外來文件管理規(guī)定

浙江森森汽車零部件文件管理制度外來文件管理規(guī)定文件編號：SS-JK-01-2023文件版次：A00文件技術(shù)部公布日期：2013生效日期：2013發(fā)行范圍：技術(shù)部、銷售部、采購部、品管部文件簽批編制審核批準單位名稱浙江森森汽車零部件文件編號SS-JK-01-2023文件名稱外來文件管理規(guī)定版次A00文件編制技術(shù)部頁次1、目的對外來文件進行識別，并控制其分發(fā)，防止誤用。2、范圍適用于公司所有部門。3.術(shù)語及定義外來文件：任何被引用于產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)、制造、運輸及交付過程中的與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的外部文件。4．外來文件類別：A、與公司產(chǎn)品相關(guān)的法律法規(guī)，如國家、地方法律法規(guī)，國家、行業(yè)強制性或推薦性標準。B、與公司產(chǎn)品相關(guān)的國際、國內(nèi)、行業(yè)、其它企業(yè)標準等，如技術(shù)標準，產(chǎn)品標準等。C、顧客提供的與產(chǎn)品相關(guān)的技術(shù)/質(zhì)量等標準及接收準那么，如圖紙、技術(shù)標準等。D、適用的質(zhì)量管理體系標準，工具書。5、外來文件管理規(guī)那么5.1、保存期限：外來文件永久保存，隨時更新；5.2、編號規(guī)那么：以外來文件名稱為索引，不設內(nèi)部編號；5.3、使用方式：A、直接引用〔如客戶圖紙〕B、轉(zhuǎn)換引用〔如產(chǎn)品標準，接收準那么等〕C、參考(如工具書，體系標準)6、外來文件的管理流程6.1文件接收、評審：文件接收者在接收到外來文件〔電子版/書面版〕后，提交相關(guān)職責部門，由職責人員對文件有效性和適宜性進行評審，如技術(shù)標準，圖紙等需提交技術(shù)部確認是否為最新版，是否可依照執(zhí)行；產(chǎn)品檢驗、接收標準需提交品管部確認是否可執(zhí)行。6.2文件提交、轉(zhuǎn)化：評審人員將評審后的外來文件提交資料室并在《文件接收，發(fā)放，回收記錄》上簽字確認，并明示使用方式及發(fā)放范圍。文件不適宜時，由文件接收者或職責人員與文件來源處及時溝通，進一步確定文件的可執(zhí)行性。如果需要將外來文件轉(zhuǎn)化為內(nèi)部標準，那么職責人員需要將其進行轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)化時視緊急/難易程度而定，一般應在一周內(nèi)完成，轉(zhuǎn)化后的內(nèi)部文件經(jīng)內(nèi)部審批、簽字后提交資料室。6.3文件發(fā)放：資料室文員將所接收到的外來文件登記在《外來文件登記表》中，將轉(zhuǎn)化后的文件登記在相應的內(nèi)部管理清單中。提交者及資料室文員在《文件接收，發(fā)放，回收記錄》上簽字確認。A、外來文件直接引用時，如需發(fā)放書面版，資料室文員蓋外來文件印章發(fā)放給相關(guān)人員，登記《文件接收，發(fā)放，回收記錄》并得到接收者簽字確認；如需發(fā)放電子版，資料室文員將電子版文件通過Email發(fā)放，并將存儲路徑通知相關(guān)人員。B．由外來文件轉(zhuǎn)化后的內(nèi)部文件，資料室文員按照《文件與資料控制程序》的要求進行發(fā)放。C．外來文件作參考文件時，資料室文員將電子版文件的存儲路徑通知相關(guān)人員。必要時，打印一份，蓋外來文件章分類保存，以便需求者查閱。6.4外來文件更新：職責部門應保持與文件來源處的聯(lián)系，保證文件版本的有效性，接收到更新版外來文件后，遵循上述6.1～6.3的流程操作。回收與報廢按照《文件控制程序》執(zhí)行。7、相關(guān)文件：文件與資料控制程序Q/SS201-20238、附件外來文件登記表序號文件名稱文件種