集團(tuán)公司會(huì)議組織會(huì)議籌備教材

集團(tuán)公司會(huì)議組織會(huì)議籌備教材[中級(jí)]一、根據(jù)會(huì)議議題草擬會(huì)議方案(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)根據(jù)會(huì)議議題草擬會(huì)議方案(二)會(huì)議方案的擬寫(xiě)根據(jù)制定會(huì)議方案的基本要求與方法，草擬會(huì)議方案。1.提出會(huì)議預(yù)算會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算一般包括以下幾項(xiàng)支出內(nèi)容：(1)會(huì)議費(fèi)主要包括：場(chǎng)地租金、用品費(fèi)、設(shè)備費(fèi)等；(2)培訓(xùn)費(fèi)主要包括請(qǐng)專家、學(xué)者講課的酬金等。(3)資料費(fèi)(4)住宿費(fèi)(5)交通費(fèi)(6)其他制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算一方面要本著勤儉辦會(huì)、節(jié)約辦會(huì)的原則，盡量降低會(huì)議的成本，另一方面要有一定彈性，即注意留有余地。2.擬定會(huì)議的議程與日程安排(1)會(huì)議議程的制定擬定會(huì)議議程應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明概略，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái)。代表會(huì)議的議程還要經(jīng)代表大會(huì)的預(yù)備會(huì)議或主席團(tuán)會(huì)議通過(guò)之后才能正式生效。如圖：××市管理協(xié)會(huì)技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)議程一、專題報(bào)告：《當(dāng)代發(fā)達(dá)國(guó)家經(jīng)營(yíng)技術(shù)訓(xùn)練情況與發(fā)展趨勢(shì)》二、銷(xiāo)售與服務(wù)訓(xùn)練演示三、座談?dòng)懻撍?、大?huì)交流××市管理協(xié)會(huì)技術(shù)訓(xùn)練中心秘書(shū)處×年×月×日(2)會(huì)議日程的安排會(huì)議日程是指會(huì)議議程在時(shí)間上的具體安排。會(huì)議日程多采用表格式，將會(huì)議議程分別固定在會(huì)議期間每天上午、下午、晚上三個(gè)單元里，使與會(huì)者一目了然地看清日程安排，以便按統(tǒng)一規(guī)定參加會(huì)議的活動(dòng)。因此，擬定會(huì)議日程要明確具體，并準(zhǔn)確無(wú)誤。日程安排大體包括：?時(shí)間(可具體到×小時(shí)×分鐘)；內(nèi)容；?地點(diǎn)如圖：××市管理協(xié)會(huì)技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)日程安排時(shí)間安排：內(nèi)容安排：地點(diǎn)：上午8∶00報(bào)到××飯店一樓大廳8∶15報(bào)告會(huì)××飯店五樓會(huì)議廳10∶00銷(xiāo)售訓(xùn)練演示同上11∶00服務(wù)訓(xùn)練演示同上中午12∶00午餐××飯店?yáng)|側(cè)宴會(huì)廳下午1∶30分組研討第一組六樓會(huì)議室第二組七樓會(huì)議室第三組八樓會(huì)議室4∶00大會(huì)交流××飯店五樓會(huì)議廳5∶00散會(huì)3.提出參加會(huì)議的范圍或人員名單在確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的基礎(chǔ)上，提出參加會(huì)議的范圍或人員名單。這就是說(shuō)，多大規(guī)模何種規(guī)格檔次的會(huì)議應(yīng)當(dāng)由何種層級(jí)或何種身份的人參加，這里所說(shuō)的層級(jí)，一般指參加會(huì)議人員的級(jí)別、地位；這里所說(shuō)的身份，卻并不完全在于某人職位級(jí)別的高低，而是在于會(huì)議的需要。目前，社會(huì)上有些單位辦會(huì)，動(dòng)不動(dòng)請(qǐng)上一大堆"名人"，其實(shí)與會(huì)議的內(nèi)容毫不相關(guān)，只是想借"名人"提高企業(yè)的知名度。這樣做雖然可能會(huì)引起一時(shí)轟動(dòng)，但增加了成本，很可能造成了不必要的浪費(fèi)。還有個(gè)別單位和地區(qū)，存在著"陪會(huì)"現(xiàn)象，即應(yīng)該一位領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議，但實(shí)際卻帶了秘書(shū)、司機(jī)、家屬等一行人，不僅給會(huì)議主辦單位造成很大壓力，更給與會(huì)者單位造成了不必要的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。因此，在擬定會(huì)議范圍或人員名單時(shí)，應(yīng)盡量避免類似情況的出現(xiàn)，將真正應(yīng)當(dāng)參加會(huì)議的人員列入名單，無(wú)關(guān)人員應(yīng)排除在外。4.擬定會(huì)場(chǎng)布置方案會(huì)場(chǎng)布置方案的內(nèi)容主要包括會(huì)場(chǎng)內(nèi)座位的布局?jǐn)[放形式，主席臺(tái)的布置、座次的安排、以及為烘托或渲染會(huì)議氣氛所做的裝飾等。擬定布置會(huì)場(chǎng)的方案時(shí)，要講究一定的科學(xué)性、合理性和藝術(shù)性。5.擬定會(huì)議的后勤保障方案會(huì)期比較長(zhǎng)的會(huì)議，要制定后勤保障方案。所謂后勤保障，就是指與會(huì)人員吃、住、行及娛樂(lè)活動(dòng)等有關(guān)的各項(xiàng)工作。(1)擬定飲食工作的方案制定伙食費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)；制定衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)備衛(wèi)生用品；做好就餐人員的統(tǒng)計(jì)，包括少數(shù)民族及不同飲食習(xí)慣的情況；預(yù)訂餐廳或食堂。(2)擬定住宿安排方案統(tǒng)計(jì)好住宿人數(shù)、性別、年齡；預(yù)訂客房、檔次和房間數(shù)量；擬定房間分配的標(biāo)準(zhǔn)或方法。(三)相應(yīng)知識(shí)制定會(huì)議方案的基本要求與方法1.確定會(huì)議名稱有些會(huì)議的名稱是固定的，如代表會(huì)議、辦公會(huì)議等。有些會(huì)議的名稱則是不固定的。會(huì)議名稱應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來(lái)確定，即要名副其實(shí)。會(huì)議的名稱一般由以下幾個(gè)部分組成：(1)會(huì)議主辦單位的名稱；(2)會(huì)議的主題；(3)會(huì)議的類型。例如，"××集團(tuán)公司經(jīng)貿(mào)洽談會(huì)"這個(gè)名稱，其中"××集團(tuán)公司"是會(huì)議主辦單位的名稱；"經(jīng)貿(mào)"是會(huì)議的內(nèi)容或主題；"洽談會(huì)"是會(huì)議的類型。另外，有的會(huì)議名稱還可以包括時(shí)間和范圍等因素。例如"××集團(tuán)公司×年全體員工總結(jié)大會(huì)"，其中"1998年"是會(huì)議內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間；"全體員工"是會(huì)議的范圍，"總結(jié)大會(huì)"表明了會(huì)議的類型。會(huì)議名稱要用精煉的文字高度概括出會(huì)議的主題，使人一目了然。2.確定會(huì)議的規(guī)模與規(guī)格會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的確定依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或議題。內(nèi)容和議題需要多大的規(guī)模就上多大的規(guī)模。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)本著精簡(jiǎn)效能的原則來(lái)確定會(huì)議的規(guī)模與規(guī)格，即中、小規(guī)模，中、低檔次的規(guī)格能夠解決問(wèn)題的，盡量不上大規(guī)模和高規(guī)格。3.提出會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間召開(kāi)會(huì)議的時(shí)間，應(yīng)當(dāng)在會(huì)議議題確定下來(lái)之后，原則上講應(yīng)盡量趕早不趕晚。但也要注意以下幾點(diǎn)：(1)要根據(jù)會(huì)議的主持人或主辦會(huì)議單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人及被邀請(qǐng)的主要領(lǐng)導(dǎo)人或貴賓是否能夠出席會(huì)議來(lái)確定時(shí)間；(2)主要領(lǐng)導(dǎo)人出差、旅行的當(dāng)天或返回的當(dāng)天最好不召開(kāi)會(huì)議，緊急會(huì)議可以除外；(3)會(huì)見(jiàn)會(huì)談性會(huì)議，應(yīng)當(dāng)事先同主、賓雙方商議之后，再確定會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間。4.確定會(huì)期會(huì)期是指召開(kāi)會(huì)議時(shí)間的長(zhǎng)短。確定會(huì)期應(yīng)當(dāng)與會(huì)議的內(nèi)容緊密聯(lián)系。即內(nèi)容多，議題復(fù)雜，需要與會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)的會(huì)議，會(huì)期可長(zhǎng)一些，反之可短些。確定會(huì)期也應(yīng)當(dāng)遵循精簡(jiǎn)效能的原則，盡量開(kāi)短會(huì)。為此，可以采取限定發(fā)言時(shí)間的做法，以提高會(huì)議的效率。5.擬定會(huì)場(chǎng)的選擇與布置方案(1)擬定選擇會(huì)址與會(huì)場(chǎng)方案選擇會(huì)址與會(huì)場(chǎng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來(lái)確定。選擇會(huì)場(chǎng)時(shí)應(yīng)當(dāng)注意：選擇大小適中的會(huì)場(chǎng)選擇會(huì)場(chǎng)必須首先考慮容納人數(shù)的多少。一般來(lái)說(shuō)，其容量應(yīng)當(dāng)與參加會(huì)議的人數(shù)大體相當(dāng)。會(huì)場(chǎng)過(guò)大，會(huì)使會(huì)議顯得不夠緊湊而影響會(huì)議氣氛；過(guò)小的場(chǎng)所則顯得擁擠，給與會(huì)者造成不舒適的感覺(jué)。選擇遠(yuǎn)近適當(dāng)?shù)臅?huì)址選擇會(huì)址，首先要考慮與會(huì)者和會(huì)議的主辦者是否便于前往，交通是否便利。如果是需要住宿的會(huì)議，還要考慮到會(huì)場(chǎng)與住宿地點(diǎn)的距離，一般來(lái)說(shuō)，兩點(diǎn)之間距離越近越方便。選擇環(huán)境適合的會(huì)場(chǎng)會(huì)場(chǎng)的周邊環(huán)境也是選擇會(huì)場(chǎng)要考慮的重要因素之一。一般來(lái)講，應(yīng)當(dāng)選擇具有比較清靜，不易受干擾的環(huán)境。尤其是一些重要的會(huì)議，除了需要清靜之外，往往還為了避免由于離單位太近而受到不必要的人事干擾，因而寧愿舍近求遠(yuǎn)。選擇設(shè)備齊全適用的會(huì)場(chǎng)會(huì)場(chǎng)內(nèi)設(shè)備齊全，主要是指召開(kāi)會(huì)議所需的一般設(shè)備，如照明設(shè)備、音響設(shè)備、通風(fēng)與空調(diào)設(shè)備、桌椅用具、衛(wèi)生設(shè)施以及必要的安全設(shè)備等。設(shè)備適用是指其性能良好。同時(shí)還要考慮到在增加會(huì)議特殊設(shè)備時(shí)，原有的設(shè)備是否適用，例如在用電量大的情況下，電的負(fù)荷情況如何；如果開(kāi)展示會(huì)或舉辦展室、展臺(tái)，會(huì)場(chǎng)內(nèi)能否容納等。6.擬定會(huì)議文件及用品的準(zhǔn)備方案(1)擬定會(huì)議文件的準(zhǔn)備方案會(huì)議文件的范圍一般召開(kāi)大中型會(huì)議，秘書(shū)人員應(yīng)準(zhǔn)備以下幾種類型的文件：第一，關(guān)于召開(kāi)會(huì)議的請(qǐng)示。第二，提交會(huì)議審議批準(zhǔn)的文件如工作規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告、預(yù)算決算、各項(xiàng)決議的草案等。第三，會(huì)議期間使用的文件。如開(kāi)幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿、大會(huì)發(fā)言材料、會(huì)議總結(jié)報(bào)告等。第四，會(huì)議參考性文件。如調(diào)查報(bào)告、可行性分析報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)圖紙或圖表等。第五，會(huì)議管理性文件。如會(huì)議通知、議程與日程安排、會(huì)議須知、保密規(guī)定以及與會(huì)人員名單、票證、簽到簿等。第六，會(huì)議宣傳性文件。如會(huì)議宣傳提綱、新聞發(fā)布稿件、有關(guān)的照片、錄音、錄像資料等。(2)擬定會(huì)議文件準(zhǔn)備方案的要求第一，準(zhǔn)備文件的范圍和內(nèi)容要明確具體；第二，無(wú)論準(zhǔn)備哪種類型的文件都應(yīng)當(dāng)將責(zé)任落實(shí)到人；第三，準(zhǔn)備文件要有具體的時(shí)間限制。(3)擬定會(huì)議用品的準(zhǔn)備方案會(huì)議用品的種類：會(huì)議用品包括兩種類型，一種是一般性會(huì)議的用品；另一種是根據(jù)會(huì)議的不同類型和內(nèi)容需要準(zhǔn)備一些特殊用品。擬定會(huì)議用品方案的要求第一，要將會(huì)議所需用品開(kāi)列出一個(gè)清單，詳細(xì)列出其名稱、數(shù)量等，并作出預(yù)算。第二，準(zhǔn)備用品的方案要盡可能細(xì)致周密。7.座位布局形式、會(huì)場(chǎng)裝飾與座次排列(1)根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、形式和內(nèi)容選擇座位布局形式一般性會(huì)議座位的布局形式有多種：較大型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)一般在禮堂、會(huì)堂、體育館舉行，其形式或形狀基本固定即所謂長(zhǎng)方形擴(kuò)大排列形式。中、小型會(huì)議一般在會(huì)議廳、會(huì)議室召開(kāi)的可以選擇"而"字型、倒"山"字型或半圓型的布局形式(見(jiàn)圖1-4)。這些形式比較正規(guī)，有一個(gè)絕對(duì)的中心，即主席臺(tái)和會(huì)議的主持者或發(fā)言人，因此容易形成嚴(yán)肅的會(huì)議氣氛。一些小型工作會(huì)議、小型座談會(huì)議可以根據(jù)需要選擇橢圓型、圓型、回字型、T字型、馬蹄型和長(zhǎng)方型等布局形式(見(jiàn)圖5-10)。這些形式可以使參加會(huì)議的人坐得比較緊湊，彼此面對(duì)面，容易消除拘束感。座談會(huì)或小型茶話會(huì)、聯(lián)歡會(huì)多選擇馬蹄型、六角型、八角型或半圓型等布局形式(見(jiàn)圖11-13)大型茶話會(huì)、團(tuán)拜會(huì)、宴會(huì)的會(huì)場(chǎng)一般可擺放成星點(diǎn)型、眾星拱月型(見(jiàn)圖14-15)，因?yàn)檫@些形式比較隨便，容易形成輕松和緩的氣氛。會(huì)見(jiàn)與會(huì)議的座位布局形式主要有以下幾種：第一種，會(huì)見(jiàn)會(huì)談人數(shù)少時(shí)，多選擇馬蹄型。即不用會(huì)議桌、而用沙發(fā)，主賓各坐一邊，主人在左，主賓在右。還可以根據(jù)人數(shù)的多少選擇馬蹄A型、B型、C型(見(jiàn)圖16-18)。第二種，如果會(huì)見(jiàn)會(huì)談人數(shù)較多，需要擺放會(huì)議桌時(shí)，可選擇"空心式"圓型、方型或長(zhǎng)方型等形式(見(jiàn)圖19-22)，在中間的"空心處"，可適當(dāng)擺放些以綠色觀葉植物為主的花木。第三種：圓型(見(jiàn)圖19)第四種：方型(見(jiàn)圖20)第五種：長(zhǎng)方型(2)會(huì)場(chǎng)裝飾方案會(huì)場(chǎng)的裝飾包括主席臺(tái)的裝飾與會(huì)場(chǎng)整體背景的裝飾和色調(diào)的選擇。設(shè)有主席臺(tái)的會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)是裝飾的重點(diǎn)。一般應(yīng)在主席臺(tái)上方懸掛會(huì)標(biāo)，會(huì)標(biāo)可以是紅布作成的橫幅，也可以用彩色木板。用美術(shù)字標(biāo)名會(huì)議名稱。還可以根據(jù)需要懸掛會(huì)徽或紅旗以及其它藝術(shù)造型等。主席臺(tái)前或臺(tái)下可擺放花卉。會(huì)場(chǎng)整體裝飾是指除主席臺(tái)之外的場(chǎng)內(nèi)及場(chǎng)外等地方。一般可根據(jù)需要懸掛紅幅標(biāo)語(yǔ)、宣傳畫(huà)、廣告、彩色氣球及擺放鮮花等。選擇色調(diào)是指會(huì)場(chǎng)內(nèi)色彩的搭配與整體基調(diào)。包括主席臺(tái)、天幕、臺(tái)布、桌椅花卉及其他裝飾物。選擇與會(huì)議內(nèi)容相協(xié)調(diào)的色調(diào)，可以給與會(huì)者的感官形成一定的刺激，產(chǎn)生積極的心理與生理上的影響。如紅、粉、黃、橙等色彩比較亮麗明快，可以表現(xiàn)熱烈、輝煌的氣氛，使人感到興奮，比較適合于慶典性的會(huì)議；天藍(lán)、綠、米黃等色彩莊重、典雅、比較適合于嚴(yán)肅的工作會(huì)議。(3)座次排列座次排列包括主席臺(tái)座次的排列和會(huì)場(chǎng)人員座次的排列。主席臺(tái)座次排列一般應(yīng)按照臺(tái)上就座者職務(wù)的高低排列。以職務(wù)最高者居中，然后依先左后右向兩邊順序排開(kāi)。主持人的座次也應(yīng)根據(jù)其職務(wù)進(jìn)行排列。如果是報(bào)告會(huì)、聯(lián)席會(huì)，一般采取報(bào)告人和主辦單位負(fù)責(zé)人或聯(lián)席的各單位負(fù)責(zé)人相間排列的方法。主席臺(tái)座次排列方案要送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。有些會(huì)議不需要排列會(huì)場(chǎng)內(nèi)其他人員座次，但有的會(huì)議需要或必須排列，如代表會(huì)議或中型以上比較嚴(yán)肅的工作會(huì)議、報(bào)告會(huì)議等。排列座次有多種方法，可以根據(jù)需要選擇其中的一種方法：第一種：橫排法。是按照參加會(huì)議人員的名單以其姓氏筆畫(huà)或單位名稱筆畫(huà)為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。選擇這種方法時(shí)，應(yīng)注意先排出會(huì)議的正式代表或成員，后排出列席代表或成員。第二種：豎排法。是按照各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫(huà)從前至后縱向依次排列座次的方法。選擇這種方法也應(yīng)注意將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。第三種：左右排列法。是按照參加會(huì)議人員姓氏筆畫(huà)或單位名稱筆畫(huà)為序，以會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座次的方法。選擇這種方法時(shí)應(yīng)注意人數(shù)。如果一個(gè)代表團(tuán)或一個(gè)單位的成員人數(shù)為單數(shù)，排在第一位的成員應(yīng)居中；如果一個(gè)代表團(tuán)或一個(gè)單位的成員人數(shù)是雙數(shù)，那么排在第一、二位的兩位成員應(yīng)居中，以保持兩邊人數(shù)的均衡。(四)注意事項(xiàng)1.方案經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后即行準(zhǔn)備。2.座次排列方案制定后，要準(zhǔn)備座次名簽。二、能夠協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草會(huì)議文件并能協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成文件的修改審核工作(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)能夠協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草會(huì)議文件并能協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成文件的修改審核工作。(二)會(huì)議文件的擬寫(xiě)會(huì)議涉及到的文書(shū)內(nèi)容大體有以下幾類：1.會(huì)議的指導(dǎo)文書(shū)。包括上級(jí)會(huì)議文書(shū)、上級(jí)指示文書(shū)、本級(jí)開(kāi)會(huì)起因文書(shū)等。2.會(huì)議的主題文書(shū)。包括開(kāi)幕式講話、主題報(bào)告、專題報(bào)告、專門(mén)文件、大會(huì)發(fā)言、選舉結(jié)果、正式?jīng)Q議、閉幕式講話等。3.會(huì)議程序文書(shū)。包括議程文書(shū)、日程安排、選舉程序、表決程序等。4.會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議記錄文書(shū)。包括會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議發(fā)言、情況反映、各種記錄等。5.會(huì)議參考文書(shū)。包括代表提案、公務(wù)書(shū)信、群眾來(lái)信、與會(huì)代表來(lái)信和各類來(lái)訪的書(shū)面材料。6.公告、傳達(dá)文書(shū)。包括會(huì)議公告、新聞報(bào)告、接受采訪、宣傳文章、傳達(dá)提綱、執(zhí)行計(jì)劃等。7.會(huì)議管理文書(shū)。包括開(kāi)會(huì)須知、議事規(guī)則、出示證件、保密制度、作息時(shí)間、生活管理等。(三)相應(yīng)知識(shí)1.擬定會(huì)議主要文件的基本要求會(huì)議主要文件一般指會(huì)議的各種工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、中心發(fā)言、總結(jié)報(bào)告、開(kāi)幕詞、閉幕詞、行政法規(guī)、條例或決議的草案等。這類文件是會(huì)議主題或指導(dǎo)思想的集中體現(xiàn)。秘書(shū)在參與擬定這類文件時(shí)，一般會(huì)遇到三種情況：第一種情況，是領(lǐng)導(dǎo)親自搜集材料，親自起草，定稿時(shí)和秘書(shū)一起斟酌。這種情況比較少。第二種情況，是秘書(shū)部門(mén)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搜集整理資料，領(lǐng)導(dǎo)自己動(dòng)手起草。第三種情況，是領(lǐng)導(dǎo)提出文件的主旨或細(xì)目，由秘書(shū)承擔(dān)起草任務(wù)，最后由領(lǐng)導(dǎo)修改定稿。這種情況比較多。無(wú)論秘書(shū)人員遇到上述哪一種情況，都應(yīng)當(dāng)做到以下三點(diǎn)：(1)認(rèn)真理解和吃透會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)所確定的會(huì)議主題，把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，特別是黨和國(guó)家的有關(guān)政策、精神。(2)做好深入細(xì)致的調(diào)查研究，掌握和提供詳盡確切的第一手材料。為此，秘書(shū)人員應(yīng)向有關(guān)部門(mén)或個(gè)人搜集材料，訪問(wèn)有關(guān)的人員，查閱有關(guān)的檔案資料等。(3)注意虛心聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)。在擬寫(xiě)文件的過(guò)程中，秘書(shū)部門(mén)或人員要多聽(tīng)聽(tīng)各方面的意見(jiàn)，尤其是領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)。起草者個(gè)人可以提出自己的意見(jiàn)，但這種意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)是領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)的補(bǔ)充，絕不能與之相悖，自作主張。2.會(huì)議文書(shū)的擬寫(xiě)要求會(huì)議文書(shū)是一種