TS16949文件管理程序

文件治理程序目的用有效版本的文件，防止誤用失效或作廢文件。范圍適用于與質量、環(huán)境治理體系有關的文件的掌握〔包括外來文件。職責總經理負責質量、環(huán)境手冊的批準、公布。治理者代表負責文件發(fā)放范圍及程序文件的批準。文控中心負責文件的歸口治理及組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審。4.定義受控文件：在質量、環(huán)境治理體系運行過程中起溝通意圖、統(tǒng)一行動重要作用的信作廢、處置等應進展掌握。不作更改等其他跟蹤掌握。工作程序文件的分類按文件的性質分類手冊〔包括形成文件的方針和目標的聲明；量、環(huán)境治理體系過程的有效籌劃、運行和掌握所形成的程序文件〔包括質量打算；操作規(guī)程、圖樣、樣板、技術文件等,亦即公司的三階文件；實施質量、環(huán)境治理體系所形成的文件要求的記錄的空白表單；即四階文件。外來文件〔包括法律法規(guī)、標準及顧客供給的圖樣和技術文件、樣板等。按文件載體分類紙張性文件；非紙張性文件。文件的編號/記錄的空白表單表碼手冊和程序文件的編號〔環(huán)境文件編號時不用部門代碼〕XX–XX–XX流水號流水號制定部門代碼類別代碼三階文件的編號〔環(huán)境三階文件編號時不用部門代碼〕流水號制定部門代碼類別代碼XX–XX–流水號制定部門代碼類別代碼文件編號的說明類別代號的意義——質量手冊類別代號為QM；EM；——質量程序文件類別代號為QP；——環(huán)境程序文件類別代號為EP；——質量三階文件類別代號為QI；——環(huán)境三階文件類別代號為EI；QE.；EE。ROHSROHSEI-099流水號的意義01001ISO/TS1694901~99；部門代碼三階文件按著使用部門及文件類別予以分類〔1〕部門代碼規(guī)定如下：總經理室——GM 業(yè)務部——SD PMC部——PMC 生產部——PD選購部——BD 品管部——QC 工程部——RD 人事行政部——HR文控中心——DC 工程部——PM 財務部——FD 部——WJIT部——IT三階文件編號應按制定部門及其在用文件公布的先后挨次流水編號；記錄的空白表單表碼編排形單同三階文件編號類似。版本/修改次數(shù)文件版本變更依A0,B0,C0,??，X0,Y0,Z0執(zhí)行；但文件只是局部修改時，只對所修改頁轉變修改次數(shù)，如:A0轉變?yōu)锳1?.A2?，假設對文件進展大規(guī)模修改或修訂A/5B/0。AB版?依次類推C.X,Y,Z.CAR的編號原則當月此客戶客訴產生的流水號客訴發(fā)生的年份及月份客戶代碼客戶投訴/退貨處理CAR編號原則為當月此客戶客訴產生的流水號客訴發(fā)生的年份及月份客戶代碼當月此供給商產生的投訴流水號投訴發(fā)生的年份及月份供給商代碼供給商8D報告/當月此供給商產生的投訴流水號投訴發(fā)生的年份及月份供給商代碼不符合項職責部門代碼內部質量體系訂正預防報告編碼原則不符合項職責部門代碼工程變更處理單編號原則ECN-XXX-XX+當日變更流水號客戶代碼覺察/提出特別部門代碼 /覺察/提出特別部門代碼技術文件和圖樣的編號由顧客要求轉化而來的圖樣及技術文件，編號按三階文件03電腦文件共享外發(fā)組03電腦文件共享外發(fā)組09-204材料倉09-3加工車間10-3重型彈簧10-4外來文件的編號規(guī)定QIQO；文件的編寫與審批治理手冊由文控中心組織編寫，治理者代表審核，總經理批準。程序文件由相關部門編寫，部門主管審核，治理者代表批準其他文件分別由相關部門編寫，部門主管審批，重大工程由主管領導批準。注：具體的文件格單見三階文件《文件編寫標準》文件的發(fā)放與使用文件發(fā)放時應辦理登記手續(xù)，在“文件發(fā)放/回收記錄表”上簽字領用，進展治理。位置蓋“受控文件”印章〔技術文件、圖紙蓋保密專用受控章，具體見5.5注明分發(fā)號。部門分發(fā)號部門分發(fā)號備注件電腦文件共享部門分發(fā)號備 注文控中心01財務部13總經理室表人事行政02打算組09-1國內業(yè)務部08-108-2部選購部05成品倉09-406CNC10-107精細彈簧10-2部PMC0926T10-5生產部10包裝組10-6工程部11TS10-7IT12PE組10-8五金部141，2，3??說明所領取的文件份數(shù)及受控序列號。當因文件和資料被喪失、嚴峻破損或其他狀況〔如供給應顧客、供給商、認證機構等〕而需申請領用時，由申請者填寫“文件和資料領用申請單”，經其部門主管審核及治理者代表批準前方可領用。因破損而重領用的文件和資料，分發(fā)號不變，并收回相應舊文控中心作好相應發(fā)放簽收記錄。供給應認證機構和供方的文件公司依內部受控文件治理期內給回文控中心。無效文件，一旦在使用區(qū)域內覺察無效文件，由文件治理部門收回銷毀嚴禁私自將公司文件以任何形單帶出公司，一經覺察則做出相應的責任追究。保密文件的級別區(qū)分保密文件等級區(qū)分具體說明彈簧、五金生產制作標準等;同、信息等;損害的文件，例如：對公司產品生產起關鍵作用的核心技術資料等。對應級別的保密且為受控的文件要將保密專用受控章上的級別調到對應級別。文件的評審性、協(xié)調性及相關規(guī)定的全都性進展評審，必要時對文件進展修訂文件的更改/經總經理或治理者代表批準后實施。其他文件更改時，由相應主管填寫“文件發(fā)行/變更申請單”經原審批人員審核批準；假設由其他人員審批，需得到審批所需的有關背景資料。/變更申相應作廢文件，在“文件發(fā)放回收記錄表”上作相應記錄。文件更改的方式，如換版、換頁、局部修改等，在“文件發(fā)行/變更申請單”上注明。文件的保存及銷毀與治理體系有關的文件應分類存放在枯燥、通風、安全的地方。各部門應指定專人負責文件的標識保存，以便存取和查閱。并注明該文件的作廢時間，與有效受控文件隔離保存。銷毀。ISO9001/TS16949/ISO14001法規(guī)要求對不同類型的文件進展分類處置治理。外來文件的掌握來自顧客或供方的標準、圖樣、驗收規(guī)章等。外來技術文件的掌握顧客供給的技術文件的掌握技術文件返回業(yè)務部供其向顧客報價.假設顧客承受報價，業(yè)務部將相應的技術文件及“樣品制作申請表”傳遞至PMC安排樣板制作,樣板制作完畢后，生產部門應將樣板及技術文件交品管部保存。工程部應依據(jù)顧客成認的技術文件編制相應的作業(yè)指導書,生產部依據(jù)作業(yè)指導書進展生產管控。準/標準或其變更通知后，能按顧客要求，自進展評審到發(fā)放和付諸實施位置關的技術文件進展更，記錄并保持更改在生產中的實施日期。不進展受控治理。對于其他外來文件的掌握文控中心應負責自有關政府部門、網上收集法律法規(guī)、標準并將其準時傳遞至相關 部門識別其適用性版本的有效性假設適用且版本有效可作為工作指導文件，表批準后，文控中心歸檔、在“文件最狀況一覽表”中登記、編號、復印并加“受控文件”印章后按發(fā)放范圍發(fā)放至使用部門；文控中心應準時收集外來文件的最版本或修改信息，并每年評審外來文件，以便及 件進更、補充，對于換版的外來文件應準時進展作廢處理，并準時更關于外來文件的“文件最狀況一覽表”。工程部負責收集國際、國家和行業(yè)標準的最版本，并適時宣貫。文件治理5.10.2規(guī)定由人事行政部對文件設定保密級別實施加密治理。5.10.3假設因工作需要增加的文件，需求部門應填寫“文件發(fā)行/本程序文件規(guī)定的要求實施。記錄掌握按《記錄治理程序》執(zhí)行非紙類文件的掌握公司非紙類文件為電子文件〔即文件貯存在磁盤、光盤或電腦硬盤上。5.12.2求電子文件一般應打印成紙張性文件后簽署；電腦中共享的電子文件應以不能更改的PDF文件形單存在；電子文件應有備份，并應將其保存在防潮、防塵、防陽光直射、防壓、防消磁等環(huán)境中。電子文件的更改由相應文件治理部門執(zhí)行，更改審核無誤后存入軟盤歸檔。印章治理應有與原印章相區(qū)分的特征，由文控中心在涉及范圍內通報。印章的申請、使用方法依據(jù)《印章治理制度》相關文件《記錄