加強基礎(chǔ)建設(shè)-規(guī)范樞紐運作促進集團公司高效協(xié)調(diào)發(fā)展

加強根底建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)樞紐運作

促進集團公司高效協(xié)調(diào)進展秘書處2023年9月6日1一、秘書處主要職能和職責(zé)二、秘書處主要工作狀況三、有關(guān)工作及要求2一、秘書處主要職能和職責(zé)3集團公司成立兩年多來，秘書處在總經(jīng)部的直接領(lǐng)導(dǎo)下，在部內(nèi)各處室和系統(tǒng)各單位的大力支持下，緊緊圍繞總經(jīng)部“五個中心”的職能要求，完善根底體系，標(biāo)準(zhǔn)運作流程，暢通聯(lián)系渠道，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，督辦決策落實，效勞公司全局，充分發(fā)揮樞紐和橋梁作用，樂觀做好公司領(lǐng)導(dǎo)秘書工作和辦公室文秘工作，保障了公司各項工作的開展。4公司領(lǐng)導(dǎo)秘書工作職責(zé)公文處理及要情摘登文稿撰寫及審核把關(guān)信息收集、反響幫助調(diào)研、決策及催促落實公司領(lǐng)導(dǎo)、部門之間工作協(xié)調(diào)對外公務(wù)聯(lián)絡(luò)及公共關(guān)系處理會務(wù)工作及政務(wù)信息傳遞工作打算預(yù)安排及外出日程安排5辦公室文秘工作職責(zé)文件及簽報的收發(fā)、流轉(zhuǎn)公司本部及系統(tǒng)檔案治理工作領(lǐng)導(dǎo)講話及各類公司文件的起草本部會議的統(tǒng)籌安排及重大會議的會務(wù)組織協(xié)調(diào)工作關(guān)系及催促檢查保密工作及機要文件交換總值班室及重要狀況報告文件及材料的錄入、排版、印發(fā)公司印信治理總經(jīng)部秘書工作6二、秘書處主要工作狀況7主要工作狀況領(lǐng)導(dǎo)秘書工作忠于職守，甘于奉獻，嚴守機密圍繞領(lǐng)導(dǎo)中心工作，增加工作實效為領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研、決策當(dāng)好參謀和助手文件處理準(zhǔn)時標(biāo)準(zhǔn)，審核把關(guān)準(zhǔn)確到位對內(nèi)協(xié)調(diào)高效有序、對外接待熱忱周到8主要工作狀況文件流轉(zhuǎn)制定公文處理方法、公文審批治理制度建立和完善公司系統(tǒng)文件運作體系，制訂和優(yōu)化文件運轉(zhuǎn)流程，充分發(fā)揮樞紐作用會同信息中心共同實施無紙化辦公工程兩年多來，處理各類收發(fā)文14000余件、簽報1900余件，做到無過失、無延誤9文件運轉(zhuǎn)流程－系統(tǒng)內(nèi)公司收文秘書處文書收文登記總經(jīng)部主任擬辦公司領(lǐng)導(dǎo)閱批主辦部門秘書主辦部門主任閱批主辦處處長批辦主辦人員閱辦系統(tǒng)各單位通過OA系統(tǒng)上報文件秘書處文書部門文件10文件運轉(zhuǎn)流程－系統(tǒng)內(nèi)公司發(fā)文擬稿人起草文件本處處長審核部門主任審核或簽發(fā)部門秘書秘書處文書秘書處處長核稿公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)秘書處文印室排版擬稿人校對系統(tǒng)各單位文書收文秘書處文書編號文印室通過OA系統(tǒng)發(fā)送部門發(fā)文11主要工作狀況檔案治理工作制度化：制定檔案治理方法、文件材料歸檔方法、電子文件及歸檔治理方法標(biāo)準(zhǔn)化：對文件進展收集、整理、供給利用，兩年來共歸檔文件7600余件，全部符合國家標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)代化：公司本部建立了電子檔案治理系統(tǒng)系統(tǒng)化：舉辦檔案治理業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、召開建設(shè)工程檔案治理現(xiàn)場閱歷溝通會，對工程竣工檔案進展專項驗收，對機組達標(biāo)投產(chǎn)工程的檔案進展檢查，全面指導(dǎo)公司系統(tǒng)檔案工作12主要工作狀況文件及材料的起草起草重要會議的領(lǐng)導(dǎo)講話起草向上級部門的匯報材料起草公司信函、回復(fù)意見起草公司有關(guān)規(guī)章制度整理重要會議的領(lǐng)導(dǎo)講話錄音轉(zhuǎn)發(fā)上級部門重要文件13主要工作狀況會議治理工作制定并修訂本部會議治理方法統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本部各部門會議安排，對本部會議實行打算治理：年初制訂會議年度打算，每月制訂會議月度打算，嚴格打算外會議審批制度，實行切實措施努力減輕基層負擔(dān)組織落實53次黨組會、80次總經(jīng)理辦公會的會務(wù)工作和會議紀要的起草工作做好重要會議、重要活動的效勞工作14主要工作狀況協(xié)調(diào)工作關(guān)系及督辦落實協(xié)調(diào)部門之間、部門與基層單位之間的工作關(guān)系，推動各種問題的解決盡快傳達公司重大會議精神，檢查各單位貫徹執(zhí)行狀況，督辦會議決策的落實樂觀收集、整理基層單位反映意見，落實部門責(zé)任，催促盡快辦理15主要工作狀況保密工作成立集團公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強對系統(tǒng)保密工作的指導(dǎo)制定了保密工作規(guī)定，明確了國家隱秘及其密級具體范圍標(biāo)準(zhǔn)本部中心文件、涉密文件的閱讀和治理工作加強電子文件涉密治理，在文件流轉(zhuǎn)、印制、發(fā)送過程中，強化保密意識16主要工作狀況機要文件交換機要文件交換準(zhǔn)時快速，傳遞暢通累計收發(fā)四萬余件，杜絕了失密和泄密大事的發(fā)生主動為在京直屬單位做好文件交換效勞工作，以削減交換環(huán)節(jié)，提高傳遞效率集團公司連續(xù)兩年被中心國家機關(guān)機要文件交換站評為“優(yōu)秀交換集體”，處里兩位同志榮獲“優(yōu)秀交換員”稱號17主要工作狀況總值班室及重要狀況報告設(shè)立集團公司總值班室，實行24小時值班，確保了政務(wù)信息暢通制訂值班制度，實現(xiàn)了值班工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化建立重要狀況報告制度，確保了重要狀況的準(zhǔn)時上報18主要工作狀況文印室工作加強過程治理，制定了文印室工作流程，明確人員、責(zé)任到位文件錄入、排版標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確文件印制、印發(fā)快速準(zhǔn)時，保質(zhì)保量自集團公司成立以來，累計文件、材料印制量到達588萬張，滿足公司運轉(zhuǎn)需求貫徹?zé)o紙化辦公要求，大力節(jié)省用紙19三、有關(guān)工作及要求20總體要求辦公室文秘工作承上啟下、協(xié)調(diào)內(nèi)外，不僅工作量大、頭緒繁多，而且悄悄無聞，但各項工作都關(guān)系到企業(yè)、甚至是公司系統(tǒng)的大局。因此寬闊文秘工作人員一方面要勤于學(xué)習(xí)，提高素養(yǎng)，在實際工作中培育提高自身的各種力量，發(fā)揚無私奉獻的精神，甘做無名英雄，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、為部門、為基層做好效勞；另一方面要立足本職，放眼全局，把自己的工作與企業(yè)的工作、與公司系統(tǒng)的工作結(jié)合起來，推動企業(yè)和公司系統(tǒng)的整體運轉(zhuǎn)，促進集團公司高效協(xié)調(diào)進展。21幾項具體工作及要求1、無紙化辦公工程2、檔案治理工作3、發(fā)文范圍及系統(tǒng)簿4、重大事項報告制度221、無紙化辦公工程23工程的決策及目的2023年8月，集團公司信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組第一次會議確定樂觀穩(wěn)步推動公司系統(tǒng)信息化建設(shè)，要求2023年8月到達無紙化辦公2023年7月18日，集團公司總經(jīng)理辦公會明確8月8日無紙化辦公正式運行，依據(jù)“高效、共享、安全、保密”的原則指導(dǎo)各項工作貫徹黨中心、國務(wù)院關(guān)于建設(shè)節(jié)省型社會和進展循環(huán)經(jīng)濟的精神，推動節(jié)省型企業(yè)的建設(shè)加快信息傳遞速度，提高文件運轉(zhuǎn)效率，降低運行本錢無紙化辦公工程24無紙化辦公工程無紙化辦公與傳統(tǒng)辦公的比照文件傳輸、歸檔、檢索：紙質(zhì)文件郵遞傳輸變?yōu)殡娮游募鬏?，速度大為提高；手工歸檔變?yōu)殡娮游募w檔，便于檢索和查詢辦公本錢：節(jié)省用紙，降低文件印刷、郵遞費用治理流程：文件流轉(zhuǎn)程序更加清晰、標(biāo)準(zhǔn)，便于治理辦公效率：增加整體協(xié)作意識，提升整體治理體系效率25總體實施進度2023年8月～9月進展調(diào)研2023年10月設(shè)計建設(shè)方案2023年11月招標(biāo)選定廠家2023年1月～3月完成程序的開發(fā)2023年4月進展試點2023年5月～6月完成培訓(xùn)2023年6月啟動雙軌試運行2023年7月啟動單軌試運行2023年8月8日正式運行無紙化辦公工程26無紙化辦公工程無紙化辦公的具體要求〔公司本部〕－－收文27無紙化辦公工程無紙化辦公的具體要求〔公司本部〕－－發(fā)文28無紙化辦公工程無紙化辦公的具體要求〔公司本部〕－－簽報29無紙化辦公工程無紙化辦公的具體要求〔辦公本部〕－－其它材料30無紙化辦公工程對系統(tǒng)各單位的具體要求收文：集團公司下發(fā)系統(tǒng)各單位的文件除涉及國家隱秘的文件外，均通過OA系統(tǒng)發(fā)送，不再寄送紙質(zhì)文件發(fā)文：系統(tǒng)各單位向集團公司及集團公司本部各部門報送的文件除涉及國家隱秘的文件外，均應(yīng)為電子文件且通過OA系統(tǒng)發(fā)送，集團公司不再受理各單位上報的紙質(zhì)文件31無紙化辦公工程對系統(tǒng)各單位的具體要求技術(shù)保障措施：系統(tǒng)各單位技術(shù)人員要隨時查看更新信息，對OA系統(tǒng)版本進展刷新；各單位OA效勞器無特殊狀況必需保持24小時運行其它方面：系統(tǒng)各單位要參照集團公司本部無紙化辦公工程實施的范圍和要求制訂本單位的無紙化辦公實施方案，以最大限度地節(jié)省紙張，降低運營本錢32無紙化辦公工程無紙化辦公工程自8月8日正式運行以來，總體狀況是好的，到達了預(yù)期的目的。下一步有關(guān)工作要求：人員：加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，實現(xiàn)文件格式的標(biāo)準(zhǔn)，保證文件的正常發(fā)送和接收技術(shù)：加強系統(tǒng)維護，確保機器的正常運行332、檔案治理工作34檔案治理工作企業(yè)檔案治理是企業(yè)治理工作的一項重要內(nèi)容。近期，國家就企業(yè)檔案治理工作出臺了一系列治理方法：《國有企業(yè)文件材料歸檔方法》《關(guān)于加強檔案信息資源開發(fā)利用工作意見》《關(guān)于加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見》35檔案治理工作通過書面調(diào)研，反映出公司系統(tǒng)檔案治理工作總體狀況是好的：領(lǐng)導(dǎo)重視，發(fā)揮檔案治理機構(gòu)的作用，加強制度建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)嚴格執(zhí)行國家有關(guān)政策法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)依法治理檔案的意識進一步提升加強培訓(xùn)，檔案隊伍的年齡和學(xué)問構(gòu)造得到優(yōu)化，綜合素養(yǎng)明顯提高檔案治理的根底設(shè)施和設(shè)備條件得到改善36檔案治理工作公司系統(tǒng)檔案工作中存在的問題同樣不容無視：檔案治理還不適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)治理的要求，治理意識落后；人員力氣薄弱、素養(yǎng)亟待提高；信息化程度較低，設(shè)施設(shè)備需要完善加強；建設(shè)工程中，一些工程單位與施工單位連接不到位，責(zé)任不清晰，在檔案的收集和整理上需進一步改進和加強。37檔案治理工作對各單位檔案治理工作的幾項要求：(一)進一步提高生疏，增加責(zé)任感和自覺性。將檔案工作納入企業(yè)進展規(guī)劃和年度打算，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制?！捕臣訌娭贫冉ㄔO(shè)，標(biāo)準(zhǔn)檔案治理，促進依法治檔。38檔案治理工作〔三〕設(shè)立檔案機構(gòu)，配備專職檔案人員。加強培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)力量和綜合素養(yǎng)。檔案人員要與專業(yè)技術(shù)人員、治理人員享受同等待遇?！菜摹硰娀字卫恚涌旒夹g(shù)更新，配備適應(yīng)工作需要的設(shè)備設(shè)施?！参濉趁鞔_各單位辦公室或總經(jīng)部為檔案工作歸口治理部門。39檔案治理工作需要強調(diào)的幾項工作：〔1〕建設(shè)工程檔案治理〔2〕電子文件歸檔治理〔3〕建立電子檔案治理系統(tǒng)40檔案治理工作〔1〕建設(shè)工程檔案治理建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程從醞釀、決策到建成投產(chǎn)全過程活動的真實記錄和縮影，是建設(shè)工程的重要組成局部，是機組達標(biāo)投產(chǎn)的考核指標(biāo)之一，也是進展生產(chǎn)經(jīng)營的必要條件。近期公司轉(zhuǎn)發(fā)了國家檔案局《關(guān)于做好2023年國家重點建設(shè)工程檔案工作的通知》41檔案治理工作〔1〕建設(shè)工程檔案治理工程建設(shè)工程檔案治理工作要和工程建設(shè)同步推動建設(shè)工程檔案治理不僅僅是建設(shè)單位單方面的工作，需要建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備供給及安裝等參建單位共同來完成確保從工程前期、開工、施工到竣工驗收的各階段檔案資料的完整歸檔42檔案治理工作〔2〕電子文件歸檔治理使用電子文件范圍擴大、數(shù)量增多協(xié)作無紙化辦公工程的實施需求實現(xiàn)電子檔案治理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化43檔案治理工作〔2〕電子文件歸檔治理制訂和下發(fā)《中國華電集團公司電子文件歸檔治理方法〔暫行〕》轉(zhuǎn)發(fā)國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與治理標(biāo)準(zhǔn)》44檔案治理工作〔3〕建立電子檔案治理系統(tǒng)轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局《關(guān)于加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見》和下發(fā)《中國華電集團公司電子文件歸檔治理方法》中均明確提出系統(tǒng)各單位必需建立適應(yīng)企業(yè)信息化要求的電子檔案治理系統(tǒng)，為下一步公司系統(tǒng)檔案治理網(wǎng)絡(luò)的建立奠定根底。45檔案治理工作〔3〕建立電子檔案治理系統(tǒng)近期又下發(fā)了《關(guān)于重申建立電子檔案治理系統(tǒng)和推舉電子檔案治理軟件的通知》〔中國華電總函[2023]41號〕，再次進展了重申。請各單位高度重視此項工作，依據(jù)要求配備電子檔案治理軟件和相應(yīng)的硬件設(shè)備，建立起電子檔案治理系統(tǒng)。集團公司將適時進展檢查。46檔案治理工作〔3〕建立電子檔案治理系統(tǒng)應(yīng)系統(tǒng)有關(guān)單位的要求，結(jié)合本部實施狀況，依據(jù)集團公司信息化建設(shè)總體規(guī)劃，電子檔案系統(tǒng)的技術(shù)框架應(yīng)滿足數(shù)據(jù)集中要求，將在公司本部實施的東方飛揚檔案治理系統(tǒng)軟件向全系統(tǒng)進展推舉。建議尚未建設(shè)或需要更新檔案治理系統(tǒng)的單位于9月底以前與東方飛揚軟件公司聯(lián)系，集團公司將于十月舉辦軟件安裝、使用培訓(xùn)班，對購置軟件單位的有關(guān)人員進展集中培訓(xùn)。473、發(fā)文范圍及系統(tǒng)簿48發(fā)文范圍為標(biāo)準(zhǔn)治理層面，明確發(fā)文范圍，公司下發(fā)了《關(guān)于明確集團公司普發(fā)性文件發(fā)送范圍的通知》〔中國華電總[2023]506號〕普發(fā)性文件直接發(fā)送單位共84家：分公司、代表處、辦事處〔共11家〕內(nèi)部核算單位〔共3家〕全資企業(yè)〔共22家〕控股企業(yè)〔共45家〕工程籌建處〔共3家〕49發(fā)文范圍一些單位的下屬企業(yè)不再由公司直接發(fā)文，而由這些單位進展轉(zhuǎn)發(fā)：華電國際、華電能源股份公司貴州烏江水電開發(fā)公司華電福建、四川、云南發(fā)電公司上海華電電力公司參股企業(yè)不作為普發(fā)性文件直接發(fā)送單位50系統(tǒng)簿為便利系統(tǒng)各單位的聯(lián)系，準(zhǔn)時更新信息，在系統(tǒng)網(wǎng)站、公司本部辦公網(wǎng)站上公布了系統(tǒng)簿公司系統(tǒng)新單位的設(shè)立、舊單位名稱的變更，單位主要負責(zé)人、部門負責(zé)人的變更都需更新簿內(nèi)容由各單位負責(zé)本單位簿信息的準(zhǔn)確性。如需更新，請盡快與我們聯(lián)系：聯(lián)系人：關(guān)翔聯(lián)系：010－51966000514、重要狀況報告制度52重要狀況報告制度為準(zhǔn)時把握和妥當(dāng)處理集團公司系統(tǒng)發(fā)生的重大大事，保證公司改革、進展和穩(wěn)定等各項工作的順當(dāng)推動，集團公司于成立之初就建立了重要狀況報告制度，并下發(fā)了《關(guān)于建立公司系統(tǒng)重要狀況報告制度的通知》〔中國華電總[2023]123號〕。53重要狀況報告制度制