高校圖書館期刊采購(gòu)合同管理研究

高校圖書館期刊采購(gòu)合同管理研究

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)家頒布了《中華人民共和國(guó)招標(biāo)法》和《中華人民共和國(guó)采購(gòu)法》。教育部圖書館信息引導(dǎo)委員會(huì)于2006年制定并發(fā)布了《普通高中圖書館文獻(xiàn)集中采購(gòu)工作指導(dǎo)意見》，直接基于圖書館文獻(xiàn)的集中采購(gòu)。目前,期刊招標(biāo)采購(gòu)成為圖書館期刊采購(gòu)市場(chǎng)化運(yùn)作的新模式,給圖書館帶來(lái)了實(shí)實(shí)在在的收益,使圖書館的文獻(xiàn)資源建設(shè)工作更加規(guī)范。隨著圖書館招標(biāo)采購(gòu)的開展,一些問(wèn)題也逐漸顯現(xiàn)出來(lái),其中最為明顯的是圖書館的采購(gòu)合同管理欠缺,尤其是合同履約管理缺位。合同管理是以合同的洽談、草擬、簽訂、生效開始,直至合同失效為止。合同管理不僅要重視簽訂前的管理,更要重視簽訂后的管理。圖書館中涉及合同條款內(nèi)容的各業(yè)務(wù)部門應(yīng)共同管理,注重履約全過(guò)程的情況變化,特別要掌握對(duì)圖書館不利的變化,及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或中止和終止。筆者結(jié)合多年工作實(shí)踐,對(duì)期刊采購(gòu)合同管理及履約過(guò)程中存在的問(wèn)題及成因進(jìn)行分析,并提出相應(yīng)的解決措施。1制定期刊招標(biāo)采購(gòu)合同,保障圖書館的期刊采購(gòu)以往期刊供應(yīng)市場(chǎng)是郵局獨(dú)大的局面,正是因?yàn)闆](méi)有競(jìng)爭(zhēng)壓力,供應(yīng)商的服務(wù)理念、工作效率、質(zhì)量長(zhǎng)期得不到提升,直接影響到圖書館期刊服務(wù)工作。而在期刊采購(gòu)招標(biāo)的環(huán)境下,各供應(yīng)商競(jìng)相提供優(yōu)惠、附加服務(wù),并對(duì)服務(wù)水平做出承諾,積極聽取圖書館的意見,根據(jù)各圖書館的特殊信息需要提供有針對(duì)性的解決方案。這為圖書館提高期刊服務(wù)質(zhì)量奠定了基礎(chǔ)。期刊招標(biāo)采購(gòu)合同為圖書館的期刊采購(gòu)工作提供了法律保障。圖書館與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同后,一切以合同條款為準(zhǔn),既對(duì)招標(biāo)后的期刊質(zhì)量提供了強(qiáng)有力的保障,也使期刊采購(gòu)配套服務(wù)有了法律依據(jù)。以往圖書館與供應(yīng)商之間的業(yè)務(wù)往來(lái)大多建立在相互信任上,一方人員變動(dòng)就可能影響到雙方的合作,如果缺少法律的約束和保護(hù),圖書館的利益常常受到侵害而無(wú)法追償。期刊采購(gòu)工作的周期長(zhǎng)、催缺和補(bǔ)缺等業(yè)務(wù)繁雜,在沒(méi)有合同約束情況下,圖書館的要求經(jīng)常難以實(shí)現(xiàn),導(dǎo)致圖書館的讀者服務(wù)工作被動(dòng)。圖書館期刊招標(biāo)采購(gòu)的最終目標(biāo)是保障期刊采購(gòu)工作順利開展,價(jià)格優(yōu)惠、附加服務(wù)并非首要目標(biāo)。圖書館較為關(guān)心采購(gòu)期刊能否及時(shí)到館、到齊,即期刊的時(shí)效性與完整性。通過(guò)近幾年的招標(biāo)采購(gòu)實(shí)踐筆者發(fā)現(xiàn),圖書館的到刊情況得到了一定程度的改善,但還遠(yuǎn)不能達(dá)到圖書館的預(yù)期,這主要是因?yàn)槠诳少?gòu)合同管理薄弱造成的。期刊采購(gòu)合同管理乏力的成因主要可歸納為以下幾個(gè)方面。2.1期刊管理部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)的采購(gòu)工作目前,圖書館多采用大采訪工作模式,期刊采訪業(yè)務(wù)、期刊招標(biāo)采購(gòu)、合同擬定由資源建設(shè)部門負(fù)責(zé),期刊登到管理由讀者服務(wù)部門負(fù)責(zé)。這造成了期刊采購(gòu)周期長(zhǎng)、各種異常情況時(shí)有發(fā)生,面對(duì)這些問(wèn)題圖書館需要及時(shí)與供應(yīng)商溝通、協(xié)商。而圖書館對(duì)期刊的采購(gòu)與管理分部門進(jìn)行導(dǎo)致異常信息的反饋過(guò)程經(jīng)常要經(jīng)過(guò)幾個(gè)部門,因此存在協(xié)調(diào)不夠到位、機(jī)制不夠健全、責(zé)任不夠明確等問(wèn)題,導(dǎo)致合同管理不能貫穿始終。2.2監(jiān)管條款的缺失圖書館的采購(gòu)合同一般由圖書館自行擬訂,合同內(nèi)容大多建立在原有工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,因而多為服務(wù)細(xì)節(jié)而缺少監(jiān)管條款。這主要是因?yàn)槠诳少?gòu)合同是新興事物,圖書館沒(méi)有太多實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可供借鑒。期刊采購(gòu)合同自身的缺陷造成圖書館難以對(duì)合同履約情況進(jìn)行監(jiān)管,缺少必要的管理措施,以致合同的管理只能停留在雙方不斷協(xié)商、磨合的層面。2.3期刊發(fā)行過(guò)程變化給經(jīng)營(yíng)及圖書館的影響我國(guó)期刊的出版發(fā)行還很不規(guī)范,尤其是近幾年,隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和科學(xué)研究的推進(jìn),期刊的出版發(fā)行表現(xiàn)出越來(lái)越多、越來(lái)越頻繁的變化。期刊發(fā)行渠道、訂購(gòu)標(biāo)識(shí)、刊名、出版頻率的變化給供應(yīng)商的服務(wù)及圖書館的跟蹤監(jiān)管帶來(lái)一定的困難。期刊出版過(guò)程中的分刊、合刊、休刊、停刊、復(fù)刊等變化往往給每年的訂購(gòu)工作帶來(lái)諸多問(wèn)題,處理起來(lái)非常麻煩,對(duì)期刊的管理、利用和收藏造成嚴(yán)重的影響。圖書館原來(lái)的期刊管理的水平與招標(biāo)采購(gòu)環(huán)境下的管理要求有相當(dāng)大的差距,期刊管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的意識(shí)還沒(méi)有延伸到期刊采購(gòu)合同管理工作中。2.4圖書館的專業(yè)能力期刊供應(yīng)商為了能夠中標(biāo),多在標(biāo)書中羅列大量附加服務(wù),以獲得圖書館的青睞。但從目前的招投標(biāo)情況來(lái)看,中標(biāo)后完全履行投標(biāo)承諾的商家并不多。這些得不到兌現(xiàn)的承諾干擾了圖書館對(duì)期刊采購(gòu)合同中關(guān)于服務(wù)項(xiàng)目的具體要求,在圖書館看來(lái)合同中的條款有些是難以做到的,所以在合同履約過(guò)程中放松了對(duì)這些條款的監(jiān)管,從而弱化了期刊招標(biāo)采購(gòu)的實(shí)際效果。要提高合同管理的水平,必須由一定的組織機(jī)構(gòu)和人員來(lái)完成合同管理的任務(wù),以使合同管理工作專門化和專業(yè)化。合同管理的最終目的是實(shí)現(xiàn)采購(gòu)目標(biāo),而非為了合同管理而管理,因此要為合同管理夯實(shí)基礎(chǔ),盡可能降低管理的難度。3.1招標(biāo)文件、采購(gòu)合同文本的整理與分析一份完整、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)钠诳少?gòu)合同本身就是合同履約管理工作的基礎(chǔ)。例如,中國(guó)海洋大學(xué)圖書館(以下簡(jiǎn)稱我館)在期刊采購(gòu)招標(biāo)前,在對(duì)前兩次期刊采購(gòu)招標(biāo)工作的經(jīng)驗(yàn)和采購(gòu)合同履約情況進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上對(duì)本次招標(biāo)文件、采購(gòu)合同文本進(jìn)行了細(xì)致梳理,特別強(qiáng)調(diào)如下內(nèi)容:(1)力求合同文字準(zhǔn)確,避免因合同文字的歧義和誤解導(dǎo)致合同難以履行或引起爭(zhēng)議。依法訂立有效的合同,通過(guò)準(zhǔn)確、明晰的合同文字體現(xiàn)雙方的真實(shí)意愿。(2)明確違約責(zé)任,并注重違約責(zé)任的可計(jì)量性與可實(shí)施性?？朔瓉?lái)的合同由于只講“好話”、不講“丑話”造成的違約責(zé)任缺項(xiàng),同時(shí)避免合同出現(xiàn)違約責(zé)任定量難、執(zhí)行難的情況。3.2圖書館業(yè)務(wù)人員對(duì)合同管理的認(rèn)識(shí)較少合同管理是對(duì)合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止或解除全過(guò)程的管理。圖書館往往只對(duì)合同的草擬階段高度重視,一旦合同簽訂了,就被束之高閣,甚至忘記了合同履行過(guò)程是實(shí)現(xiàn)權(quán)利與義務(wù)的過(guò)程,僅僅把它看成是一種程序或形式。因此,合同管理的問(wèn)題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期的履行階段。圖書館業(yè)務(wù)人員缺少簽訂采購(gòu)合同所需的經(jīng)濟(jì)、管理及法律知識(shí),對(duì)合同管理工作的認(rèn)識(shí)有限。因此,圖書館應(yīng)有針對(duì)性地對(duì)工作人員開展培訓(xùn),幫助業(yè)務(wù)人員提高認(rèn)識(shí)。3.3合同簽訂、合同執(zhí)行等費(fèi)用的執(zhí)行力度不夠圖書館與供應(yīng)商簽訂期刊采購(gòu)合同后,由資源建設(shè)部負(fù)責(zé)人向期刊采購(gòu)執(zhí)行人及負(fù)責(zé)期刊驗(yàn)收管理的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同交底,全面陳述合同背景、合同工作范圍、合同目標(biāo)、合同執(zhí)行要點(diǎn)及特殊情況處理。這項(xiàng)工作的缺位往往會(huì)造成合同簽訂與合同執(zhí)行脫節(jié),致使合同被鎖在文件柜或部門負(fù)責(zé)人的抽屜內(nèi),其他人員只知其相關(guān)工作職責(zé),而對(duì)合同的總體情況知之甚少,甚至完全不了解合同的具體內(nèi)容,給日后的合同糾紛埋下了隱患。因此,進(jìn)行合同交底工作時(shí),應(yīng)一次性將合同條款講透、說(shuō)全。圖書館可以采取業(yè)務(wù)交流會(huì)議的方式幫助業(yè)務(wù)人員盡快熟悉合同文本,以使其對(duì)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題有正確的判斷。4合同違反義務(wù)所產(chǎn)生的效力簽訂期刊采購(gòu)合同的目的在于保障采購(gòu)活動(dòng)能夠及時(shí)、有效地履行,合同一經(jīng)雙方簽訂即產(chǎn)生效力。圖書館和供應(yīng)商均應(yīng)按照誠(chéng)實(shí)守信原則和全面履行原則完成合同約定的本方義務(wù),實(shí)現(xiàn)各自的權(quán)利,使各方的目的得以實(shí)現(xiàn)。圖的過(guò)程,不可預(yù)見的情況較多,容易出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。針對(duì)合同履約管理工作,我館主要采取了以下幾項(xiàng)措施。4.1送刊頻次保證金的結(jié)算我館對(duì)服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行了細(xì)分,尤其細(xì)化了期刊訂到率、到貨率、到準(zhǔn)率、送刊頻次、送達(dá)時(shí)間、缺刊補(bǔ)缺、信息反饋等服務(wù)項(xiàng)目的實(shí)質(zhì)性規(guī)定,并在合同中明確了有關(guān)計(jì)量方法、考核標(biāo)準(zhǔn)及保障措施。例如,我館在期刊結(jié)算時(shí)采用保證金制;期刊付款時(shí)支付應(yīng)付款的90%,剩余部分作為服務(wù)保證金;保證金的支付又分為70%和30%兩部分,70%為缺刊保證金,30%為送刊頻次保證金。若期刊的訂到率和到貨率均為100%,即無(wú)缺刊,則支付缺刊保證金;若有缺刊,則缺刊保證金結(jié)算方法如下:(1)若缺刊以復(fù)制品補(bǔ)送,則供應(yīng)商須按本冊(cè)期刊的原價(jià)退還作為補(bǔ)償,并且保證復(fù)制品的印刷與裝幀質(zhì)量;(2)若有缺刊且又未以復(fù)制品補(bǔ)送,則供應(yīng)商須按本冊(cè)期刊原價(jià)的10倍賠付;(3)若缺刊款之和小于缺刊保證金總額,則從缺刊保證金中扣除缺刊款項(xiàng)后支付余額,若缺刊款之和大于缺刊保證金總額,則視為供應(yīng)商違約,依合同中違約條款處理。我館對(duì)送刊頻次的要求具體化、可計(jì)量化,根據(jù)各供應(yīng)商供應(yīng)期刊的出版頻率區(qū)別計(jì)量。其中本地供應(yīng)商全年送刊頻次不低于300次,外地供應(yīng)商不低于80次,寒暑假及法定假日除外。送刊頻次保證金結(jié)算方法如下(以本地供應(yīng)商為例):(1)供應(yīng)商在每天送刊1次的情況下,若全年送刊次數(shù)大于或等于300,則甲方支付全額送刊頻次保證金;(2)供應(yīng)商在每周送刊次數(shù)不低于5次的情況下,若全年送刊次數(shù)小于300,則甲方實(shí)際支付額為:送刊頻次保證金×實(shí)際送刊次數(shù);300(3)供應(yīng)商一周送刊次數(shù)若低于5次,則每少一次扣除兩次送刊應(yīng)得的送刊頻次保證金,低于3次則扣除本周送刊頻次保證金全額。4.2期刊采購(gòu)方案調(diào)整履約管理的目的是保證合同的完整履行,實(shí)現(xiàn)圖書館對(duì)期刊訂到率、到貨率、送刊頻率、送達(dá)時(shí)間、缺刊補(bǔ)缺、信息反饋等服務(wù)項(xiàng)目的具體要求。為減少履約管理難度,便于雙方工作,減少不必要的風(fēng)險(xiǎn),我館調(diào)整了采購(gòu)策略。2010年,我館通過(guò)招標(biāo)確定了由本地郵局和外地1家供應(yīng)商為圖書館提供期刊采購(gòu)服務(wù)。根據(jù)兩家的服務(wù)優(yōu)勢(shì)和期刊采購(gòu)工作面臨的實(shí)際問(wèn)題,我館對(duì)期刊采購(gòu)方案進(jìn)行了調(diào)整,將期刊分為A、B、C3種類型:A類型是出版頻率高于月刊的期刊,包含月刊、半月刊、旬刊、周刊等,不論是否為學(xué)術(shù)型期刊;B類型是出版頻率低于月刊并且為非學(xué)術(shù)型的期刊,多為師生喜聞樂(lè)見、利用率較高的期刊;C類型是出版頻率低于月刊并且為學(xué)術(shù)型的期刊,多為專型期刊分配給本地郵局,C類型期刊分配給外地供應(yīng)商,這在根本上解決了外地供應(yīng)商因地域限制造成的高出版頻率期刊到館時(shí)間滯后的問(wèn)題。之前,B類型期刊到館日期常常滯后于校外報(bào)刊亭到貨日期,引起了讀者的不滿,經(jīng)過(guò)調(diào)整,這種現(xiàn)象得以緩解。C類型期刊因其出版頻率較低,由外地供應(yīng)商提供可以更有效地保障到全率及期刊的實(shí)效性。調(diào)整后的采購(gòu)方案得到了本地供應(yīng)商、外地供應(yīng)商的支持,在實(shí)現(xiàn)共贏的基礎(chǔ)上減少了期刊采購(gòu)合同履約管理難度。4.3完善內(nèi)部工作機(jī)制由于我館的期刊采購(gòu)沒(méi)有納入政府采購(gòu)的范圍,只是我館與期刊供應(yīng)商之間的經(jīng)濟(jì)行為,沒(méi)有專門的合同管理部門對(duì)雙方的履約行為進(jìn)行監(jiān)督。同時(shí),我館期刊采訪業(yè)務(wù)由資源建設(shè)部負(fù)責(zé),期刊管理由報(bào)刊閱覽部負(fù)責(zé),中間環(huán)節(jié)缺少信息溝通成為履約管理中的障礙。為加強(qiáng)履約管理,我館完善了內(nèi)部工作機(jī)制,明確了工作責(zé)任,并將責(zé)任落實(shí)到崗、落實(shí)到人。由報(bào)刊閱覽部負(fù)責(zé)供應(yīng)商合同履行的評(píng)估和考核,重點(diǎn)關(guān)注供應(yīng)商在合同期內(nèi)的服務(wù)質(zhì)量,促使供應(yīng)商不斷提升服務(wù)水平,并形成供應(yīng)商履約信用記錄、保證金結(jié)算報(bào)告。這項(xiàng)措施增進(jìn)了供應(yīng)商對(duì)圖書館的理解,也成為供應(yīng)商改進(jìn)服務(wù)的動(dòng)