集團公司信息工作信息的整理教材

集團公司信息工作信息的整理[高級]信息整理(一)學習目標能夠運用信息整理的各種方法，對原始信息進行選擇判斷，通過分析和加工等一系列信息處理的過程，使原始信息變?yōu)橐子谟^察、傳輸的形式，使之成為有價值的信息。(二)運用信息整理的方法整理信息1.信息資料的鑒別方法對信息資料的真?zhèn)?、準確性和價值進行鑒別最常用的方法是信息工作者的經驗判斷。這對于經驗豐富的人來說，是一種便捷、有效方法。但要進行嚴格的科學鑒別，經常還使用以下幾種方法。一是邏輯分類法。即對原始信息資料中所敘述的事實和分析問題的方式進行邏輯分析，看哪些事實和分析是確實可信的，哪能些是違背事實和邏輯規(guī)律的，哪些存在疑問需要進一步查證；二是數理統(tǒng)計法。即對原始信息資料中的數據和定性分析，運用數理模式進行計算鑒定，看其數據計算是否準確，分類是否合理，是否是結論一致等；三是調查核實法。即對原始信息資料的某些事實，通過現(xiàn)場調查或向報送信息的單位、被反映情況的單位以及相關單位核實調查，或與權威性材料進行對照，看其是否真實可靠；四是比較鑒定法。即將要鑒定的信息資料所反映的內容與相關事物的有關情況相比較，或與有關的縱向情況比較，從而鑒定該信息內容是否符合客觀事物的發(fā)展規(guī)律。2.信息資料的選擇方法經過鑒別的信息材料，還要嚴格進行選擇。在對原始信息的選擇過程中，要注意的一是要突出主題思想，凡是與反映信息主題無關的資料，要毫不猶豫地剔除。二是要注重典型性，要從大量原始信息中發(fā)掘出那些能夠提示事物本質的典型信息。三是要富有新意，要盡可能抓住那些能反映客觀事物新變化的信息；四是要具有特點，必須從各種事物的實際出發(fā)，有所側重地開發(fā)信息具有特點的東西。3.信息資料的核實方法在編寫信息資料過程中要認真地核對查實。特別在撰寫成稿之后，信息工作者還要進行一次認真的核實。有些情況、數據、結論，還要與提供信息的單位或相關方面進行核實，使信息準確無誤。4.信息資料的分析方法信息綜合點面結合法。把反映同類問題的信息加以集中和歸納，與全局性的情況結合起來或放在全局大背景下統(tǒng)籌考慮，然后從中找出帶有普遍性、規(guī)律性的問題，使原始信息增加廣度和深度，從而提高信息的價值。這是信息綜合處理中較為常用的方法。信息綜合定性、定量分析法。定性分析，是對信息反映的事物的性質分析，通過分析確定事物質的規(guī)律性和本質性。定量分析是對信息所反映事物量的分析，分析事物構成要素的數量，把握其變化及其對事物構成的影響，提示事物的數量界限和要素間的關系。實際工作中，有些信息材料只是擺出一堆數字，缺乏對事物的本質分析；有的信息分析與定量分析結合起來，才能提高信息的準確性、深刻性和實用性。反映現(xiàn)狀與預測未來信息綜合分析法。未來信息也就是預測信息，是根據客觀事物的發(fā)展規(guī)律推測判斷其未來發(fā)展趨勢，為領導決策和宏觀調控的重要依據，信息工作者要學會信息預測，善于從現(xiàn)狀信息中找到事物發(fā)展變化的趨勢和規(guī)律，深入開掘，比較準確地預測未來，從信息綜合分析中將現(xiàn)狀信息與預測信息密切地結合起來，盡可能多、準確地提供預測信息，更好地為領導科學決策服務。5.信息資料的編寫方法信息資料的編寫。信息的編寫是指對信息資料進行再加工(取舍、充實、完善、提高及技術處理)，挖掘信息的深層價值，在編寫過程中，不僅要做到在內容上取舍準確，詳略得當，而且要精心遣詞造句，反復推敲，用精練的語言，盡量少的文字，容納最大的信息量。通常應重視的，一是要主題鮮明。這是信息資料的重要之處。要緊緊圍繞主題加以提煉、濃縮使信息表達的意思高度凝聚。一般情況下，一篇信息資料，切不可貪大求全，面面俱到，以致枝蔓過繁，淹沒主題。二是標題新穎。新穎的標題可以吸引讀者，引人注目。信息的標題要比文章的標題短，通常不設副標題，既要盡可能做到直截了當，言簡意賅，又要生動、鮮明，起到畫龍點睛的作用。三是結構要嚴謹。盡量減少層次和段落，信息的開頭不宜加導語，要開門見山，落筆入題。上下聯(lián)系、轉換要簡潔、精煉，過渡自然；結尾要簡短而質樸，意盡而言止，做到層次分明，結構嚴謹，詳略得當，自然和諧。四是要語言凝練，要簡明扼要，通俗易懂，切不可生造詞語，要力求規(guī)范化。要有必要的概括，但不能過于抽象、言之無物，更不能任意拔高或故弄玄虛，使信息失真。信息主題的提煉。信息的主題是全篇信息的內核和中心。提煉主題就是要在充分占有材料的基礎上，從中提煉出要說明的主要問題或基本思想，主題應該正確、集中、鮮明、深刻。正確就是要反映客觀事物的本質及其運動變化規(guī)律，不能錯誤地、歪曲地反映，也不能以偏概全；集中，就是要集中說明一個問題重點突出，高度凝聚，避免貪大求全，龐雜分散；鮮明，就是要主題清楚，表述透徹，不是含糊其詞，晦澀朦朧；深刻，就是主題要有一定的高度和深度，能體現(xiàn)出事物發(fā)展趨向，不能僅僅停留在一些零碎的、表面的現(xiàn)象上，輕描淡寫，就事論事。這就需要對原始信息資料進行認真分析，進行必要的綜合和歸納，找出事物之間的相互聯(lián)系，總結出規(guī)律性的東西。綜合歸納的過程，就是提煉主題，產生的效果就不一樣，即使一兩句話的短信息，也需要提煉主題，選擇最佳的角度去反映，特別是涉及宏觀決策的較重要的信息，對原始信息更要進行全面分析，只有對歷史的、現(xiàn)狀的和未來的，以及縱向橫向等多方面進行比較分析，才能明確主題思想，準確地提出具有參考價值的信息。信息內容的結構。結構指表現(xiàn)形式，是為內容服務的，形式與內容應是統(tǒng)一的整體。信息結構的基本要求一是簡短，選取最能說明問題的材料，省去一切可有可無和多余的東西，把篇幅壓到最短的限度；二是嚴謹，觀點與材料一致，聯(lián)系緊密，脈絡清晰，文筆流暢，簡而不漏；三是主次分明，詳略得當；四是靈活，按內容需要，自由組織，允許跳躍，允許少頭少尾。可把最重要、最新鮮、最需要信息接受者首先要知曉的信息內容放在最前面，開門見山地以極短的文字敘述主要事實，表達重要觀念，然后按照事實材料的重要程度、輕重緩急有序地排列。如寫一條重要問題信息，首先要說明產生了什么問題及引起或將要引起的后果，使信息接受者一看便知道是什么問題及問題的嚴重性，然后可具體說明問題產生的過程和原因，提出解決問題的辦法。這樣，全則信息主次分明，層次清楚，適合讀者的心理要求。(三)相應知識1.信息資料加工的形式信息加工的三種形式。信息的加工是秘書人員對原始信息再認識、進行提煉，使之更能反映事物本質和特征的過程。其加工的形式歸納起來，主要有以下幾種：一是綜合加工。即圍繞某一問題的需要，將與之相關的同類、近似或相反的原始信息匯集在一起，并作為一個整體加以研究的深加工過程，這種綜合加工，不是簡單地羅列或拼湊，而是各種相關信息的有機結合，其綜合的程度，在日常工作中主要表現(xiàn)為兩種情況，即簡單的綜合加工和復雜的綜合加工，前者是對相關信息的一般整理和歸納，如寫生產報表，情況綜述等。二是提煉加工。指從各種信息中攝取所需要的信息深加工過程，如主題、觀點、材料的提煉等。有共性提煉，即從反映同一問題、但不同領域或不同性質的信息中，提取出相同的特點、相同的經驗、具有某些共同規(guī)律的信息加工過程。如某項新政策的出臺，某種法規(guī)的制定，某項方案的選擇等，大多采用共性提煉的形式。有特性提煉，即從反映同一問題并具有相同或相似的信息中，提取不同特點、不同經驗、不同規(guī)律的信息加工過程，如某項政策的貫徹，某項經驗的推廣，某項改革方案的實施，就要從諸多信息中進行特性提煉。有典型提煉，即從反映同一問題，但時間、空間、性質等存在某些差異中的信息中，提取有代表性，傾向性信息的加工過程。如有些工作經驗總結、重大動態(tài)性信息的編寫等，一般常采取典型提煉的方法。三是推導加工。指根據已知消息，運用邏輯推理而得出新結論的信息加工過程。常用的有判斷推導和預測推導，前者是在同一時間條件下，根據已知判斷未知的信息加工過程，以回答"現(xiàn)在究竟怎樣"的問題；后者是在同一時空條件下，根據過去、現(xiàn)在推導未來的信息加工過程，以回答"將來怎樣"或"可能怎樣"的問題。2.信息綜合處理的常用方式綜合處理信息的常用方式，一是根據信息所具有的兼容性，把來自不同角度和各個方面的信息兼收并蓄，從而發(fā)掘事物整體的內在規(guī)律性；二是把無序的信息圍繞一條主線有機地組合起來，系統(tǒng)地揭示事物的本質特征；三是對內容相互對立的信息，既要有保留發(fā)揮，又要有摒除否定，在表現(xiàn)內容對立的信息中探求實質；四是對信息價值進行思考，作出合乎邏輯的推導和升華，達到舉一反三，見微知著的效果；五是在紛雜的信息中，選取能夠反映事物總體特征的具有代表性的個別信息從此條信息來比較全面地認識一個系統(tǒng)的大體情況。以上諸方式可根據不同情況，靈活選用。3.信息的開發(fā)信息的開發(fā)是指對人類社會的信息進行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以全面、準確、深刻地掌握事物的本質特征和內在規(guī)律，獲得事物發(fā)生、發(fā)展、變化的高層次信息。信息開發(fā)的要求是擴展信息的涵蓋面，增加信息容量，提高信息質量，創(chuàng)造最佳服務效果。在實踐中，不少地區(qū)或單位往往是消息性信息多，綜合性信息少；滯后性信息多，預測性信息少；隨機性信息多，系統(tǒng)性信息少；原始信息多，深加工信息少。這種現(xiàn)象若不能及時改變，信息工作就會走彎路，就會退化和萎縮。通過各種信息渠道收集的原始信息，豐富而龐雜，如果不進行深入開發(fā)整理，一攬子提供給領導者，領導者的精力、時間和關注點就會被紛繁的原始信息所淹沒，不利于科學決策和提高領導工作效率，這就要求秘書人員對大量的、零散的、隨機的、個別的信息進行加工、提煉和概括，開發(fā)出全面的、系統(tǒng)的高層次信息。從利用的角度看，綜合性、預測性、系統(tǒng)性信息對領導機關的科學決策，對推動生產經營的發(fā)展具有更大、更直接的參考咨詢價值。信息部門必須重視信息的綜合開發(fā)，努力使提供的信息更深刻、更廣泛、更科學、更具代表性。一般來說信息開發(fā)主要通過以下途徑：一是拓寬信息渠道，大力發(fā)展基礎信息，盡可能廣泛地及時地把組織內外的相關信息收集起來。二是加強綜合分析，提高信息的廣度和深度，反映出事物的本質和規(guī)律，預測事物的發(fā)展方向。三是注重概括提煉，提高信息的精度和純度，從大量原始信息中提取蘊含事物的普遍性和規(guī)律性的高層次