《數(shù)據(jù)庫原理與應(yīng)用(Access)》課件第三章 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

第三章創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

本章學(xué)習(xí)目標(biāo)數(shù)據(jù)庫是與特定主題或目的相關(guān)的數(shù)據(jù)的集合，是Access2003的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源。在Access2003中，數(shù)據(jù)庫是包含多個(gè)數(shù)據(jù)庫對(duì)象的容器。如前所述的表、查詢、窗體、報(bào)表、頁、宏和模塊等對(duì)象，都集中存儲(chǔ)在一個(gè)擴(kuò)展名為.MDB的數(shù)據(jù)庫文件，即數(shù)據(jù)庫的對(duì)象不是獨(dú)立存在的。Access2003中，把一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的所有對(duì)象存放于一個(gè)數(shù)據(jù)庫中。所以，在設(shè)計(jì)Access2003數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)前，必須先創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)庫，然后再根據(jù)設(shè)計(jì)要求添加對(duì)象。通過本章的學(xué)習(xí)，應(yīng)掌握數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建、打開、維護(hù)和管理方法。3．1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

啟動(dòng)Access2003后，用戶所要做的第一件事是對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操作。如果需要使用的數(shù)據(jù)庫已建立好，則可將其打開，否則，就要建立。Access2003提供了三種建立數(shù)據(jù)庫的方法：

一是首先建立一個(gè)空白數(shù)據(jù)庫，然后再根據(jù)實(shí)際需要添加所需的表、查詢、窗體等對(duì)象。利用這種方法，可以創(chuàng)建出用戶需要的各種數(shù)據(jù)庫，但需要分別定義各數(shù)據(jù)庫對(duì)象。

二是根據(jù)現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫文件新建數(shù)據(jù)庫。即在已有的數(shù)據(jù)庫文件基礎(chǔ)上建立新的數(shù)據(jù)庫。這種方法可以得到一個(gè)數(shù)據(jù)庫備份，適合于建立的新數(shù)據(jù)庫與原數(shù)據(jù)庫相似時(shí)使用。

三是利用模板建立數(shù)據(jù)庫。該方法是根據(jù)系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)模板，在數(shù)據(jù)庫向?qū)У闹甘鞠?，進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的操作，就能快速地建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫。3．1．1建立空數(shù)據(jù)庫實(shí)例3-1：創(chuàng)建一個(gè)名為“學(xué)生信息”的空數(shù)據(jù)庫。操作過程如下：

(1)單擊“文件”→“新建”命令，或單擊工具欄的“新建”按鈕，打開“新建文件”任務(wù)對(duì)話框，如圖3-1所示。(2)選擇對(duì)話框右邊“新建文件”欄下的“空數(shù)據(jù)庫”選項(xiàng)，打開“文件新建數(shù)據(jù)庫”對(duì)話框。如圖3-2所示。(3)在“文件新建數(shù)據(jù)庫”對(duì)話框中的“文件名”輸入框輸入“學(xué)生信息”，并指定保存數(shù)據(jù)庫文件的位置，再單擊“創(chuàng)建”按鈕，將創(chuàng)建并打開名為“學(xué)生信息”的數(shù)據(jù)庫，如圖3-3所示。從窗口可見，數(shù)據(jù)庫中沒有任何對(duì)象，因?yàn)閯?chuàng)建的是一個(gè)空數(shù)據(jù)庫。3．1．2利用現(xiàn)有文件創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫實(shí)例3-2：利用“學(xué)生信息”數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建一個(gè)名為“學(xué)生信息1”的數(shù)據(jù)庫。操作過程如下：

(1)單擊“文件”→“新建”命令，或單擊工具欄的“新建”按鈕，打開“新建文件”任務(wù)對(duì)話框，如圖3-1所示。

(2)選擇對(duì)話框右邊“新建文件”欄下的“根據(jù)現(xiàn)有文件…”選項(xiàng)，打開“根據(jù)現(xiàn)有文件新建”對(duì)話框。

(3)選擇已有的數(shù)據(jù)庫文件，如“學(xué)生信息”，單擊“創(chuàng)建”按鈕，顯示“安全警告”對(duì)話框，如圖3-4所示，單擊“打開”按鈕，則創(chuàng)建并打開名為“學(xué)生信息1”的數(shù)據(jù)庫窗口。3．1．3利用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫

為了方便用戶操作，Access2003提供了十個(gè)行業(yè)的通用數(shù)據(jù)庫模板，用戶可根據(jù)需要，以這些數(shù)據(jù)庫模板為基礎(chǔ)，利用向?qū)?，快速地?chuàng)建符合要求的數(shù)據(jù)庫。實(shí)例3-3：利用系統(tǒng)提供的“聯(lián)系人管理”模板創(chuàng)建一個(gè)“通信錄”數(shù)據(jù)庫。操作過程如下：

(1)單擊“文件”→“新建”命令，或單擊工具欄的“新建”按鈕，打開“新建文件”任務(wù)對(duì)話框，如圖3-1所示

(2)選擇對(duì)話框右邊“新建文件”欄下的“本機(jī)上的模板…”選項(xiàng)，然后在模板窗口中選擇“數(shù)據(jù)庫”標(biāo)簽，打開模板對(duì)話框，如圖3-5所示。圖3-5模板數(shù)據(jù)庫選項(xiàng)窗口

（3）從“數(shù)據(jù)庫”選項(xiàng)卡中選擇“聯(lián)系人管理”模板，單擊“確定”按鈕，打開“文件新建數(shù)據(jù)庫”對(duì)話框，如圖3-2所示。(4)在“文件名”輸入框輸入數(shù)據(jù)庫名稱“通信錄”，單擊“創(chuàng)建”按鈕，打開數(shù)據(jù)庫向?qū)?duì)話框，對(duì)話框中顯示了新數(shù)據(jù)庫將存儲(chǔ)的信息（聯(lián)系信息、通話信息），如圖3-6所示。圖3-6聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)信息窗口(5)單擊“下一步”按鈕，數(shù)據(jù)庫向?qū)э@示出新建數(shù)據(jù)庫中將包含的表和表中所包含的字段，如圖3-7所示。

(6)在數(shù)據(jù)庫向?qū)Т翱谥械摹皵?shù)據(jù)庫中的表”列表框中選擇所需的表，如“聯(lián)系信息”，再在“表中的字段”列表框中選擇所需字段，其中，用斜體顯示的字段是可選字段，其余是必選字段（表中所選字段不一定完全與用戶要求相符，可在數(shù)據(jù)庫建立完成后，將其打開，并對(duì)其進(jìn)行修改）。選取好字段后，再單擊“下一步”按鈕，打開“屏幕顯示模式”對(duì)話框，如圖3-8所示。

(7)在圖3-9中選擇報(bào)表格式后，單擊“下一步”，打開確定數(shù)據(jù)庫標(biāo)題窗口，如圖3-10所示。

圖3-7新建數(shù)據(jù)庫包含表和字段窗口圖3-8屏幕顯示樣式選擇窗口圖3-9確定打印報(bào)表格式窗口(8)在圖3-9中選擇報(bào)表格式后，單擊“下一步”，打開確定數(shù)據(jù)庫標(biāo)題窗口，如圖3-10所示。圖3-10確定數(shù)據(jù)庫標(biāo)題窗口(9)在確定數(shù)據(jù)庫標(biāo)題窗口中，首先確定數(shù)據(jù)庫標(biāo)題，例如“通信錄”，然后確定打印報(bào)表是否加上圖片，若需要加上圖片，則選中“是的，我要包含一幅圖片”復(fù)選框，再單“圖片”按鈕，插入圖片，被插入的圖片將出現(xiàn)在報(bào)表左上角位置，最后單擊“下一步”，打開啟動(dòng)數(shù)據(jù)庫窗口，如圖3-11所示。

(10)選擇“是的，啟動(dòng)該數(shù)據(jù)庫”復(fù)選框，單擊“完成”按鈕，進(jìn)入數(shù)據(jù)庫操作窗口，如圖3-12所示。窗口中提供了數(shù)據(jù)庫的多項(xiàng)操作，單擊其中的某一按鈕，便可進(jìn)行相應(yīng)的操作。到目前為止，一個(gè)包含表、窗體、報(bào)表等數(shù)據(jù)庫對(duì)象的數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建結(jié)束。圖3-11啟動(dòng)數(shù)據(jù)庫窗口圖3-12啟動(dòng)后的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫窗口3．2數(shù)據(jù)庫的打開與關(guān)閉

所謂打開數(shù)據(jù)庫是指將存儲(chǔ)在外存儲(chǔ)器中的數(shù)據(jù)庫文件裝入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的內(nèi)存中，以便對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行各種操作。而關(guān)閉數(shù)據(jù)庫正與打開數(shù)據(jù)庫相反，是將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)存中的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)存入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的外存儲(chǔ)器中。

Access2003數(shù)據(jù)庫是一個(gè)獨(dú)立的文件，任何時(shí)刻只能打開一個(gè)數(shù)據(jù)庫文件。但在每個(gè)數(shù)據(jù)庫中可以擁有眾多的表、查詢、窗體、報(bào)表、頁、宏和模塊等對(duì)象。也可以在一個(gè)數(shù)據(jù)庫中同時(shí)運(yùn)行多個(gè)數(shù)據(jù)庫對(duì)象（如打開多個(gè)表或查詢）。3．2．1打開數(shù)據(jù)庫實(shí)例3-4：打開“學(xué)生信息”數(shù)據(jù)庫打開數(shù)據(jù)庫通常有以下幾種方法。1．啟動(dòng)Access2003后，單擊“文件”菜單下的“打開”命令或工具欄的“打開”按鈕，打開“打開”對(duì)話框，如圖3-13所示。在對(duì)話框中的“查找范圍”輸入框中指定“學(xué)生信息”數(shù)據(jù)庫的存放位置（文件夾），并在文件列表框中選定“學(xué)生信息”數(shù)據(jù)庫，單擊“打開”按鈕，即可打開數(shù)據(jù)庫。圖3-13打開數(shù)據(jù)庫對(duì)話框2．通過“我的電腦”在磁盤上找到“學(xué)生信息”數(shù)據(jù)庫，雙擊該數(shù)據(jù)庫文件圖標(biāo)，打開“安全警告”對(duì)話框，單擊“打開”按鈕，將首先啟動(dòng)Access2003，再打開數(shù)據(jù)庫。3．啟動(dòng)Access2003后，在窗口右邊的“開始工作”任務(wù)窗格下的“打開”欄下顯示出最近打開過的數(shù)據(jù)庫名稱，單擊要打開的數(shù)據(jù)庫名稱，即可打開數(shù)據(jù)庫。如果要打開的數(shù)據(jù)庫不在列表中，可單擊“其他…”選項(xiàng)，然后在“打開”對(duì)話框中選擇需要打開的數(shù)據(jù)庫文件。3．2．2關(guān)閉數(shù)據(jù)庫

如果要關(guān)閉正在使用的數(shù)據(jù)庫，可用以下幾種方法。1．單擊“文件”菜單下的“關(guān)閉”命令。2．單擊數(shù)據(jù)庫右上角的“關(guān)閉”按鈕。3．單擊數(shù)據(jù)庫窗口左上角的“控制菜單”，在顯示的下拉菜單中選擇“關(guān)閉”命令。3．3數(shù)據(jù)庫的其他操作3．3．1數(shù)據(jù)庫實(shí)用工具1．?dāng)?shù)據(jù)庫版本的轉(zhuǎn)換在Access2003中，高版本環(huán)境下建立的數(shù)據(jù)庫不能直接在低版本的Access系統(tǒng)中使用，只有將其轉(zhuǎn)換到低版本才能使用。同樣，在低版本下建立的數(shù)據(jù)庫也應(yīng)轉(zhuǎn)換到高版本。高版本數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換到低版本數(shù)據(jù)庫，是完成高版本數(shù)據(jù)庫向下兼容操作。而將低版本數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)高版本數(shù)據(jù)庫，是完成低版本數(shù)據(jù)庫的升級(jí)。操作過程如下：

(1)打開需轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)庫，依次選擇“工具”菜單下的“數(shù)據(jù)庫實(shí)用工具”→“轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫”，選擇要轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)庫版本，如圖3-14所示。

(2)選擇轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫格式后，打開數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換對(duì)話框，在對(duì)話框中輸入要轉(zhuǎn)換的目標(biāo)數(shù)據(jù)庫名稱，單擊“保存”按鈕，結(jié)束高版本轉(zhuǎn)低版本數(shù)據(jù)庫或低版本數(shù)據(jù)庫向高版本數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)換。圖3-14選擇轉(zhuǎn)換格式菜單2．壓縮與修復(fù)數(shù)據(jù)庫壓縮數(shù)據(jù)庫可以重新整理磁盤，清除“碎片”，有效地使用磁盤空間，提高數(shù)據(jù)庫的使用效率。而在對(duì)數(shù)據(jù)庫操作時(shí)，若發(fā)生意外事故，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)遭到破壞，則可通過修復(fù)功能將其進(jìn)行修復(fù)。數(shù)據(jù)庫壓縮操作過程如下：

(1)在Access2003主菜單下，單擊“工具”→“數(shù)據(jù)庫實(shí)用工具”→“壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫”選項(xiàng)，打開“壓縮數(shù)據(jù)來源”窗口。

(2)在“壓縮數(shù)據(jù)來源”窗口選擇要壓縮的數(shù)據(jù)庫文件，再單擊“壓縮”按鈕，打開“將數(shù)據(jù)庫壓縮為”窗口

(3)在“將數(shù)據(jù)庫壓縮為”窗口輸入壓縮后的數(shù)據(jù)庫文件名，單擊“保存”按鈕，開始對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行壓縮。