EPC項目采購實施要點

2、采購實施要點2.1采購總則2.1.1采購項目概況根據(jù)本項目工程的特點和需求，通過完善的采購流程、采購計劃和質量控制程序，為工程施工提供符合要求的物料。確保生產(chǎn)制造和項目實施順利進行，保證項目工藝設備的質量要求，和工程質量控制。本項目采購采用ISO9001標準規(guī)范采購程序，加強物資采購工作的規(guī)范化管理，建立有效的采購運行機制，提高資金使用效益，保證采購質量。采購主要包含采買、催交、檢驗、運輸和售后服務等五方面的業(yè)務內容。根據(jù)項目實施進程分為項目前期準備階段，項目實施階段，設備運行期的售后服務階段。2.1.2采購原則1）確保請購單準確完整，規(guī)格型號齊全清楚，技術標準完整，說明清楚；采購風險小、質量好、價格合理、按時到貨。保證施工進度；及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，以實現(xiàn)項目目標服務。2）對重要設備在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商共同確保設備的供應。3）為確保供應渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，對于施工過程所必需的常用物料，應有兩家或兩家以上合格供應商作為后備供應商。4）對于重要設備，采購部門應較全面地了解掌握供應商的生產(chǎn)管理狀況、生產(chǎn)能力、質量控制、成本控制、運輸、售后服務等方面的情況，建立供應商檔案，做好業(yè)務記錄，會同企業(yè)生產(chǎn)、質量、采購部門對供應商定期進行評估和審計，防止貨物脫期。2.1.3項目采購特點1）項目的系統(tǒng)性和目標性，決定了采購的目標、地位和作用，以及服務的對象。2）項目的一次性和單件性，決定了采購內容十分廣泛而品種繁多，從而具有較大風險。3）項目的多結合部特點，提示我們日常管理協(xié)調的重點。4）項目建設的長周期性，因此要求我們做好周密計劃，并加強控制。2.1.4采購工作的職責1）負責編制《采購計劃》；2）負責編制《合格供方名錄》；3）負責批準國內《采購合同》；4）負責《采購合同》的起草、洽談、簽訂、變更和保管；5）負責采購供方調查、評價和選擇，填寫《供方評定記錄表》；6）負責備品備件庫建立及管理；7）負責采購執(zhí)行；8）負責采購檔案管理；2.2采購過程的程序控制2.2.1采購控制程序本程序制定了采購物料的工作要求，保證可以按期、按量為生產(chǎn)制造和工程施工提供符合質量、工藝要求的物料。1）相關文件（1）《采購計劃》（2）《供方評定記錄表》（3）《工程項目需用設備清單》（4）《工程項目需要物料清單》（5）《采購申請單》（6）《工程項目物料需求及跟蹤表》（7）《采購合同》（8）《訂購單登記表》（9）《訂單金額記錄表》（10）《工程項目采購總控表》（11）《進貨驗收報告單》（12）《采購指引文件》（13）《現(xiàn)場購買指引文件》（14）《變更/取消訂單指引文件》2）采購過程（1）包括采購物資和外包項目根據(jù)《采購申請單》，依據(jù)采購物資對隨后的產(chǎn)品實現(xiàn)或最終產(chǎn)品的影響，將采購物資分為：A類物資：為質量重點控制物資；B類物資：為一般質量控制物資。A類物資由設計部提供計劃；B類物資由設計部和工程部提供計劃。A類物資指的是重要的工藝設備，如：曝氣系統(tǒng)、控制系統(tǒng)等；B類物資指的是PVC管件、接頭、普通電線電纜等。項目的分包管理按《工程分包管理控制程序》執(zhí)行。（2）對供方的評價和選擇采購部根據(jù)《采購計劃》和生產(chǎn)需要，通過對物資的質量，價格、供貨期等進行比較，選擇合格的供方填寫《供方評定記錄表》。對同類物資，同時選擇幾家合格的供方；建立和保存合格供方的質量記錄，根據(jù)采購物資的產(chǎn)品類別，明確對供方的控制方式和程度。對有多年業(yè)務往來的物資的供方，應提供充分的書面證明材料，以證實其提供產(chǎn)品的能力?？梢园ㄒ韵聝热荩孩儋|量管理體系認證證書；②公司對供方質量管理體系進行審核的結果；③供方產(chǎn)品的質量、價格、交貨能力等情況；④供方的財務狀況及服務和支持能力等。對第一次供應計劃采購物資的供方，要求提供充分的書面證明材料，必要時還需經(jīng)樣品驗證和試用合格，綜合書面證明材料及試用情況填寫《供方評定記錄表》。對現(xiàn)場采購物資供方，各相關部門提供評價意見，填寫《供方評定記錄表》，合格后可列入《合格供方名錄》。對外包加工的供方控制，按《工程分包管理控制程序》執(zhí)行。采購部根據(jù)各部門的《采購申請單》編制《采購計劃》報項目主管部門后實施采購。（3）采購的實施采購部根據(jù)得到批準的《采購計劃》、《采購申請單》，對已經(jīng)確定供應商的產(chǎn)品進行采購，如沒指定品牌可在《合格供方名錄》中選擇供方進行采購，并保證不低于設計要求；第一次向合格供方采購物資時，應簽訂《采購合同》，明確產(chǎn)品名稱、型號規(guī)格、數(shù)量，驗證條件、違約責任，及供貨期限等；根據(jù)需要，將技術要求作為合同附件提供給供方。3）采購信息（1）采購文件擬采購產(chǎn)品的信息應包括：①對產(chǎn)品的質量要求（可直接引用各類標準或提供規(guī)范，圖樣等技術文件）;②對產(chǎn)品的驗證要求;③其它要求如價格、數(shù)量、交貨地點及期限等。④適當時，還包括：對供方的產(chǎn)品、程序、過程、設備人員提出有關批準或資格鑒定的要求，如對供方產(chǎn)品安全認證要求，對加工過程、設備和人員的要求，委托檢測的服務要求等;⑤適用的質量管理體系要求（2）采購文件包括《采購申請單》、《采購計劃》、《供方評定記錄表》、《合格供方名錄》、《采購合同》、《進貨驗收報告單》及附件等。（3）采購文件發(fā)放前，應由相應部門經(jīng)理、主管領導審批其是充分的和適宜的。（4）采購文件由采購部保存。（5）辦公類的采購物資，填寫《采購申請單》報主管副總批準后由行政人事部代為實施采購。4）采購產(chǎn)品的驗收（1）采購產(chǎn)品驗收方式：采購物資由采購部組織相關部門按《進貨檢驗和試驗工作程序》進行驗收，需要時，可去供方現(xiàn)場驗收，并填寫《進貨驗收報告單》。(2）以上驗收不能免除本公司提供合格產(chǎn)品的責任，也不能排除其后業(yè)主拒收的可能。5）庫房管理采購物資經(jīng)檢驗合格后，方可填寫《入庫單》辦理入庫手續(xù)；采購物資的領用時，由領用人填寫《出庫單》辦理出庫手續(xù)；2.2.2采購合同制定采購合同的制定必須包括以下內容：1）列明產(chǎn)品名稱，型號，技術參數(shù)、數(shù)量和重要部件的材質。2）列明產(chǎn)品配套的相關備件附件及技術資料。3）列明特殊要求的物件及技術服務項目4）產(chǎn)品保質期以及執(zhí)行標準5）合同金額、付款方式及付款時間6）交付方式，包括交貨地點，運輸承擔等7）設備包裝要求8）產(chǎn)品發(fā)貨前的確認函9）其它標準合同相關內容，如質量缺陷處理辦法、雙方責任范圍、變更責任、矛盾解決方式等。2.2.3物料交貨跟蹤管理程序本程序制定采購跟進工程項目采購或銷售產(chǎn)品采購的物料跟進過程，確保本工程項目的設備和物料能按期按量到貨。相關表格及文件如下：《采購合同》《項目物料跟蹤表》《緊急物料申請付款統(tǒng)計表》《采購入庫單》《供應商出貨延誤記錄表》2.2.4進貨檢驗和試驗工作程序通過實施本程序，確保只有經(jīng)過檢驗合格的產(chǎn)品才能投入使用。1）相關表格及文件《不合格物資控制記錄表》《材料緊急放行審批記錄》2）進貨驗證和檢驗（1）接收與工作質量有關的所有物資，在入庫驗收時都必須進行驗證。有的物資應在進貨前驗證和檢驗，合格后方可進貨。驗證一般采取觀察外觀質量，檢查產(chǎn)品標牌、規(guī)格型號、點檢產(chǎn)品數(shù)量、度量產(chǎn)品幾何尺寸，審核產(chǎn)品質量證明文件。驗證后掛產(chǎn)品標識牌，并表明檢驗狀態(tài)標識。（2）重要的工程物資由采購部采購主辦人員和提出采購計劃的部門共同驗證。建筑安裝用水、電、暖材料和設備按照相應的國家標準和行業(yè)標準進行驗證，有特殊質量要求的材料，按照質量保證規(guī)定的要求進行驗證、檢驗。（3）必須具有產(chǎn)品質量證明文件和材料，如鋼材、各種泵、風機、電機等，在沒有接到產(chǎn)品質量證明文件前，禁止發(fā)放使用。（4）產(chǎn)品質量證書采購部采購主辦人員會同質檢員進行驗證。驗證合格的原始質量證明文件由質檢員編號、登記存檔管理。（5）驗證發(fā)現(xiàn)質量證明文件內容有問題或材料有不合格時，應根據(jù)問題的性質與供方研究退貨或降級處理事宜。3）進貨復驗檢驗使用前必須經(jīng)過復驗檢驗，要按規(guī)范要求進行復驗，未經(jīng)復驗或復驗不合格的物資禁止投入使用。4）重要物資的檢驗試驗（1）設備開箱檢驗開箱檢驗由采購部組織相關人員，必要時請業(yè)主方或監(jiān)理方參加。重要的設備，應有生產(chǎn)廠家代表參加。開箱檢驗內容：清點包裝箱的數(shù)量、編號是否與設備文件相符。檢查包裝箱外觀有無破損，防雨、防潮層是否完好，包裝箱在運輸?shù)跹b中，處置堆放是否合理。開箱后，設備及零部件的外觀是否完好，油封防震、防潮設施是否完好有效；按裝箱單內容清點零部件數(shù)量、核對其規(guī)格；檢查設備及零部件外觀質量有無銹蝕或損傷；檢查產(chǎn)品說明書、合格證及裝配圖紙等技術文件是否齊全，并取出妥善保管，按裝箱單清點檢查專用工具及附屬品備件并取出妥善保管。（2）開箱檢驗記錄將開箱檢驗結果記入設備開箱檢驗記錄，應包括箱號、箱數(shù)、檢查情況、零部件缺損情況、處理意見等。參加開箱人員在設備開箱檢驗記錄上簽字，開箱檢驗記錄納入工程技術檔案。（3）管材、管件、配件等開箱檢驗注意事項有質量證明書，并應符合設計文件的要求，如對管材、管件的質量有疑義時，必須按規(guī)范進行機械性能試驗和化學成分檢驗，合格后方可使用。各種管材、管件、設備、配件都應有出廠合格證，內容應說明符合國家規(guī)范和技術要求。工程所用的水暖、閥門，必須有制造廠的合格證明，需要檢驗的閥門，應有閥門檢驗部門的檢驗合格證明。5）檢驗和試驗記錄質檢員按照《記錄控制程序》要求建立并保存檢驗和試驗記錄，記錄中應清楚地表明所檢內容是否通過質量標準。經(jīng)檢驗試驗后不合格的物資，填寫《不合格物資控制記錄表》。未通過時應執(zhí)行《不合格品控制程序》。6）關于緊急放行特殊情況允許緊急放行的材料是可以事后追回的材料，并得到項目經(jīng)理的同意，取得業(yè)主、監(jiān)理單位的同意。緊急放行不應提倡，需填寫《材料緊急放行審批記錄》。2.3采購控制及注意事項2.3.1采購單制定進程項目所需直接材料的請購單由設計部門分四個階段提出。1）工藝設計確定發(fā)表時提出的重要設備、進口設備、制造周期長、復雜設備請購文件；2）PID版發(fā)表時，提出所有設備和數(shù)量達70%，規(guī)格品種為100%準確的大宗散材請購文件；3）基礎工程設計完成時，提出數(shù)量為85%，規(guī)格品種為100%準確的大宗散材請購文件；4）詳細設計完成時，提出全部散材的請購文件，并對整個項目的材料請購文件進行全面復核和增減，在此基礎上補充請購文件。2.3.2合格廠商的選擇應考慮之因素1）工廠概況：建廠歷史、企業(yè)性質、地理位置、裝備、資質證書、交通、產(chǎn)品種類及特長、工廠規(guī)模、技術人員構成。2）質保體系及檢測手段。3）財政狀況（近二～三年）。4）合作歷史及執(zhí)行合同的信譽。5）價格水平。6）外協(xié)條件及配套能力。7）對同類工廠應作橫向比較。2.3.3采購大件設備運輸注意事項由于超限設備運輸具有臨時性、一次性和多接口的特點，因此必須保證安全可靠、萬無一失的原則。其運輸方案應作如下工作：1）調查研究：運輸方式選擇（水運、公路或鐵路），確保沿途障礙、路面、橋梁、涵洞、城鎮(zhèn)、河流水位變化等情況，自然條件。2）制定運輸方案：包括運輸路線選擇、運輸條件（水路、公路、鐵路）運輸機械狀態(tài)、運輸方法、固定方式、裝卸方案、運輸設施、機具、材料、經(jīng)費比較等。3）充分的準備工作：包括運輸單位的選擇，與沿途地方政府、交通、公交、郵電等部門的協(xié)調。4）運輸方案的實施：裝車（船）時的固定、卸貨時的安全、核對重心等。5）現(xiàn)場接貨準備：落實卸車方案、卸車位置、起重機具和墊木及支撐加固材料、場地的平整加固等。2.4工程設備運輸方案2.4.1設備運輸、到貨和儲存設備在裝卸和運輸過程中要避免受到損壞。在儲存、交貨和運輸過程中，要保持標簽的完整和易于識別；從工廠到工地的運輸過程中，設備放在集裝箱里，從工廠到工地進行門到門的運輸；根據(jù)質量保證工程師的意見，地基土表面必須做到?jīng)]有積水、淤泥等。設備堆高必須保證便于識別和搬運；設備在裝卸和運輸時必須使用正確的裝卸設施，并應檢查所有用于搬運工具是否符合規(guī)范要求；設備在裝卸和運輸過程中要確保標簽的完整和清晰；設備在運達工地后使用前，質量保證工程師應檢查設備的文件資料是否齊全，并核對實物有無差異、是否受損，如有明顯的物理損壞應禁止使用；設備的存儲應避免接觸到腐蝕性化學品等，如有接