辦公用品管理辦法辦公用品的采購(gòu)、領(lǐng)用、借用管理?xiàng)l例

XX有限公司

辦公用品管理辦法

第一條總則

為增強(qiáng)我公司辦公用品管理的合理化，做到即滿足工作需要，又合理節(jié)約

開(kāi)支，特制訂本管理辦法。

第二條辦公用品的分類(lèi)

公司辦公用品分為低值易耗品、管制品、貴重用品、公用辦公用品。

低值易耗品：筆、紙、電池、訂書(shū)釘、膠水等

管制品：訂書(shū)機(jī)、打洞機(jī)、剪刀、美工刀、文件夾、計(jì)算器等

貴重用品：個(gè)人使用的單價(jià)在三百元以上辦公用品，如筆記本等

公用辦公用品：打印機(jī)，傳真機(jī)、空調(diào)、電話交換機(jī)等

第三條辦公用品的采購(gòu)

1.公司辦公用品的采購(gòu)，原則上由行政人事部統(tǒng)一采購(gòu)，屬特殊物品的可

由申購(gòu)部門(mén)提出要求，經(jīng)行政人事部同意，由產(chǎn)品采購(gòu)部代為采購(gòu)。

申購(gòu)物品應(yīng)填寫(xiě)物品申購(gòu)單，單價(jià)在300元以下的經(jīng)申購(gòu)部門(mén)經(jīng)理簽字同

意后，報(bào)辦公室核實(shí)；300元以上（含300元）經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意，辦公室核實(shí)

后，還需總經(jīng)理批準(zhǔn)。

2.公司辦公用品的采購(gòu)由行政人事部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并采取以下方式進(jìn)行

采購(gòu)：

1）定點(diǎn)：公司在指定地點(diǎn)進(jìn)行辦公用品采購(gòu)。

2）定時(shí)：每月月初進(jìn)行辦公用品采購(gòu)。

3）定量：動(dòng)態(tài)調(diào)整，保證常備用品的庫(kù)存合理性。

4）特殊物品：由產(chǎn)品采購(gòu)部門(mén)按“多方比較，擇優(yōu)選用”的原則購(gòu)進(jìn)。

3.采購(gòu)人員憑辦公用品及采購(gòu)申請(qǐng)單原件及采購(gòu)發(fā)票經(jīng)部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)

后，到財(cái)務(wù)部報(bào)銷(xiāo)。

第四條辦公用品領(lǐng)用管理

根據(jù)辦公用品的分類(lèi)，實(shí)行不同的領(lǐng)用方式：

低值易耗品：直接向辦公用品保管人員簽字領(lǐng)用。

管制品：原則上會(huì)在新員工入職時(shí)按需配備，如出現(xiàn)損壞可直接向辦公用

品保管人員簽字領(lǐng)用。

貴重用品：由使用人提出申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后，由行政人事部審核

后統(tǒng)一調(diào)配。

辦公用品由行政人事部設(shè)立辦公用品管理臺(tái)帳，以準(zhǔn)確記錄辦公用品的領(lǐng)

用的詳細(xì)信息。

第五條公用辦公用品管理

凡需借用公司公用辦公用品的，由借用人填寫(xiě)《辦公用品借用單》，注明

借用時(shí)間，用途及歸還日期等信息，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)后，方可向行政人事

部借用。

借用物資超時(shí)未還的，應(yīng)向行政人事部說(shuō)明情況，辦理續(xù)借登記。行政人

事部有責(zé)任督促借用公司用辦公用品的歸還。

借用物資發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價(jià)或折價(jià)賠償。

第六條附則

員工離職時(shí)，必須向行政人事部辦理辦公用品歸還手續(xù)（低值易耗品除

外），未經(jīng)行政人事部認(rèn)可的，不得為其辦理離職手續(xù)。

行政人事部有權(quán)控制每位員工的辦公物品領(lǐng)用總支出。

條七條本辦自年月開(kāi)始實(shí)施，由人事行政部負(fù)責(zé)解釋執(zhí)行。

年月日

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辦公用品管理規(guī)定

第一章總則

第一條為規(guī)范公司辦公用品的使用管理，制定本規(guī)定。

第二條行政部負(fù)責(zé)公司辦公用品的管理與發(fā)放。（電腦及附屬設(shè)備的購(gòu)置與

管理，由信息部設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)）。

第二章分類(lèi)

第三條辦公用品分為：辦公文具、印刷品及低值易耗品三種。

1、辦公文具分為文具消耗品、管理消耗品、管理品三種。

a.文具消耗品：鉛筆、筆芯、刀片、膠水、大頭針-、圖釘、筆記本、復(fù)寫(xiě)

紙、修正液、復(fù)印紙、卷宗、標(biāo)簽、便簽、記錄紙、橡皮、夾子及各種

表格等。

b.管理消耗品：簽字筆、圓珠筆、熒光筆、電池等。

c.管理品：剪刀、美工刀、釘書(shū)機(jī)、尺子、計(jì)算器、印泥、筆筒、文件

夾、文件筐等。

2、低值易耗品：辦公用文件柜、辦公桌椅、電腦桌椅、電話機(jī)、應(yīng)急燈、

電風(fēng)扇、電暖氣、飲水機(jī)等。

3、印刷品：各種原始記錄、辦公用表格、名片、信封等。

第三章管理內(nèi)容

第四條每月20日，各部門(mén)及子公司將下月所需辦公用品計(jì)劃提交行政部，

行政部依據(jù)各部門(mén)的使用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，編制公司辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，＜

1000元由總裁審批，＞1000元由董事長(zhǎng)審批。（各部門(mén)月度所需打印紙

由本部門(mén)在每月25日前報(bào)信息部，由信息部統(tǒng)一匯總編制采購(gòu)計(jì)?劃，報(bào)

公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購(gòu)部依照采購(gòu)程序?qū)嵤┎少?gòu)，由信息部統(tǒng)一編號(hào)登

記發(fā)放）。

第五條行政部依據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)?劃，編制比價(jià)審批表送監(jiān)審部審核

比價(jià)，監(jiān)審部組織對(duì)辦公用品的供方進(jìn)行資質(zhì)認(rèn)定，對(duì)《購(gòu)銷(xiāo)合同》進(jìn)行

審核、比價(jià)后逐級(jí)上報(bào)，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。

第六條采購(gòu)部接到辦公用品采購(gòu)計(jì)劃后，應(yīng)在7日內(nèi)采購(gòu)到位。

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第七條辦公用品采購(gòu)到位后，由采購(gòu)員、行政部、倉(cāng)儲(chǔ)共同進(jìn)行驗(yàn)收合格

后，由采購(gòu)員辦理入庫(kù)手續(xù)，具體程序嚴(yán)格按照《倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)定》的相關(guān)

條款執(zhí)行。

第八條經(jīng)驗(yàn)收合格的辦公用品，由行政部辦理出庫(kù)手續(xù)統(tǒng)一領(lǐng)回。于每月

5—10日按計(jì)劃進(jìn)行發(fā)放。其他時(shí)間不予辦理。

第九條辦公用品由行政部設(shè)專(zhuān)庫(kù)存放，專(zhuān)人管理，并建立辦公用品管理臺(tái)

帳，

做到日清月結(jié)，帳、物相符。各部門(mén)要建立辦公用品使用臺(tái)帳，筆記本領(lǐng)

用要以舊換新，部門(mén)登記號(hào)碼。

第十條公司新聘工作人員的辦公用品，行政部根據(jù)其部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)的

名

單和用品清單，按標(biāo)準(zhǔn)給予配備。

第十一條文具消耗品要本著節(jié)約使用的原則，由行政部確定實(shí)際耗用天數(shù)，

規(guī)

定領(lǐng)用管理標(biāo)準(zhǔn)（如鉛筆每月每人發(fā)放一支），管理消耗品必須實(shí)行‘'以

舊換

新”原則。

第十二條各部門(mén)使用的各類(lèi)表格要結(jié)合公司實(shí)際設(shè)計(jì)，由分管總監(jiān)確認(rèn)，報(bào)

企

劃部審核。各部門(mén)于每年11月份提報(bào)下年度常規(guī)用印刷品計(jì)劃及印刷申

請(qǐng)，

經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)行政部審核簽字，報(bào)總裁或董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，常規(guī)印刷品由總裁批

準(zhǔn)，

秘密級(jí)印刷品必須由董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后由行政部統(tǒng)一外出印刷。印刷數(shù)量要節(jié)

約、

合理，無(wú)特殊原因同一表格在一年內(nèi)不能重復(fù)印刷。

第十三條行政部接到表格外印計(jì)劃后，應(yīng)在25日內(nèi)完成。

第十四條首次印刷品，初稿必須通過(guò)部門(mén)自報(bào)，自檢，分管總監(jiān)確認(rèn)，企劃

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部審核，總裁或董事長(zhǎng)批準(zhǔn)定稿后印刷，審核過(guò)程應(yīng)設(shè)計(jì)固定表格，由審

核人簽字確認(rèn)，形成臺(tái)帳備查。

第十五條每件價(jià)值在20元以上，使用年限在1年以上的辦公器具，須經(jīng)總

裁

批準(zhǔn)領(lǐng)用，并登記個(gè)人器具臺(tái)帳。

第十六條辦公桌椅、文件柜等低值易耗品由行政部根據(jù)實(shí)際需要統(tǒng)一調(diào)配，

并

進(jìn)行編號(hào)登記，建立總帳和部門(mén)分臺(tái)帳。

第十七條辦公用品的報(bào)廢，要做好登記，在報(bào)廢申請(qǐng)表上注明用品名稱(chēng)、價(jià)

格、

數(shù)量及報(bào)廢處理的相關(guān)事項(xiàng)報(bào)總裁批準(zhǔn)后核銷(xiāo)。

第十八條標(biāo)準(zhǔn)限額

I、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)：以實(shí)際工作需求為標(biāo)準(zhǔn)，董事長(zhǎng)、總裁每月標(biāo)準(zhǔn)不超過(guò)10

元，部門(mén)負(fù)責(zé)人及總監(jiān)每月不超過(guò)6元，普通職員每月不超過(guò)4元。

2、例會(huì)記錄本、電話登記本、交接記錄、檔案袋、繪圖紙、復(fù)寫(xiě)紙等，

根據(jù)各部門(mén)的需求量，列入月度和年度領(lǐng)用計(jì)劃，由各部門(mén)按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用，

并由行政部監(jiān)督考核。

第十九條辦公用品如超計(jì)劃領(lǐng)用，必須由分管總監(jiān)審核確認(rèn)后，行政部方可

給

予發(fā)放。

第二十條行政部每年1月5日前將上年度各部門(mén)辦公用品實(shí)際使用情況（包

括

印刷品費(fèi)用）匯總制表上報(bào)總裁。

第四章檢查與考核

第二十一條各部門(mén)辦公用品的領(lǐng)用，由行政部每月匯總統(tǒng)計(jì)，并與計(jì)劃數(shù)對(duì)

比

審核，將審核結(jié)果及處理意見(jiàn)報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)后兌現(xiàn)，對(duì)超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用部門(mén)負(fù)責(zé)

人扣罰5分。

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第二十二條對(duì)無(wú)故損壞或丟失用品的責(zé)任人，由行政部負(fù)責(zé)做出經(jīng)濟(jì)處罰或

賠

部門(mén)名稱(chēng)行政部流程名稱(chēng)償?shù)奶?/p>

層次2概要公司辦公用品的管理

部門(mén)董事會(huì)總裁分管總監(jiān)監(jiān)察審計(jì)部行政部使用部門(mén)物流部理意見(jiàn)

節(jié)點(diǎn)ABCDEFG

經(jīng)公司

領(lǐng)導(dǎo)批

準(zhǔn)后兌

現(xiàn)。

第五章

附則

第二十

三條

本規(guī)定

自頒布

之日起

實(shí)施，

同時(shí)舊

版本自

行廢

止。

第二十

四條

本規(guī)定

由行政

部負(fù)責(zé)解釋?zhuān)薷囊嗤?/p>

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1

始J)

21

審核使用計(jì)劃公用品

3

管理流

匯總編制

4

權(quán)限外權(quán)限內(nèi)采購(gòu)計(jì)劃程

5

■審定.審核＜.比價(jià)

6

71,實(shí)施1采購(gòu)

8一驗(yàn)收入庫(kù)

9