公司檔案管理制度范文

第頁(yè)共頁(yè)公司檔案管理制度范文第一章總則第一條為了做好公司檔案的管理工作，維護(hù)公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和文化遺產(chǎn)，規(guī)范公司檔案的歸檔、借閱和利用，提高公司檔案管理的效率和安全性，制定本制度。第二條公司檔案管理制度適用于公司的各個(gè)部門(mén)和全體員工，包括電子檔案和紙質(zhì)檔案。第三條公司檔案管理應(yīng)遵循以下原則：1.法律依據(jù)：按照相關(guān)法律法規(guī)和國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。2.完整性：確保檔案的完整性，防止檔案丟失或損壞。3.安全性：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案被非法獲取或篡改。4.便捷性：提供便捷的檔案查詢(xún)和借閱服務(wù)，滿足各部門(mén)的工作需求。5.規(guī)范性：統(tǒng)一制定檔案管理流程和規(guī)范，確保各部門(mén)的檔案管理一致性。第四條公司檔案類(lèi)別包括：行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案等。第二章檔案管理流程第五條公司檔案管理應(yīng)按照以下流程進(jìn)行：1.歸檔：將各類(lèi)檔案按照分類(lèi)歸檔，做好檔案的整理和登記工作。2.檔案借閱：?jiǎn)T工需要借閱檔案時(shí)，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn)后方可借閱。3.檔案歸還：檔案借閱期滿或完成工作后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，由檔案管理員確認(rèn)后歸檔。4.檔案銷(xiāo)毀：根據(jù)檔案保管期限，定期對(duì)過(guò)期檔案進(jìn)行審核，有條件的檔案可以進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。第六條公司檔案管理流程應(yīng)與公司其他流程相銜接，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。第三章檔案保管和歸檔第七條公司檔案應(yīng)按照文件分類(lèi)系統(tǒng)進(jìn)行組織和管理，做到歸檔清楚明確。第八條公司檔案應(yīng)制作檔案目錄和索引，便于查詢(xún)和檢索。第九條公司檔案應(yīng)制作電子備份，并定期進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，確保檔案的安全性。第十條公司檔案室應(yīng)定期進(jìn)行巡檢和維護(hù)工作，防止檔案丟失或受損。第十一條公司檔案的歸檔應(yīng)按照以下要求進(jìn)行：1.檔案登記：每個(gè)檔案都應(yīng)有專(zhuān)門(mén)的檔案登記表，登記檔案的基本信息。2.檔案分類(lèi)：按照檔案類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，每個(gè)類(lèi)別有對(duì)應(yīng)的檔案柜和區(qū)域。3.檔案裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂和編號(hào)，便于管理和查找。4.檔案存放：每個(gè)檔案柜都應(yīng)有專(zhuān)門(mén)的存放位置，并進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)識(shí)。5.檔案管理：檔案管理員應(yīng)做好檔案借閱登記和歸還確認(rèn)工作，確保檔案的安全性和完整性。第十二條公司檔案的保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)需要來(lái)確定，過(guò)期的檔案可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。第四章檔案借閱和利用第十三條員工需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn)后方可借閱。第十四條員工借閱檔案應(yīng)遵守以下要求：1.嚴(yán)禁私自拆卸檔案或轉(zhuǎn)交他人，嚴(yán)禁私自復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱檔案應(yīng)按照規(guī)定時(shí)間歸還，如需要延期，應(yīng)提前申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。3.對(duì)于機(jī)密檔案，借閱人必須按照保密要求進(jìn)行處理，嚴(yán)禁外泄。第十五條檔案借閱后應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱時(shí)間和借閱目的，由檔案管理員進(jìn)行確認(rèn)。第十六條檔案借閱申請(qǐng)審批流程如下：1.借閱申請(qǐng)表由借閱人填寫(xiě)。2.主管部門(mén)審批檔案借閱申請(qǐng)。3.檔案管理員進(jìn)行借閱確認(rèn)，并填寫(xiě)借閱登記表。4.檔案管理員將借閱檔案借給借閱人，并提醒借閱人注意保密和歸還時(shí)間。第十七條檔案借閱期滿或完成借閱目的后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，并由檔案管理員進(jìn)行確認(rèn)。第十八條借閱檔案不得超過(guò)一個(gè)月，如需延期，應(yīng)提前申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。第五章檔案銷(xiāo)毀和開(kāi)放利用第十九條檔案保管期限屆滿的檔案應(yīng)進(jìn)行審核，根據(jù)相關(guān)要求進(jìn)行銷(xiāo)毀或移交。第二十條嚴(yán)禁私自銷(xiāo)毀檔案，銷(xiāo)毀檔案應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)的審核和批準(zhǔn)，并按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理。第二十一條公司檔案可根據(jù)需要開(kāi)放利用，但需經(jīng)過(guò)檔案管理員的審批和記錄。第六章檔案安全和保密第二十二條公司檔案應(yīng)妥善保管，并采取以下安全措施：1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室和柜子，劃定檔案存放區(qū)域。2.對(duì)檔案室和柜子進(jìn)行安裝報(bào)警設(shè)備，定期檢查和維護(hù)。3.對(duì)重要檔案進(jìn)行密封和標(biāo)識(shí)，防止丟失或篡改。4.對(duì)電子檔案進(jìn)行加密和備份，防止病毒攻擊和數(shù)據(jù)丟失。5.對(duì)檔案室和柜子進(jìn)行監(jiān)控和巡檢，防止非法入侵和損壞。第二十三條公司檔案應(yīng)按照相關(guān)政策和法律法規(guī)的要求進(jìn)行保密處理，嚴(yán)禁泄露和篡改檔案內(nèi)容。第二十四條涉密檔案的借閱和利用應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行，借閱人需簽署保密協(xié)議。第七章檔案管理責(zé)任第二十五條公司總經(jīng)理為檔案管理的最高負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)制定公司檔案管理的策略和計(jì)劃。第二十六條檔案管理員是公司檔案管理的執(zhí)行者，負(fù)責(zé)檔案的歸檔、借閱和銷(xiāo)毀工作。第二十七條檔案管理員應(yīng)具備相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)和檔案管理技能，定期參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。第二十八條各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)做好檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)工作，