行政溝通中的障礙及其消解

行政溝通中存在的問題及其消解摘要隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，行政溝通的重要性越來越得到體現(xiàn)，然而我國行政溝通中仍然存在一些問題，由于溝通主體目標性不強，執(zhí)行力不足再加上非正式組織的擾亂使得我國行政溝通的反饋機制不夠健全，溝通渠道受限。所以我們要針對問題提出具體的解決措施，以此來提高行政溝通的效率。關鍵詞行政溝通；溝通機制；溝通有效性——— AbstractWiththetransformationofgovernmentfunctions,theimportanceofadministrativecommunicationisincreasinglyreflected,however,therearestillsomeproblemsinChina'sadministrativecommunication,becausethecommunicationsubjectisnotstrongintarget,thelackofexecutionplusthedisruptionofinformalorganizationsmakeChina'sadministrativecommunicationfeedbackmechanismisnotsoundenough,communicationchannelsarelimited.Soweneedtoputforwardspecificmeasurestosolvetheproblems,soastoimprovetheefficiencyofadministrativecommunication.KeywordsAdministrativecommunication；communicationmechanism；communicationeffectiveness目錄TOC\o"1-3"\h\u前言 3一、行政溝通概述 4（一）行政溝通的基本概念 41.行政 42.行政溝通 4（二）行政溝通的原則 41.及時原則 42.真實原則 53.適量原則 54.權威原則 55.民主原則 6（三）行政溝通的類型 61.正式溝通 62.非正式溝通 7（四）行政溝通的過程 71.信息發(fā)出過程 72.信息傳遞過程 73.信息接收過程 8（五）行政溝通的意義 81.行政溝通促進政府職能的轉(zhuǎn)變 82.行政溝通利于行政效率的提高 83.行政溝通利于公民參與國家的管理 84.行政溝通對行政人員有凝心聚氣的作用 9二、行政溝通過程中存在的問題 9（一）主體溝通意識不強 9（二）無視行政溝通的反饋環(huán)節(jié) 9（三）行政溝通機制不健全 10（四）信息溝通媒介單一 10三、行政溝通過程中存在問題原因分析 11（一）溝通主體目標不明確 11（二）溝通制度的執(zhí)行力不足 11（三）非正式組織擾亂溝通機制 12（四）主體溝通能力限制溝通渠道 12四、行政溝通中存在問題的消解 13（一）營造良好的溝通環(huán)境培養(yǎng)主體溝通意識 13（二）及時將溝通結(jié)果進行反饋 13（三）設置科學合理的組織結(jié)構 14（四）溝通媒介多元化 14結(jié)論 15參考文獻 16致謝 17前言現(xiàn)代社會，行政組織要收集大量的信息處理公共事務，并且要形成和雙向互動的溝通模式，做好上傳下達，政令統(tǒng)一，形成政通人和的局面，只有保證信息的傳遞暢通，它們才會真正的提高行政效率，真正做到為人民服務。尤其是隨著我國政府職能的轉(zhuǎn)變，行政溝通的地位越來越高，增加了行政組織的行政效率，改善組織中員工的人際關系，但是由于一些現(xiàn)實原因，當前的行政溝通中仍然存在一些問題，正確認識行政溝通中的障礙，并且提出消解措施是有必要的選擇。運用行政學中行政溝通相關原理探討我國行政溝通體制不暢、效率低等現(xiàn)象存在的原因，有針對性地提出促進我國行政溝通有效性對策與建議，以減少組織與民眾之間的溝通障礙，提高行政溝通的效率，從而為我國行政組織解決溝通障礙提供借鑒和幫助。另外，有效的行政溝通可以促進活動的順利進行，加快推進行政溝通新體制，是提高我國行政溝通效率的重要措施，也是增強我國民主化進程的重要手段，在實際的行政溝通過程中，行政溝通有利于提高行政組織的工作效率，推進民主化進程，改善人際關系，增強組織凝聚力。一、行政溝通概述隨著我國行政體制改的的不斷深入，行政溝通對于加強人際交往和提高行政效率，行政溝通是就相關的政策意見的制定等進行交流，使得政府與民眾之間有序和平的發(fā)展，使得政策決定能夠上下相通。（一）行政溝通的基本概念1.行政“行政”指的是一定的社會組織，在其活動過程中所進行的各種組織、控制、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等活動的總稱。它屬于國家的范圍，即屬于公務，不是其他社會組織和個人的任務，但不是一切國家權力都是行政權利，只有行政機關或者政府的權力才是行政權力。行政權屬于“執(zhí)行權”，它是按照法律規(guī)定的權限和程序去行使國家職能從而實施的法律的行為。行政在社會管理系統(tǒng)中處于關鍵位置，不同時代和生活在不同的社會環(huán)境的人對于行政的理解有所不不同。2.行政溝通（1）溝通所謂的溝通是在社會中人與人之間，以及社會組織之間相互聯(lián)系的行為方式，并且通過這個行為方式傳遞信息使人的行為和思想發(fā)生變化。一般說來，溝通是一個發(fā)出信息，傳遞信息，接受信息的過程，為了完成組合目標，發(fā)送者可能通過語言符號和文字、符號等為載體，將有關的信息、感知等傳遞到接受者，而接受者則要將自己所得到的信息進行反饋，這才是一個完整的溝通過程。（2）行政溝通行政溝通則是指對政務信息發(fā)送、傳遞、接受、反饋的完整過程。行政溝通即包括行政組織內(nèi)部各級機關與各級機關之間，行政內(nèi)部各部門人員與人員之間，以及行政組織內(nèi)部人員和其他組織之間的聯(lián)系等多個維度，然而行政溝通的形式是多種多樣的可以是語言、動作、行為、聲音等。（二）行政溝通的原則1.及時原則及時溝通是指行政組織之間和行政組織內(nèi)部人員之間的高效率溝通，提高信息傳遞的時效性。如今的社會信息多樣且復雜，所以我們要盡可能地掌握所需要的信息，以防在魚龍混珠的信息做出錯誤的抉擇，浪費人力物力和財力。及時溝通的原則要求是組織中的員工，不應該僅僅看到行政溝通中現(xiàn)存的問題，還要看到深層次的問題，只有盡可能通過行政溝通解決潛在問題，排除工作隱患。我國行政單位有著較完善的工作機制，因此出現(xiàn)較大風險性行為的幾率比較低，但是這樣穩(wěn)定的運行機制可能會使得組織中存在的一些問題始終得不到解決，使得有效性極大降低，而溝通的層次越多，傳遞鏈越長，溝通的越晚，越不利于信息的傳遞，也會使得一些重要信息變形，所以重視信息的及時性，防止小缺陷對行政組織的消極影響。2.真實原則真實原則是說明行政溝通的信息必須是與客觀事實相符的，可以正確反映行政組織的要求及其變化信息的真實性。真實原則要求人們從客觀實際出發(fā)，實事求是，如實的反映溝通信息的要求和變化，不能自己隨意的夸大和縮小，也不能在發(fā)出信息、傳遞信息和接收信息的過程中隨意修改使之變異。所以我們要堅持真實原則，我們就要學會在大量信息中認真篩選、精心捕捉、由表及里使得信息在指導和控制決策活動中，真正的發(fā)揮作用。另外，我們要學會對各種信息進行記錄和統(tǒng)計，以便信息偏移時，能夠及時糾正。最后對信息進行認真的篩選、整理、分析、和加工，防止人們對信息的主觀臆斷，也有利于減少傳輸過程中的干擾和失誤現(xiàn)象，提高信息溝通人員的素質(zhì)，培養(yǎng)嚴肅認真的工作精神。3.適量原則適量原則是指信息發(fā)出的數(shù)量不可過多，也不可過少。過多的信息會降低信息溝通的效率，造成信息冗亂，不利于信息的及時傳遞。而過少的信息則會使得信息傳遞過程中浪費大量的人力物力和財力，也會大大降低溝通信息的有效性。只有適度、適量的信息才能促進行政組織以及行政組織中員工的個人素質(zhì)。4.權威原則權威原則是指我國的行政溝通信息都是從我國行政機關、權力機關、司法機關發(fā)出的，代表的是國家的行政機關行使行政權力，因此這些行政組織發(fā)出的信息都具有權威性，溝通主體也要牢記自己的責任和使命，嚴謹?shù)男惺棺约菏种械臋嗔?。權威也是人們信服權利或者是有地位的人，馬克思·韋伯曾將權威分為傳統(tǒng)型權威、法理型權威以及個人魅力型權威。堅持權威原則可以充分的探索行政組織發(fā)出信息的價值，對于提高行政溝通的高質(zhì)量和高效率尤為重要。權威原則可以有效的領導和組織向共同的目標邁進，有助于行政組織戰(zhàn)略的決策和執(zhí)行。5.民主原則民主原則是也是提高我國行政溝通效率的一個重要原則，也是提高我國行政溝通科學化、民主化、創(chuàng)新性的基本途徑，因此應擴大公民參與途徑，創(chuàng)造一種全民參與的行政溝通方式。民主原則要堅持在一定的階層范圍，保持公平、公正、平等和少數(shù)服從多數(shù)的原則來解決行政組織內(nèi)部的決策問題。在民主原則下，人民擁有比立法者更高的主權，全體公民直接或間接（公民他們自由選出的代表）選出代表，行使自己的權利，保護人民行為自由的原則和行為方式。在尊重人們的基本意愿的同時，也要極力的保護個人與少數(shù)人的基本權利，把權力分散到各個地方行政組織，并且最大程度的向人民群眾敞開。綜上所述，在行政信息的溝通過程中要堅持五大原則:及時原則、真是原則、適量原則、權威原則和民主原則，只有有在信息溝通過程中堅持這五大原則，才能提高信息的有效性。行政溝通的類型1.正式溝通正式溝通是指組織中依據(jù)規(guī)章制度明文規(guī)定的原則和渠道進行的溝通。例如組織間的公函來往，組織內(nèi)部的文件傳達、發(fā)布指示、指示匯報、會議制度、書面報告、一對一的正式會見等，按照信息流向的不同，正式溝通又可細分為上行溝通、平行溝通、下行溝通。正式溝通的優(yōu)點是：溝通效果好，比較嚴肅，約束力強，易于保密，可以使信息溝通保持權威性。重要的消息和文件的傳達，組織的決策等，一般都采取這種方式。其缺點在于，因為依靠組織系統(tǒng)層層傳遞，所以很刻板，溝通速度很慢，此外也存在著信息失真或扭曲的可能。（1）上行溝通所謂的上行溝通主要是下屬依照規(guī)定向上級所提出的正式書面或口頭報告。除此以外，許多機構還采取某些措施以鼓勵上行溝通，例如意見箱、建議制度、以及由組織舉辦的征求意見座談會、或態(tài)度調(diào)查等等。有時某些上層主管采取所謂"門戶開放"政策，使下屬人員可以不經(jīng)組織層次向上報告。但是，這種溝通也不是很有效的，而且由于當事人的利害關系，往往使溝通信息發(fā)生與事實不符或壓縮的情形。（2）平行溝通平行溝通又叫橫向溝通，是指同層次，不同業(yè)務部門之間的溝通。平行溝通是一個協(xié)商的過程，是同一層級不同部門之間的相互支持的一個過程。水平溝通具有很多優(yōu)點：第一，它可以使辦事程序、手續(xù)簡化，節(jié)省時間，提高工作效率。第二，它可以使組織各個行政部門之間相互了解，有助于培養(yǎng)整體觀念和合作精神，克服本位主義傾向。第三，它可以增加員工之間的互諒互讓，培養(yǎng)員工之間的友誼，滿足員工的社會需要，使員工提高工作興趣，改善工作態(tài)度。但是其缺點表現(xiàn)在，平行溝通頭緒過多，信息量大，易于造成混亂。（3）下行溝通下行溝通是指組織的行政信息由上級按照規(guī)定傳遞給下級的行政過程，通常目的是為了指揮控制及協(xié)調(diào)，但是有效的行政溝通并不是單純地把信息傳遞下去，而是要選擇員工可以接受的方式，能夠使員工更好地理解組織信息，以此來提高行政溝通效率。2.非正式溝通在行政組織當中，除了正式組織，還存在一部分的非正式組織，所謂的非正式組織就是在組織當中因地域或者某項相似的共同愛好、價值觀等集合而成的小集體。非正式組織存在一些獨有的特性，比如自發(fā)性、盲目性、非程序性這些特性雖然會影響正式組織的信息傳遞，但是它也存在一定的優(yōu)點，這個渠道的信息傳播速度快，可以快速解決謠言問題。（四）行政溝通的過程中國是人口大國，行政層級多，產(chǎn)生的溝通信息豐富，然而上傳下達和傳遞信息成為日常工作的重點，但是看似簡單的傳遞信息，實踐起來卻是十分的不容易，因為影響傳遞信息的因素很多，稍微出現(xiàn)偏差就會使得整個溝通過程出現(xiàn)混亂，降低行政效率。1.信息發(fā)出過程當信息發(fā)出人內(nèi)心出現(xiàn)某種意識或者想法，并且把想法變成語言符號等形式傳遞出來的過程叫做信息的發(fā)出過程。何穎何穎.行政學[M]，哈爾濱：黑龍江人民出版社.1997：268.2.信息傳遞過程信息的傳遞過程是指將發(fā)出的信息及時傳送到接收者手中的過程。在這個過程中對于傳遞者的要求是及時準確，不僅要盡量減少信息的滯留時間，也要盡量減少傳遞層級，這樣可有效防止信息因滯留時間過長或者傳遞層級過多而導致傳遞的信息出現(xiàn)錯誤。3.信息接收過程信息接收過程是指接收信息發(fā)送者發(fā)出信息的過程。信息接受過程是行政溝通的尾端過程，在此階段接受者要對發(fā)出的信息進行解碼，解碼不可按照自己的主觀意志解碼，必須要與信息的發(fā)出者的語言符號一致，才能保證解碼之后的信息是正確的。解碼之后把信息輸送到具體執(zhí)行人員手中，在進行反饋這就是一個完整的溝通過程，反之，對信息的接收也有另一個選擇，接收者也可以不接收信息，阻斷溝通過程。（五）行政溝通的意義1.行政溝通促進政府職能的轉(zhuǎn)變黨的十九大報告提出，轉(zhuǎn)變政府職能，深化簡政放權，創(chuàng)新監(jiān)管方式，增強政府的公信力和執(zhí)行力，建設人民滿意的服務型政府，“人民滿意”“服務型”這兩個關鍵詞勾勒出政府形態(tài)。然而，行政溝通有效實行在行政組織內(nèi)部和組織內(nèi)部人員之間的信息傳播，不僅使政府能夠更好地履行自己的職能，還能使政府順利地向社會過渡自己的職能，從而使得行政組織的機構能夠得到精簡。在政府職能轉(zhuǎn)變的過程中，能促進行政組織發(fā)展的一個重要原因就是以有效的信息傳播為保障，從信息的傳播出發(fā)，高效且高質(zhì)量的完成政府職能的轉(zhuǎn)變。2.行政溝通利于行政效率的提高21世紀是一個信息化的時代，信息在日常生活乃至行政領域扮演著十分重要的角色，信息數(shù)量的多少，質(zhì)量的高低，是否及時、準確決定著社會各種力量的對比狀況。良好的政府信息傳播體系可以增強行政組織的行效率，提高行政能力，降低行政成本。行政成本是政政府組織在為社會提供公共服務、生產(chǎn)公共產(chǎn)品的活動中投入的人力、物力、財力。為了降低行政成本我們應打破地域、層級、部門的階級分化，對整個組織得到的信息進行公開、整合有序地傳播，促進政府的行政程序和辦事流程的完善，減少行政成本，提高了行政的效率。3.行政溝通利于公民參與國家的管理行政溝通作為公民與國家之間的媒介，將公民的想法和意志傳遞給國家，從而形成公民參與國家管理的情況。十八屆四中全會在核心價值觀中，把民主鄭重地作為我們國家層面的一個追求，一個標志。保證決策的科學穩(wěn)定就要堅持公民的決策，以公民為中心，廣泛聽取公民群眾的意見和建議，反對獨裁專政的局面，堅持從群眾中來到群眾中去的政治路線。越是經(jīng)過打磨和提煉的公民決策越具有正確性，行政溝通中的正確的信息也更利于公民參與國家的管理。另外，堅持行政溝通的下移，充分聽取民眾建議，防止出現(xiàn)民眾有話無處說，有權無處用的局面，最大限度的發(fā)揮公民的權力優(yōu)勢，做到行政溝通深入群眾。4.行政溝通對行政人員有凝心聚氣的作用從心理角度看，溝通是人民生活中必備的基本心理要素。通過溝通員工可以自由地表達自己的情感與狀態(tài)，從而消除自己對組織的不滿。尤其是當員工個人的價值判斷與社會的整體價值判斷不相符的時候，他會出現(xiàn)較大的心理壓力，這個心理壓力如果沒有及時排遣，就會影響到員工的工作，嚴重則會危害社會。這就說明只有及時排遣員工內(nèi)心的不滿時他才能安全從事好自己的工作。員工之間也應該和諧相處，相互了解，相互認可。如果人員之間思想不一致就會不利于行政組織之間的工作。行政溝通過程中存在的問題通過對我國行政溝通的過程研究，無論以什么形式溝通，都會產(chǎn)生一些問題，通過深入分析阻礙行政溝通雙向互動式交流的原因，得出以下四點：注意溝通意識不強，缺少自己的獨立思考。反饋環(huán)節(jié)不及時以及溝通機制不健全等都阻礙行政溝通的有效性。（一）主體溝通意識不強主體的溝通意識不強，最基本的原因是行政文化理念的缺乏，行政文化是行政組織核心價值觀的主要體現(xiàn)，也是區(qū)別于其它行政組織的獨有特色，有正確的價值觀，才會樹立正確的溝通意識，規(guī)范自己的行為和想法。然而目前我國的行政溝通在溝通文化方面有所欠缺，我國行政文化在行政溝通中也存在許多問題。首先，我國行政組織的溝通多屬于命令式溝通，上級對下級的一舉一動都進行管控，這就容易使得下級對上級絕對服從，從而缺少自己的獨立思考，對上級的依賴程度高。上級機關在平時的工作過程中習慣性的制定目標，分解任務并且對需要完成任務的行政人員進行監(jiān)督監(jiān)察，這就大大降低了行政溝通的主體意識，使其依賴性增強。其次，我國的行政組織的溝通重形式，輕內(nèi)容。一些措施沒有落到實際，很多部門開展熱線電話，但是熱線電話經(jīng)常出現(xiàn)電話占線的情況;開設接待窗口，卻經(jīng)常出現(xiàn)一些冷眼相對的情形；也會出現(xiàn)一些政務專欄，但是政務專欄的信息長時間不更新，而且也會出現(xiàn)一些虛假的報道，致使一些組織人員傳播的消息錯誤。（二）無視行政溝通的反饋環(huán)節(jié)反饋雖是行政溝通的尾端環(huán)節(jié)，但是它在溝通過程中的作用卻是十分重要不可替代的，信息反饋是一個雙向的環(huán)節(jié)，接收者只有在接收到了積極信息時，才會進入下一個溝通過程，這樣可以增加接收和傳遞人員之間的默契，提高溝通效果。但是我國的反饋環(huán)節(jié)在行政能溝通的過程中存在一定的滯后和失真現(xiàn)象，這就可能導致行政溝通的過程不完整，成為行政溝通的效率低下的重要阻礙因素。首先，溝通過程中存在一些滯后現(xiàn)象，比如我國的公民對一些政務問題進行建議和上報，但是行政組織對他們所提出的問題沒有及時進行解決，而選擇逃避責任等錯誤做法，這就延遲了信息的反饋，這就會使得民眾對行政組織失去信心，問題進一步惡化，而要處理這個問題就要付出更大的人力物力財力。其次，溝通反饋中的失衡現(xiàn)象是指行政組織雖然采取了民眾的意見和建議，但是組織制所做的決策和民眾的根本意愿相悖，由于民眾手中權利有限，在公共事務中的發(fā)言權參與權受到限制，再加上行政組織并不能完全理解民眾的想法和需求，對于民眾的想法敏銳度不高，不能及時準確的對公眾的要求進行回應，從而影響了行政溝通的有效性。最后，溝通反饋過程中的過度現(xiàn)象是指在溝通者在第一次發(fā)出信息后，民眾沒有完全理解或者接收信息不全面的情況下，沒有進行反饋，然而溝通者沒有選擇解釋信息的問題，而是選擇二次或者多次繼續(xù)傳遞信息，這就使得民眾接受信息過量，消化不良，而不能做出很好的反饋，溝通效果差。（三）行政溝通機制不健全我國政府行政組織在溝通過程中的低效率和低質(zhì)量，最根本的問題還是行政組織機構的機制和體制問題，簡單地說就是我國的行政組織機制把重心放得過高，而忽略了與基層民眾之間的溝通，這樣就無法建立起一個雙向互動式溝通的橋梁。其次，我國的行政組織人事任免的制度也阻礙了信息的真實傳遞。我國仍存在一些上下級之間的關系，下級的人事任免以及升降級都有自己的上級決定，因此這使得以下行政組織的人員在進行行政溝通的時候，不可避免的會考慮到自己上級的感受，在信息的傳遞過程中會進行一些主觀臆斷，選擇上級喜歡且容易接受的信息進行傳遞，這就不利于真正信息的傳遞。（四）信息溝通媒介單一隨著信息化時代的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡和交流的方式也越來越多，雖然這有利于信息的傳播，但是也對信息的真實準確性進行了考驗，所以有些行政組織采用單一的行政溝通模式，這樣導致與外界的溝通效率變低。目前我國行政溝通以會議溝通和書面溝通為主要的溝通方式，這種單一模式的溝通方式使得員工與組織之間不能及時交流，信息也得不到及時反饋，長期如此，員工的情緒得不到解決，養(yǎng)成不好的工作習慣，更不利于行政溝通的有序開展。另外，近來電子政務得到發(fā)展，但是有些地區(qū)的部門流于形式，大眾的根本問題得不到解決，網(wǎng)絡安全保障體制也不夠健全，再加上公民的網(wǎng)絡安全意識不夠強烈，容易給不法分子可乘之機，形成信息泄露等問題，所以要盡早改變信息溝通媒介的單一形式，真正做到從民眾利益出發(fā)。行政溝通過程中存在問題原因分析行政溝通是完成政府發(fā)布責任的前提，行政溝通是否有效，是否可以為民眾提供一個反饋利益需求的途徑，是否可以提高政府的行政績效，這都是我們考慮行政溝通的影響因素。然而，我國行政溝通中存在許多的問題，比如溝通意識不強，行政溝通的行政不體制不健全，等，這就要求我們深刻分析產(chǎn)生問題的原因，進行改正，才能從根本上提高行政溝通的有效性。溝通主體目標不明確主體溝通意識不強，主要的原因是溝通主體的目標性不強。溝通主體應該提前了解溝通的目標，向他人清楚的表達自己的想法，在傳遞任務的時候，要盡量表述重點，這樣員工可以清楚了解目標，從而做出相應的行為。然而，碎片化的、片面的、沒有目標性的敘述一件事情，會使得員工很茫然，沒有明確的工作方向，對自己能力和權力的認知也有限，缺乏自己獨立的思考，更難以樹立準確的目標方向，脫離實踐。這就要求樹立一種精神理念，將目標性真正的滲透到員工的思維方式和日常的工作中，保證行政溝通的程序可以正常運轉(zhuǎn)，要求員工要專注于行政溝通的目標性，減少處理問題的時間，保持組織的生命力。（二）溝通制度的執(zhí)行力不足目前我國仍然有許多地方?jīng)]有形成剛性反饋要求，并且溝通反饋制度設置的也不夠嚴格，這就直接增加了溝通反饋環(huán)節(jié)的負擔。而且我國單一規(guī)模的溝通渠道，就會使得組織對反饋制度沒有給予適當?shù)闹匾?，這就使得反饋環(huán)節(jié)缺乏有效管理，民眾的反應和想法沒有及時得到反饋，這就使得反饋被無視。反饋機制和監(jiān)督機制相關聯(lián)，監(jiān)督不到位的情況下反饋也不到位。然而我國的監(jiān)督制度的執(zhí)行力也不容樂觀，監(jiān)督反饋制度正是民眾表達自己的話語權的過程，這正是因為缺乏具體的溝通細則，分工不明確，每個人員的具體工作沒有得到分配，這就使得每個人不清楚自己的負責部分，容易出現(xiàn)責任推諉現(xiàn)象，這樣也無法保證信息的真實和權威性，這就使得對行政溝通的環(huán)節(jié)缺乏了解，阻礙了行政溝通的有效性發(fā)展。（三）非正式組織擾亂溝通機制非正式組織是在一個組織中，除了正式組織，而存在的小團體，他們之間的關系是錯綜復雜的，他們可能是因為地域因素、情感因素所集合在一起的，并且非正式溝通在組織中是不可避免的。非正式溝通雖然存在一定的積極作用，但是在行政溝通過程中它所發(fā)出的消極作用對組織產(chǎn)生了更大的影響。非正式組織是一種小集團，其中一員的想法和行為對整個小集團的行為都會產(chǎn)生極大的影響，比如當其中一員受到上級的批評時，他會將所受到的委屈講述給小集團的同事，這樣就會引起小集團人員的不滿，這就給上級對下級的溝通帶來了一定程度上的困難。再加上非正式組織會對要傳遞的信息進行主觀臆斷，這就會降低傳遞信息的真實性，使得謠言四起，這就一定程度上增加了溝通信息的傳遞層級，造成大量的人力財力物力的消耗。另外，沒有形成雙向的溝通機制，不僅是因為非正式組織的影響，也是上下級之間的地位懸殊關系，這就使得上下級之間的關系十分緊張，上級不會主動尋找機會和下級談論想法，而下級又選擇安逸穩(wěn)定的工作方式，也不會選擇主動向上級反映問題和想法，這種單向的溝通方式，就對溝通機制產(chǎn)生了極大的干擾。（四）主體溝通能力限制溝通渠道民眾作為溝通的主要媒介，其能力的高低直接影響了溝通的程序。然而使得行政溝通媒介能力高低的影響因素是經(jīng)濟發(fā)展不平衡，經(jīng)濟發(fā)展程度不同，民眾的能力也不相同。尤其是我國仍然存在城鄉(xiāng)經(jīng)濟發(fā)展不平衡的問題，對于落后地區(qū)的組織最想的是提高經(jīng)濟發(fā)展速度，而不會優(yōu)先考慮到提升溝通主體的溝通能力。經(jīng)濟發(fā)展速度低的地方，基礎設施不夠完善，民眾的受教育水平低，民眾擁有的資源不足，甚至沒有資源，民眾自然就沒有過多的精力去提升自身的溝通能力，這就使得我國的溝通渠道有限且單一。民眾缺乏一定的法律意識，民眾擁有一部分的基本權利來保障自己與政府的有效溝通，但是這個基本權利并沒有具體說明如何加強溝通的有效性，這就使得民眾的基本權利得不到保障，影響了民眾和組織之間的溝通的積極性，這就需要我國設立專門保障民眾的溝通權利的法律，以此提高民眾的溝通能力和意識。行政溝通中存在問題的消解在對行政溝通中存在問題的分析后，明白了阻礙行政溝通的主要問題，我們應該針對主要問題提出應對措施，良好的溝通環(huán)境可以培養(yǎng)主體的溝通意識，良好的溝通意識可以使得民眾在正確的行政文化下約束自己。另外，將溝通結(jié)果盡快的反饋、設置科學合理的溝通體制等，都是提高行政溝通有效性的主要措施。（一）營造良好的溝通環(huán)境培養(yǎng)主體溝通意識良好的行政環(huán)境可以培養(yǎng)好的溝通環(huán)境，提高行政組織對行政文化的認同感，可以使大家一起為了同一目標努力，這有利于提高行政組織的溝通效率。隨著我國政府職能的從管理型向服務型政府的轉(zhuǎn)變，為民眾提供服務是基本需求，這就需要建立一種以人民為中心的溝通策略，要擺脫以往的命令式溝通和只重形式而輕內(nèi)容的溝通方式。首先，針對命令型溝通的方式，行政工作人應該充分認識到自己的主要責任是提供公共服務，需要充分考慮公眾的想法和意見，不可一意孤行。要充分意識到不僅僅要管理群眾更要為群眾提供服務，用政府已有權威為民眾提供更為有力的幫助。其次，進行行政文化的教育培訓，建立行政文化的規(guī)范，使得行政規(guī)范在大眾心里根深蒂固，使得大眾在正確的行政文化的熏陶下，使得大眾在正確的行政文化的熏陶下規(guī)范自己的行為，開展教育培訓是大眾理解行政文化最有效的方式。（二）及時將溝通結(jié)果進行反饋首先，針對溝通過程中反饋的滯后性，我國的行政組織應該學會及時詢問民眾想法，對民眾的想法給予采納，并且將政策及時進行調(diào)整以適應民眾想法的更改，但是面對民眾的不合理要求時，要及時給予答復，并且對于其不合理之處進行解釋，這不僅有利于緩解社會矛盾，也有利于民眾對于社會信息的及時反饋，提高行政溝通效率，減緩信息溝通的滯后性。其次，針對行政溝通中的信息失衡現(xiàn)象，我國行政組織要利用自己的權利造福人類，增強行政溝通的執(zhí)行力度，不僅僅需要基層向上級反映自己的需求，也需要行政組織對民眾需求做出反饋，這是一個雙向反饋的過程。在溝通的過程中要實行反饋程序嚴格化、科學化、及時化，針對不同民眾對組織提出的要求時，要采用不一樣的反饋程序，將上交上來的溝通信息交給給相關部門進行分析討論，在做出決策，并且要設定一個時間段，在時間的要求下對民眾進行反饋，反饋后并不意味著反饋程序的結(jié)束，還要繼續(xù)觀察民眾的反映，對反映也給予一定的反饋，這才意味著一個反饋程序的完成。另外要注意的是反饋過程不僅僅是單獨的一個過程，而是一個循回往復的過程，行政組織的員工也要在溝通反饋的過程中要不斷積累經(jīng)驗，不斷地調(diào)整自己的行為和想法，以適應民眾的需要，及時準確的回復民眾，從而提高行政溝通的反饋效果。最后，針對行政溝通反饋信息的過度問題，行政組織的上級工作人員要爭取一次性準確說明問題，并且要用民眾可以理解的形式，這樣就可以避免多次信息的傳遞，而造成解讀信息的負擔。比如選擇合適的場合，一般比較正式的場合和人員會增加傳遞信息的準確度，這樣可以減少外界的干擾，提高接受信息人員的專注度，不至于三心二意，接受片面的信息。也可適當?shù)倪\用肢體語言，做好一個傾聽者，在交談中盡量少的使用“我認為”、“我覺得”等詞語，認真聽取民眾的真實想法，拉進彼此之間的親切感，營造一種溫馨舒適的溝通氛圍，不要用一些高高在上的姿態(tài)。（三）設置科學合理的組織結(jié)構為建立一個雙向溝通的橋梁，首先就是要縮減溝通的層級數(shù)量，在建立和更改行政機構時，要堅持機構精簡的策略，從根本上降低行政信息傳遞的成本降低信息傳遞的失真性，促進政府工作層級的扁平化設置，減少信息的傳遞層級，增加基礎接受信息的人員數(shù)量，擴大人員和行政組織的接觸，加強他們之間的溝通，為建立一個雙向溝通的橋梁，對組織在內(nèi)部的行政溝通不可過度控制或者設置復雜的組織規(guī)則對行政組織內(nèi)部的行政溝通進行過度的干預。其次，要更改行政組織的人事任免的制度，改變行政人員在開展工作時過于考慮上級感受而不考慮公眾需求的想法，因此需要改革現(xiàn)有的績效和晉升機制，使得組織人員的升遷主要集中在公眾的手里，隨時進行走訪和問卷調(diào)查，詢問大眾的意見的想法，不可以僅僅把對員工的升職任免僅僅放在個別的行政領導者手中。（四）溝通媒介多元化在溝通中，由于你所處的社會環(huán)境的不同，交流的主體不同，社會背景不同，溝通者應該學會站在對方的角度，運用對方的思維模式思考問題，并用雙方都可以接受的方法進行溝通和交流。然而溝通媒介多元化是信息及時準確進行傳播的基礎，要做到溝通媒介多元化。首先，我國的行政組織不應該將溝通的方式只停留在書面和會議，可以在各行政層級建設專門的信息機構，將信息集中起來著力解決，解決單一的上行溝通、下行溝通模式和組織員工的實際問題。另外，面對部分部門流于形式的溝通現(xiàn)象要拓寬社會的溝通渠道，開展社會協(xié)調(diào)的制度，使民眾充分享有質(zhì)詢權，開設各類信息接待室和咨詢電話，在提高溝通效率的同時，廣聽民意推進決策的科學合理和民主性。最后要完善電子政務平臺，暢通民意，要充分發(fā)揮大眾傳媒在行政溝通中的作用，建立起政府和公眾最大程度的溝通，在輿論中起到積極的引導作用并且提高民眾的網(wǎng)絡信息的安