公司供應內部控制組織機構及崗位職責

公司內部控制組織機構及崗位職責部門及部門職責1、供應循環(huán)管理組織機構供應部：直接參與制定公司在既定會計期間內整體供應政策和預算安排，規(guī)劃供應部內部具體業(yè)務的管理模式；實施歸口物資的采購、倉儲、配送運輸，相關的物資購存進度及結構規(guī)劃、物料實物管理、基礎帳務管理、物料流轉帳表和報告、物流信息管理、物流成本控制；供應部內部設一個業(yè)務統(tǒng)籌管理控制機構，即計劃成本組；兩個業(yè)務運作機構，即采購組和倉庫管理組；一個信息輔助機構，即檔案資訊組。計劃成本組：與財務管理部在采購計劃和進貨成本控制方面形成主要工作接口，負責物資采購流程與進度的全面計劃和控制，監(jiān)督本部門預算指標的執(zhí)行并匯總分析和報告預算完成情況；制定和調整采購業(yè)務的操作標準以及特殊采購行為的管理模式，設定倉庫管理的標準參數，實施材料市場行情調研和主要供應商調研，制定進貨成本控制目標和控制方法，組織對采購業(yè)務執(zhí)行過程、執(zhí)行結果和供應商交易、供應商合作的考評，提交供應商汰換和新供應商引進的建議；對采購作業(yè)、進貨渠道選擇、進貨價格確定和其他采購費用進行規(guī)范性指導、監(jiān)督，并負責采集、匯總、加工和提供采購業(yè)務相關的基礎數據資料，包括供應商資料、材料市場行情、采購業(yè)務歷史數據等，向供應部經理提出改進采購業(yè)務的建議；按有關責任部門設定的技術型號標準組織招標采購；計劃成本組內部崗位包括計劃成本主管、材料物資計劃員、非生產性物資計劃員、招標管理員、成本管理員、庫存控制員。采購組：分解采購計劃，按相關規(guī)程、指標要求及授權范圍操作執(zhí)行具體采購業(yè)務，包括業(yè)務洽談、詢比價、下單、催單、查單、退貨補貨執(zhí)行、差異記錄等，形成自我監(jiān)督和接受外部監(jiān)督；具體協調與供應商的合作關系，落實供應部與供應商的交易合作策略，收集供應商和材料市場的基礎信息，向檔案資訊組匯總，直接參與供應商交易考核；采購組內部崗位包括采購主管、采購經理。倉庫管理組：庫區(qū)、倉位和運輸配送的具體安排調度；倉庫物料的收料、發(fā)料、退料、轉調、存儲、清查、盤核、外驗、銷毀等實物管理，在庫物資倉儲保管。實施物料編碼、倉儲貨位編碼、實施物料倉儲標準參數、倉庫基礎帳務記錄沖銷、制單和單據傳遞、定期庫存分析、相關帳表匯總和報告等信息監(jiān)管，在帳務管理和庫存信息分析管理上與財務管理部形成工作接口；倉庫管理組內崗位包括倉庫主管、倉庫管理員、收料員、發(fā)料員、質檢員、倉庫統(tǒng)計員、總統(tǒng)計員。檔案資訊組：匯總、歸集、建檔、維護、更新所有采購業(yè)務的相關信息及文檔，包括供應商檔案、合同訂單檔案、材料市場價格信息庫、招標采購工作檔案等；按權限級別控制檔案資料的調用；定期對原始信息數據進行分類匯總和其他形式的加工，充實基本數據庫，提交相應報表，為部門內和其他管理部門提供多層次的決策信息支持；檔案資訊組內設立檔案管理員。2、供應循環(huán)涉及部門及職責財務管理部：按業(yè)務控制要點和權限劃分范圍參與采購、倉儲、存貨管理等供應循環(huán)控制，主要職權包括供應計劃和資金計劃的審定、重要合同會簽、參予和監(jiān)督招標議標采購、以及相關控制評價工作。會計部：定期獲得和匯總相關票據和明細帳表，負責重點環(huán)節(jié)審核、票據審核、對帳、核算。各職能部門（生產部、設備部及其他）：提出物資和勞務等項目請購需求，傳遞需求計劃或請購需求，參與特定采購程序。法務部：對采購合同進行法律條款審定，并負責最后合同簽章。質量技術部：負責材料物資到貨、退庫等環(huán)節(jié)的質量檢驗和驗收工作。審計部：對采購作業(yè)和自采過程進行定期稽核，提交稽核報告。二、崗位職責供應部經理：協調和規(guī)劃部門內具體工作，落實供應部相關預算任務，并根據預算限額控制本部門的業(yè)務運作；審定采購庫存業(yè)務參數指標的設定結果；制訂和調整供應商管理與合作的原則和政策；審定進貨價格成本控制目標并指導具體推進措施，審定存貨流轉的改進目標并指導具體推進措施；審核和提交存貨資產損溢的定期處理報告；審核超預算采購支出和費用支出。計劃成本主管：制訂采購業(yè)務控制參數，匯總和提交采購方面的預算分析報告；匯總、審核、修訂和提交物資供應計劃，根據計劃審定結果下達采購指令，組織監(jiān)督采購經理計劃完成情況；組織供應商規(guī)劃和管理工作，制訂進貨價格成本控制目標和推進具體控制措施，協調和指導計劃成本組公室的整體工作。材料物資計劃員：制訂并根據實際物料需求的變動調整生產性原輔料月度供應計劃，監(jiān)督采購組計劃完成情況和收集反饋信息；收集供應商基本信息，參加供應商考核和評審。非生產性物資計劃員：制訂五金、配件、勞保、辦公用品等物資的季度供應計劃，監(jiān)督采購組計劃完成情況和收集反饋信息；收集供應商基本信息，參加供應商考核和評審。成本控制員：負責集團內關聯企業(yè)供應商的年度、半年度利潤成本分析，定期進行外部重點供應商季度詢價，控制采購經理的詢比價程序，收集主要物料的市場行情資料；根據基本進貨成本信息和財務管理部傳遞的成本變動數據，提交重點物料進價成本管理改進目標的建議。招標管理員：負責按照設備部及使用部門共同制訂的設備購置質量、型號、技術規(guī)格標準和進貨渠道限制標準，制作標書，組織具體招標活動，并與設備部和使用部門共同確認招標結果，向采購組傳遞采購指令；歸集所有招標工作檔案并在資訊組存檔。庫存控制員：負責庫存物資動態(tài)信息的跟蹤、匯總，監(jiān)控庫房控制指標的達成情況；與統(tǒng)計員進行數據交流，定期分析庫存規(guī)模、結構和周轉情況，向倉庫主管和財務管理部提交庫存分析相關報表和報告；定期按庫存參數標準提出補貨需求。檔案管理員：負責合同、訂單，采購數據、價格數據供應商文件的歸檔、維護、更新，進行重要信息匯總統(tǒng)計，每月出據分類匯總報表；按權限管理資料調用，對供應部內部主管以上級別管理人員調用資料提供全部權限，主管以下級別管理人員調用須經各主管授權，供應部外部人員調用資料經供應部經理確定權限。采購主管：分解采購計劃，下達采購指令，指導和監(jiān)督采購經理完成采購業(yè)務，完成計劃成本組的采購計劃；對采購經理的供應商詢比價進行基本控制審核，組織收集供應商和原材料市場的一般數據資料。采購經理（采購員）：按采購指令和操作規(guī)范的要求完成具體采購作業(yè)，對供應商實施詢比價程序，跟催供應商備貨，記錄和回饋采購業(yè)務的基本情況和異常情況，負責收集、匯總和上報供應市場行業(yè)信息，提出供應商規(guī)劃建議。倉庫主管：指導和監(jiān)督物資日常進出庫作業(yè)，制訂和調整庫存參數；組織進行定期存貨流轉狀況分析，審定并提交分析報告；制訂庫存管理改進目標和推進具體控制措施，組織監(jiān)控存貨資產非生產性損耗，提交存貨異常狀態(tài)解決方案。倉庫管理員：負責倉庫的日常管理，組織和監(jiān)督倉庫員工日常工作，提交盤贏盤虧處理報告，報廢存貨、滯存物資處理報告。收料員：物資正常入庫、退料入庫、盤盈入庫等收料環(huán)節(jié)交接，物料入庫數量清點和制單，日常在庫物資倉儲作業(yè)。發(fā)料員：物資正常出庫、毀損出庫、盤虧出庫、退貨出庫等發(fā)料環(huán)節(jié)交接，物料出庫數量清點和制單，日常在庫物資倉儲作業(yè)。質檢員：參予入庫交接環(huán)節(jié)和原輔料不定期抽檢，外包裝初檢和質檢抽樣，填寫請