現(xiàn)代企業(yè)公文寫作教材文書寫作培訓資料

現(xiàn)代企業(yè)文書寫作文書寫作培訓資料講授目錄一、文書寫作概述二、中國公文寫作三、商務(wù)信函寫作四、經(jīng)濟文書寫作五、常用工作文書六、社交禮儀文書第一部分：文書寫作概述1、文書寫作特點2、文書寫作要求3、文書寫作程序1、文書寫作特點1、使用廣泛，對象明確2、約定俗成，格式固定3、內(nèi)容真實，實事求是4、講究時效，重視辦理5、語言明確，風格獨特

文體—多為陳述或說明式

以敘述為基礎(chǔ)——對人或事的過程的交代，反映情況側(cè)重敘述，但要概括

以議論為手段——對事情的評價，闡明道理偏重議論，但要針對主題

以說明為目的——擺出事情的真相，提出要求多用說明，但要簡明按作用分類指揮性文書——指示規(guī)范性文書——章程報請性文書——請示知照性文書——通知聯(lián)絡(luò)性文書——信函記錄性文書——會議記錄報導性文書——新聞法律性文書——合同

2、文書寫作要求

意思明確——明白無誤，讓人一目了然文理通順——流暢表達，又顯示寫作水平觀點正確——有道理，不搞歪理實事求是——真實，不掩飾，不夸張及時迅速——講效率，講效益，不拖拉誤事

簡明生動——增加可讀性，防白話、套話、干巴巴層次分明——有先有后，段落清晰，不轉(zhuǎn)圈標點規(guī)范——正確運用，不要一逗到底格式適宜——不同文種用不同格式l

簡明——用詞簡單明了，直截了當l

準確——用詞含義明確，不會誤解l

樸實——用詞通俗自然，恰如其分l

莊重——用詞嚴肅端莊，不多情感l(wèi)

規(guī)范——用詞符合語法，講究邏輯

應(yīng)用性文字要求標點符號歌一句話說完，劃個小圓圈——句號中間要停頓，圓點加尾尖——逗號并列詞語間，點個瓜子片——頓號并列分句間，圓點加逗點——分號總結(jié)導語前，上下兩圓點——冒號疑惑或發(fā)問，耳朵墜耳環(huán)——問號標點符號歌命令感嘆語，滴水下屋檐——感嘆號引文特殊詞，蝌蚪上下竄——引號文中要注解，兩頭各半弦——括號轉(zhuǎn)折或注解，一橫寫后邊——破折號意思說不完，六點緊相連——省略號特別重要處，字下加圓點——著重點努力提高寫作能力1、提高文字表達能力2、積累相應(yīng)專業(yè)知識3、熟悉文書格式要求4、掌握政策理論水平5、具有嚴謹寫作態(tài)度3、文書寫作程序明確寫作主旨——給寫作定位，目的？寫什么？文種？怎么寫？收集信息資料——供寫作參考，需要哪些？怎么收集？如何整理？擬定結(jié)構(gòu)提綱——搭寫作框架，通盤安排，強化要點，有詳有簡完成正文草稿——填寫作內(nèi)容，按照提綱一步步充實內(nèi)容，加工成章認真修改檢查——定寫作終稿，反復推敲斟酌，直至滿意二、中國公文寫作1、公文的作用特點2、公文的范圍、類型7、通知和通報3、公文的處理方法和程序8、報告4、公文的行文規(guī)則9、請示5、公文的通用格式10、函6、公文的種類11、會議紀要1、中國公文的作用公文國家機關(guān)、社團組織、企事業(yè)單位在公務(wù)活動中行使職權(quán)制定的公務(wù)文書。公文性質(zhì)——工具公文作用1、貫徹政策、規(guī)范行為；

2、通報情況、指導工作；

3、方便查找、積累史料；

公文的特點公文特點:1、制發(fā)者的法定性；

2、作用的權(quán)威性；

3、效用的現(xiàn)實性；

4、體式的規(guī)范性；

5、制作的程序性；2、中國公文范圍按事業(yè)范圍分專用公文；通用公文按行文方向分上行文；下行文；平行文按公文來源分收進文；外發(fā)文；內(nèi)部文按發(fā)文性質(zhì)分問文；復文按處理要求分參閱性公文；承辦性公文按辦文時間分特急文（特急件）；急辦文（急件）；常規(guī)文（平件）按機密程度分絕密文；機密文；秘密文；普通文3、公文處理方法和程序三大環(huán)節(jié)：1、發(fā)文處理：擬稿審核簽發(fā)登記繕印用印分發(fā)2、收文處理：簽收登記分辦擬辦批辦承辦催辦--督辦辦復3、公文管理：制定立卷類目表歸卷調(diào)用立卷歸檔銷毀4、公文行文規(guī)則行文關(guān)系要和隸屬關(guān)系一致行文方式要根據(jù)工作需要靈活掌握行文名義和內(nèi)容要與發(fā)文機關(guān)的職權(quán)范圍相對應(yīng)行文線路要盡量縮短處理好主送與抄送的關(guān)系經(jīng)過批準，有些文件可以通過新聞媒介公開發(fā)布如有必要，可以聯(lián)合行文5、通用公文的格式1、排版——自左至右2、單位——國家法定計量單位3、字體——發(fā)文單位初號宋體標題2、3號宋體4、用紙——A4、B55、文頭——套紅，占首頁三分之一文頭部分格式（紅頭上1/3）1、代碼5、收文處理章、2、份號3、秘級4、緊急程度

6、文件版頭

7、發(fā)文字號8、簽發(fā)人行文部分（下2/3）

1、標題

2、題注3、主送單位

4、正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX6、發(fā)文署名

7、成文日期

5、附件說明8、印章文尾部分（最后）1、主題詞2、抄送單位3、印發(fā)說明4、頁碼（單右雙左）通用公文慣用語開篇起首的慣用語

根據(jù)……、遵照……、按照……、茲將（因、有、介紹、證明、就派）……為了……、關(guān)于……、敬悉……等。終篇收束的慣用語

此致敬禮、特此……、懇請……；妥否，請……、當否，請……、以上……如無不當請……、……為盼、……為荷、……為感等。公文序碼標示第一層一、二、三、四第二層（一）、（二）、（三）、第三層1、2、3、4、第四層（1）、（2）、（3）、第五層①、②、③、④6、中國公文種類——12類13種1．命令——發(fā)布重要行政法規(guī)，采取強制性行政措施2．決定——對重要事項或重大行動的安排3．議案——各級政府向同級人民代表大會或常委會提請審議事項4．指示——對下級布置工作，闡明工作活動的指導原則中國公文種類——12類13種5．批復——答復下級請示事項6．通告、公告——一定范圍內(nèi)公布應(yīng)遵守或周知的事；向國內(nèi)外宣布重要或法定的事7．通知——批轉(zhuǎn)下級、轉(zhuǎn)發(fā)上級和無隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章、任免，傳達周知事項8．通報——表彰先進，批評錯誤，傳達精神或情況中國公文種類——12類13種9．報告——向上級匯報工作，反映情況，提出意見、建議，答復詢問10．請示——向上級請求指示批準11．函——無隸屬關(guān)系商洽工作，詢問答復，向主管部門請求批準12．會議紀要——記載和傳達會議情況和議定事項（1993、11修訂）請示概念——向上級請求指示、批準時用的公文分類：請求指示的請示遇有疑難問題、新情況、不明確求上級指示或解釋。請求審批的請示對不能做主的經(jīng)濟、物資、編制等問題請上級審批。請求幫助的請示完成工作需要在人、財、物上得到上級的幫助。請求批轉(zhuǎn)的請示解決某問題涉及其他部門單位，請求上級批轉(zhuǎn)執(zhí)行。

請示格式1、標題—標準式（關(guān)于開展公司上半年產(chǎn)品質(zhì)量評比工作的請示）

2、主送單位根據(jù)隸屬關(guān)系主送一個上級，不可多頭避免批復意見不一；一般不越級行文。

3、正文緣由：請示目的、原因、依據(jù)，理由充分，言之有據(jù)。事項：系主體，要求審批的具體問題或事項，要寫明確,堅持一文一事.

要求：系結(jié)尾，提出肯定性要求（當否，請批示）4、發(fā)文單位和日期：同公文，寫明確，以便批復。請示和報告的區(qū)別：1、文目的不同；2、寫作結(jié)構(gòu)不同；3、結(jié)束語不同；4、處理方式不同；5、內(nèi)容寬窄不同；6、行文時間不同；7、報送制度不同；

函概念——無隸書單位商洽工作，向主管部門請求批準事項時使用的公文分類：商洽函不相隸屬單位商洽工作的行文。答詢函單位、部門間進行問題或事項的詢問和答復的行文。請批函向不相隸屬單位和主管部門請求批準有關(guān)事項的行文。

函形式

公函—內(nèi)容比較重要，行文鄭重，具有完整的公文格式。便函多用于公務(wù)中事務(wù)性工作，不需完整公文格式，不能用私事。特點：1、簡便輕捷內(nèi)容簡約，形式精短，商洽聯(lián)系及時迅速。2、行文多向靈活不相隸屬單位間上下左右均可，自由靈活。3、語言質(zhì)樸自然多是陳述、說明性，明白曉暢，懇切平和。函格式1標題發(fā)函用《關(guān)于XXXX的函》

復函用《關(guān)于XXXX的復函》

正式公函，應(yīng)在標題下方標注發(fā)文字號。

2主送單位：發(fā)函可多頭，復函主送來函單位。

3正文：開頭—發(fā)函說明緣由、目的，商洽工作原由、情況交代清；復函引述來函日期、發(fā)文號做起首語，表明收到函。

函格式主體發(fā)函寫清商洽、詢問、請求的事項，明確具體；復函要針對來函事項逐一鄭重作答，不能回避不答。結(jié)尾發(fā)函用“盼復”、“請回復”、“專此函達”復函用“特此復函”、“此復”4、發(fā)文單位和日期：同公文，有的加蓋公章，有的寫明抄送單位。三、商務(wù)信函寫作1、商務(wù)信函寫作6個C要求2、商務(wù)信函寫作格式3、商務(wù)信函寫作常用標注4、商務(wù)信函樣例5、商務(wù)傳真寫法1、商務(wù)信函的六個C要求：1．正確（Correctness）涉及權(quán)力、義務(wù)、利害關(guān)系，必須正確貫徹上司的意圖。2．清楚(Clearness)思路、表達要清楚，讓人一目了然看明白，且遵循一文一事。3．具體(Concreteness)忌一般化、抽象化、表達清做什么？要求什么？商務(wù)信函的六個C要求：4．完整(Completeness)表達（意圖、緣由、措施、建議、要求、希望、時間、地點、人物等）完整，不可遺漏。5．簡潔（Conciseness）文字簡煉，力戒修飾語堆積，函件冗長、拖沓。6．禮貌（Courtesy）態(tài)度誠懇、親切，措詞妥貼得體，謙恭有禮。商務(wù)信函的其他要求國際通用A4紙，不能用B5紙信紙、信封最好有企業(yè)的CI（企業(yè)形象識別系統(tǒng)）標志，且平整、清潔文字書寫或印制清晰，打開后“全景”漂亮每頁上至少又有3行正文，不能只有落款可不蓋公章，用手簽名格式不嚴謹站在對方的立場考慮內(nèi)容，更人性化2、商務(wù)信函寫作俗成格式信頭部分1、文書編號

2、日期

3、發(fā)文者BB/KK4、受文者正文部分1、件名主題語

2、前文開頭應(yīng)酬語

3、主文

4、末文結(jié)尾應(yīng)酬語

商務(wù)信函寫作俗成格式（接）信尾部分1、祝頌語

2、發(fā)文者署名

3、承辦者署名

4、印章

5、（日期）

6、左下角附注常用的商務(wù)信函寫作1、信紙——企業(yè)規(guī)范信箋2、收信人——單位名稱、職務(wù)3、稱謂——尊稱4、開頭應(yīng)酬語5、正文6、結(jié)尾應(yīng)酬語7、祝頌語8、署名9、日期10、左下角標注3、信函左下角縮寫標注P.P.(Perprocurationem)代簽C.C.(Carboncopy)抄送P.S.(Postscript)補述、附言Enc.(Enclosure)隨信的附件稱謂和署名對具體人DearMr.Jones，DearMrs.Smith

可用逗號，不用冒號署名您真誠的YoursSincerely一般公函DearSir/Madam署名您忠誠的

YoursFaithfully4、商務(wù)信函樣例1、發(fā)給：上海光華保險公司2、稱謂副總經(jīng)理3、開頭應(yīng)酬語王耀華先生4、正文

5、結(jié)尾應(yīng)酬語

6、祝頌語

7、署名

8、日期A4紙公司標準信箋2、稱謂

3、開頭應(yīng)酬語

4、正文

5、結(jié)尾應(yīng)酬語

6、祝頌語

7、署名

8、日期9、附件商務(wù)信函樣例尊敬的王先生：（稱謂）您好！（開頭應(yīng)酬語）由香港保險業(yè)聯(lián)合會提出的——

希望您能在4月23日抵達香港。（正文）有何需要，請不吝賜教。（結(jié)尾應(yīng)酬語）順頌商祺?。ㄗｍ炚Z）香港騰飛保險公司副總裁（手簽）張洪山謹啟（署名）

1998.4.5（日期）附件：XXXX接前頁向下商務(wù)信函寫作要領(lǐng)稱呼正確，語氣適當言簡意賅，表達正確交談?wù)\懇，平實話語避免幽默，不要抒情祝頌語言，商業(yè)性強先要手簽，后再打印不要忘掉，附注說明5、商業(yè)傳真寫法（傳真頭）收件人To發(fā)件人From傳真號fax日期Date電話Phone頁數(shù)Pages主題Re抄送Cc

緊急審閱批注答復傳閱UrgentForReviewCommentReplyRecycle

Please商務(wù)傳真寫法對外傳真，正規(guī)封頁填寫齊全，不要遺漏機密文函，注意保密書寫內(nèi)容，如同信函四、經(jīng)濟（法律）文書寫作1、經(jīng)濟文書特點2、意向書用處、要求、格式3、協(xié)議、合同用處、要求、格式4、標書用處、要求、格式經(jīng)濟文書特點含義——為處理經(jīng)濟活動中發(fā)生的各種關(guān)系，并作為處理財政經(jīng)濟業(yè)務(wù)規(guī)范和準則而行使的一種文書。特點：具有法律效力，受法律保護的經(jīng)濟文書寫作格式嚴格，語言嚴密（合同）。不具法律效力，不受法律保護的經(jīng)濟文書寫作格式靈活，可采用多種文體（市場調(diào)查、產(chǎn)品說明）。經(jīng)濟文書寫作要求遵循經(jīng)濟政策和法規(guī)，使文書有效確切掌握專業(yè)內(nèi)容，使文件達到預期要求制作內(nèi)容嚴肅、嚴謹，文字精確、嚴密格式規(guī)范正確合同（契約）用處——雙方或多方對某問題協(xié)商一致，制訂出的須遵守執(zhí)行的條款，以書面形式作為憑證的文書。特點——確定各自權(quán)利和義務(wù)具有法律約束力政策性強平等互利，等價有償?shù)脑瓌t

合同格式：標題（買賣、承攬、借款）雙方、多方單位名稱（甲方、乙方，賣方、買方，供方、需方）正文：開頭目的

條款包括標的、數(shù)量質(zhì)量、價款酬金、履行期限、違約責任4、落款：份數(shù)、有效期限、簽章、電話、賬號、開戶銀行、地址合同樣例財產(chǎn)租賃合同出租方：紅杉集團公司（以下稱甲方）承租方：綠葉有限公司（以下稱乙方）根據(jù)《中華人民共和國經(jīng)濟合同法》及有關(guān)規(guī)定，為明確雙方權(quán)利和義務(wù)，經(jīng)協(xié)商一致，簽訂本合同。第一條租賃財產(chǎn)的名稱、數(shù)量、質(zhì)量第二條租賃期限共2年6個月，出租方從1997年1月1日起將出租財產(chǎn)交付承租方使用，至1999年6月30日收回。第三條租金及交納期限第四條租賃期間租賃財產(chǎn)的維修保養(yǎng)第五條出租方與承租方的變更第六條違約責任接上頁第七條爭議的解決方式第八條本合同在規(guī)定的租賃期屆滿前15日內(nèi)，雙方如愿意延長租賃期，應(yīng)重新簽訂合同。本合同未盡事宜，一律按《中華人民共和國經(jīng)濟合同法》的有關(guān)規(guī)定，經(jīng)協(xié)商作出補充規(guī)定，并與合同具有同等效力。本合同一式兩份，合同雙方各執(zhí)1份；合同副本1份，送XXXX集團公司備案。接上頁出租方：紅杉集團公司承租方：綠葉有限公司（蓋章）（蓋章）法人代表：（親自簽名）法人代表：（親自簽名）地址：XXXXXXXXXX地址：YYYYYYYYYY開戶銀行：ZZZZZZZ開戶銀行：HHHHHH帳號：00000000帳號：55555555電話：88888888電話：66666666承辦人：張三承辦人：李四

簽約時間：1996年11月15日簽約地點：KKKKKKKK協(xié)議書與合同的關(guān)系相同點——它們都有法定的約束力協(xié)議書的使用范圍廣，不只限在經(jīng)濟活動中文中內(nèi)容多，但不如合同精細協(xié)議書常用在：1、正式合同前需多次協(xié)商而簽訂的較原則的協(xié)議2、用于規(guī)定對已簽訂的合同的修改和補充3、承擔合同的作用標書用處——經(jīng)濟領(lǐng)域承包生產(chǎn)和經(jīng)營中引入競爭機制，開展交易活動的書面文書種類：招標書-招標人公布標準和條件，招人承包或承買使用的文書投標書承包人或賣主在投標過程中向招標人遞送的書面文書標書招標書格式投標書格式標題1、標題前言2、招標單位名稱地址招標項目3、正文招標步驟4、落款落款

標書樣例

中國XX工程總公司國際招標部招標通告招標號：CDJ42567

（國際開發(fā)協(xié)會開發(fā)信貸協(xié)議第XXX-SGV號）

根據(jù)XX年X月X日刊登在聯(lián)合國《發(fā)展論壇》商業(yè)版第XX期上采購通告，特刊登此招標廣告。中國XX工程總公司國際招標部利用國際開發(fā)協(xié)會信貸向合格廠商就下列商品進行招標。

一號標書：電動儀表（100套）二號標書：通訊設(shè)備（一批）三號標書：搬運機械（一批）四號標書：運載車輛（X型50輛）

接上頁

凡愿參加此項投標者（略）本標將于XX年X月X日起，按下述時間在中國北京XX飯店3層會議廳公開招標。（略）

中國XX工程總公司國際招標部

辦公地址：MMMMMMM通訊地址：NNNNNNNNN聯(lián)絡(luò)電話：88888888五、常用工作文書1、工作總結(jié)2、專用工作報告3、會議記錄4、簡報5、備忘6、策劃文案工作總結(jié)用處——對前段工作的回顧檢查，找出經(jīng)驗教訓而形成的文字材料分類——可按內(nèi)容、時間、部門、性質(zhì)區(qū)分結(jié)構(gòu)：標題正文基本情況、經(jīng)驗體會、問題教訓、今后努力方向和工作意見署名（日期）專用工作報告種類：市場（預測、調(diào)查）報告——標題、前言、正文（情況、做法經(jīng)驗、建議決策）、結(jié)尾經(jīng)濟活動分析報告——標題、正文（引言、主體分析原因，得出結(jié)論、結(jié)尾意見措施）可行性研究報告——標題、署名、正文（詳細論證）例：

公司99年財務(wù)計劃執(zhí)行情況分析（引言）現(xiàn)將情況分析如下：一、實現(xiàn)利潤分析

二、產(chǎn)品成本分析

三、流動資金分析

四、專用資金分析

幾點措施：

1、2、3、選擇最適合的呈現(xiàn)信息方法對于工作總結(jié)、報告等專業(yè)文書呈現(xiàn)信息方法多種多樣，不要只用文字陳述明確文書的內(nèi)容、要求和使用意圖選擇最有效、最簡明的呈現(xiàn)信息的方法包括：文字敘述、各種表格、圖畫圖形、各類圖表、流程圖、真實照片投影膠片、投影幻燈片等等策劃文案企業(yè)運作離不開創(chuàng)意性策劃，策劃文案就是將獨特的想法設(shè)計成一個切實可行的具體操作方法，并形成計劃性文字寫作要求：圍繞主題，點名宗旨和目的精心構(gòu)思，搭好框架逐項設(shè)計內(nèi)容表達精確、生動，有可操作性明確工作程序（包括分段目標、人員、資金、實施步驟和方法整合運作文案例樣

XX公司整合經(jīng)營方案一、項目概述：二、市場定位三、經(jīng)營目標

第一階段：

第二階段：

第三階段：四、經(jīng)營方法五、經(jīng)營測算六、管理制度七、發(fā)展戰(zhàn)略八、結(jié)束語社交禮儀文書1、禮儀文書目的要求2、禮儀文書種類3、情感信函4、請柬5、信紙信封禮儀1、禮儀文書目的、要求禮節(jié)性強，通常文字短，但十分注意禮節(jié)，一旦失禮或施禮不當，會導致不良后果。有明確的目的，要表達出寫作者的意旨，是祝賀、是感謝、是吊唁，不能混淆。規(guī)范中有靈活性，行文要得體，根據(jù)目的、對象、場合選擇體裁形式，行文款式，語體風格要與所用的文體和諧一致。2、禮儀文書種類類別：卡片類：如圣誕賀卡、生日賀卡信函類：如感謝信、祝詞、訃告柬帖類：如請柬、聘書3、情感信函用處——以聯(lián)絡(luò)感情，發(fā)送信息為主的，禮儀色彩較強的應(yīng)用文體類別——邀請信、致謝信、問候信、祝賀信、