沒有了用武之地。1現(xiàn)場購買方法1.1多層次的圖書補充。對于涉及到一些全國幾個大的區(qū)域中心城市都有規(guī)模較大的圖書賣場,品種較多,備有復(fù)本,集合的出版社較多,比較適合應(yīng)對評估考察一類的大批量緊迫性的圖書補充。1.2圖書館用戶的需求原來的出版社對于高校圖書館前去選書似乎不大歡迎,他們好像更喜歡客戶通過訂單訂購。如今為了應(yīng)對殘酷的市場競爭形勢,出版社大都也放下了架子,接待了圖書館這樣的用戶。許多出版社原來只在總編室有新書樣本,如今為了接待圖書館用戶,專門建立了圖書樣本室,像郵電出版社等觀念轉(zhuǎn)變較快的單位,為了加強(qiáng)對圖書館用戶的服務(wù),他們還開始提供只有圖書館用戶使用的MARC編目數(shù)據(jù)。如果不是因為出版社的庫房大多在偏遠(yuǎn)的地方,他們一定會允許現(xiàn)選現(xiàn)提。1.3電子目錄、編目數(shù)據(jù)的承包加工近幾年民營書商發(fā)展迅猛,他們以嶄新的市場觀念、服務(wù)理念服務(wù)于圖書館,取利于中間商地位。他們?yōu)閳D書館用戶提供電子目錄、編目數(shù)據(jù),承包加工工作,實際上為圖書館提供了更加方便的服務(wù)。他們的圖書供貨到圖書館時已經(jīng)加裝了磁針、加蓋了館藏章甚至貼了條碼。做了這些工作,遇到不合適的圖書館退貨圖書,他們很難處理轉(zhuǎn)手或退還給出版社,為此,一些規(guī)模較大的書商開始自建新書展示廳,便于采購員準(zhǔn)確地選書。1.4高校圖書館裝備中的特價書從一年一度的全國書市,到各種規(guī)模的圖書訂貨會,每年全國有為數(shù)眾多的書業(yè)展會,新書、特價書,甚至應(yīng)對高校圖書館評估工作而產(chǎn)生的圖書館裝備書展輪番亮相。圖書館從這些書市也可以選購不少書籍。2現(xiàn)場采購可以彌補圖書市場的不足傳統(tǒng)的中文圖書采購工作大都采用手工方式,在《社科新書目》、《科技新書目》等三目四目加其他一些零散訂單上填單,卡片查重,甚至量少的,采購員憑記憶、印象不必查重也能保證采購的質(zhì)量。有了電子目錄以后,目錄好的,能有一些內(nèi)容提要,再好的加上一些圖片,但對于圖書內(nèi)容的揭示依然不夠準(zhǔn)確完善。尤其近些年,出版社為了追求經(jīng)濟(jì)效益,炒作行為增多,采購員判斷圖書質(zhì)量更加困難,僅僅依靠目錄很難把握圖書的內(nèi)容,買到不合適的、名不副實的圖書的概率大大增加。這時候,現(xiàn)場采購無疑是解決此類問題的有效手段。其次,在年頭歲尾,為了解決到書的時間差,現(xiàn)場采購一些圖書作為補充,是很多圖書館采用的應(yīng)急措施。圖書館尤其是高校館,對于每年的采購量都有時間限制,走訂單的方式有時候難免遇到到貨不及時的問題?，F(xiàn)場采購可以及時地可控地掌握品種與復(fù)本。再次,現(xiàn)場采購工作可以彌補采購目錄報道率低的問題。新書報道率是困擾書商和采購員的難題。出版社出版計劃的變更,圖書發(fā)行方式的多樣性,使得征訂書目難免有所遺漏,現(xiàn)場采購由于樣本的完備性可以在一定程度上減少由此帶來的損失。3現(xiàn)場采購的潛在方法3.1圖書館的重、輕質(zhì)量有些圖書館由于歷史欠賬太多,需要大批量補充館藏,他們在急于買到書的同時,忽略或有意取消了查重這一環(huán)節(jié),由于國家教委評估的指標(biāo)只是一些量化指標(biāo),有些圖書館干脆只要數(shù)量忽視質(zhì)量。這當(dāng)然是不可取的一種方式。3.2館藏數(shù)據(jù)存儲最近有些廠商看到了查重工具的市場,開發(fā)了通過掃描讀取ISBN號進(jìn)行盤點查重的專用手持設(shè)備。其工作原理是:將館藏數(shù)據(jù)截取ISBN、館藏數(shù)量等少量字段存儲在手持設(shè)備中,通過掃描條碼將ISBN號作為唯一的查重入口,與新書比較,確定復(fù)本數(shù)量。這種方式目前呈現(xiàn)快速增長態(tài)勢。這種查重方式的很大一個缺點是,目前該設(shè)備的內(nèi)存容量、處理器能力有限,超過四五萬條記錄處理起來非常困難。而且只有ISBN一條途徑查重,無法顯示更多的信息。3.3方便應(yīng)用功能強(qiáng)的查重軟件隨著IT技術(shù)的不斷進(jìn)步,筆記本電腦的功能越來越強(qiáng),處理能力大大提高。處理運算目前大型圖書館的數(shù)據(jù)也不成問題。而且,其適用目前主流應(yīng)用軟件的特點,可以方便地應(yīng)用各種工具開發(fā)更加功能強(qiáng)大的查重軟件。筆者所作的一些討論,主要是針對筆記本電腦的應(yīng)用。日后其他的便攜式電腦如果發(fā)展迅速,能夠替代它當(dāng)然更好,目前來說,這是功能最為強(qiáng)大的便攜式硬件平臺。運行環(huán)境、數(shù)據(jù)庫平臺、數(shù)據(jù)交換接口的通用性為我們開發(fā)查重軟件提供了方便的條件。3.4終端設(shè)備與服務(wù)器間連接起來對于筆者來說,這是傳說中的最前衛(wèi)的方式。圖書館大都有了集成管理系統(tǒng),通過無線網(wǎng)絡(luò)(估計要借助無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù))將終端設(shè)備與服務(wù)器連接起來目前來說并不是難題,主要是帶寬和通訊成本問題。這種方式有一個非常大的好處就是數(shù)據(jù)實時共享,即使有多組人員同時現(xiàn)采,彼此之間也不會重復(fù)訂購。當(dāng)然,這也對圖書館集成管理軟件提出了更高的要求。4檢查重型軟件的設(shè)計4.1領(lǐng)導(dǎo)查重工作,改變采購員圖書管理的思路,是一個“沒有什么”這是個問題嗎?筆者恰恰認(rèn)為這是目前查重軟件(或采購查重模塊)存在問題最多的地方。國家圖書館實施呈繳本制度也許是個例外,國內(nèi)甚至全世界很少再有普通圖書館能夠全品種地收藏所有圖書。每個圖書館都有自己的收藏范圍、學(xué)科側(cè)重,查重是收藏入口的第一關(guān)。所謂查重軟件,其實這個名稱就很有局限,但是目前也沒有更權(quán)威的其他名稱了。查重絕對不僅僅是查看“有”或“無”的問題,更重要的是應(yīng)該讓我們知道“有什么”和“沒什么”的問題。手持條碼掃描器查重僅能解決單一品種圖書的“有或無”和“有多少”的問題,本是書店盤點的工具,用在圖書館采購查重工作上,往嚴(yán)重點說,是對圖書采購工作的貶低。采購員在采購過程中,最重要的是對圖書質(zhì)量的控制和對圖書種類的控制。質(zhì)量控制更多的具有主觀因素,需要采購員的綜合素質(zhì),而種類控制相信這是計算機(jī)最擅長的了。查重軟件應(yīng)該能夠通過分類和主題詞的角度,及時地告訴采購員圖書的單一品種數(shù)量和類別數(shù)量的統(tǒng)計,方便采購員進(jìn)行取舍、平衡。比如,同樣一本《紅與黑》,不同的出版社出書的ISBN號一定不同,掃條碼肯定只能發(fā)現(xiàn)一個版本的有無,而不能解決我們要知道的館藏數(shù)量問題;一本有關(guān)photoshop的書,我們還需要知道有多少本講的是基本操作,有多少講的是濾鏡,有多少講的是特效,有多少是入門的,有多少是提高的。筆者在一年多的時間里接觸過許多采購員,對于他們使用的查重軟件特別關(guān)注,到目前為止,尚沒有發(fā)現(xiàn)功能先進(jìn)、強(qiáng)大的查重軟件。筆者認(rèn)為,好的查重軟件不僅僅是程序設(shè)計的技巧問題,更重要的是它要包含的圖書資源建設(shè)理念。查重不僅要查單一的種的“有或無”,還要查相關(guān)的類的“多和少”。4.2通用數(shù)據(jù)庫平臺目前構(gòu)建數(shù)據(jù)庫的平臺、工具很多,開發(fā)基于數(shù)據(jù)庫的軟件并不難,筆者認(rèn)為,類似于微軟的access、foxpro一類的通用數(shù)據(jù)庫平臺比較適合。這類平臺應(yīng)用普遍,相對不是太復(fù)雜,用戶容易掌握,與其他應(yīng)用如excel表格等容易交換。在整理數(shù)據(jù)時相對容易方便,更重要的是能夠在筆記本電腦上運行。4.3重軟件的主要功能模塊4.3.1采購數(shù)據(jù)庫設(shè)計特點(1)館藏數(shù)據(jù)是我們開展查重工作的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),包括編目后的館藏總庫及驗收登記庫。這一模塊的設(shè)計難度不大,應(yīng)該注意的是考慮周全。目前圖書館集成管理系統(tǒng)眾多,采用的數(shù)據(jù)庫平臺各有不同,定長數(shù)據(jù)庫、不定長數(shù)據(jù)庫(MARC格式數(shù)據(jù)最為典型常見)都有采用,可能要針對具體圖書館的實際來設(shè)計幾套方案備選。如果能夠?qū)⒚糠N書的流通次數(shù)關(guān)聯(lián)到數(shù)據(jù)表中最好,可惜不同的集成管理系統(tǒng)中流通數(shù)據(jù)表與館藏書目記錄的對應(yīng)關(guān)系公開的不多,第三方編寫的查重軟件不容易辦到。(2)可供目錄數(shù)據(jù)初看好像可有可無,實則不然。導(dǎo)入完整的可供目錄,便于采購員及時地將采購信息總結(jié)統(tǒng)計出來,心中有數(shù),及時確定采購策略。這是查重軟件經(jīng)常被忽略的部分?，F(xiàn)在全國知名的圖書中間商都能夠提供比較全面的可供目錄數(shù)據(jù),出版社新書目大都能在出書之前編制出預(yù)訂目錄,故此在看到新書前,目錄都可收集到90%以上,這也是考察圖書中間商預(yù)訂目錄收集能力和供應(yīng)能力的很好途徑。MARC格式數(shù)據(jù)的導(dǎo)入功能必不可少,有實力的供應(yīng)商都能夠提供。同時,難免有時也會遇到現(xiàn)書選購場所各種各樣的目錄格式,當(dāng)然定長格式居多,能夠開發(fā)出選定數(shù)據(jù)表之間字段的對應(yīng)關(guān)系這樣的模塊最好,否則只能要求采購員要具備一定的數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識了。(3)采購數(shù)據(jù)導(dǎo)出模塊設(shè)計最簡單,每個查重軟件都有自己的采購數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu),設(shè)計出字段可選的導(dǎo)出模塊就可以了。一般轉(zhuǎn)換成excel表格文件就很方便與書商、出版社交換,能夠?qū)С鰹镈BF、ACCESS等格式也容易,多個選擇更好。(4)批查重合并冊數(shù)模塊包括兩方面內(nèi)容,一是可供書目與館藏目錄之間查重,選擇是否剔出館藏已有的條目,減小可供書目的記錄數(shù),增加檢索速度;二是館藏數(shù)據(jù)的自身查重合并,有些二次進(jìn)館的重復(fù)記錄需要合并。4.3.2查重數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換一般來說,圖書館館藏數(shù)據(jù)和可供書目數(shù)據(jù)中,ISBN字段存貯的都是“7-111-23456-X”這樣的中間帶有‘-’分隔符的國際標(biāo)準(zhǔn)書號,而在現(xiàn)場采購中,掃描槍識別的是9787111234568這樣的數(shù)字格式數(shù)據(jù),這樣查重的時候就需要進(jìn)行轉(zhuǎn)換才有利于快速進(jìn)行比照檢索(筆者見過一款能夠直接轉(zhuǎn)換的掃描槍,但經(jīng)常出錯)。轉(zhuǎn)換包括兩個過程,一個是將ISBN號中的‘-’去掉,另一個過程是添加‘-’。比較簡單的方法是:將館藏數(shù)據(jù)導(dǎo)入的表中增加一個字段,去掉所有的‘-’,從ISBN字段中截取左側(cè)9個數(shù)字更新到新的字段中,在查重掃描輸入數(shù)據(jù)的過程中,后臺自動去掉前面的三位數(shù)字和最后一位數(shù)字,與新建的這個字段比對查重;添加‘-’的過程就是將形成的采購表中的9個數(shù)字按照ISBN取號規(guī)則在相應(yīng)的位置上添加‘-’形成直觀的ISBN號碼。4.3.3確認(rèn)模塊該模塊是重點,是體現(xiàn)查重思想的重中之重。需要注意的要點有:(1)館藏情況顯示查重操作界面是采購員最長時間面對的窗口,要做到信息集中全面,操作方便,盡量減少按鍵次數(shù)。掃描一本書后,用一個表格項顯示館藏有無情況,包括書名、作者、冊數(shù)、IS-BN等簡單幾個字段即可。還應(yīng)該有一個表格項顯示訂購表的信息,如果可供書目中有此書的信息,就可以顯示較全面的信息,可以確認(rèn)該書訂購成功。(2)機(jī)械動作的設(shè)計現(xiàn)場采購是腦力勞動,更是體力勞動。操作電腦時間長了,總是進(jìn)行機(jī)械動作也不是一件輕松的工作。軟件設(shè)計要更加注重人性化。可以設(shè)計一個自動添加默認(rèn)復(fù)本數(shù)和不重復(fù)自動訂購的選項開關(guān),設(shè)計將訂購時間、訂購地點字段自動添加進(jìn)訂購表,會更加方便數(shù)據(jù)導(dǎo)出、統(tǒng)計。(3)設(shè)計按關(guān)鍵詞檢索前面提到的可供目錄不是可有可無的。在這一步驟中作用體現(xiàn)明顯。如果可供目錄中有掃描到的一種新書的信息,通過編程將書名自動抽取一些關(guān)鍵詞對于現(xiàn)在的電腦來說不是難事,當(dāng)然抽詞的準(zhǔn)確性技術(shù)一直有待提高,可以設(shè)定取幾個關(guān)鍵詞,在每一個關(guān)鍵詞后面設(shè)計一個關(guān)鍵詞檢索按鈕,就可以非常方便地進(jìn)行關(guān)鍵詞檢索,達(dá)到按關(guān)鍵詞查重的功能了。同理,在分類、作者項后設(shè)計其他的檢索按鈕,也可以增加更多的檢索入口了。如果抽詞的技術(shù)不過關(guān),還可以設(shè)計人工選定字詞,支持拖拽到輸入框進(jìn)行檢索的功能。直接支持選定字符,按鼠標(biāo)右鍵彈出選單進(jìn)行各類查重最好。4.4文獻(xiàn)感知模塊采購員需要及時地掌握各種情況,諸如館藏、流通量、采購種數(shù)、冊數(shù)、金額