公文寫(xiě)作與處理培訓(xùn)資料案卷整理與歸檔

10——文章來(lái)源網(wǎng)，僅供共享學(xué)習(xí)參考10——文章來(lái)源網(wǎng)，僅供共享學(xué)習(xí)參考公文寫(xiě)作與處理培訓(xùn)資料，第十三章，案卷整理與歸檔第十三章案卷整理與歸檔部門(mén)。它包括：組合案卷、編目成卷和移交歸檔等。第一節(jié)案卷的組合題等一系列工作。調(diào)整定卷，是指在尋常歸卷的根底上，具體檢查每一條款中所積存的文件材料，進(jìn)展適應(yīng)的調(diào)整，并且最終確定組合案卷的一項(xiàng)工作。調(diào)整定卷的必要性。從三個(gè)方面來(lái)分析比較?！睵380〕卷夾與案卷。卷夾不等于案卷。條款名稱與案卷標(biāo)題。條款名稱不等于案卷標(biāo)題。調(diào)整定卷應(yīng)留意的問(wèn)題：要檢查卷內(nèi)文件的成份。要檢查卷內(nèi)文件的聯(lián)系。要檢查卷內(nèi)文件材料的數(shù)量。要檢查卷內(nèi)文件材料的保存價(jià)值。卷內(nèi)文件排列和編號(hào)卷內(nèi)文件排列。是指將每個(gè)案卷內(nèi)的文件依據(jù)肯定的規(guī)律和挨次進(jìn)展系回定的位置。卷內(nèi)文件的排列方法：可以按時(shí)間、問(wèn)題、重要程度、文號(hào)、作者、地區(qū)、有幾種：1.按時(shí)間先后排列。2.按作者－－時(shí)間排列。3.按問(wèn)題－－時(shí)間排列。4.按地區(qū)－－時(shí)間排列。5.按通訊者－－時(shí)間排列。6.按姓氏筆畫(huà)或拼音字母卷內(nèi)文件的編號(hào)。用阿拉伯?dāng)?shù)字給卷內(nèi)文件編頁(yè)號(hào)，以固定它們的排列挨次，這樣就便于統(tǒng)計(jì)和保護(hù)文件。編號(hào)時(shí)，需要留意的幾點(diǎn)：3P383的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)文件編號(hào)的范圍只限于卷內(nèi)有文字的文件材料?！硵M寫(xiě)案卷標(biāo)題案卷標(biāo)題的構(gòu)造及標(biāo)法。通常應(yīng)當(dāng)標(biāo)明卷內(nèi)文件作者、問(wèn)題、名稱三個(gè)根本局部。有些案卷標(biāo)題還需要標(biāo)明時(shí)間、地區(qū)、或通訊者，假設(shè)標(biāo)通訊者，則取代作者位置。文種名稱則使用泛稱代之。排列挨次通常是：(時(shí)間、地區(qū))作者----(時(shí)間、地區(qū))----問(wèn)題 名稱(通訊者)(泛稱)案卷標(biāo)題各項(xiàng)的一般標(biāo)法：作者，而不是指擬稿人或簽發(fā)人。簡(jiǎn)練。的末尾。而不是文件形成的時(shí)間。機(jī)關(guān)概括為總稱。區(qū)的名稱。案卷標(biāo)題的擬寫(xiě)要留意的幾個(gè)問(wèn)題：要留意政治上的正確性。要留意文字表述簡(jiǎn)練通順、概括準(zhǔn)確。要留意案卷標(biāo)題的根本構(gòu)造要力要完整，符合語(yǔ)法，標(biāo)點(diǎn)正確。其次節(jié)編目成卷工作編目成卷工作，是指在組案卷的根底上，對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)展編目、裝訂、以及案卷的排列、編號(hào)等一系列工作。案卷的編目表和案卷封皮等工作?！脖砑霸斠?jiàn)P390〕填寫(xiě)卷內(nèi)備考表。是用以注明卷內(nèi)文件材料需要說(shuō)明的狀況的表格，以備案卷移交檔案部門(mén)后治理人員和查檔人員對(duì)此卷有一概括了解。備考表置于案卷末尾，工程有：本卷狀況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間〔表及詳P392〕3).填寫(xiě)案案封皮。是指用以保護(hù)卷內(nèi)文件、標(biāo)注案卷內(nèi)容的卷皮，用結(jié)實(shí)厚實(shí)的牛皮紙統(tǒng)一制作，使用毛筆正楷字填寫(xiě)，起醒目作用，并便于長(zhǎng)期保存。案卷封皮工程包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保治理期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)等.(表及詳見(jiàn)P394)檔號(hào)：封面檔號(hào)由全宗號(hào)、名目號(hào)、案卷號(hào)組成。由檔案部門(mén)填寫(xiě)。全宗號(hào)是檔案館指定給立檔單位的編號(hào)，在一個(gè)檔案館內(nèi)全宗號(hào)不能重復(fù)；名目?jī)?nèi)案卷的挨次編號(hào)，在一個(gè)案卷名目?jī)?nèi)案卷號(hào)不能重復(fù)。案卷的裝訂與裝盒失，便于保管和利用。案卷裝訂的要求：整齊、結(jié)實(shí)，不影響閱讀。裝訂、裝盒的案卷，應(yīng)依據(jù)不同狀況，區(qū)分對(duì)待。一般來(lái)說(shuō)帶底稿的文件為正卷，應(yīng)裝訂。其次套卷，即重份文件卷，應(yīng)裝盒。對(duì)永久、長(zhǎng)期保存的案卷應(yīng)使用質(zhì)量較好的卷皮裝訂。短期保存的案卷則可承受簡(jiǎn)易的卷皮裝訂?！吧⒀b卷”的具體步驟和做法：上的金屬物，編頁(yè)號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)名目。使用軟皮卷并用細(xì)線訂住每份文件，內(nèi)容嚴(yán)密聯(lián)系的相關(guān)文件訂在一起，如正本與定稿、正件與附件、批復(fù)與請(qǐng)示、原件與批轉(zhuǎn)件等。軟卷皮封面印案卷與硬卷皮一樣。300mX200mm〔X，其中依據(jù)需要分別設(shè)置30、40或50mm的規(guī)格。在盒蓋翻口外中部要設(shè)置繩帶，號(hào)、年度、起止卷。工程的填寫(xiě)方法同硬卷皮格式，其中起止號(hào)填“XX-------XX散裝卷的優(yōu)點(diǎn)：一是便利利用，便的保密。二是便于保護(hù)和治理文件。缺點(diǎn)是：簡(jiǎn)潔把卷內(nèi)文件弄亂或造成文件喪失。案卷排列與編號(hào)的案卷進(jìn)展系統(tǒng)化排列、編號(hào)，以固定其挨次，使卷與卷之間保持肯定的聯(lián)系，系統(tǒng)地反映機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)。案卷的排列。方法主要有：間的聯(lián)系，又要按重要程度、作者、名稱、時(shí)間、地區(qū)等表達(dá)條理化和肯定的規(guī)律。上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)所組成的案卷，又可以依據(jù)其重要程度、問(wèn)題、名稱來(lái)進(jìn)展排列。部信訪案卷，可以承受按姓氏筆劃，或地區(qū)排列的方法。案卷的編號(hào)。為了最終固定案卷分類排列挨次的位置，并便于檔案的統(tǒng)計(jì)、保管和查找利用，必需對(duì)全部的案卷進(jìn)展編號(hào)。案卷的編號(hào)：主要是指編案卷的挨次號(hào)，即案卷號(hào)。具體編法是：將本機(jī)關(guān)一年所形成的案卷，依次按永久、長(zhǎng)期、短期和副卷〔重份卷〕編制統(tǒng)一的案卷挨次號(hào)。第三節(jié)案卷的歸檔起向機(jī)關(guān)檔案室移交?！?〕案卷名目的編制面承受長(zhǎng)X寬為300mmX220mm規(guī)格、漆皮或塑料面皮夾紙，主要工程有：名目名稱〔年度或組織機(jī)構(gòu)、全宗號(hào)、名目號(hào)及保管期限等。案卷名目的工程有”案卷號(hào)、案卷題名、頁(yè)數(shù)、保管期限、備注“等?！睵401〕案卷名目的編制方法。一般有兩種：一是由各部門(mén)的公文立卷人員編制正。副卷〔重份文件卷〕分別填寫(xiě)，以便檔案部門(mén)在編制系統(tǒng)化案卷號(hào)時(shí)單獨(dú)進(jìn)展裝訂。文件檢索工具的編制文件檢索工具：是指用來(lái)查找、利用文件材料的名目、卡片等。主要有：文件索引.又叫文件作者名目，它是以文號(hào)編排為主的.文件分類名目。又叫文電綜合分類名目。案卷的歸檔：公文立卷部門(mén)立好的案卷，必需逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集或業(yè)務(wù)部門(mén)整理、立卷后，