第十五講-文書立卷和歸檔

第十五講文書立卷和歸檔機(jī)關(guān)在公務(wù)活動形成和使用的公文，處理完畢后，需要進(jìn)行系統(tǒng)整理并移交機(jī)關(guān)檔案部門保管，這項工作就是我們通常所說的“立卷歸檔〞。好的立卷歸檔工作對于保存有價值的文件，以及積累檔案史料有著十分重要的意義。因此，在實際工作中，萬萬不可輕視。第一節(jié)公文立卷一、公文立卷立卷：將歸檔文件按一定特征分門別類地組成檔案的根本保管單位——案卷。包括文件材料的組合、卷內(nèi)文件的排列、擬定案卷標(biāo)題和裝訂等。公文立卷，就是將機(jī)關(guān)工作中處理完畢有查考保存價值的公文，按照一定的要求和方法進(jìn)行有序整理，組合成案卷的過程。二、文書立卷的根本原那么文書立卷的目的,是為了把機(jī)關(guān)在自身工作活動中形成的信息記錄(文件)保存起來,以便今后工作和歷史研究的查考利用。為此,必須將單份文件組合成有機(jī)的整體,反映出機(jī)關(guān)工作活動的面貌,才能到達(dá)目的。文書立卷時必須堅持原那么:即遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用?！惨弧陈?lián)系原那么〔二〕保管與利用原那么〔一〕聯(lián)系原那么聯(lián)系原那么,是指立卷時要遵循文件材料的自然形成規(guī)律和特點,維護(hù)文件之間的有機(jī)聯(lián)系。主要包括以下內(nèi)容:1.文件之間存在固有聯(lián)系2.維護(hù)文件之間的固有聯(lián)系1.文件之間存在固有聯(lián)系文件的形成有其自身的規(guī)律和特點。任何社會組織要完成自身職能都離不開文件,而文件的形成和運動不是任意的,它總是伴隨著各項管理活動而產(chǎn)生和運動,并且是一個逐漸地有機(jī)地“生長〞過程,前一份文件引導(dǎo)出下一份文件,下一份文件又能推衍出另一份文件。這樣,將一份份的文件結(jié)合起來考察就可以清楚地顯示出某一項管理活動開始、繼續(xù)、結(jié)束的全部面貌。僅僅從其中某一份文件孤立地去考察那么無法獲得管理活動的完整信息。文書立卷時,必須按照文件之間的固有聯(lián)系和規(guī)律及其自身的各種特點,才能維護(hù)機(jī)關(guān)活動的真實的歷史面貌,才能為機(jī)關(guān)各項工作提供充分而有力的依據(jù)和憑證,才能使所立的案卷構(gòu)成一個彼此聯(lián)系、相互照應(yīng)的有機(jī)整體,充分發(fā)揮文件系統(tǒng)的整體功能。2.維護(hù)文件之間的固有聯(lián)系立卷時堅持聯(lián)系原那么,也就是尊重歷史事實形成的客觀性,維護(hù)文件之間的固有聯(lián)系,可以從以下方面去把握:按機(jī)關(guān)工作的管理周期,將一項工作或工程、一個問題、一個人物、一個案件、一次會議等從開始至結(jié)束形成的文件,完整而系統(tǒng)地組合成一卷或數(shù)卷,保持文件之間的整體性和聯(lián)系性;按機(jī)關(guān)工作的規(guī)律和聯(lián)系,將工作活動中形成的具有密切聯(lián)系的多種文件:請示與批復(fù)、問文與復(fù)文、批轉(zhuǎn)(轉(zhuǎn)發(fā))文件的正件與附件、發(fā)文的定稿與存本等排列并系統(tǒng)組合在一起,保持它們之間的有機(jī)聯(lián)系;對內(nèi)容相同載體不同的文件(同一內(nèi)容的紙質(zhì)文件與錄音、錄像、照片文件等)應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一整理、編目,分別存放,并可在各種載體文件目錄中互注參見號,以保持同一內(nèi)容文件的有機(jī)聯(lián)系。(二)保管與利用原那么保管與利用原那么:一是指文件系統(tǒng)必須要便于文件的平安保管,便于為現(xiàn)行機(jī)關(guān)以及今后的科學(xué)研究提供經(jīng)濟(jì)高效的利用效勞。便于保管與利用是文書立卷的最終目的,如果所立案卷只是將文件隨意裝訂成冊,那么文書立卷也就失去了存在的意義。因為在浩如煙海、雜亂無章的文件中很難查找到需要的某一份或一組文件,也就無法真正實現(xiàn)文件的使用價值;二是不加鑒定地"胡子眉毛一把抓"的立卷方法,更不便于按照文件的保存價值進(jìn)行適宜地保管。因此,文書立卷必須堅持便于保管與利用的原那么。三、立卷工作的根本要求一個小機(jī)關(guān)一年可能形成和處理幾百份文件，而一個中等機(jī)關(guān)或大機(jī)關(guān)一年那么有可能形成和處理成千上萬份文件，要對這些雜亂無章的公文進(jìn)行立卷必然是一件極為繁瑣的工作。要使我們的立卷工作快捷、簡便、有序進(jìn)行，首先就必須明確立卷工作的根本要求。第一，要能夠反映機(jī)關(guān)工作的歷史面貌。第二，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。第三，要按照機(jī)關(guān)工作活動的規(guī)律立卷。第四，要便于保管和查找利用文件。第一，要能夠反映機(jī)關(guān)工作的歷史面貌。公文立卷的目的，是機(jī)關(guān)或單位為保存自己的工作活動中形成的材料，以便在今后工作中查考利用，總結(jié)歷史經(jīng)驗教訓(xùn)。這就要求公文立卷必須如實地保存機(jī)關(guān)單位歷史活動的本來面貌，為科學(xué)、民主決策奠定良好的根底。1983年4月28日，由中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合頒發(fā)的?機(jī)關(guān)檔案工作條例?第一章第二條明確規(guī)定：“機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成局部，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。〞在立卷過程中，我們要堅持實事求是的原那么，不因個人好惡而片面隨意地揀選文件，或按領(lǐng)導(dǎo)意志來任意加以整理。一定要從大局出發(fā)，全面、科學(xué)、合理地對有關(guān)材料進(jìn)行系統(tǒng)化整理。第二，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。每個機(jī)關(guān)單位都不是孤立的，都在國家或社會組織中處于一定的位置。因此，不可能脫離這個組織孤立地開展活動，它同自己的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、所屬單位或平行部門之間，總是有著十分緊密的關(guān)聯(lián)。相互之間政務(wù)往來所形成的公文，不僅客觀反映了工作中的聯(lián)系，而且真實記錄了機(jī)關(guān)或單位活動的歷史面貌。如請示與批復(fù)，詢問與答復(fù)信函，請示與意見等。對這些往來文件，我們在立卷過程中，要注意它們之間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂開。第三，要按照機(jī)關(guān)工作活動的規(guī)律立卷。盡管不同機(jī)關(guān)單位其職權(quán)范圍和業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，但在公務(wù)活動中其文件的處理總有著類似的規(guī)律。這種規(guī)律也就是文件之間的歷史聯(lián)系的具體表現(xiàn)，即通常所說的文件的“來龍去脈〞。如一般的年終總結(jié)暨先進(jìn)表彰大會上，總不可防止地有一系列文件，如年終工作總結(jié)報告、先進(jìn)典型材料、表彰決定，以及相關(guān)會議通知、會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等。這些文件相互之間有著緊密聯(lián)系，全面系統(tǒng)地反映了該會議的真實面貌。因此，在整理立卷時，我們不能隨意拆散它們之間的原有聯(lián)系，應(yīng)組合在一塊形成案卷。這不僅有利于今后的查考利用，也有利于再現(xiàn)機(jī)關(guān)活動的歷史面貌。第四，要便于保管和查找利用文件。在實際工作中，有一些活動時間很短，活動內(nèi)容也比較簡單，形成的文件也很少，如果獨立立卷的話，其案卷不僅太薄，且過于零散。而有些活動時間很長，涉及方方面面，形成的文件很多，如果形成一個獨立案卷的話，案卷太厚，不但不利于裝訂，也給今后查閱利用帶來困難。針對這些情況，就要求我們在保持文件歷史聯(lián)系、反映機(jī)關(guān)活動的同時，還要考慮到便于保管和利用。對于太薄的案卷就宜于從更大范圍考慮文件的聯(lián)系，綜合立卷。而對于太厚的案卷那么應(yīng)分得再細(xì)些，按照有關(guān)特征分成幾個案卷。還有一些文件雖然圍繞的是同一項工作或同一次會議形成的，但由于保管的期限不一樣，不宜于混在一起，而應(yīng)適當(dāng)分開立卷，以便于今后檔案的移交和利用。四、平時歸卷平時歸卷，是指現(xiàn)行組織的文書工作人員〔或負(fù)責(zé)立卷人員〕在本組織立卷方案的指導(dǎo)下，將處理完畢的文件隨時或定期收集集中，進(jìn)行初步鑒定、分類，放入卷夾〔盒、柜〕進(jìn)行妥善保管的活動。五、立卷的步驟1.分類2.組卷3.卷內(nèi)文件的排列4.編寫卷內(nèi)頁號5.擬寫案卷標(biāo)題6.案卷排列與編號7.在檔案管理軟件中錄入案卷目錄8.在檔案管理軟件中錄入卷內(nèi)文件目錄9.打印卷內(nèi)文件目錄、案卷封面及目錄打印10.填寫備考表11.裝訂12.完成歸檔工作〔一〕分類就是在文件收集齊全的根底上，將文件按一定的屬性，逐項分開的過程。分類有四個環(huán)節(jié)：分年度、分機(jī)構(gòu)、分問題、分期限。1.分年度——“年度〞確實定(1)跨年度的請示與批復(fù),應(yīng)放在復(fù)文年度立卷;沒有復(fù)文的,應(yīng)放在請示年度立卷。(2)跨年度的規(guī)劃,應(yīng)放在規(guī)劃內(nèi)容所針對的第一年立卷。(3)跨年度的總結(jié)、決算、報表等,應(yīng)放在它們所針對的最后一年立卷。(4)本年度作下一年度的方案、預(yù)算、統(tǒng)計表等,應(yīng)放在它們所針對的年度立卷。本年度作上一年度的總結(jié)、決算、報表等,應(yīng)放入上年度立卷。(5)有兩個內(nèi)容的跨年度文件(如涵蓋本年度工作總結(jié)及下年度工作方案的文件),應(yīng)視其內(nèi)容的側(cè)重點,將其歸入主要內(nèi)容所針對的年度立卷。(6)跨年度的會議文件,應(yīng)放在會議開幕年立卷。(7)跨年度的基建等工程文件,應(yīng)放在工程竣工的年度立卷?？蒲泄こ涛募?應(yīng)歸入最后驗收完畢的年度立卷。(8)跨年度轉(zhuǎn)發(fā)七級文件或批轉(zhuǎn)下級文件,應(yīng)放在本機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的年度立卷。(9)跨年度的非訴訟案件應(yīng)放入結(jié)案年度立卷。(10)標(biāo)準(zhǔn)類文件應(yīng)放入公布或批準(zhǔn)生效的年度立卷。(11)跨年度的來往文書,以收文日期為準(zhǔn)歸入收文年度立卷。(12)回憶、紀(jì)念性的文件應(yīng)放在定稿或發(fā)表年度立卷。2.分機(jī)構(gòu)——“機(jī)構(gòu)〞立卷分工就是按其形成或承辦部門分類，首先分開級別，然后再在每一級別中，按不同部門分開，本機(jī)關(guān)的文件，還要按內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分開。需要注意的是上級對本機(jī)關(guān)的批復(fù)，本機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)的批復(fù)應(yīng)分在一起，放入本機(jī)關(guān)文件內(nèi)。3.按問題特征立卷問題特征其實也就是公文內(nèi)容所反映的主題，包括事件、人物、事物、問題等。按問題特征立卷，就是將有關(guān)于某一事件、人物、事物或問題的公文組合在一起，形成一個案卷。應(yīng)結(jié)合機(jī)構(gòu)的級別、性質(zhì)及文件材料的數(shù)量多少靈活劃分“問題〞，如：“干部問題〞→干部培訓(xùn)、干部任免、干部獎懲...一般反映同一具體人物、事件或具體問題的文件，特別是同一具體問題的往返文件、請示和批復(fù)、報告和批示，文件之間聯(lián)系緊密，應(yīng)合并組卷有些文件不適合按問題組卷，如：會議文件，綜合性的方案、報告、總結(jié)、統(tǒng)計表…同一問題的文件，如保管期限懸殊，也應(yīng)適當(dāng)分開立卷4.分保管期限——“保管期限〞劃分標(biāo)準(zhǔn)但凡記載和反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和根本歷史面貌的，永久保存.但凡在相當(dāng)長的時期內(nèi)本機(jī)關(guān)進(jìn)行工作、總結(jié)經(jīng)驗需要經(jīng)常查考的文件，保管期限30年.只在比較短的時期內(nèi)需要查考的文件，保管期限10年.〔二〕組卷—根據(jù)文件本身的特征組卷立卷特征：文件主要由作者、文件名稱、文件內(nèi)容、收文機(jī)關(guān)和形成文件時間等根本局部構(gòu)成，由此概括為六個方面的特征，作為立卷的根本依據(jù)，通常稱為“立卷特征〞文件作者——→作者特征文件內(nèi)容——→問題特征、地區(qū)特征文種名稱——→名稱特征收文機(jī)關(guān)——→通訊者特征形成時間——→時間特征。六個立卷特征及其含義問題特征――指文件內(nèi)容反映的事件、人物、事物、問題或工作性質(zhì)。名稱特征――指文種的名稱。作者特征――指制發(fā)文件的機(jī)關(guān)或單位。時間特征――指文件內(nèi)容針對的時間或文件形成的時間。通訊者特征――指就一個或幾個問題形成往復(fù)文件的雙方作者．地區(qū)特征――又叫地理特征，指的是文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)。結(jié)合運用“六個特征〞組卷：組合案卷一般應(yīng)以問題為主，兼顧其它特征。根據(jù)文件的實際情況，把具有相同二至三個或四個特征的文件組立一個案卷，其中問題、作者、名稱三個特征比較常用.對于針對時間比較明顯的文件或時間性較強(qiáng)的文件，那么需應(yīng)用時間特征.◆組卷例如例１：北京市檔案館1990年各季度檔案利用工作統(tǒng)計表〔作者〕〔時間〕〔問題〕〔名稱〕例２：首都師大1996年關(guān)于北校區(qū)征地問題與四季青鄉(xiāng)的來往函件〔作者〕〔時間〕〔問題〕〔通訊者〕〔名稱〕三個主要特征的具體靈活運用：從文件的具體情況出發(fā)，全面考慮立卷的根本要求，既要保持文件的主要聯(lián)系，又要便于保管利用；既符合根本規(guī)律，又不機(jī)械強(qiáng)求。問題特征作者特征名稱特征問題特征根據(jù)文件數(shù)量的多少和保管利用的方便，考慮問題概括的粗細(xì)和大小，文件少那么可將小問題概括為大一些的問題合并組卷；文件多那么把大問題再拆分成小一些的問題分別組卷.如：干部調(diào)配、工資、福利、職稱、聘任等——人事工作(合并為)人事工作——干部調(diào)配、工資、福利、職稱、聘任等(拆分為)作者特征非本單位的文件，除請示與批復(fù)或關(guān)于同一問題形成的文件等有密切聯(lián)系的情況外，一般不與本單位文件一起組卷；●文件數(shù)量不多時可按收文作者類型集中組卷，如：上級機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級機(jī)關(guān)分別組卷.名稱特征●注意區(qū)分名稱相同、但文件內(nèi)容、性質(zhì)、保存價值不同的情況，如：指示性通知、干部任免通知、具體事項通知應(yīng)分別組卷；●文件數(shù)量不多時，可把文種相近、保存價值相近的文件合并組卷，如：決議－決定；條例--方法；指示－意見－帶指示性的通知；方案－安排－規(guī)劃－要點；報告－匯報－情況.〔三〕卷內(nèi)文件排列按同一作者、問題、文件名稱組的卷，按時間順序排列，形成時間早的排在前，晚的排在后。按不同作者、問題、文件名稱組的卷，先按問題或作者、名稱分別集中，再分別按時間排列。案件材料，結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。聯(lián)系密切的材料排列方法:

正本在前，定稿在后.

批復(fù)在前，請示在后.

轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，原文在后.

上級機(jī)關(guān)來文在前，本機(jī)關(guān)執(zhí)行情況在后.(四)編寫卷內(nèi)頁號采用阿拉伯?dāng)?shù)字，每一卷均從“1〞開始流水編制，用簽字筆或鋼筆〔碳素墨水或藍(lán)黑墨水，下同〕編寫。有圖文的頁面均應(yīng)編寫頁號，正面的編在右上角，反面的編在左上角。沒有圖文的空白頁面不編寫頁號。(五)擬寫案卷標(biāo)題案卷標(biāo)題即案卷題名,是對卷內(nèi)文件材料的高度概括.它的作用在于準(zhǔn)確地提示案卷的內(nèi)容,便于查閱和利用.案卷標(biāo)題的質(zhì)量,將直接影響到檢索工具的編制和檔案的開發(fā)利用,對檔案著錄、標(biāo)引、檢索和日常管理有著重要的意義.因此擬寫案卷標(biāo)題一定要做到內(nèi)容概括準(zhǔn)確、文字簡練、結(jié)構(gòu)完整、語句通順、標(biāo)點正確,到達(dá)內(nèi)容與形式的完美統(tǒng)一.根本結(jié)構(gòu)：作者〔地區(qū)、通訊者〕－〔時間〕－〔地區(qū)〕問題－名稱案卷題名根本結(jié)構(gòu)的含義及要求作者――卷內(nèi)文件的制發(fā)機(jī)關(guān)〔或個人〕。一般在標(biāo)題開頭，應(yīng)寫全稱或通用簡稱，如作者是領(lǐng)導(dǎo)人，應(yīng)標(biāo)明其職務(wù)身份.問題――卷內(nèi)文件所反映的問題。概括問題要求全面、恰當(dāng)、確切，不能只揭示一局部文件的內(nèi)容，而忽略另一局部文件內(nèi)容，造成查閱困難.名稱――卷內(nèi)文件的文種名稱。如卷內(nèi)文件名稱較多，難以一一羅列，可按重要程度列舉二、三個，后加“等〞。如：“關(guān)于……問題的決定、指示、通知等〞.時間――卷內(nèi)文件內(nèi)容針對的時間。一般只對方案、總結(jié)、預(yù)算、決算、期刊等時間針對性強(qiáng)的案卷予以標(biāo)明。年度應(yīng)寫四位全稱.通訊者――由關(guān)于特定問題來往文書組成的案卷，應(yīng)標(biāo)明通訊者。如：“本校與××單位關(guān)于××問題的來往函件〞或“本校關(guān)于××問題與××單位的來往函件〞.地區(qū)――當(dāng)卷內(nèi)文件內(nèi)容針對或涉及某個特定地區(qū)時，應(yīng)在標(biāo)題中加以標(biāo)明。如：“本市1999年城區(qū)招生方案〞.幾個專門術(shù)語介紹：案卷――限定用于圍繞某一個案件、事件、或?qū)δ橙说哪撤矫鎲栴}的調(diào)查處理形成的所有文件材料。如：“關(guān)于處理×××貪污問題的案卷〞.來往文書――限于機(jī)關(guān)之間商洽一般工作問題的問復(fù)函電，往往與通訊者結(jié)合使用.材料――用于針對正式文件以外的輔助材料、參考材料等。如：“本校關(guān)于××問題的調(diào)查報告及有關(guān)材料〞.文件――限于概括某次會議形成的所有文件，如只立一卷，那么不需要再標(biāo)出報告、講話、發(fā)言、紀(jì)要等。如：“本?！痢凉ぷ鲿h文件〞.(六)案卷排列與編號排列方法：將一個立卷單位〔或一個立卷單位內(nèi)部的不同立卷部門〕的全部案卷，按永久、30年、10年保管期限分開同一保管期限內(nèi)，再按文件類型排列：綜合性的文件－→會議文件－→專題文件〔專題文件中指導(dǎo)性、規(guī)定性在前，事務(wù)性、一般性在后〕編寫案卷號編寫案卷號:案卷號構(gòu)成：檔案年度——檔案類別代號〔GL〕+單位代號——案卷順序號例：2021-GL06-15〔含義：2021年物理系管理類檔案〕案卷號意義：檔案管理軟件的登陸和定位的必須，也是進(jìn)行所有環(huán)節(jié)的前提。案卷號編寫要求：每一年度、每一個立卷單位內(nèi)部案卷號均應(yīng)是唯一的，即不能重復(fù)。如一個立卷單位內(nèi)有多個立卷部門或人員，兼職檔案員需進(jìn)行協(xié)調(diào)分配。(七)在檔案管理軟件中錄入案卷目錄工程說明：案卷號〔檔案室編〕——填寫案卷編號.題名——填寫案卷標(biāo)題.年度——填寫卷內(nèi)文件所屬年度.頁數(shù)——填寫卷內(nèi)文件總頁數(shù).期限——填寫案卷保管期限.(八)在檔案管理軟件中錄入卷內(nèi)文件目錄順序號：文件的順序編號。每份文件填一個；定稿和草稿、正件和附件均只填一個順序號.◆文號：文件的發(fā)文字號。沒有發(fā)文字號的此欄不填寫.◆責(zé)任者：文件的形成單位或個人。應(yīng)填寫全稱或標(biāo)準(zhǔn)的簡稱.◆題名：文件的標(biāo)題。一般如實抄錄原文件標(biāo)題；沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容概括后填寫，并加［］；會議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容.◆日期：文件的形成日期。用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)準(zhǔn)填寫；沒有日期的文件，要考證清楚補(bǔ)上.◆頁號：現(xiàn)有計算機(jī)檔案管理軟件要求此項填寫每份文件的總頁數(shù)，如：“5〞，系統(tǒng)將自動生成文件排列順序號。(九)卷內(nèi)文件目錄、案卷封面及目錄打印打印前通知檔案科審核經(jīng)審核符合要求后進(jìn)行打印卷

內(nèi)

文

件

目

錄順序號文號責(zé)任者題

名日期頁號備注

歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄

全宗名稱：中國銀行年度：

2004年保管期限：永久

機(jī)構(gòu)：行長辦公室（問題）檔案盒封面

（全宗名稱）填寫檔案案卷封面（全宗名稱）（類目名稱）（案卷標(biāo)題）

自年月至年月保管期限本卷共件頁歸檔號全宗號目錄號案卷號檔案盒盒脊

(館)

(室)全宗號年度保管期限機(jī)構(gòu)(問題)起止件號

盒號(十)填寫備考表要求：用簽字筆或鋼筆填寫，字跡工整清晰。填寫內(nèi)容:備考表內(nèi)填寫卷內(nèi)文件需要注明的特殊情況；如沒有情況說明，可不填寫?！傲⒕砣栓?、“立卷時間〞由立卷人填寫..“檢查人〞由單位負(fù)責(zé)人填寫.備考表盒內(nèi)文件情況說明盒內(nèi)文件齊全完整程度；盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、銷毀等情況；備注項內(nèi)容。

整理人：

檢查人：

年月日(十一)案卷裝訂要求：一般案卷均應(yīng)裝訂.特殊珍貴的手稿、照片等不便裝訂時，可裝盒保管.裝訂前應(yīng)去掉文件上的金屬釘，以防年久腐蝕文件.裝訂前應(yīng)逐頁檢查文件，書寫未留裝訂線的應(yīng)補(bǔ)貼加邊；殘破文件應(yīng)修補(bǔ)；大張文件要折疊，小于2/3標(biāo)準(zhǔn)尺寸的要裱糊在標(biāo)準(zhǔn)尺寸的白紙上，使全卷文件大小整齊.案卷裝訂排序：將整個案卷按照案卷封面→卷內(nèi)文件目錄→卷內(nèi)文件→備考表→案卷封底順序依次排列.裝訂方法文件自右、下方取齊，一般在左側(cè)三孔一線裝訂

——即按照案卷封面左側(cè)印制的三孔打孔，用線繩打雙結(jié)裝訂.(十二)完成歸檔工作案卷目錄編制完成以后，文書部門便完成了一年的文書立卷工作，可按照立卷歸檔制度，向檔案科進(jìn)行移交，并辦理相關(guān)的移交手續(xù)。歸檔的案卷必須編制移交目錄，至少一式兩份，交接雙方履行簽字手續(xù),一份目錄留文書部門使用，其余至少一份交檔案科。現(xiàn)在增加的要求：請兼職檔案員填寫“立卷歸檔范圍和保管期限表〞，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，和歸檔案卷一同交檔案科存檔。平時歸卷程序1、做好歸卷的準(zhǔn)備工作。在上年度底或下一年度初，文書人員〔或負(fù)責(zé)文件收集積累的人員〕按照本機(jī)關(guān)文書立卷類目條款或文件分類表的終端類名以及這些條款或類名可能形成的文件數(shù)量，設(shè)置一個或多個卷家或卷盒，在每個卷夾或卷盒上標(biāo)明條款名稱〔類名〕、類別、薯類、條款順序號，如果必要，也可以直接或同時標(biāo)注純編號系統(tǒng)，如“1—2—4〞等，然后，將其排列在文件柜中，平時已辦理完畢的文件，隨時就可以將其“對號入座〞地歸入相應(yīng)的卷夾或卷盒中。2、收集文件與認(rèn)真核查。平時歸卷工作實質(zhì)上就是對文件進(jìn)行平時收集、積累、核查。A.收集文件時應(yīng)盡量做到齊全完整，對外發(fā)文，應(yīng)在文件發(fā)出后將定稿和正文〔1～2份〕歸卷；對手文件可以結(jié)合催辦工作做好平時歸卷。B.認(rèn)真核查。在收集文件時，應(yīng)認(rèn)真檢查核實所收集的文件是否是本組織文件立卷范圍和方案所要求的文件，對不符合要求的應(yīng)及時剔除，以免增加文件數(shù)量，給平時查找和管理帶來不必要的阻礙。3.歸入卷夾。文件收集到文書部門〔立卷部門或承辦部門等〕，經(jīng)過認(rèn)真核查確認(rèn)后，最好能夠隨即歸入相應(yīng)的條款卷夾〔盒、柜〕中，進(jìn)行分類保管。在平時歸卷的過程中，有關(guān)某一主題〔或問題〕的文件已收集齊全完整，已不再產(chǎn)生歸卷文件，或者針對一些定期性的，有連號的文件材料如簡報、情況反映等等，可以先行立卷，這項工作稱為“平時立卷〞。平時歸卷與平時立卷是兩項工作，平時規(guī)矩是將同類別的文件歸并、聚集在卷夾中，平時立卷是對已符合立卷條件的文件經(jīng)過系統(tǒng)化整理編目組成案卷的過程；平時歸卷是平時立卷的根底，沒有平時歸卷，平時立卷就無法進(jìn)行。適合平時立