如何做好辦公室主任

如何做好辦公室主任辦公室主任〔古代又言大管家〕，仿佛專門應(yīng)中國這樣人際關(guān)系極其復(fù)雜的環(huán)境而生。在我國，上至國家機關(guān)、下至企事業(yè)單位，均設(shè)有此職位；而在國外，很多人不能理解這個職位為什么在中國這么流行。今天，我就從幾個不同的角度來剖析一下“辦公室主任〞：一、辦公室主任的解釋：辦公室主任，顧名思義，即為一個職能機構(gòu)——辦公室的主管。這里需要解釋的是辦公室的含義，此處辦公室可狹義解釋為做好聯(lián)絡(luò)樞紐、后勤保障等職能的效勞部門。一個合格且勝任的辦公室主任，權(quán)傾朝野，不比業(yè)務(wù)部門的分管領(lǐng)導(dǎo)遜色。一般而言，在公司的組織架構(gòu)中，辦公室主任比部門經(jīng)理高半級或與副總享受同一級別。這樣設(shè)置，很大程度上是為辦公室主任更好地上傳下達、溝通協(xié)調(diào)、監(jiān)督執(zhí)行而賦予給其的強制性權(quán)力。辦公室主任誰都可以當(dāng)，但真正理解辦公室主任這一職位并將其做得風(fēng)生水起，可謂難上加難，這在后面的論述中有所述及。二、辦公室主任的重要性：通俗來講，作為專門銜接上下部門的職能機構(gòu)，辦公室主任做好了，能夠起到應(yīng)有的潤滑劑作用；做砸了，如同雞肋一樣，棄之可惜、食之無味。如果把各業(yè)務(wù)部門比作一顆顆閃閃奪目珍珠的話，辦公室等職能部門就充當(dāng)著連接這一顆顆珍珠鏈條角色，而這其中，辦公室主任顯得尤為重要。辦公室主任一旦在業(yè)務(wù)部門之間欠缺威信或指揮失當(dāng)，很容易造成多方面消極影響。具體表現(xiàn)為：〔一〕管理失控，制度流于形式。辦公室主任作為公司各項管理制度的制定者和執(zhí)行者，一旦欠缺威信，那么造成各項制度流于形式，無人執(zhí)行。正所謂，無以規(guī)矩，不成方圓。長持以往，公司的凝聚力和向心力將大打折扣，一盤散沙?！捕承实拖?，管理本錢居高不下。作為公司的溝通協(xié)調(diào)、上傳下達的樞紐機構(gòu)，一旦辦公室主任不合格，還能指望辦公室普通辦事人員堅挺嗎？辦公室系統(tǒng)癱瘓，各部門之間溝通困難，甚至因為彼此之間信息不對稱或者信息溝通不暢而導(dǎo)致彼此之間懷恨在心、伺機報復(fù)，窩里斗現(xiàn)象比比皆是。嚴(yán)重者會出現(xiàn)各部門因為本部門利益，而無視整體利益，最終導(dǎo)致集體利益受損，無形之中，管理本錢居高不下?！踩橙搜钥晌?，非正式小群體林立。作為一把手了解手下的重要親信，一旦辦公室主任與下面關(guān)系搞僵，那么由下而上信息反應(yīng)渠道將極為狹窄，本人消息閉塞；與之同時，辦公室主任為取悅一把手，會將一些小道消息、未經(jīng)考證的消息反應(yīng)至一把手，間接助長了內(nèi)部流言亂飛，最終導(dǎo)致辦公室主任越發(fā)被孤立，一把手了解真相后，辦公室主任日子也越發(fā)難過，處于兩面都不討好的為難境地，間接會影響辦公室主任的工作情緒和動力。如此惡行循環(huán)，吃虧的最大受害者非企業(yè)本身莫屬。三、辦公室主任的具體職責(zé)：辦公室主任的具體職責(zé)其實就是要做好辦公室這個團隊的管理工作。那么，辦公室具體職責(zé)又主要有哪些呢？我認(rèn)為，主要職責(zé)應(yīng)包括：〔一〕制定各項管理制度，對各項制度有最終的解釋權(quán)、執(zhí)行權(quán)和監(jiān)督權(quán)；〔二〕各項對內(nèi)通知、人事決定，對外公文等的草擬、發(fā)布等文字性工作；〔三〕各種大中小會議的會場準(zhǔn)備和布置工作，以及會議期間的茶水點心的及時供給；〔四〕公司后勤保障，包括食堂菜譜、衛(wèi)生環(huán)境、公車出車管理等；〔五〕各項重要儀式和活動的準(zhǔn)備工作和后期工作；〔六〕做好年度培訓(xùn)方案并付諸執(zhí)行；〔七〕根據(jù)各企業(yè)、部門崗位設(shè)置情況，進行初期的招聘選拔工作；〔八〕深入研究各工種的特殊性，科學(xué)設(shè)計績效考核，并嚴(yán)格執(zhí)行績效考核制度；〔九〕制定各項活動的籌劃方案并付諸行動；〔十〕內(nèi)部期刊的最后校對、審核工作；〔十一〕送呈需一把手簽字的各種文件、發(fā)票報銷的材料；〔十二〕重要儀式、活動上一把手需要發(fā)言的講話稿草擬工作；〔十三〕接待、攔截一些非相關(guān)人員的來訪工作；〔十四〕對外法務(wù)事宜的協(xié)調(diào)和溝通；〔十五〕充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的智囊團、參謀長角色；〔十六〕等等。四、辦公室主任的為難：辦公室主任就像夾心餅干一樣，經(jīng)常作為無辜的受害者，夾在中間，頗為為難。具體難處有如下：其一、在大老板與位高權(quán)重的地方大員之間難以取得平衡。通常這些位高權(quán)重的大員均為一些為公司直接創(chuàng)造利潤的業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)。一旦辦公室主任欠缺威信，或為空降兵初來乍到，通常難以在兩者之間取得平衡。對這局部群體管理地過于嚴(yán)格，大員們會心生怨氣，成天想著在大老板面前給你穿小鞋；疏于管理，大老板看在眼里，會覺得自己的辦公室主任欠缺魄力和手腕。難??！在管與不管之間，資歷尚淺的辦公室主任難以把握好這個分寸?！靶“嘧?、管諸侯〞，搞不好，里外受氣，充當(dāng)替罪羊和出氣筒。其二、在領(lǐng)導(dǎo)層與員工層之間難以取得平衡。作為職能部門，辦公室不直接創(chuàng)造效益，所做的事情根本都沒有技術(shù)含量，從而直接導(dǎo)致在業(yè)務(wù)部門骨干眼中，辦公室一群人都是些可有可無、可替代性強的角色。一旦辦公室主任沒有高度的情商和智商，很容易造成管理上不服指揮，迎風(fēng)逆行的現(xiàn)象。長持以往，骨干說你不懂管理，領(lǐng)導(dǎo)說你不懂管理的藝術(shù)。一個字，難！其三、在大老板與大老板血緣關(guān)系親屬，親屬與員工之間難以取得平衡。這一點在家族民營企業(yè)里尤為難做，也更為普遍。大老板既然將企業(yè)做大，絕不希望自己的企業(yè)近親繁殖，但一些核心部門，如財務(wù)、采購等部門又不會輕易讓外人插手，這就形成了與大老板有血緣關(guān)系親屬在公司任職的特殊群體。這局部群體通常會自恃與大老板裙帶關(guān)系緊密，不將各項制度放在眼里。這個時候，大老板如果看在眼里，會認(rèn)為辦公室主任沒有一視同仁，缺乏魄力和霸氣；而對這局部群體管理過于嚴(yán)厲，大老板總有耳朵根軟的時候，真到軟的時候，辦公室主任日子就難過了；當(dāng)你對這局部群體囂張跋扈的行為置之不理時，員工也會心生不滿，認(rèn)為你兩面作風(fēng)，辦公室主任權(quán)威也很受打擊和挑戰(zhàn)。其四、在幾大派系之間難以取得平衡。一旦公司內(nèi)部出現(xiàn)兩個以上派系，這些派系經(jīng)常會因為一兩件瑣事揪住不放，以此打擊對方氣焰。這個時候，派系領(lǐng)導(dǎo)一定是拿辦公室主任作為雙方角力的載體。如一方的親信違反公司規(guī)章制度，另一方的領(lǐng)導(dǎo)勢必會拐彎抹角地逼迫辦公室主任牽涉該親信的領(lǐng)導(dǎo)以此到達打擊對方的目的。到最后，辦公室主任會發(fā)現(xiàn)自己夾在中間，里外不是個東西，恨不得干脆處分自己好了。其五、在自身職業(yè)生涯中難以取得上升空間，轉(zhuǎn)型尤為艱難。長期做辦公室主任，會有一個心得，即在一個單位里做辦公室主任，實在迫不得已，盡量不要跳槽。主要原因表現(xiàn)為：一是辦公室主任系大老板絕對親信，想空降兵一步到位當(dāng)上辦公室主任，取得大老板信任，一般而言，難度很大；二是辦公室主任成長空間不大，一般單位辦公室主任要求的專業(yè)性不強，長久做辦公室主任，是很容易提高自身的綜合素質(zhì)，但要形成賴以為生的專業(yè)技能，難上加難。故立志成為稱職的辦公室主任，一定要做好這些方面的準(zhǔn)備。五、辦公室主任的根本素質(zhì)：做好一個稱職的辦公室主任，必須具備以下幾個根本素質(zhì)：一是能“忍〞：忍字頭上一把刀，在心上插一把刀，不是每個人都能忍下的。尤其是辦公室主任，經(jīng)常會被當(dāng)作出氣筒和擋箭牌，被當(dāng)眾數(shù)落，甚至因為一些事情而被打入冷宮。此時，你所需要做的便是要能“忍〞，和平常一樣的表情，和氣生財。這樣的主任才是有深度的主任。二是善“辯〞：作為公司對外形象和信息宣傳的重要窗口和代言人，辦公室主任一定要能說會道。通俗而言，辦公室主任一定要見人說人話，見鬼說鬼話；同時也要時刻記住你自己的身份，切忌把話說死，不能給對方鉆語言空子，不要口無遮攔，沒大沒小。三是足“智〞：辦公室主任的綜合素質(zhì)應(yīng)該是最好的，一個合格的辦公室主任一定要對整個公司的運作流程有相當(dāng)精細(xì)地了解，對技術(shù)業(yè)務(wù)部門的各項業(yè)務(wù)、技術(shù)要有概念性的理解。只有這樣，才能做好“大管家〞這一角色。另外，在一些正式或非正式場合下，為打破為難或者主動套近乎，都需要辦公室主任具備豐富的社會閱歷和淵博的知識底蘊，甚至需要一些葷段子備著；在高層研究某項決策時，一般辦公室主任都是主持召開會議的不二人選，這個時候，主持人也要切實履行好獻策建言的職責(zé)。四是保“全〞：作為辦公室的直接領(lǐng)導(dǎo)者，辦公室主任在考慮問題時，一定要站在大老板高度立場，一定要考慮好各種細(xì)節(jié)，一定要考慮好各種可能遇到的突發(fā)問題，以及為此準(zhǔn)備的各種預(yù)案。五是會“寫〞：作為公司的筆桿子，一定要練就一手好文筆。平常的講話稿和戰(zhàn)略規(guī)劃等等不必多言，特別需注意的是一些突發(fā)事件需要大老板臨時發(fā)言的，在這種情況下，作為大老板的心腹，切忌在自己沒有任何預(yù)案的情況下請示大老板是否需要代勞。心里本沒譜，再去請示大老板是否需要代寫發(fā)言稿，這無疑是自尋死路；心里早已有譜，這時去請示大老板，他會覺得自己的辦公室主任思維敏銳，能堪重任。六是要“活〞：即悟性要高。辦公室主任一定要八面玲瓏、圓滑無比。但一定要把握好“度〞，一味追求圓滑，不但員工會覺得做作惹人厭；大老板也會覺得你欠缺魄力，萬事都是和事佬，不利于企業(yè)的長期內(nèi)部管理。另外，腦子轉(zhuǎn)彎一定要快，要善于變通，切莫一根腦筋。要明白熊是怎么死的道理！七是拼“喝〞：區(qū)別傳統(tǒng)意義上的辦公室主任稱職與否的一個重要標(biāo)志便是酒量的大小，要善于在酒桌上替領(lǐng)導(dǎo)擋酒，更要注意不要一味蠻喝，時刻提醒自己千萬要保持清醒，因為酒后的活動還需要你去安排組織。一旦自己亂了方寸，爛醉如泥，領(lǐng)導(dǎo)反過來照顧你，那這個辦公室主任好日子也快到頭了。六、辦公室主任的常用手段：〔一〕少抱怨、多微笑；少表態(tài)，多行動；少說話，多做事。由古至今，我國古代第一貪官和珅絕對是最勝任辦公室主任這個角色的頭號人物。乾隆一個眼神、一個手勢，和珅便知道皇帝心里在想什么，分寸把握極為得當(dāng)。同時，和珅也就是在乾隆皇帝面前顯得話多，其實在同行或下屬前很少表態(tài)，顯得尤為有城府。要勝任辦公室主任這個角色，不妨多學(xué)學(xué)和珅，看看和珅是怎么取悅主子的。附：三大辦公室主任最正確原型：1．和珅〔中華第一貪官〕2．阿祥〔上海灘馮敬堯管家〕3．丁能通〔《駐京辦主任》主人公〕〔二〕攘外必先安內(nèi)，辦公室內(nèi)部成員一定要團結(jié)對外。一般而言，成員與主任之間不存在問題，有分歧摩擦的很多情況是主任與副主任之間關(guān)系的微妙。通常，副主任均為大老板的絕對親信，忠誠度毋庸置疑，但限于能力實在有限，大老板視其忠心不二，封個副主任頭銜給個交待。副主任一般都是具體做實事的，搞不好人緣關(guān)系比主任好，相當(dāng)有實權(quán)。所以，做好辦公室主任的前提必須先搞好與副主任的關(guān)系。在一些細(xì)節(jié)性、無關(guān)全局的問題上，一定要充分尊重副主任的意見。辦公室女孩較多，要多找找時機在非正式場合下與他們溝通，必要時聚聚餐、買點零食、唱唱歌什么的，記住聚餐什么的一定不能為吃飯而吃飯，讓他們感覺很自然，而不是讓他們感覺在拉攏他們。一旦辦公室主任無法控制其直接下屬，別指望他會在其他部門有辦公室主任應(yīng)有的威信。你想，自己人都管不好，還想管好別人嗎？〔三〕假設(shè)即假設(shè)離、冷眼旁觀，切忌卷入派系之爭。天下烏鴉一般黑，有人的地方便有江湖，有江湖的地方就有紛爭。無論是政府機關(guān)，還是企業(yè)，都或多或少地存在一定派系。在政府機關(guān)一旦不小心跟錯隊伍，很有可能便永無出頭之日。那么，最好的方法就是不要跟隊伍。辦公室主任作為大老板的嫡系，要時刻記住一個概念——“你是老板的主任！不是員工的主任！你的重點是對老板負(fù)責(zé)！讓老板滿意！〞，千萬不要卷入派系之中。事物都是開展變化的，永遠(yuǎn)不要指望你跟隨的那一派會一直得寵。時刻牢記“明哲保身〞的古訓(xùn)。也只有這樣，才能在處理敏感問題時理直氣壯、不偏不倚?！菜摹辰H培養(yǎng)、繁殖黨羽，培養(yǎng)一兩個自己的絕對親信和耳目。自己的親信不在多而在精。培養(yǎng)自己的親信，有助于自己的言行意圖得到迅速貫徹執(zhí)行；培養(yǎng)自己的耳目，有助于時刻洞察公司的動態(tài)和輿論。在選拔親信和耳目時，一定要認(rèn)真考察其人品和性格，切莫選了一個“猶大〞式人物。作為回報，平常在工作、生活中多關(guān)心關(guān)心，小恩小惠時常施舍點。同時要記住，這樣的親信和耳目一定不能選拔那些張揚外露的員工，要記住會叫的狗是雖然不咬人的，但咬起來卻要人命?！参濉骋活w紅心，兩種準(zhǔn)備，時刻保持警惕意識。常在河邊走，哪有不濕腳。一旦辦公室主任動了私心，來錢也較別的部門更快。動此念頭的辦公室主任一定要權(quán)衡利弊，為私利是否值得去冒險，冒險被覺察如何處理；或者還有一種情況是，升遷無望去意已決之前，大撈一筆。即便深懷一顆紅心、又紅又專的辦公室主任也要居安思危，要深知只要選擇了在職場打拼，遲早會遇到挫折跌跤，一定要學(xué)會時刻保持警覺神經(jīng)?！擦辰枇Υ蛄?、廣交人緣，建立深厚的群眾根底。在自己職權(quán)范圍內(nèi)，要學(xué)會用公司的資源來為自己爭取人緣。千萬不要一個勁地自