《有效的電郵手冊》課件

打造《有效的電郵手冊》加強你的電郵技能，提升你的工作表現(xiàn)什么是電子郵件定義電子郵件是指利用互聯(lián)網(wǎng)進行郵件信息傳遞的一種通信方式。歷史電子郵件起源于20世紀60年代，當時，人們通過命令行界面（CLI）發(fā)送電子郵件。用途電子郵件常用于個人，商務和官方的通信，也被用于訂閱新聞和商業(yè)營銷。電子郵件的優(yōu)點高效便捷電子郵件的傳輸是瞬間完成的，不受時間，空間限制，能夠幫助我們便利快速地和他人溝通。全球協(xié)作不論身處何地，我們都可以通過電子郵件與世界各地的人們進行溝通和協(xié)作。記錄歷史歸檔管理您的郵件，讓您永久保存電子郵件，方便日后查找和審查工作。隨時隨地電子郵件客戶端和移動設備讓您在任何時候，任何地點都能收發(fā)電子郵件，方便您及時跟蹤工作。電子郵件的缺點1信息超載日積月累，電子郵件堆積如山，對溝通效率和精神狀態(tài)造成了負面影響。2信息泄露不當使用電子郵件，可能導致信息泄露和隱私泄露，給自己帶來損失。3溝通誤解當使用電子郵件進行溝通時，容易產生歧義，導致溝通誤解和沖突。電子郵件的類型收件箱接收郵件存儲的地方發(fā)件箱用于保存已發(fā)送但尚未被接收者收取的郵件草稿箱用于暫存還未完成的郵件垃圾郵件指非法或未經許可發(fā)送的垃圾郵件電子郵件的基本結構發(fā)送人電子郵件發(fā)送者的姓名和郵件地址。收件人必填項，用于指定郵件的接收者。主題電子郵件的概括性標題附件電子郵件中攜帶的附加信息，可為文件，圖像，音頻等。抄送和密送郵件所附抄送和密送地址，用于同時將郵件抄送或密送給其他人。電子郵件正文郵件的主體部分，包含了電子郵件的主要內容。電子郵件的發(fā)送流程11.信息輸入填寫電子郵件的主題，正文，附件，抄送和密送地址等基本信息。22.信息校驗核對電子郵件相關信息，檢查郵件發(fā)送的相關規(guī)則。33.信息發(fā)送將填寫好的電子郵件發(fā)送至指定的郵件服務器，等待服務器進行郵件處理。電子郵件的接收流程11.發(fā)送郵件發(fā)送者發(fā)送郵件到指定服務器。22.郵件傳輸郵件服務器之間傳輸郵件直到到達接收服務器。33.郵件存儲接收服務器將郵件存儲到收件箱之中。44.郵件查看收件人使用客戶端軟件查看郵件內容。電子郵件的保存與歸檔創(chuàng)建文件夾按時間，主題，人物等需要創(chuàng)建文件夾進行歸檔更加高效言簡。郵件歸檔利用檢索工具進行歸檔查詢等特定郵件的檢索，一目了然。備份存儲使用專業(yè)的電子郵件備份存儲工具，保險的妥善保存你的郵件。電子郵件的安全性密碼管理創(chuàng)造一個安全的密碼，并定期更換密碼，以確保電子郵件賬號不被黑客入侵。鏈接警惕不隨意點擊來自未知或可疑電子郵件的鏈接和附件。病毒防護安裝和更新防病毒軟件，保證本地病毒和木馬的清除和防護。電子郵件的禮儀與規(guī)范郵件用語電子郵件應該注意用語得體，盡量使用禮貌的語言。郵件簽名附上電子郵件個性化簽名，能夠展示更專業(yè)的形象和文化素養(yǎng)。郵件抄送電子郵件抄送人應依據(jù)具體情況而定，不要在無須抄送的人員中添加。如何寫好電子郵件1主題明確清晰明確地描述郵件主題，又能讓人感到舒適輕松的開口白。2排版規(guī)范郵件排版清晰，簡潔明了，步驟可以詳細說明、重點內容可以加粗、斜體3信息盡量精煉內容簡明，把最重要的信息擺在前面措辭謹慎，不泛濫情緒。電子郵件的格式全文格式字體——宋體字號——3號字字體顏色——黑色行距——固定值。附件格式電子郵件附件格式應盡量和接收人兼容，當不確定對方的系統(tǒng)或軟件版本時，最好使用通用性高的格式。如何回復和轉發(fā)電子郵件1回復回復郵件時應準確理解郵件內容，不直接刪除原文，根據(jù)內容準確分類回復。2轉發(fā)轉發(fā)電子郵件時務必準確把握郵件內容,合理把控轉發(fā)范圍,并在郵件附言中進行必要的說明。如何刪除電子郵件向后刪除將選中的電子郵件或文件放入回收站。可根據(jù)自己的需求選擇性地還原或永久刪除文件。徹底清除徹底清除電子郵件文件。刪除過程中，用戶可選擇刪除范圍，例如只包括當前文件夾、整個郵箱或者其他。如何搜索電子郵件郵件主題使用關鍵詞或主題來搜索查找。發(fā)件人/收件人根據(jù)發(fā)件人或收件人的姓名，郵件地址進行郵件搜索。郵件時間根據(jù)郵件時間（日、月、年等）進行檢索查找郵件。電子郵件的常見問題和解決方案電子郵件賬戶登錄問題輸入正確的賬號和密碼，確保網(wǎng)絡連接正常，沒有網(wǎng)絡屏蔽程序等。郵件發(fā)送失敗檢查郵件格式、大小和附件，以及收發(fā)郵箱設置和網(wǎng)絡環(huán)境。郵件無法打開更換不同的瀏覽器或使用專業(yè)的郵件客戶端。電