公司檔案管理培訓(xùn)2013年11月

公司檔案治理培訓(xùn)Logohere辦公室13年11月檔案管理工作內(nèi)容檔案管理的方式主要內(nèi)容歸檔文件整理操作實(shí)務(wù)檔案

是什么

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是一種無形資產(chǎn)它的無形價值在企業(yè)真正需要時則完全可以表達(dá)出來，能為企業(yè)的各項(xiàng)工作供給更好的效勞。當(dāng)檔案的原始記錄性或?qū)W問信息性能夠滿足某個方面的社會需求時就形成了檔案的價值。檔案的價值表達(dá)在：具有憑證和情報(bào)價值具有現(xiàn)實(shí)價值和長遠(yuǎn)價值具有第一價值和其次價值價值一、檔案具有憑證和情報(bào)價值檔案的憑證價值是檔案不同于或優(yōu)于其他各種資料的最根本的特點(diǎn)。檔案是確鑿的原始材料和歷史記錄，可以成為查考、爭論、爭論和處理問題的依據(jù)，認(rèn)定法律權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任的證據(jù)。檔案是事實(shí)、學(xué)問和閱歷的記錄，它的這種牢靠、廣泛的可供參考的特征，構(gòu)成了檔案的又一根本價值．—情報(bào)價值。在日常工作中，檔案在企業(yè)工作中首先表現(xiàn)出來的就是它的憑證價值和情報(bào)價值。例如，我們有時在實(shí)際工作中必需查找某份文件資料或者某張圖片，以此作為依據(jù)來了解具體狀況，都需要從原始的檔案資料中查找相關(guān)憑證。有的文件資料上面的內(nèi)容可直接使用，有的僅作為參考依據(jù)。由此可見，檔案在我們的工作中突顯了其必不行少的作用——憑證價值和情報(bào)價值。二、檔案具有現(xiàn)實(shí)價值和長遠(yuǎn)價值現(xiàn)實(shí)價值是指檔案對現(xiàn)實(shí)的社會實(shí)踐活動所具有的有用性。長遠(yuǎn)價值是指檔案價值的時效性可以擴(kuò)展到遙遠(yuǎn)的將來，在相當(dāng)長的時間里能夠滿足社會各方面的利用者需要的性質(zhì)。在企業(yè)中，各部門的工作不行缺少的就是與外界的溝通與聯(lián)系，因此，文件的溝通亦成為了企業(yè)對外聯(lián)系的重要手段之一。各部門之間或各部門與外單位之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系絕大局部都依靠于文件資料的往來，這些往來所產(chǎn)生的文件資料，依據(jù)其重要價值與日后可利用程度等，由檔案人員整理歸檔存放，以作日后備查參考之用。檔案的文件資料伴隨著企業(yè)成長，并記載了企業(yè)進(jìn)展過程中的全部點(diǎn)滴。所以說，檔案的文件資料不僅成為現(xiàn)實(shí)工作的幫助工具，也是對日后工作的開展具有指導(dǎo)性的意義。三、檔案具有第一價值和其次價值檔案的第一價值是指檔案對于其形成者所具有的價值，其價值主體是檔案形成者；其次價值是指檔案對社會即除檔案形成者之外的其他利用者所具有的價值，其價值主體是非檔案形成者。檔案的存在，對于形成者乃至利用者，都是一個重要資源的來源。檔案記載的是企業(yè)長期進(jìn)展以來形成的全部歷史記錄，包括相關(guān)的文字記錄，數(shù)據(jù)，圖表等比較形態(tài)的資料。這些資料都可以作為歷來工作的歷史憑證。在企業(yè)工作中，很多時候牽涉到需要利用某份文件或者是某張圖片等去幫助完成某項(xiàng)具體工作，這時候，檔案的重要價值作用尤為突出。在實(shí)際工作中，治理者應(yīng)當(dāng)如何做好檔案治理工作，才能發(fā)揮其最大效用，使企業(yè)檔案工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化以及標(biāo)準(zhǔn)化呢？檔案治理方面的培訓(xùn)放到提高自身學(xué)問水平的日程中去〔了解、清晰、操作、檔案存在意義〕專業(yè)的檔案治理人員〔細(xì)心、淡泊、懇切〕公司和部門角度幫助做好檔案工作〔部門人員協(xié)作，不缺失、齊全完整〕檔案治理干什么工程資料合同往來票據(jù)會議記錄電子文檔選購合同其它技術(shù)資料招投標(biāo)資料往來文件合同同時建立索引檔案放哪兒簡潔分類易于保密愛護(hù)性好檢索簡便1．抽屜式直立檔案2．開放式橫向檔案整齊劃一便于取閱易于查找保密性一般3．穿孔式活頁夾簡潔損毀有挨次性保密性差簡潔保存標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一便于存取長期保存愛護(hù)性好4．檔案盒20歸檔文件整理操作實(shí)務(wù)

檔案分類、編號方法文件歸檔整理方法

歸檔范圍表的使用說明21檔案分類、編號方法一、根本概念1、檔案分類是指依據(jù)歸檔文件的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，承受科學(xué)、適用的方法，對歸檔文件進(jìn)展分門別類，從而使庫藏的全部檔案文件成為一個條理化的具有肯定附屬關(guān)系和平行關(guān)系的庫藏系統(tǒng)。222、類目體系類目是檔案分類的構(gòu)成要素，分為類列和類系兩個要素。類列是指在不同分類層次上具有平行關(guān)系的類與類之間所構(gòu)成的體系，其規(guī)律規(guī)章是不能相互穿插；類系是指某一大類從總到分所構(gòu)成的具有包含和被包含關(guān)系的類的系統(tǒng)，其規(guī)律規(guī)章是上位類包含下位類，下位類被上位類所包含。23企業(yè)檔案分類方案類列類系一類四類三類二類ABC1234243、分類原則遵循文件的來源特性保證類目體系的嚴(yán)整性保證類目體系的可包涵性維護(hù)類目體系相對穩(wěn)定性254、類號類號是類目的標(biāo)識符號，用以表示類目在分類體系中的位置和排列挨次。本細(xì)則依據(jù)代碼制進(jìn)展類號標(biāo)識。例：“1.1.1”265、檔號檔號即檔案號。依據(jù)國家檔案行業(yè)的有關(guān)規(guī)定，檔號一般由分類號、文件挨次號和相關(guān)特征號組合而成。檔案號是歸檔文件保存單元的唯一標(biāo)識，用以治理和檢索庫存檔案。272、常用分類方法職能分類時間分類作者分類專題分類工程分類型號分類區(qū)域分類專業(yè)分類外形或文種分類職能分類方適用于一級類目的區(qū)分；其他分類方法則適用于二級以下類目的劃分283、一級類目的劃分公司的檔案依據(jù)企業(yè)活動職能性質(zhì)劃分為十個大類：黨群工作檔案、行政治理檔案、經(jīng)營治理檔案、人事檔案、會計(jì)檔案、生產(chǎn)治理檔案、根本建設(shè)檔案、生產(chǎn)〔建設(shè)、業(yè)務(wù)〕技術(shù)檔案、設(shè)備儀器檔案、科研開發(fā)檔案。294、二級以下類目的劃分各大類或依據(jù)工作內(nèi)容分工、或依據(jù)治理對象特點(diǎn)，或依據(jù)文件類型，或依據(jù)所屬專業(yè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，或依據(jù)文件往來規(guī)律進(jìn)展二級以下類目的劃分。適當(dāng)進(jìn)展三級類目的劃分。各類技術(shù)、業(yè)務(wù)、科技對象等檔案的具體分類，在下屬單位依據(jù)實(shí)際狀況細(xì)化30二級類目設(shè)置黨群工作檔案類目設(shè)置黨群工作檔案按工作內(nèi)容設(shè)置：黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、統(tǒng)戰(zhàn)工作、紀(jì)檢工作、工會工作、共青團(tuán)工作七個二級類目。行政治理檔案類目設(shè)置行政治理檔案按工作內(nèi)容設(shè)置行政事務(wù)、法紀(jì)監(jiān)察、審計(jì)工作、人事治理、醫(yī)療衛(wèi)生和后勤福利、外事工作、法律事務(wù)七個二級類目。經(jīng)營治理檔案類目設(shè)置經(jīng)營治理檔案按治理職能設(shè)置經(jīng)營決策、打算治理、財(cái)務(wù)治理、投資治理、資產(chǎn)治理、企業(yè)治理、風(fēng)險(xiǎn)治理、合同治理八個二級類目。31二級類目設(shè)置會計(jì)檔案類目設(shè)置會計(jì)檔案類按文件形式〔名稱〕設(shè)置憑證類、賬簿類、報(bào)表類和其他類四個二級類目。對每個二級類目的復(fù)分參照國家檔案局頒發(fā)的《會計(jì)檔案治理方法》中的有關(guān)款項(xiàng)，結(jié)合各單位的狀況，自行設(shè)置三級類目。人事檔案類目設(shè)置人事檔案依據(jù)員工屬性設(shè)置為在職員工檔案、退休員工檔案、離崗員工檔案、死亡員工檔案、其他5個二級類目，各類中按姓名組織案卷。32二級類目設(shè)置生產(chǎn)治理檔案類目設(shè)置生產(chǎn)治理檔案按治理職能設(shè)置安全治理、科技治理、能源治理、環(huán)境愛護(hù)、標(biāo)準(zhǔn)化治理、檔案信息治理六個二級類目。根本建設(shè)檔案類目設(shè)置根本建設(shè)檔案類依據(jù)建設(shè)工程的使用性質(zhì)，設(shè)置綜合類、行政辦公類、生產(chǎn)類、幫助類、生活類等五個二級類。在生產(chǎn)〔建設(shè)、業(yè)務(wù)〕技術(shù)類檔案、設(shè)備儀器類檔案和科研開發(fā)類檔案的二級類目劃分，由下屬單位依據(jù)所屬行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或特點(diǎn)，進(jìn)展細(xì)化。335、三級類目劃分在各治理類檔案的二級類目之下，可以依據(jù)文件的往來特點(diǎn)，依據(jù)實(shí)際需要設(shè)置收文類、發(fā)文類和內(nèi)部簽報(bào)及批復(fù)類等三級類目。各技術(shù)類檔案可以依據(jù)所屬行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)特征、工作程序特征等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)展細(xì)化。分類的一般方法有：34三、分類號、檔號編制方法分類號。本分類細(xì)則承受代碼制分類標(biāo)識法。一級類目使用0-9標(biāo)識，二級類目使用0.0-9.9標(biāo)識、三級類目使用0.0.0-9.9.9標(biāo)識，依此類推。沒有標(biāo)注出來的數(shù)碼標(biāo)識為空號，留作今后類目擴(kuò)展使用。各級類目標(biāo)識之間用“.”隔開。檔號編制方法1、檔號以“件”為單元進(jìn)展標(biāo)識的，檔號編制的規(guī)章為六段號碼制，即：檔號=機(jī)構(gòu)代碼+年度+分類號+保管期限代號+載體類型代碼+件號〔文件挨次號〕各號段之間以“-”隔開。XXXX-XXXX--XX-XX-XXXX

機(jī)構(gòu)代碼載體類型代碼分類號代碼件號年度保管期限代碼362、檔號以“卷”為單元進(jìn)展標(biāo)識的，檔號編制的規(guī)章為六段號碼制，即：檔號=機(jī)構(gòu)代碼+年度+分類號+保管期限代號+載體類型代碼+案卷號XXXX-XXXX--XX-XX-XXXX

機(jī)構(gòu)代碼案卷號年度保管期限代碼載體類型代碼分類號代碼37分類表中的一級類目應(yīng)當(dāng)原則遵循。公司可以依據(jù)自己的實(shí)際需要，調(diào)整和細(xì)化分類表中的二級以下類目，假設(shè)確實(shí)需要增加一級類目的，需要報(bào)集團(tuán)公司和地產(chǎn)中心檔案部門備案。公司檔案分類表使用說明38公司文件歸檔整理方法一、根本概念〔術(shù)語定義〕1、歸檔：指產(chǎn)業(yè)園公司所屬各單位〔部門〕將屬于歸檔范圍的公司文件，依據(jù)公司檔案治理的有關(guān)規(guī)定，移交給公司或本單位檔案治理機(jī)構(gòu)集中保存的過程，是文件轉(zhuǎn)化為檔案的必要手續(xù)。2、歸檔文件：是指各單位在企業(yè)活動中形成、辦理完畢并符合歸檔范圍，作為檔案歸檔保存的各種載體形式的文件材料。393、歸檔時間：是指應(yīng)當(dāng)歸檔的文件向檔案室移交的時間。不同種類的文件材料，依據(jù)其形成的具體狀況有不同的要求。4、歸檔文件整理：是指將零散、無序的文件有序化的過程。具體是將歸檔文件以件為單位進(jìn)展裝訂〔或組成案卷裝訂〕、依據(jù)肯定的聯(lián)系將歸檔文件裝入檔案盒、進(jìn)展盒內(nèi)排列、加蓋歸檔章、編制盒內(nèi)名目和填寫備考表等幾項(xiàng)系統(tǒng)整理的工作。40文件歸檔整理5、檔案盒：是一組具有有機(jī)聯(lián)系的歸檔文件的最小存放單元。對不同種類的文件材料，裝盒方式有所不同。6、編目，是指以檔案盒內(nèi)的歸檔文件為對象，通過編制盒內(nèi)文件名目，固定盒內(nèi)文件整理的成果，提醒盒內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

41二、歸檔工作治理1、歸檔工作治理的內(nèi)容

歸檔范圍：確定文件的價值，打算文件是否向檔案轉(zhuǎn)化歸檔時間：依據(jù)科技活動特殊，確定文件何時歸檔歸檔要求：明確便于長遠(yuǎn)和安全保存檔案的措施歸檔份數(shù)：依據(jù)歸檔文件重要性確定原件與復(fù)制件數(shù)量歸檔手續(xù)：明確歸檔文件的移交手續(xù)425、歸檔程序〔1〕兼職檔案員在歸檔材料整理完畢后填寫《文件移交登記表》一式兩份，伴同歸檔材料移交本單位檔案治理人員?！?〕專職檔案治理人員清點(diǎn)文件材料移交狀況，核對之后在《文件移交登記表》簽字確認(rèn)，正式簽收?！段募平坏怯洷怼芬皇絻煞?，一份歸檔，一份交由兼職檔案治理人員保存。43三、整理工作治理整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。整理要求〔1〕歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予以復(fù)制。〔2〕整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案愛護(hù)要求?！?〕有公司文號的文件歸檔時，必需歸有公司領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)文稿紙上簽發(fā)的定稿和蓋有公章的正本。

446、歸檔文件編目〔1〕、歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件名目設(shè)序號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等工程。①序號：文件在檔案盒內(nèi)的挨次號。②文號：文件的發(fā)文字號。③責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。④題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不標(biāo)準(zhǔn)的，可自擬標(biāo)題，外加“〔〕”號。⑤日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20230816。456、歸檔文件編目⑥頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中凡有圖文的頁面均為一頁。⑦備注：注釋文件需說明的狀況。

〔2〕歸檔文件的檔案盒名目應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件名目封面設(shè)置年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、主題等工程。467、檔案盒編目將歸檔文件按件號挨次裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表工程?！?〕填寫檔案盒封面①檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明公司名稱。檔案盒的外形尺寸為310×220mm，可依據(jù)需要選用盒脊厚度適合的檔案盒。②檔案盒應(yīng)依據(jù)擺放方式的不同，在盒脊設(shè)置年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(xiàng)。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最終一件文的件號，中間用“—”號連接；盒號即檔案盒的排列挨次號，在檔案移交進(jìn)檔案室時，由專職檔案人員按要求編制。③檔案盒應(yīng)承受無酸紙制作477、檔案盒編目〔2〕備考表。備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件狀況說明、整理人、檢查人和日期。①盒內(nèi)文件狀況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等狀況。②整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。③檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。④裝盒時間：歸檔文件整理完畢裝盒的日期。將歸檔文件按室檔號挨次裝入檔案盒，數(shù)量適度并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表。

注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜裝入同一檔案盒內(nèi)裝盒盒脊

年度保管期限機(jī)構(gòu)〔問題〕起止件號盒號2023永久辦公室1-71裝盒歸檔文件裝盒后，上架排列應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案全都，盒脊朝外，便于實(shí)體治理。

⑧排架要點(diǎn)

文書檔案以件為單位整理要點(diǎn)科技檔案整理要點(diǎn)會計(jì)檔案整理要點(diǎn)特殊載體檔案整理要點(diǎn)實(shí)物檔案整理要點(diǎn)電子檔案治理要點(diǎn)六項(xiàng)文書檔案以件為單位整理要點(diǎn)以“件”為單位整理的前提：適應(yīng)辦公自動化環(huán)境下文件歸檔整理工作需要件，是指因某一事由而直接形成的單份文件的計(jì)量單位

形成是自然的形式是單個獨(dú)立成冊的〔實(shí)體上裝訂在一起，編目時表達(dá)為一條名目〕效用是獨(dú)立可用的是文件歸檔時的根本保管單位按“件”裝訂一般狀況：以自然形成的每份文件，為一件。特殊狀況：正文與定稿，為一件；原件與復(fù)制件，為一件；正文與附件，為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，為一件；式樣一樣、內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的未裝訂成冊的各種表、單〔如每周安排、統(tǒng)計(jì)表〕可以裝訂在一起作為一件;正文與文件會簽單，為一件；正文與發(fā)文稿紙，為一件；按“件”裝訂特殊狀況：來文與復(fù)文〔指請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函〕，原則上各為一件，也可合為一件；會議記錄和會議紀(jì)要，原則上各為一件；一次會議形成的會議通知、與會名單、會議議程、領(lǐng)導(dǎo)講話、新聞報(bào)道稿等文件各為一件；歸檔前已自然本錢〔冊〕的會議記錄本、各種簿冊〔名冊、圖冊等〕，按其固有的裝訂方式，每本〔冊〕各為一件；重要文件須保存歷次修改稿的，正文與歷次修改稿各為一件；裝訂前對文件的修整：整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應(yīng)符合檔案愛護(hù)要求。例如不能有熱敏紙，不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫字跡等。裝訂前的整修內(nèi)容主要有：修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物、大紙張折疊。按“件”裝訂裝訂挨次正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；中文版本在前，其它文種版本在后；發(fā)文稿紙?jiān)谇埃脑诤?；文件處理單在前，正文在后；按“件”裝訂科技檔案整理要點(diǎn)分工程、組卷、排序修整、編號 編目〔卷內(nèi)名目、備考表〕裝訂、裝盒編制封面編制案卷名目入庫上架科技檔案一般有產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備四大類。特點(diǎn)：具有成套性。方法：按工程形成階段組卷、排序產(chǎn)品檔案一般有：市場調(diào)研、立項(xiàng)；設(shè)計(jì)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)；圖紙、工藝；工裝、包裝；鑒定、檢驗(yàn)；創(chuàng)優(yōu)；質(zhì)量分析?？蒲袡n案一般有：調(diào)研、申報(bào)立項(xiàng)、爭論、試驗(yàn)、總結(jié)、鑒定、報(bào)獎、推廣應(yīng)用。①分工程、組卷、排序基建檔案一般有：依據(jù)性文件〔可行性爭論、立項(xiàng)、審批〕；根底性文件〔勘探、測繪、征遷、招投標(biāo)〕；設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件；竣工驗(yàn)收文件；評獎創(chuàng)優(yōu)文件；使用修理改擴(kuò)建文件。設(shè)備檔案一般有：隨機(jī)文件；合同發(fā)票〔或復(fù)印件〕開箱驗(yàn)收；安裝調(diào)試；使用維護(hù)、更新改造。①分工程、組卷、排序②修整編號修整：去釘和折疊。大于A4的圖紙承受“手風(fēng)琴”式折疊，使標(biāo)題欄外露。③編目〔卷內(nèi)名目、備考表〕、④裝盒承受不裝訂方式的，將卷內(nèi)名目、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技擋案盒內(nèi)保存。須每份文件材料上依次標(biāo)注挨次號。會計(jì)檔案整理要點(diǎn)會計(jì)檔案的歸檔范圍是會計(jì)核算材料，即：會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及銀行存款余額調(diào)整表、銀行對賬單等其他材料。本單位的經(jīng)費(fèi)預(yù)算、財(cái)務(wù)收支打算、調(diào)資定級、財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)政策等治理性文件材料，應(yīng)納入文書檔案歸檔范圍，不納入會計(jì)