電子文件管理系統(tǒng)的研究與實(shí)現(xiàn)

電子文件管理系統(tǒng)的研究與實(shí)現(xiàn)

電子文件管理系統(tǒng)的構(gòu)建對(duì)于電子文件管理的最終實(shí)現(xiàn)非常重要。與開源代碼分離的電子文件管理是不可想象的。電子文件管理最終基于軟件系統(tǒng)。國際范圍內(nèi)的相關(guān)研究和實(shí)踐已較為成熟,可供學(xué)習(xí)和借鑒的經(jīng)驗(yàn)非常豐富,國內(nèi)的研究則尚屬起步,論文希望能夠拋磚引玉,為我國電子文件管理系統(tǒng)的研究和建設(shè)提供一些預(yù)研準(zhǔn)備。論文對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的概念、特點(diǎn)、功能模塊設(shè)置進(jìn)行了深入的探討,并選擇“文件生成和歸檔”、“文件分類”、“文件鑒定”、“電子文件管理和電子文檔管理的集成”四項(xiàng)功能,從基本理論、功能原理、功能需求對(duì)這四項(xiàng)功能進(jìn)行研究。一、“電子文件管理工作”的界定“電子文件管理工作”到底包括哪些內(nèi)容?這個(gè)問題一直以來都沒有得到明確的回答,因此論文首先研究并明確界定“電子文件管理工作”的范圍(如表1所示),從而確定了整個(gè)論文的基礎(chǔ)。二、相關(guān)系統(tǒng)的定義論文在綜合了國際檔案理事會(huì)、ISO15489、美國國家文件和檔案管理局、歐盟MoReq、澳大利亞國家檔案館等定義的基礎(chǔ)上,提出電子文件管理系統(tǒng)是包括所有與電子文件管理有關(guān)的技術(shù)、管理、法律、標(biāo)準(zhǔn)、人員等相關(guān)因素在內(nèi),以保證電子文件(不僅限于電子文件)的行政有效性和法律證據(jù)性,保證文件的科學(xué)管理和高效利用為目的的信息系統(tǒng)。電子文件管理系統(tǒng)的本質(zhì)特征表現(xiàn)在如下四個(gè)方面:1.能夠有效地管理電子文件及其他任何載體2.能夠長期保證文件作為業(yè)務(wù)活動(dòng)證據(jù)的真實(shí)性、可靠性和完整性;3.主要功能包括文件的捕獲、歸檔、著錄、鑒定、處置、檢索、提供利用、審計(jì)、轉(zhuǎn)載等;三、電子文件管理系統(tǒng)功能分析論文采用文獻(xiàn)內(nèi)容分析的方法總結(jié)電子文件管理系統(tǒng)的功能設(shè)置。具體來說,首先對(duì)三個(gè)著名的電子文件管理項(xiàng)目的研究成果(馮惠玲教授主持的國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目《機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位電子文件管理與方法研究》、國際標(biāo)準(zhǔn)化組織2001年頒布的ISO標(biāo)準(zhǔn)15489-1:2001《信息和文獻(xiàn)———文件管理》、澳大利亞國家檔案館公布的《文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)施手冊(DIRKS)》)進(jìn)行分析,歸納電子文件管理的基本功能,這實(shí)際上是從檔案管理業(yè)務(wù)分析的角度確定電子文件管理系統(tǒng)的功能;然后在分析兩個(gè)較具代表性的電子文件管理系統(tǒng)研究成果(澳大利亞新南威爾檔案館在《文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)施》;DOD5015.2、MoReq、英國國家檔案館的文件管理系統(tǒng)功能需求報(bào)告中所確定的系統(tǒng)功能框架)的基礎(chǔ)上,對(duì)以上業(yè)務(wù)分析所得到的系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能進(jìn)行補(bǔ)充,最終確定電子文件管理系統(tǒng)的整體功能。如表2所示。四、文件和歸檔功能的實(shí)現(xiàn)電子文件管理系統(tǒng)的第一項(xiàng)功能就是“生成和歸檔”。電子文件生成是指制作一份構(gòu)成元素完整,并且以事先規(guī)定的適于長期保存的格式來保存電子文件的過程。電子文件歸檔是指將文件從文件生成系統(tǒng)轉(zhuǎn)存至電子文件管理系統(tǒng)的過程。文件的生成和歸檔包括:登記、自動(dòng)捕獲、轉(zhuǎn)存到電子文件管理系統(tǒng),以及格式轉(zhuǎn)換四個(gè)環(huán)節(jié)。登記從用戶處獲取和文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)相關(guān)的信息,是文件進(jìn)入某系統(tǒng)(比如電子文件管理系統(tǒng))的標(biāo)志。ISO15489中將文件登記(registrationofrecord)定義為:以表單形式從用戶收集某些元數(shù)據(jù)項(xiàng)目,為文件分配惟一標(biāo)識(shí)符的工作。登記不僅獲取系統(tǒng)無法自動(dòng)捕獲的數(shù)據(jù),而且允許用戶編輯和修改特定的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目。自動(dòng)捕獲是根據(jù)事先制定的某項(xiàng)規(guī)則,從數(shù)據(jù)源(文件生成系統(tǒng)、操作系統(tǒng)等)自動(dòng)獲取數(shù)據(jù)的過程。轉(zhuǎn)存就是將電子文件及其元數(shù)據(jù)從文件生成系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到電子文件管理系統(tǒng)的過程。轉(zhuǎn)存和簡單的拷貝不同,簡單拷貝的過程中,很多元數(shù)據(jù)都無法得到保持。格式轉(zhuǎn)換是一個(gè)較為高級(jí)的可選功能。簡單的電子文件管理系統(tǒng),一般只是把原文以文件生成時(shí)的格式“捕獲”進(jìn)電子文件管理系統(tǒng),將元數(shù)據(jù)以數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的方式捕獲進(jìn)來。但在一些功能更加完善的系統(tǒng)中,出于確保電子文件的長期可讀,數(shù)據(jù)交換和共享等目的,會(huì)在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存之后,進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。澳大利亞維多利亞VERS項(xiàng)目要求格式轉(zhuǎn)換功能主要完成如下工作:√檢查元數(shù)據(jù)的完整和準(zhǔn)確;√使用XML格式正確表達(dá)這些信息;√必要時(shí),轉(zhuǎn)換模塊也可以對(duì)該電子文件進(jìn)行簽名。√向文件捕獲系統(tǒng)以及文件生成系統(tǒng)發(fā)送確認(rèn)信息,表示文件制作成功,同時(shí)反饋有關(guān)元數(shù)據(jù)。論文在對(duì)這四個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入分析的基礎(chǔ)上,設(shè)計(jì)了文件生成和歸檔功能實(shí)現(xiàn)的三種方式——延時(shí)歸檔、實(shí)時(shí)歸檔、實(shí)時(shí)登記-延時(shí)轉(zhuǎn)存,詳細(xì)地繪制出各種實(shí)現(xiàn)方式的功能分解圖和業(yè)務(wù)流程圖(本摘要中略)。綜合美國國防部、歐盟、英國國家檔案館、維多利亞檔案館各自提出的“生成和歸檔”功能需求,論文從如下8個(gè)方面提出文件生成和歸檔的功能需求:文件及元數(shù)據(jù)的捕獲、登記(雙重登記、歸檔登記)、電子郵件歸檔、格式轉(zhuǎn)換、文件種類、文件元數(shù)據(jù)管理、文件批量輸入、其他(本摘要中略,下同)。五、文件分類方案在電子文件管理中,分類發(fā)揮著重要的作用:√建立機(jī)構(gòu)文件整體的體系結(jié)構(gòu);√確保文件命名和編碼的長期一致;√支持為一組文件(案卷、類目等)分配統(tǒng)一的安全保護(hù)措施和存取控制權(quán)限;√支持文件的鑒定和處置;√簡化與特定職能活動(dòng)相關(guān)的文件的檢索和查找。其中,分類對(duì)于支持電子文件鑒定的重要作用尤其值得重視。在系統(tǒng)中,保管期限總是自動(dòng)或半自動(dòng)地賦予給類或案卷,當(dāng)具體文件歸入某類目或案卷時(shí),該文件會(huì)自動(dòng)繼承該類目或案卷的保管期限。如圖1所示,保管期限規(guī)則和具體文件之間并沒有之間的實(shí)施關(guān)系,沒有分類,電子文件的鑒定可能根本無法實(shí)現(xiàn)。電子文件管理系統(tǒng)中的分類實(shí)施一般包括三個(gè)步驟,其一是制定文件分類方案,其二是在系統(tǒng)中配置分類方案,其三是對(duì)照分類方案進(jìn)行電子文件的分類。文件分類方案的編制應(yīng)該基于對(duì)機(jī)構(gòu)職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的分析,雖然未能提供“職能分析”的實(shí)證案例,論文還是從概念上詮釋了被西方某些學(xué)者稱為檔案專業(yè)基本研究方法的“職能分析法”。在該部分的最后,論文從3個(gè)方面提出文件分類的功能需求:分類方案的配置、定義和修改;分類方案與文件,文件與案卷,案卷與案卷之間關(guān)聯(lián)的管理;類、案卷、子卷等的管理。六、電子文件的鑒定是職能鑒定,是特殊的一個(gè)重要單鑒定是檔案領(lǐng)域中最豐富,也是最復(fù)雜的課題。考慮到鑒定理論對(duì)鑒定工作的直接指導(dǎo)作用,論文研究了一些不可回避的理論問題。論文將鑒定體系劃分為五個(gè)要素:檔案價(jià)值主體、鑒定主體、鑒定目的、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、鑒定方法。論文循著對(duì)價(jià)值主體—宏觀職能鑒定—機(jī)構(gòu)職能鑒定步步推進(jìn)的研究線索,最后落實(shí)到本章的核心論題——電子文件的鑒定上。傳統(tǒng)鑒定方法針對(duì)的是已經(jīng)形成后的文件,決定文件的保管期限。而電子文件鑒定不僅要?jiǎng)澐治募谋９芷谙?更重要的是它還應(yīng)該決定機(jī)構(gòu)需要產(chǎn)生和捕獲哪些文件,以便有效防止文件的流失。英國國家檔案館制定的標(biāo)準(zhǔn)《電子文件的管理、鑒定和保存》中明確提出,鑒定是為了避免文件不完整和不可靠,避免因?yàn)橄到y(tǒng)的變化、以及文件不能及時(shí)歸檔到電子文件管理系統(tǒng)中,而導(dǎo)致的文件流失。電子文件管理系統(tǒng)中的電子文件鑒定必須以職能鑒定為基礎(chǔ),這主要取決于電子文件及其鑒定的特點(diǎn):電子文件的數(shù)量過于龐大,電子文件內(nèi)容的分散性、動(dòng)態(tài)性,電子文件鑒定需由系統(tǒng)自動(dòng)或半自動(dòng)地執(zhí)行。一旦需要由系統(tǒng)自動(dòng)執(zhí)行鑒定,就必然面臨如下難題:計(jì)算機(jī),即使世界最聰明的計(jì)算機(jī)也無法讀懂非結(jié)構(gòu)化的文件,而只能根據(jù)結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)作邏輯判斷。因此系統(tǒng)自動(dòng)鑒定的依據(jù)不可能是文件內(nèi)容,而只能是與文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景相關(guān)的“元數(shù)據(jù)”,這些“結(jié)構(gòu)化”的元數(shù)據(jù)較為充分地反映了文件所參與的職能活動(dòng)、來源、文件之間的相互關(guān)系。顯然,這種根據(jù)反映職能和來源的元數(shù)據(jù)進(jìn)行價(jià)值判斷的方法不是內(nèi)容鑒定,而是職能鑒定。職能鑒定保證了電子文件管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子文件鑒定的可行性。機(jī)構(gòu)電子文件鑒定工作的落實(shí)大致包括四個(gè)階段,確定鑒定方法體系階段、制定保管期限表階段、保管期限表在系統(tǒng)中配置和維護(hù)階段、以及系統(tǒng)運(yùn)行過程中,鑒定或處置具體文件的階段,如圖3所示。其中,(1)檔案工作者和業(yè)務(wù)人員以及機(jī)構(gòu)其他人員合作制定適宜于電子文件需要的保管期限表;(2)提交技術(shù)人員,在雙方的合作下,經(jīng)過加工得到更加結(jié)構(gòu)化的保管期限表;(3)由系統(tǒng)管理員在已經(jīng)運(yùn)行的電子文件管理系統(tǒng)中配置保管期限表;(4)系統(tǒng)在實(shí)施鑒定的時(shí)候,會(huì)不斷訪問數(shù)據(jù)庫,讀取保管期限表的條款;(5)為類目或案卷劃分保管期限;(6)電子文件在劃分類目或案卷后,繼承該類目或案卷的保管期限。論文著重討論了電子文件保管期限表的概念、編制方法等問題。并從7個(gè)方面提出文件鑒定的功能需求:保管期限表的維護(hù);鑒定實(shí)施———保管期限的分配、繼承;處置執(zhí)行;重審;移交和轉(zhuǎn)載;銷毀;解決保管期限的沖突。七、電子醫(yī)療費(fèi)用管理系統(tǒng)集成的必要性澳大利亞原國家標(biāo)準(zhǔn)AS4390《文件管理標(biāo)準(zhǔn)》將電子文檔(DOCUMENT)定義為,在信息環(huán)境中,以一定結(jié)構(gòu)組織在一起,作為一個(gè)獨(dú)立的整體被管理的信息單元。根據(jù)國際檔案理事會(huì)的定義,電子文件(RECORD)是由機(jī)構(gòu)或個(gè)人在其活動(dòng)的開始、進(jìn)行和結(jié)束過程中產(chǎn)生或接收的記錄信息,該信息由足以為其活動(dòng)提供憑證的內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)組成,而不管文件的形式或載體如何。電子文件具有與電子文檔相似的技術(shù)特征,但電子文件還具有區(qū)別于電子文檔的明顯的社會(huì)特征,就是能夠長期充當(dāng)機(jī)構(gòu)活動(dòng)的證據(jù)。因此并不是所有的電子文檔都可以稱作電子文件,有的因?yàn)樗鼈儧]有參與業(yè)務(wù)活動(dòng),不是為了記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)而產(chǎn)生,還有一些則由于價(jià)值不大,雖參與了業(yè)務(wù)活動(dòng),但不需要作為證據(jù)長期保存。電子文檔管理(EDM,ElectronicDocumentManagement)是比較成熟的應(yīng)用,它的發(fā)展早于電子文件管理,電子文檔管理著眼于機(jī)構(gòu)各類文件現(xiàn)行期的管理。電子文檔管理系統(tǒng)(ElectronicDocumentManagementSystems)是能夠組織文檔的產(chǎn)生、管理文檔的存取訪問、控制文檔的分發(fā)、監(jiān)控文檔流轉(zhuǎn)過程的軟件系統(tǒng),能夠幫助機(jī)構(gòu)更有效地管理和訪問電子文檔,支持業(yè)務(wù)活動(dòng)中的現(xiàn)行期文檔的處理需求。目前較為知名的電子文檔管理系統(tǒng)提供商包括:IBM、DOCUMENTUM等公司。和電子文件管理的關(guān)系十分密切,國外電子文件管理專家在不斷的研究中發(fā)現(xiàn),有必要將電子文檔管理和電子文件管理集成起來。電子文檔管理系統(tǒng)無法提供文件鑒定、處置功能,也無法記錄和保存文檔的完整的背景信息,因此無法承擔(dān)電子文件管理系統(tǒng)承擔(dān)的支持文件長期保存,建構(gòu)和維護(hù)機(jī)構(gòu)記憶的作用。論文深入分析了電子文檔管理系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)的功能區(qū)別。按照我國的管理體制大致劃分的話,電子文檔管理系統(tǒng)對(duì)應(yīng)文件現(xiàn)行期的文件辦理過程(當(dāng)然電子文檔管理系統(tǒng)也支持一些非文件屬性的文檔或資料的管理),電子文件管理系統(tǒng)則側(cè)重于檔案管理階段。或者更準(zhǔn)確地說,電子文檔管理系統(tǒng)管理在機(jī)構(gòu)中充當(dāng)職能活動(dòng)工具的文件,電子文件管理系統(tǒng)管理這些文件中具有一定保存價(jià)值的那部分。這兩個(gè)系統(tǒng)共同構(gòu)成機(jī)構(gòu)文件、檔案管理的整體。從國際范圍來看,電子文檔/電子文件管理系統(tǒng)的集成已經(jīng)成為大勢所趨,1999年Gartner公司預(yù)測,截止到2000年底,成熟的電子文檔管理(EDM)提供商在電子文件管理市場上所占的份額已經(jīng)超過獨(dú)立的電子文件管理軟件提供商。這種集成的產(chǎn)品在市場獨(dú)占鰲頭,集成的理念也正在向?qū)W界滲透。其實(shí)所謂的集成,和我國長期以來提倡的文件、檔案一體化異曲同工。當(dāng)然,它比國內(nèi)的文件、檔案一體化更加徹底,首先它建構(gòu)在機(jī)構(gòu)電子文檔集中管理的基本前提下,管理的對(duì)象涉及機(jī)構(gòu)各個(gè)職能、各項(xiàng)應(yīng)用中產(chǎn)生的電子文檔;其次,這種集成徹底實(shí)現(xiàn)了機(jī)構(gòu)電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,沿時(shí)間的縱向集成,真正涵蓋了機(jī)構(gòu)文件全生命周期的管理;再次,這種集成是電子模式的文件、檔案一體化,需要借助工作流技術(shù)、自動(dòng)捕獲、代理等自動(dòng)化程度很高的技術(shù)工具。如果機(jī)構(gòu)同時(shí)實(shí)施了電子文檔管理和電子文件管理,并實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)集成,那么可以說該機(jī)構(gòu)基本完成了從紙質(zhì)文件管理到電子文件管理的工作模式的徹底轉(zhuǎn)變。這正是歐美等國家目前孜孜以求的目標(biāo)。反觀我國文檔管理理論的現(xiàn)狀和