公文培訓(xùn)教材

公文培訓(xùn)

2005年6月目錄一、公文根底知識二、OA系統(tǒng)就是全省辦公系統(tǒng)的流程重組三、公文草擬的示范四、幾種常用公文的寫法五、文件中的常見錯(cuò)誤六、主題詞的標(biāo)注方法七、其他需要注意的問題八、主要文件依據(jù)公文的概念公文，就是公務(wù)文書，是國家機(jī)關(guān)在管理過程中形成的具有法定效力和標(biāo)準(zhǔn)體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。一、公文根底知識

公文的特點(diǎn)有鮮明的政治性、政策性有強(qiáng)烈的權(quán)威性、約束性有較強(qiáng)的時(shí)效性有法定的作者有特定的體例格式有規(guī)定的收發(fā)文方式、知悉范圍

公文的主要作用領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用標(biāo)準(zhǔn)和制約作用宣傳和教育作用溝通和信息作用依據(jù)和憑證作用示范作用史料作用公文處理的定義原那么公文處理指公文的辦理、管理、整理〔立卷〕、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。在公文處理中應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原那么，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、平安。公文處理工作的任務(wù)、地位、性質(zhì)任務(wù)：收文管理，發(fā)文管理，文書存檔和利用，領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它文書處理事宜。地位：機(jī)關(guān)單位工作的樞紐，領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，機(jī)關(guān)單位工作狀況的寒暑表。性質(zhì)：政治性，機(jī)要性，管理性，效勞性，信息性，規(guī)律性，程序性，被動性。公文處理流程標(biāo)準(zhǔn)化的重要意義公文處理必須按照規(guī)定的流程運(yùn)作。公文處理流程是根據(jù)機(jī)關(guān)、單位的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、職權(quán)范圍決定的，是從長期經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)中總結(jié)出來的，表達(dá)了機(jī)關(guān)工作的客觀規(guī)律。建立并實(shí)行科學(xué)公文處理流程，有助于發(fā)揮機(jī)關(guān)正常的領(lǐng)導(dǎo)和管理職能，有利于提高工作效率，可以防止行文混亂、指揮不靈、傳遞緩慢、相互誤解以至影響工作，可以防止文牘主義，能夠更好地發(fā)揮公文應(yīng)有的作用。公文的分類按照法定文件規(guī)定分為法定黨政公文機(jī)關(guān)常用事務(wù)文書法定黨政公文國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布、2001年1月1日實(shí)施的?國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法?13種公文命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要機(jī)關(guān)事務(wù)文書是國家機(jī)關(guān)為處理日常事務(wù)而制發(fā)的文書方案、總結(jié)、簡報(bào)、章程、方法、調(diào)研報(bào)告、講話稿公文的分類按制發(fā)機(jī)關(guān)分：黨、政、軍、司法、企業(yè)、事業(yè)、社會團(tuán)體…...按行文關(guān)系分：上行文、下行文、平行文按機(jī)密程度分：國家秘密〔絕密、機(jī)密、秘密〕；企業(yè)商業(yè)秘密〔企業(yè)機(jī)密、企業(yè)秘密〕；普通按時(shí)限要求分：特提件、特急件、急件、平件按使用范圍分：通用公文、專用公文按公文文種分按傳送介質(zhì)分：紙、電子〔辦公網(wǎng)、、平安電子郵件〕公文處理分類

通用公文和專用公文通用公文指內(nèi)容比較重要、格式完整、眉首有套紅的發(fā)文單位標(biāo)識的公文。電子介質(zhì)通用公文的版式，應(yīng)與紙介質(zhì)通用公文的版式保持一致。專用公文是指在一定范圍內(nèi)使用、具有特定文件格式和處理程序的文件。

公文的行文關(guān)系正確把握發(fā)文單位和受文單位的關(guān)系。

1、領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。

2、業(yè)務(wù)指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系。

3、平行或不相隸屬關(guān)系。行文的方向和方式。

1、上行文

逐級行文、越級行文

2、下行文

逐級行文、多級行文、直達(dá)行文

3、平行文上行文：下級機(jī)關(guān)向上級領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，主要有報(bào)告、請示、意見三種文種抄報(bào)：上級領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)下行文：上級領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)向下級被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的機(jī)關(guān)發(fā)送的公文抄發(fā)：下級部門平行文平行文同一組織關(guān)系中的同級機(jī)關(guān)或者不相互隸屬機(jī)關(guān)之間互相遞送的公文抄送：XXX注意：公司部門之間不行文。

(五)公文格式參照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局?國家行政機(jī)關(guān)公文格式?〔GB/T9704—1999〕版頭局部1、發(fā)文機(jī)關(guān)；2、秘密等級；3、緊急程度；4、發(fā)文字號；5、簽發(fā)人〔上行文〕。行文局部1、標(biāo)題；2、主送機(jī)關(guān)；3、正文；4、附件；5、印章；6、成文時(shí)間；7、附注。版尾局部1、主題詞；2、抄送機(jī)關(guān)；3、擬稿部門；4、會簽部門；5、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間。公文的主體格式公文的主體格式由公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識、附注組成。1、公文標(biāo)題公文標(biāo)題的三要素：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱＋公文主題〔事由〕＋文種名稱一般可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)。上行文要冠發(fā)文機(jī)關(guān)，目前上報(bào)的為云南省通信管理局、中國電信集團(tuán)公司、中國電信股份、省委、省政府。上行文的公文標(biāo)題結(jié)構(gòu)：發(fā)文單位+關(guān)于+事由+文種2、主送機(jī)關(guān)主送單位：公文的主要受理機(jī)關(guān)，是對公文負(fù)有主辦或者答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)抄送單位：指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，排列順序與主送單位的排列順序相同。省公司部門不作為文件的抄送單位，如需知曉公文內(nèi)容，可根據(jù)需要抄發(fā)相關(guān)部門。省公司部門文件如需抄送公司其它部門，應(yīng)另起一行，并在前面注明“省公司XXX部〞。3、公文正文正文由開頭、主體和結(jié)尾三局部構(gòu)成開頭：是正文的導(dǎo)語，簡明扼要地說明制發(fā)公文的目的或者依據(jù)主體：正文的中間局部，說明公文的根本思想、說明意義、交待方法、提出要求，標(biāo)明目的等。結(jié)尾：結(jié)束語4、附件附件標(biāo)注方法正文下空一行空兩個(gè)字附件：1.×××2.×××5、成文時(shí)間聯(lián)合行文以會簽日期或最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)成文日期即文件的生效日期會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準(zhǔn)；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；法規(guī)性文件以文件批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)；一般電報(bào)、信函以實(shí)際發(fā)出日期為準(zhǔn)。6、公文生效標(biāo)識不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時(shí)間，加蓋印章公文草擬示范－－發(fā)文稿紙的標(biāo)準(zhǔn)格式附件的格式〔一〕公文標(biāo)題欄的填寫標(biāo)題的固定格式：“關(guān)于〞＋事由＋“的〞＋公文文種注意要點(diǎn)“三要素〞和“兩個(gè)虛詞〞正規(guī)：發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋文種常見的為：省略了發(fā)文機(jī)關(guān)常范的錯(cuò)誤例子：省略介詞“關(guān)于〞直接為“十五規(guī)劃的報(bào)告〞標(biāo)題欄的書寫本卷須知事由是文件的中心思想，公文的標(biāo)題要準(zhǔn)確、簡要地概括主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類標(biāo)題除了法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，不加標(biāo)點(diǎn)符號批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文，標(biāo)題應(yīng)防止使用重復(fù)用語和相同的文種。如：“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)關(guān)于×××的通知的通知〞方法：屢次轉(zhuǎn)發(fā)的文件簡化為“關(guān)于XXX的通知〞，一般為書名號以內(nèi)的局部〔二〕主送欄目的書寫主送欄為需要對文件中議定事項(xiàng)予以辦理或者答復(fù)的單位原那么：先外后內(nèi)，先大后小〔一〕普發(fā)文件“各州、市分公司，省公司各部，黃頁信息分公司，信息技術(shù)分公司〞。“各州、市分公司〞；“省公司各部〞；〔二〕非普發(fā)性公文“昆明市、昭通市、玉溪市分公司，省公司財(cái)務(wù)部、企業(yè)開展部〞，須具體寫明〕；抄送欄的填寫抄送單位：指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，排列順序與主送單位的排列順序相同。部門不作為文件的抄送單位，如需知曉公文內(nèi)容，可根據(jù)需要抄發(fā)相關(guān)部門。部門文件如需抄送其它部門，應(yīng)另起一行，并在前面注明“省公司XXX部〞?！踩吵瓐?bào)主要是上報(bào)性公文、上行文主要是請示和報(bào)告兩種文種上報(bào)集團(tuán)公司、省人民政府的文件上報(bào)省通信管理局的文件主送、抄送、抄發(fā)的排列順序地州市分公司排名：按照省政府對地州市的排列〔已經(jīng)固化在系統(tǒng)中〕省公司部室排名〔“云南省電信公文處理實(shí)施方法〞，已經(jīng)固化在OA上〕抄送、抄報(bào)、主送相同的級別單位之間用頓號，同一個(gè)單位不同級別的單位之間用逗號。(四)緩急欄目填寫急件由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)特級由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)公文寫作的根本要求

政治方面的要求1、觀點(diǎn)必須正確。2、內(nèi)容必須實(shí)事求是。3、政策思想要連貫。技術(shù)方面的要求1、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，層次清楚，符合邏輯。2、語句通順。3、語言準(zhǔn)確、鮮明、生動。4、文字簡練。5、標(biāo)點(diǎn)符號使用正確。6、引文、數(shù)字、人名、地名、機(jī)關(guān)單位名稱、事物名稱準(zhǔn)確無誤。四、幾種常用公文的寫作－－簽報(bào)

專用公文，主要用于機(jī)關(guān)部門及直屬單位向省公司領(lǐng)導(dǎo)同志請示報(bào)告工作。由工作人員起草，經(jīng)部門〔單位〕負(fù)責(zé)人逐級審核，呈送省公司領(lǐng)導(dǎo)閱批。使用統(tǒng)一格式，由綜合管理部管理。原那么上僅用“請示〞、“報(bào)告〞兩個(gè)文種。原那么上會簽意見應(yīng)根本一致。部門內(nèi)內(nèi)原那么不用簽報(bào)?！埠瀳?bào)舉例〕關(guān)于召開會議的請示關(guān)于召開XXX研討會的請示省公司領(lǐng)導(dǎo)：為進(jìn)一步XXX，做好XXX工作，我部擬于XXX年2月6--8日在XXX地召開XXXXX會。會議的主要內(nèi)容包括XXXXX、XXXX等。屆時(shí)，將請省公司XXX人員和XXX的人員參加。會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算：餐費(fèi)：100元*20人*3天6000元住宿費(fèi)：126元*20人*3天7560元會議室：2400元*2場4800元合計(jì)：18360元〔壹萬捌仟叁佰陸拾元〕妥否，請指示。XXX部XXXX年一月二十八日〔簽報(bào)舉例〕檢查工作的報(bào)告關(guān)于開展XXXX檢查情況的報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)：為了貫徹XXX會議精神，做好我公司XXX工作，省公司XXX部、XXX部、組成幾個(gè)檢查組于XXXX年X月X日至X月X日對進(jìn)行了檢查。這次檢查工作時(shí)間緊、任務(wù)重、要求嚴(yán)，各組成員不怕辛苦，工作認(rèn)真，按時(shí)、按要求完成了檢查任務(wù)。共檢查XXX個(gè)電信營業(yè)場所?，F(xiàn)將檢查情況簡要匯報(bào)如下：一、檢查的根本情況〔一〕領(lǐng)導(dǎo)重視，平安意識普遍提高，抓平安工作落在實(shí)處?！?、存在的主要問題〔一〕信號線與電源線混敷問題仍然比較突出。……三、幾點(diǎn)建議〔一〕XXXXX.〔五〕解決好……四、幾種常用公文的寫作－－電報(bào)原那么上只在本系統(tǒng)內(nèi)使用。單獨(dú)編號，不要求歸檔〔但在我公司是歸檔的〕。其內(nèi)容只在較短時(shí)期〔30天內(nèi)〕發(fā)生作用。限時(shí)〔10天內(nèi)〕送達(dá)。文種僅限于“通知〞〔會議、電路調(diào)度、布置工作〕、“函〞及禮儀類電報(bào)。正式文件原那么上不用電報(bào)形式(批復(fù)不用電報(bào))。內(nèi)容涉密，用保密系統(tǒng)。四、幾種常用公文寫作－－會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。在會議文件〔記錄〕根底上經(jīng)過整理加工而成。忠實(shí)原意，所記事項(xiàng)準(zhǔn)確無誤。條理清晰，層次清楚，詳略得當(dāng)。執(zhí)行事項(xiàng)要有較強(qiáng)的可操作性。拾遺補(bǔ)缺。用第三人稱語氣表達(dá)。內(nèi)部可用固定格式：版頭、制發(fā)單位、制發(fā)時(shí)間、正文〔標(biāo)題、會議根本情況、記載事項(xiàng)〕、版記。會議紀(jì)要的格式會議紀(jì)要的寫作要點(diǎn)標(biāo)題〔一〕計(jì)次會議紀(jì)要如：云南省電信第X次總經(jīng)理辦公會議紀(jì)要?！捕骋詴h的內(nèi)容和文種為標(biāo)題如：關(guān)于XXX的會議紀(jì)要會議紀(jì)要的寫作要點(diǎn)第一局部：綜述會議根本情況，包括：時(shí)間、地點(diǎn)、由誰主持、研究的主題、誰作總結(jié)講話。過渡詞：現(xiàn)將會議議定事項(xiàng)紀(jì)要如下第二局部：紀(jì)要事項(xiàng)：一、XXX。二、XXX。第三局部：對貫徹執(zhí)行的要求。工程驗(yàn)收會議紀(jì)要〔例文〕XXXX系統(tǒng)工程竣工驗(yàn)收會議紀(jì)要省公司于XXXX年X月X日在XXX召開了XXXX系統(tǒng)工程竣工驗(yàn)收會議。參加會議的單位有：XXXX，XXXX。XXXX列席了會議。大會成立了竣工驗(yàn)收委員會，會議認(rèn)真審議了竣工報(bào)告等有關(guān)文件，對工程建設(shè)和試運(yùn)行以來的情況進(jìn)行了總結(jié)，會議通過了驗(yàn)收證書?，F(xiàn)將會議紀(jì)要如下：一、工程建設(shè)根本結(jié)論驗(yàn)收委員會一致認(rèn)為：本工程施工工藝標(biāo)準(zhǔn)、布線整齊美觀；試運(yùn)行以來設(shè)備系統(tǒng)測試指標(biāo)及性能均符合設(shè)計(jì)要求；電路運(yùn)行情況良好、穩(wěn)定，滿足省公司驗(yàn)收技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求；各項(xiàng)竣工文件、測試資料齊全，工程財(cái)務(wù)管理符合國家有關(guān)規(guī)定并嚴(yán)格控制支出，在參加工程建設(shè)各有關(guān)單位的共同努力下，圓滿完成了本工程的建設(shè)任務(wù)。二、有關(guān)問題及處理意見〔一〕會議要求XXXX，以解決XXX問題?！捕?-----請各單位按會議要求，抓緊處理相關(guān)問題。維護(hù)部門要加強(qiáng)管理，精心維護(hù)，保證電路、設(shè)備正常運(yùn)行，充分發(fā)揮社會和經(jīng)濟(jì)效益。四、幾種常用公文寫作－－通知通知類公文的寫法使用最多的文種。適用于發(fā)布〔印發(fā)〕本單位的規(guī)章制度，批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達(dá)要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。通知類公文的寫法常用的主要有工作安排通知、管理工作通知、印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)文件通知、轉(zhuǎn)發(fā)領(lǐng)導(dǎo)批示通知、會議通知。根本格式和寫法：通知的正文一般由三個(gè)局部組成，通知原由、通知事項(xiàng)和執(zhí)行要求。通知的三局部通知原由：為什么要發(fā)通知通知事項(xiàng)：是通知正文的主體，分段表達(dá)，要求明確具體，條例清楚執(zhí)行要求：典型的表述為“以上通知，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行，在執(zhí)行中XXX，請及時(shí)向有關(guān)部門反響。〞印發(fā)本單位規(guī)章制度或者文件通知根本寫法為例子1、：?XXX?經(jīng)過總經(jīng)理辦公會〔專題辦公會〕討論通過，現(xiàn)印發(fā)你們，請結(jié)合實(shí)際貫徹執(zhí)行。例子2、現(xiàn)將市場經(jīng)營部會同有關(guān)部門制定的?XXX?印發(fā)給你們，請結(jié)合實(shí)際貫徹執(zhí)行。用通知的文種印發(fā)會議紀(jì)要根本寫法1、XX單位于XX年X月X日在XXX地點(diǎn)召開XXX會議，就XXX問題進(jìn)行了討論，參加的單位有XXX、XXX?，F(xiàn)將會議紀(jì)要印發(fā)你們，請按照紀(jì)要要求執(zhí)行。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知根本格式為現(xiàn)將?XXXX?轉(zhuǎn)發(fā)你們，并提出以下貫徹意見，請一并貫徹執(zhí)行。一、XXXXXX二、XXXXXX印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)文件通知要注意的格式印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)〔包括會議紀(jì)要〕時(shí)，被印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件就是正文，不能稱為附件，正文之后無須標(biāo)注“附件〞。如，標(biāo)題：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)XXX的通知正文根據(jù)集團(tuán)公司XXXX，現(xiàn)將XXX轉(zhuǎn)發(fā)你們，請按照文件要執(zhí)行。不需要標(biāo)注“附件：XXXX中國電信〔XXX〕XXX號〞幾種常用公文寫作－－請示使用范圍較廣，頻率較高。適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。一事一文。主送單位一般只寫一個(gè)。導(dǎo)言開門見山提出請示緣由，要充分有力。主文中心內(nèi)容突出，事項(xiàng)集中，條理清楚。正常情況下，應(yīng)事前請示，不越級請示。如提出2個(gè)以上方案，應(yīng)有傾向性意見。在附注處注明聯(lián)系人的姓名和。請示的內(nèi)容結(jié)構(gòu)開頭局部寫請示的緣由、理由、背景，要求寫得充分而又簡明。主體局部寫請求的事項(xiàng)，要求寫得實(shí)際、合理、明確、簡要。結(jié)尾局部寫希望要求，要注意標(biāo)準(zhǔn)?？煞瘛餐追?、當(dāng)否〕，請批示；是否可行，請批示；以上請示，望予審批等。幾種常用公文寫作－－批復(fù)使用頻率較高。適用于答復(fù)下級單位的請示事項(xiàng)。核實(shí)緣由的真實(shí)性，研究可行性，權(quán)衡利弊得失，有根據(jù)地表達(dá)意見。針對性強(qiáng)，態(tài)度明朗，答復(fù)明確，措辭嚴(yán)謹(jǐn)，語句莊重。請示內(nèi)容較多的，可分條列項(xiàng)地答復(fù)。對不同意的事項(xiàng)，應(yīng)說明不同意的理由。如需要，可從上級單位的角度強(qiáng)調(diào)一些事項(xiàng)，或提出希望、要求、號召。批復(fù)的內(nèi)容結(jié)構(gòu)批復(fù)的依據(jù)或來源。如你單位?關(guān)于XXX事項(xiàng)的請示?〔XXXX〔2005〕12號〕收悉，經(jīng)過研究，批復(fù)如下做出明確的答復(fù)，即同意或不同意，不能模棱兩可。幾種常用公文寫作－－報(bào)告種類繁多，工作量大，使用頻率高。適用于向上級單位匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級單位的詢問。報(bào)告是一種陳述性的上行文。報(bào)告是上級制定方針政策、指導(dǎo)工作、進(jìn)行決策的重要依據(jù)之一，也是下級取得上級的理解、信任、支持、指導(dǎo)的重要途徑。報(bào)告與請示的區(qū)別與聯(lián)系二者行文方向相同——都是上行文。對上級的要求不同?！皥?bào)告〞不要求上級批復(fù)，“請示〞那么要求上級批復(fù)。行文的時(shí)間不同?！皥?bào)告〞是事中或事后行文，“請示〞必須是事前行文。結(jié)尾用語不同?！皥?bào)告〞結(jié)尾用“特此報(bào)告〞或不用結(jié)束語，報(bào)告事項(xiàng)完了全文即結(jié)束?！罢埵鲸暯Y(jié)尾一般用“可否，請批示。〞

報(bào)告的特性種類特性1、鮮明的匯報(bào)性。2、特定的陳述性。種類綜合、專題、工作、情況、調(diào)查、答復(fù)、建議、例行、報(bào)送除例行報(bào)告外，發(fā)生以下情況時(shí)應(yīng)及時(shí)、主動向上級寫報(bào)告：1、為獲得上級的指導(dǎo)；2、發(fā)生重大情況或特殊問題；3、已完成上級交辦或布置的事項(xiàng)時(shí)；4、答復(fù)上級的詢問時(shí)；5、報(bào)送文件時(shí)。

報(bào)告的寫作要點(diǎn)報(bào)告要注重時(shí)效，情況真實(shí)不弄虛作假，不文過飾非，有關(guān)事實(shí)和數(shù)據(jù)務(wù)必準(zhǔn)確無誤報(bào)告語言要簡潔，篇幅要短小突出重點(diǎn)，層次清楚，不夾雜請示事項(xiàng)，不與請示混淆。向領(lǐng)導(dǎo)提交較大篇幅或重要的報(bào)告時(shí)，最好同時(shí)準(zhǔn)備說明材料〔寫作意圖、背景等〕。報(bào)告的內(nèi)容結(jié)構(gòu)三段式情況——做法——問題〔意見〕情況——問題——建議情況——原因——下步做法情況——原因——責(zé)任及處理意見與報(bào)告近似的文書工作總結(jié)單位或個(gè)人對某段時(shí)期、或某項(xiàng)工作、或某個(gè)任務(wù)結(jié)束后進(jìn)行的回憶與檢查，肯定成績和經(jīng)驗(yàn)，找出缺乏和教訓(xùn)，并從中歸納出某些規(guī)律性的東西，以促進(jìn)和推動以后的工作?？偨Y(jié)是對自身實(shí)踐活動的本質(zhì)概括和理性認(rèn)識。通常使用第一人稱的寫法，以表達(dá)、說明、議論等表達(dá)方式為主。絕大多數(shù)總結(jié)是為自身而寫，或是為了向上級單位、領(lǐng)導(dǎo)同志、會議代表匯報(bào)，以求得指導(dǎo)、幫助、批準(zhǔn)。導(dǎo)言，簡單扼要地交待總結(jié)的問題，或介紹背景，或提示主要經(jīng)驗(yàn)、成績、效果、教訓(xùn)。正文，做法和體會、成績和缺點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。結(jié)尾，精煉簡潔地說明以后努力的方向，或打算、措施。報(bào)告與總結(jié)的區(qū)別與聯(lián)系報(bào)告在表述方式上大量使用表達(dá)，情況、事實(shí)的表述占絕大局部，只是少量使用一些議論文字?？偨Y(jié)與一般報(bào)告相比更側(cè)重與對規(guī)律的揭示，對問題的認(rèn)識。幾種常用公文寫作－－函應(yīng)用范圍廣，使用頻率高〔公函、便函〕。適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。開頭局部，簡潔寫明發(fā)函的緣由。中間局部，逐一寫出詢問、商洽、答復(fù)的具體事項(xiàng)及要求。結(jié)尾局部，區(qū)分情況寫：“此復(fù)〞、“特此函復(fù)〞、“特此函告〞、“盼復(fù)〞、“即請復(fù)函〞、“請研究函復(fù)〞等。文字表述，議論說理適度，語言樸實(shí)謙恭。委托編制可研報(bào)告的函關(guān)于委托編制XXX工程可行性研究報(bào)告的函

XXX郵電設(shè)計(jì)院:

為解決XXX問題，我公司擬建XXX，現(xiàn)委托貴院編制該工程可行性研究報(bào)告，要求如下：一、XXX。二、XXXX。三、因該工程為應(yīng)急工程，請貴院于XXX年7月20日前完成工程可行性研究報(bào)告并交付審查。二OO二年七月十一日五、文件中的常見錯(cuò)誤主要有文種運(yùn)用、行文關(guān)系、公文格式、發(fā)文字號、公文標(biāo)題、公文內(nèi)容、正文結(jié)構(gòu)、表達(dá)方式、語言文字等十個(gè)大的方面的問題〔一〕文種運(yùn)用方面的問題主要表現(xiàn)是沒有區(qū)分法定公文和機(jī)關(guān)事務(wù)文書常見的是把“方案、規(guī)劃、總結(jié)、要點(diǎn)、安排、方案、總結(jié)、制度、講話〞等直接編排文號編發(fā)。應(yīng)該用運(yùn)用公文或者社會事務(wù)文書〔廣告、聲明啟事〕的寫成法定公文例如“XXX省郵電管理局對局部電信業(yè)務(wù)實(shí)行優(yōu)惠的通知〞。時(shí)間5月1日－31日“請〞“報(bào)〞不分主要區(qū)別在于：一是行文的目的不同請示需要以請求指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)為主，報(bào)告那么陳述情況，不要求批復(fù)二是成文時(shí)間不同：請示必須在事前行文，待上