合同管理辦法V1

PAGE衡水達(dá)侖房地產(chǎn)開發(fā)有限公司合同管理辦法版本實施日期主編單位批準(zhǔn)人V12013年5月日合約審算部目錄TOC\o"1-2"\h\u31870第一章總則 128844第二章合同的管理機構(gòu) 125553第三章合同的起草、送審與審查 224707第四章合同簽訂與履行 522648第五章合同檔案管理 65414第六章附則 7PAGE12第一章總則第一條目的：為加強公司合同管理，促進合同管理的規(guī)范化、合理化和專業(yè)化，防范和控制合同簽訂和履行過程中的風(fēng)險，根據(jù)《中華人民共和國合同法》和公司章程，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。第二條本辦法所指合同，是指公司作為主體一方與其他主體簽訂的或者向其他主體簽發(fā)的，約定各方或者一方主體權(quán)利義務(wù)，具有法律約束力的一切書面性文件，形式包括但不限于合同、協(xié)議（書）、承諾（書）、備忘錄等。勞動合同不屬于本辦法管轄范疇。第三條本辦法適用于公司各部門以公司名義簽署的合同。第四條公司在合同管理中實行歸口管理原則，并落實和完善合同承辦制度、審核會簽制度、授權(quán)委托制度、責(zé)任追究制度和合同備案制度。第二章合同的管理機構(gòu)第五條公司合同的承辦部門和歸口管理部門是合約審算部。第六條合同歸口管理職責(zé)包括：1．在公司領(lǐng)導(dǎo)安排下牽頭建立完善公司的合同流程管理，監(jiān)督檢查本合同管理制度的貫徹落實情況；

2．依照本辦法規(guī)定，負(fù)責(zé)合同審查，確保合同內(nèi)容的合法、合理、有效；

3．參加重要項目合同的談判、文本起草；

4．協(xié)助合同承辦部門處理合同履行過程中發(fā)生的爭議及糾紛；

5．建立公司合同檔案，對合同及相關(guān)文件資料進行登錄、統(tǒng)計、備案；

6．其他合同管理工作。第七條根據(jù)合同的性質(zhì)和內(nèi)容，公司的財務(wù)、采購、技術(shù)等相關(guān)部門應(yīng)依據(jù)本辦法規(guī)定與合約審算部互相配合，積極履行合同管理職能。第八條合同談判、訂立和履行期間，應(yīng)保持合同承辦人的相對穩(wěn)定。如發(fā)生合同承辦人變更的情況，原合同承辦人應(yīng)在變更前通知相關(guān)部門。公司臨時借、聘人員不能作為合同承辦人。第九條合同承辦人具體實施合同談判、送審、簽訂、履行、糾紛處理和存檔階段的合同管理工作。第十條合同內(nèi)容涉及并購、開發(fā)、建設(shè)、融資、商業(yè)合作等重大事項的（以下簡稱“重要合同”），在正式談判、簽約前，應(yīng)由承辦部門牽頭成立項目工作組。承辦部門應(yīng)以書面或電子郵件形式通知項目工作組成員，并及時提供與項目有關(guān)的資料。第十一條合同承辦人依照本辦法規(guī)定開展工作，在承辦期間出現(xiàn)合同變更、非正常終止及可能發(fā)生糾紛等情況，各方應(yīng)協(xié)助合約審算部盡快解決。第三章合同的起草、送審與審查第一節(jié)合同起草第十二條合同起草前，合同承辦人應(yīng)對合同對方當(dāng)事人的主體資格和資信進行了解和審查：1、主體資格合法：具有經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照，其核載的內(nèi)容與實際相符；

2、擬簽合同標(biāo)的應(yīng)符合當(dāng)事人經(jīng)營范圍，涉及專營許可的，應(yīng)具備相應(yīng)的許可、等級、資質(zhì)證書；

3、由代理人或者授權(quán)代表代簽合同的，應(yīng)出具真實、有效的法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明；

4、具有相應(yīng)的履約能力。必要時應(yīng)要求其出具資產(chǎn)負(fù)債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關(guān)文件。上述所列各種文件為合同不可缺少的組成部分，其文本為復(fù)印件時，須加蓋合同對方當(dāng)事人公章。合同對方當(dāng)事人履約能力或資信狀況有瑕疵的，應(yīng)另行選擇合適的合同相對方；在合同必須簽訂且沒有其他選擇的情況下，應(yīng)要求其提供合法、真實、有效的擔(dān)保。其中，以保證形式做出的擔(dān)保，保證人應(yīng)為具有代償能力的獨立經(jīng)濟實體，并應(yīng)對保證人適用前款規(guī)定進行審查。第十三條合同除小額即時清結(jié)者外，必須采用書面形式。凡國家或者行業(yè)有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的，應(yīng)考慮優(yōu)先適用。經(jīng)當(dāng)事人協(xié)商一致的修改、補充合同的文書、電報、電傳、圖表等是合同的組成部分。計劃單、調(diào)撥單、任務(wù)單（書）、預(yù)算單（書）等一類文件可以作為合同的組成部分，但不得以其替代合同。第十四條合同一般包括以下內(nèi)容：1、合同各方的法定名稱、地址、法定代表人姓名、職務(wù)；

2、簽約的目的和依據(jù)；

3、標(biāo)的；

4、數(shù)量和質(zhì)量，包括檢測標(biāo)準(zhǔn)和方式；

5、價款或酬金，包括支付方式；

6、履行的地點、期限和方式；

7、爭議解決方式；

8、違約責(zé)任；

9、變更或解除條件；

10、根據(jù)法律或合同性質(zhì)必須具備的條款或雙方當(dāng)事人共同認(rèn)為必須明確的條款；

11、正副本份數(shù)；

12、生效的時間和條件；

13、約定的聯(lián)系人及聯(lián)系方式；

14、附件名稱；

15、簽約的地點、日期；

16、簽約各方開戶銀行及賬號；

17、簽約各方公章或合同專用章；

18、法定代表人或代理人簽章。第十五條合同承辦人應(yīng)根據(jù)對商務(wù)交易的一般規(guī)則和特定事項的具體情況，按上述合同內(nèi)容起草合同文本。第十六條合同起草時，應(yīng)確保合同商務(wù)內(nèi)容的合理、合法、業(yè)務(wù)操作流程的完整、可行以及合同條款表述的準(zhǔn)確、規(guī)范。第二節(jié)合同送審與審查第十七條合同承辦人將合同送審稿按以下順序提交審核，申請部門—財務(wù)部門—法律顧問—總經(jīng)理—董事長以及股東進行審核。第十八條在提交合同送審稿時，合同承辦人應(yīng)對合同締結(jié)背景、業(yè)務(wù)流程、存疑問題等情況進行簡要說明，同時應(yīng)提交與合同有關(guān)的其他重要資料。第十九條合同再次送審的，合同承辦人應(yīng)注明已修改部分，并對審核部門提出意見但未采納部分予以書面說明。第二十條合同送審稿是未經(jīng)簽字蓋章的未生效合同，原則上不得實質(zhì)履行。第二十一條合同承辦人送審一般合同，應(yīng)給予合同審核部門兩個工作日的審核期限，以保證審核質(zhì)量。如合同確系重大緊急的，合同承辦人應(yīng)向合同審核人員及時提出，合同審核部門應(yīng)在一個工作日內(nèi)完成審核。合同承辦人送審重大合同，審核期限應(yīng)適當(dāng)放寬，但不應(yīng)超過五個工作日。第二十二條合同承辦人提交合同送審稿時，應(yīng)同時提交合同電子文本，便于提高工作效率。第二十三條合同審核主要基于以下方面：一、合同的合法性1、主體合法，簽約各方具有簽約的權(quán)利能力和行為能力；

2、內(nèi)容合法，簽約各方意思表示真實、有效，無悖法律、法規(guī)、政策及計劃，無規(guī)避法律行為，無顯失公平內(nèi)容；

3、形式合法；

4、簽約程序合法；

5、資金、資產(chǎn)的合法性；

6、價款、酬金和結(jié)算的合理、合法性；

7、擔(dān)保方式切實、可靠；

8、索賠條款的合法性。二、合同的嚴(yán)密性1、條款齊備、完整；

2、文字清楚準(zhǔn)確，無錯別字，正副本及附件份數(shù)齊備；

3、設(shè)定的權(quán)利、義務(wù)具體、確切；

4、相應(yīng)手續(xù)完備；

5、相關(guān)附件完備；

6、附加條件適當(dāng)、合法。三、合同的安全性1、涉及的知識產(chǎn)權(quán)已采取相應(yīng)的保護或限制措施；

2、無損本公司商譽、商業(yè)秘密及其他利益。四、合同的可行性1、整體項目技術(shù)具有可靠性；

2、經(jīng)濟效益或社會效益具有真實性；

3、資產(chǎn)、資金使用效果的財務(wù)可行性；

4、資信可靠，有履約能力；

5、工程技術(shù)的依據(jù)真實、可靠；

6、技術(shù)措施完備、可行；

7、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、參數(shù)科學(xué)。

8、具有可操作性。第二十四條合同審核時，審核人員認(rèn)為合同內(nèi)容涉及技術(shù)等相關(guān)專業(yè)而合同承辦人未向相關(guān)部門提交審核的，審核人員有權(quán)要求相關(guān)部門參加審核。第二十五條合同審核時，審核人員發(fā)現(xiàn)合同中存在重大錯誤、遺漏等情況時，應(yīng)及時提出修改意見。第二十六條審核意見應(yīng)明確、具體，不應(yīng)使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語言，一旦使用，視為對送審合同的否定。第二十七條對于審核部門出具的審核意見，合同承辦人應(yīng)積極采納合理部分，如對審核意見有異議，或無法按照審核意見與合同對方達(dá)成一致意見的，可提交公司領(lǐng)導(dǎo)決定。第二十八條合同審核人員應(yīng)當(dāng)遵守保密制度，保守送審合同或者相關(guān)資料中的國家秘密、公司商業(yè)秘密以及合同其他方的商業(yè)秘密。第二十九條在合同審核結(jié)束后，審核部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在《合同蓋章審批單》上簽字。第四章合同簽訂與履行第三十條合同在審核通過后，合同承辦人應(yīng)立即著手合同的正式簽署事宜。第三十一條對外簽署合同，合同承辦人應(yīng)對合同他方簽字人的簽約權(quán)限進行調(diào)查和核實。第三十二條對方簽字人為法人或其他經(jīng)營實體的，必要時應(yīng)要求對方提供由其法定代表人、負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章的授權(quán)書；對方簽字人為自然人的，必要時應(yīng)要求對方提供身份證明、居住證明等。第三十三條法定代表人授權(quán)委托代理人簽訂合同時，必須簽署授權(quán)委托書。授權(quán)委托書必須明確委托權(quán)限和期限，禁止使用“全權(quán)代理”一類的文字。第三十四條合同應(yīng)約定簽字并蓋章生效或待條件成就后生效，一般不采用蓋章生效的辦法。合同文本超過一頁的，須加蓋騎縫章。第三十五條蓋章前，公司公章管理人應(yīng)核對確認(rèn)合同文本已經(jīng)履行了相關(guān)流程，并獲得了審核部門和公司領(lǐng)導(dǎo)的審核通過。第三十六條合同正式生效前，不得實際履行合同。合同簽署生效后，合同承辦人應(yīng)協(xié)同公司有關(guān)部門及時、準(zhǔn)確履行合同義務(wù)，以防范、避免違約風(fēng)險。合同履行過程中出現(xiàn)問題時，合同承辦人應(yīng)及時通報相關(guān)部門。第三十七條變更、轉(zhuǎn)讓、解除合同的，合同各方應(yīng)簽訂書面協(xié)議，合同承辦人應(yīng)按合同簽訂的有關(guān)程序報合同審核部門審查。第三十八條合同履行過程中產(chǎn)生的法律文件及與合同有關(guān)的材料應(yīng)當(dāng)歸入合同檔案統(tǒng)一進行登記、保管。第五章合同檔案管理第三十九條承辦人負(fù)責(zé)收集、整理與合同有關(guān)的一切材料，并予以歸檔。第四十條合同的編號實行一份合同一個編號的原則，不得重號或漏號。沒有編號的合同不得進行審查、報批和簽署。合同簽訂后，雙方簽訂的補充協(xié)議或變更協(xié)議的編號應(yīng)與原合同一致。合同的編號方法為：HSDL-ZZZZ-AABBB-C，其中HSDL代表公司名稱，ZZZZ為簽約年份，AA代表合同類別，具體見下表，BBB代表簽訂的合同順序號，以三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，C代表補充協(xié)議順序號，以小寫的英文字母表示，從a開始順序編排，對于原合同，則“－C”為空白，無需編寫。

序號合同類別代號1技術(shù)服務(wù)類JF2工程施工