文件控制程序

秘級:C文獻(xiàn)控制程序分發(fā)：部門分發(fā)總經(jīng)理管理者代表管理體系咨詢部科技信息咨詢部人力資源行政部市場部培訓(xùn)部網(wǎng)絡(luò)工程部財(cái)務(wù)部◆◆◆本文獻(xiàn)自同意之日起生效，未經(jīng)許可，不得翻印。◆◆◆受控印章編制審核核準(zhǔn)目的對與品質(zhì)體系有關(guān)的文獻(xiàn)及資料進(jìn)行控制，確保在品質(zhì)體系運(yùn)行中所使用的文獻(xiàn)的對的性和有效性。范圍

合用于與品質(zhì)體系有關(guān)的文獻(xiàn)和資料的控制。定義MR—管理者代表QM—品質(zhì)手冊(一級文獻(xiàn))QP—品質(zhì)體系程序(二級文獻(xiàn))三級文獻(xiàn)—作業(yè)指導(dǎo)書、原則等文獻(xiàn)四級文獻(xiàn)—表格、品質(zhì)統(tǒng)計(jì)等除有其它定義外，“文獻(xiàn)”在此指“文獻(xiàn)和資料”。（文獻(xiàn)的形式能夠是紙張、實(shí)物樣板等）職責(zé)各職能部門負(fù)責(zé)協(xié)助文控做好受控文獻(xiàn)的登記、保管、發(fā)放、更改、收回、銷毀等工作。文控確保我司受控文獻(xiàn)(涉及新版本及已作廢的版本)的發(fā)放、保存、作廢、銷毀等均得到有效控制。文獻(xiàn)持有人及時(shí)簽收及妥善保管受控文獻(xiàn)，未經(jīng)同意不得在受控文獻(xiàn)原文上涂改。當(dāng)接收新版受控文獻(xiàn)時(shí)，必須交回舊版受控文獻(xiàn)。程序受控文獻(xiàn)分類品質(zhì)體系文獻(xiàn)：涉及品質(zhì)手冊、程序文獻(xiàn)、品質(zhì)計(jì)劃等。產(chǎn)品品質(zhì)文獻(xiàn)：作業(yè)指導(dǎo)書和與品質(zhì)有關(guān)的其它文獻(xiàn)。文獻(xiàn)的編號QM的編號為：WIN-QM-001QP的編號為：WIN-QP-×××

序列號(001~999)

品質(zhì)運(yùn)作程序三級文獻(xiàn)的編號為：WIN-WI-××-×××

序列號(001~999)

部門代碼(人事-HR)

表格的編號為：WIN-RF－×××－×

版本(A、B、C……)

此同時(shí)序列號（001～999）

品質(zhì)統(tǒng)計(jì)表格文獻(xiàn)的編寫品質(zhì)手冊和程序文獻(xiàn)由管理者代表組織編寫。作業(yè)指導(dǎo)等其它文獻(xiàn)由各職能部門組織編寫。文獻(xiàn)的控制文獻(xiàn)的審批

a品質(zhì)手冊由管理者代表審核，總經(jīng)理同意；程序文獻(xiàn)由各職能部門主管擬制，管理者代表審核同意。

b作業(yè)指導(dǎo)書等由各專業(yè)技術(shù)部門主管或授權(quán)的技術(shù)負(fù)責(zé)人審核同意。《受控文獻(xiàn)總目錄》的控制a《受控文獻(xiàn)總目錄》反映公司受控文獻(xiàn)類型及各類文獻(xiàn)的基本發(fā)放范疇，由管理者代表同意生效。b《受控文獻(xiàn)總目錄》須受控，并發(fā)放至文獻(xiàn)的使用部門。文獻(xiàn)的發(fā)放全部受控文獻(xiàn)的正本都由人力資源行政部保存。受控文獻(xiàn)管理者代表的文獻(xiàn)管理員根據(jù)《受控文獻(xiàn)總目錄》和各文獻(xiàn)擬制部門提供的發(fā)放對象進(jìn)行發(fā)放。管理者代表負(fù)責(zé)發(fā)放的品質(zhì)體系類、作業(yè)指導(dǎo)書等文獻(xiàn)應(yīng)有明確的生效日期，其它文獻(xiàn),若在文獻(xiàn)中未加規(guī)定，其“日期”即為生效日期。管理者代表應(yīng)及時(shí)將文獻(xiàn)發(fā)到需要場合。受控原件無需蓋章，但原件的復(fù)制件要加蓋“受控副本”印章。文獻(xiàn)領(lǐng)用人在《文獻(xiàn)收發(fā)統(tǒng)計(jì)》上簽名領(lǐng)取蓋有“受控副本”印章的文獻(xiàn)。當(dāng)需使用文獻(xiàn)的人員未領(lǐng)到副本文獻(xiàn)時(shí),不得隨意借用其別人的文獻(xiàn)復(fù)印,應(yīng)向有關(guān)部門提出申請，填寫《文獻(xiàn)申領(lǐng)單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、發(fā)文部門負(fù)責(zé)人同意、管理者代表同意后，方可辦理領(lǐng)用手續(xù)。當(dāng)文獻(xiàn)使用人的文獻(xiàn)破爛嚴(yán)重，影響使用時(shí)，應(yīng)向管理者代表辦理更換手續(xù)，交回破爛文獻(xiàn)，補(bǔ)發(fā)新文獻(xiàn)。當(dāng)文獻(xiàn)使用人將文獻(xiàn)丟失后,應(yīng)按5.4.3.6條辦理申請領(lǐng)用手續(xù)，但必須在領(lǐng)用申請中作出闡明(必要時(shí)應(yīng)做出檢討)。公司內(nèi)不得使用未加蓋“受控副本”印章的受控文獻(xiàn)復(fù)印件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立刻由文獻(xiàn)管理員收回，并追究復(fù)印件使用者及副本持有人的責(zé)任。文獻(xiàn)的更改文獻(xiàn)更改的提出人能夠是公司內(nèi)任何一名員工。普通狀況下，文獻(xiàn)的更改及其審批應(yīng)由該文獻(xiàn)的起草人及審批部門進(jìn)行。非文獻(xiàn)擬制部門的人員對文獻(xiàn)提出更改，應(yīng)由文獻(xiàn)更改提出人填寫《文獻(xiàn)更改申請/告知單》，闡明更改因素，對重要更改(如技術(shù)參數(shù))還應(yīng)附有充足的證據(jù)。文獻(xiàn)更改時(shí)應(yīng)注明更改標(biāo)記和更改生效時(shí)間，對重要的更改還應(yīng)發(fā)放《文獻(xiàn)更改申請/告知單》，告知文獻(xiàn)使用人?！段墨I(xiàn)更改申請/告知單》由文獻(xiàn)修改人擬制，原部門審核同意。按本文5.4.3實(shí)施更改文獻(xiàn)的發(fā)放手續(xù)，同時(shí)收回作廢的舊文獻(xiàn)或更改頁章節(jié)。當(dāng)錯誤極少時(shí)，管理者代表可直接在文獻(xiàn)上更改，但必須簽名。文獻(xiàn)每次修改時(shí)，由原文獻(xiàn)擬制部門進(jìn)行換版，原版次文獻(xiàn)作廢。作廢文獻(xiàn)收回，收回的作廢文獻(xiàn)應(yīng)作解決，避免誤用。作廢的正本文獻(xiàn)，超出保存期限后，須經(jīng)文控負(fù)責(zé)人同意后才干銷毀。需作資料保存的作廢文獻(xiàn)，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意，文獻(xiàn)擬制部門負(fù)責(zé)人審核，文控負(fù)責(zé)人同意后，由文獻(xiàn)管理員在蓋上“作廢”印章后再加蓋“保存資料”印章方可留用。文獻(xiàn)更改時(shí)版本自動升級，由A→B→C→……Z→AA→AB→AC→……AZ。文獻(xiàn)的借閱原版文獻(xiàn)一律不外借。需臨時(shí)借閱文獻(xiàn)的人員，須經(jīng)文獻(xiàn)管理員同意并填寫《文獻(xiàn)借閱登記》可當(dāng)場借閱。借閱時(shí)由文獻(xiàn)管理員將需借閱的文獻(xiàn)交給閱讀者，閱讀完畢再交還文獻(xiàn)管理員檢查歸檔。借閱人應(yīng)愛惜閱讀資料，不得在文獻(xiàn)上作任何標(biāo)記，不得弄臟、撕裂、撕毀文獻(xiàn)?？蛻羝焚|(zhì)文獻(xiàn)的控制客戶提供之文獻(xiàn)可經(jīng)由各部門經(jīng)理接受，然后交管理者代表負(fù)責(zé)對文獻(xiàn)內(nèi)容進(jìn)行評審，規(guī)定其合用性和使用范疇。并規(guī)定：

a在需受控的客戶文獻(xiàn)上加蓋“文獻(xiàn)受控章”，經(jīng)本部門主管同意后，將需受控的客戶文獻(xiàn)交人力資源行政部。

b不需受控的客戶文獻(xiàn)，經(jīng)主管核準(zhǔn)后，由本部門管理。

c如果客戶文獻(xiàn)須轉(zhuǎn)換成其它文獻(xiàn)實(shí)施，則應(yīng)在新文獻(xiàn)上注明是由哪份客戶文獻(xiàn)轉(zhuǎn)化而來,同時(shí)在客戶文獻(xiàn)上也注明此份文獻(xiàn)已轉(zhuǎn)化成哪份文獻(xiàn)。國際原則、國標(biāo)的控制由管理者代表指定人員到專業(yè)機(jī)構(gòu)查閱有關(guān)的國際原則、國標(biāo)資料，方便掌握其公布和更改狀況。全部需被納入采用的國際原則、國標(biāo)或其中條款須經(jīng)管理者代表同意，并人力資源行政部。原則的編號即為原版國際原則、國標(biāo)編號。發(fā)外文獻(xiàn)的控制。發(fā)放給供應(yīng)商的受控文獻(xiàn)，由市場部以“受控文獻(xiàn)復(fù)印正本”形式進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)登記。因客戶的規(guī)定或其它工作需要，須以“非受控副本”形式發(fā)放到公司外部的受控文獻(xiàn)