大型會(huì)議的策劃組織和接待

大型會(huì)議的策劃組織和接待2023/12/28大型會(huì)議的策劃組織和接待接待無(wú)小事接待無(wú)小事。做好接待工作，是企業(yè)贏得客戶資源的關(guān)鍵。接待工作必須全面考慮，周密安排，注意每一個(gè)細(xì)節(jié)，以防待客不周。接待塑形象。接待是會(huì)議（活動(dòng)）禮儀中的一個(gè)重要方面，規(guī)范的接待工作，能起到塑造組織形象的重要作用。主要包括餐飲、茶敘、住宿、返程票、通訊、來(lái)賓賀禮、紀(jì)念品、娛樂(lè)活動(dòng)等。大型會(huì)議的策劃組織和接待第一章會(huì)議（活動(dòng)）策劃組織第二章個(gè)人禮儀第三章接待禮儀第四章用餐禮儀第五章乘車(chē)禮儀第六章參觀游覽禮儀

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大型會(huì)議的策劃組織和接待第二章會(huì)議（活動(dòng)）策劃組織■精心準(zhǔn)備周密安排■發(fā)出通知或邀請(qǐng)■現(xiàn)場(chǎng)布置及會(huì)后工作■座位安排大型會(huì)議的策劃組織和接待一、精心準(zhǔn)備周密安排企業(yè)大型活動(dòng)主要包括：年會(huì)、慶典、講座、培訓(xùn)、論壇、發(fā)布會(huì)、研討會(huì)、座談會(huì)、招商會(huì)、訂貨會(huì)、展覽會(huì)、慶功會(huì)、表彰會(huì)會(huì)議（活動(dòng)）的工作量、簡(jiǎn)繁程度，隨會(huì)議（活動(dòng)）級(jí)別、規(guī)模、主題的不同而不同。會(huì)議（活動(dòng)）前一定對(duì)每個(gè)細(xì)節(jié)都考慮周詳，安排周密，防止出現(xiàn)疏漏。大型會(huì)議的策劃組織和接待（一）精心準(zhǔn)備會(huì)議（活動(dòng)）工作1、確定主題（要討論、研究或部署、解決的問(wèn)題）和議程（順序+項(xiàng)目）?！敬笮皖?lèi)一般需要制作背景圖（條幅或噴彩）】2、確定地點(diǎn)、時(shí)間和規(guī)模（參加和邀請(qǐng)范圍）。3、籌集獎(jiǎng)品/禮品，列表。4、組織表演節(jié)目，列表。大型會(huì)議的策劃組織和接待5、成立會(huì)務(wù)組，既分工又合作?？傊笓]：負(fù)責(zé)全場(chǎng)的掌控、安排與協(xié)調(diào)。文秘組：起草、編輯、裝訂所需會(huì)議資料和會(huì)務(wù)資料，聯(lián)系媒體宣傳等。接待組：負(fù)責(zé)接待迎賓工作。物資組：搬/裝禮品、發(fā)禮品、發(fā)獎(jiǎng)品、備酒水等。簽到組：簽到、戴花、引座、發(fā)資料、擺桌卡等。聲控組：操作電腦、配合音響師、攝影師、錄像師等。清場(chǎng)6、其他工具（代表證、筆、小本子等）。大型會(huì)議的策劃組織和接待（二）周密安排接待迎賓工作1、對(duì)前來(lái)訪問(wèn)、洽談業(yè)務(wù)、參加會(huì)議的外國(guó)/外地客人，應(yīng)首先了解對(duì)方到達(dá)的車(chē)次、航班，再安排與客人身份、職務(wù)相當(dāng)?shù)娜藛T前去迎接。2、提前與客人溝通，了解客人的生活習(xí)慣、飲食禁忌，根據(jù)客人的身份及預(yù)留時(shí)間預(yù)定入住房間，合理安排食宿。3、出于方便客人的考慮，對(duì)其停留期間所需使用的交通工具，應(yīng)由接待方全程負(fù)責(zé)。4、安排參觀游覽，需擬定好活動(dòng)計(jì)劃、日程安排等介紹材料。大型會(huì)議的策劃組織和接待二、發(fā)出通知或邀請(qǐng)

（一）通知：同級(jí)、下級(jí)，不高于本級(jí)，帶強(qiáng)制性，必須參加?！獙?duì)內(nèi)

（二）邀請(qǐng)：同級(jí)、上級(jí)，不低于本級(jí)，禮節(jié)性，不用必須參加。——對(duì)外大型會(huì)議的策劃組織和接待三、現(xiàn)場(chǎng)布置及會(huì)后工作（一）現(xiàn)場(chǎng)布置：1、場(chǎng)地、會(huì)標(biāo)、桌椅、燈光、鮮花、桌牌、座次安排、水果茶水、衛(wèi)生等事項(xiàng)。2、其中座次安排應(yīng)講究。按照中國(guó)的禮儀習(xí)慣，主席臺(tái)為上、前排為上、居中為上、對(duì)門(mén)為上、左為上（國(guó)際右為上）。（二）電子設(shè)備：音響、話筒、顯示設(shè)備（電腦、投影儀）、白板等其他設(shè)備。（三）相關(guān)資料：通常裝到文件袋中發(fā)給來(lái)賓1、會(huì)議資料：針對(duì)會(huì)議內(nèi)容的文件、講話稿2、會(huì)務(wù)資料：參加人員（姓名、單位、職務(wù)、電話、住房間）3、會(huì)務(wù)安排：會(huì)務(wù)組名單、用餐、行程活動(dòng)安排表4、其他：會(huì)議須知（會(huì)議要求）、代表證、筆、小本子等大型會(huì)議的策劃組織和接待（四）攝影攝像：1、掌握一定專(zhuān)業(yè)知識(shí)的攝影攝像人員。2、根據(jù)會(huì)議的級(jí)別、規(guī)模等不同情況進(jìn)行。3、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)、會(huì)后合影（五）文秘工作：會(huì)議記錄，隨時(shí)提供會(huì)議要求的其他資料。（六）會(huì)后工作：起草會(huì)議紀(jì)要、會(huì)后工作的落實(shí)、聯(lián)系媒體報(bào)道情況、有關(guān)材料的發(fā)送歸檔等工作。大型會(huì)議的策劃組織和接待小結(jié)會(huì)議（活動(dòng)）工作流程安排（前）大型會(huì)議的策劃組織和接待會(huì)議（活動(dòng)）工作流程安排（中）大型會(huì)議的策劃組織和接待會(huì)議（活動(dòng)）工作流程安排（后）大型會(huì)議的策劃組織和接待大型會(huì)議的策劃組織和接待規(guī)則：左為上，右為下。（一）開(kāi)會(huì)時(shí)：主席臺(tái)21354四、座位安排臺(tái)下會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)1、臺(tái)下會(huì)場(chǎng)1234單數(shù)雙數(shù)2、大型會(huì)議的策劃組織和接待（二）合影時(shí)：21354第二排攝影師第三排……大型會(huì)議的策劃組織和接待第三章個(gè)人禮儀禮儀——即一定場(chǎng)合人們應(yīng)遵守的行為準(zhǔn)則和交往規(guī)范。商務(wù)禮儀——是指在商務(wù)場(chǎng)合中，人們相互交往時(shí)應(yīng)遵循的行為準(zhǔn)則和交往規(guī)范。商務(wù)禮儀是商務(wù)人員內(nèi)在素養(yǎng)的外在表現(xiàn)，它直接反映商務(wù)人員的綜合素質(zhì)。商務(wù)禮儀的目的：1、提升個(gè)人素質(zhì)2、方便交往應(yīng)酬3、維護(hù)企業(yè)形象大型會(huì)議的策劃組織和接待一、儀容1、面部清爽無(wú)污，雙手清潔，指甲短而凈，口氣清新，頭發(fā)健康秀美、衛(wèi)生整齊。2、注意事項(xiàng)：(1)男士胡須要刮干凈，修剪鼻毛；女士淡妝，不宜用濃香水。(2)重大活動(dòng)前不要吃口味濃的食物。(3)不在公共場(chǎng)所化妝補(bǔ)妝、梳頭、抖頭皮屑。(4)不與女性客人磋商化妝術(shù)。大型會(huì)議的策劃組織和接待二、儀表（一）著裝：穩(wěn)重、端莊、高雅、無(wú)華重大活動(dòng)應(yīng)穿正裝：男士首選西裝，女士首選西裝套裙。（二）佩飾：符合身份，同質(zhì)同色，數(shù)不過(guò)三。數(shù)量以少為好，盡量不戴或少戴飾品。大型會(huì)議的策劃組織和接待三、儀態(tài)1、站姿（1）要領(lǐng)：①身體挺拔，抬頭沉肩

②挺胸收腹，雙腿并攏

③收下頜，雙目平視

④嘴唇微閉，面帶微笑（2）常見(jiàn)站姿：肅立、體前交叉式、體后交叉式、體后單背式、體前單屈臂式

肅立體前交叉式體后交叉式體后單背式體前單屈臂式大型會(huì)議的策劃組織和接待2、坐姿

（1）要領(lǐng)：安穩(wěn)、文雅、大方、得體

（2）方式：入座、離座

（3）常見(jiàn)坐姿：基本坐姿、垂腿開(kāi)膝式（男士）、雙腿疊放式、雙腿斜放式（著裙女士較低處就座）

正確坐姿錯(cuò)誤坐姿大型會(huì)議的策劃組織和接待3、走姿

（1）要求：男士穩(wěn)健、莊重、剛毅；女士輕松、敏捷、健美

（2）要領(lǐng)：①以站為基礎(chǔ)，手臂外開(kāi)不超過(guò)30°。

②雙臂前后擺30-40cm，一步距離為腳長(zhǎng)。

③腳跟先著地，用腰力，有韻律感。

（3）注意：①收腹直腰，步履輕捷，雙臂隨身體自然擺動(dòng)。②在通道、走廊里遇到上司或客戶要禮讓?zhuān)荒軗屝?。大型?huì)議的策劃組織和接待4、蹲姿（1）要領(lǐng)：①兩腿合力支撐身體，避免滑倒。

②頭、胸、膝關(guān)節(jié)在一個(gè)角度上。（2）常見(jiàn)蹲姿：交叉式蹲姿（如集體合影前排需要蹲下時(shí)，女士可用）、高低式蹲姿（3）注意：①無(wú)論采用哪種蹲姿，都要將腿靠緊，臀部向下。兩腿叉開(kāi)彎腰翹臀，或兩腿展開(kāi)平衡下蹲，都是不雅觀的。男士?jī)赏乳g可留有適當(dāng)縫隙，女士則要兩腿并緊。②女士下蹲時(shí)注意內(nèi)衣“不可以露，不可以透”。

交叉式蹲姿高低式蹲姿錯(cuò)誤蹲姿大型會(huì)議的策劃組織和接待第四章接待禮儀■迎接禮儀■自我介紹禮儀■稱(chēng)呼禮儀■引導(dǎo)禮儀■談話禮儀■送別禮儀大型會(huì)議的策劃組織和接待

一、迎接禮儀原則：平等，熱情，禮貌，友善主要包括：何時(shí)迎接、誰(shuí)去迎接、在哪里迎接、如何迎接等幾個(gè)方面。（一）了解客人乘坐什么交通工具而來(lái)以及到達(dá)的具體時(shí)間，安排迎接方式。1、自駕：提前在指定地點(diǎn)等候，做好迎接準(zhǔn)備。2、乘坐交通工具：接站。(1)若因某種原因，相應(yīng)身份的主人不能前往，代為前去迎接的主人應(yīng)向客人作出禮貌解釋。

(2)根據(jù)客人到達(dá)時(shí)間提前到站迎接客人，恭候客人到來(lái)，決不能遲到讓客人久等。

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（二）主動(dòng)熱情，細(xì)心接引。1、見(jiàn)到客人應(yīng)熱情打招呼，主動(dòng)迎上伸手相握，同時(shí)問(wèn)候“您辛苦了”“歡迎您來(lái)到汕頭”“歡迎蒞臨我們公司指導(dǎo)”等。然后作自我介紹，也可呈上名片。2、主動(dòng)幫客人提取行李，但不要強(qiáng)行拿客人的公文包或手提包。3、上下車(chē)為客人開(kāi)車(chē)門(mén)，上車(chē)時(shí)客人先上，下車(chē)時(shí)客人后下。一路上視情況稍加介紹?！咀⒁狻咳绻芏嗳俗惠v車(chē)，那么誰(shuí)最方便下車(chē)誰(shuí)先下車(chē)。大型會(huì)議的策劃組織和接待

（三）安排入住，稍作交談，不宜久留。1、幫客人辦好一切手續(xù)并將客人領(lǐng)進(jìn)房間，同時(shí)向客人介紹住處的服務(wù)、設(shè)施，將活動(dòng)計(jì)劃、日程安排等介紹材料交給客人。

2、將客人送到住處后，不要立即離去，應(yīng)陪客人稍作停留，熱情交談。談話內(nèi)容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動(dòng)的背景材料、當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情、有特點(diǎn)的自然景觀、特產(chǎn)、物價(jià)等。考慮到客人一路旅途勞累，也不宜久留，讓客人早些休息。分手時(shí)將下次聯(lián)系的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等告訴客人。大型會(huì)議的策劃組織和接待二、自我介紹禮儀（一）自我介紹

1、謙虛得體，自信，微笑自然，不同對(duì)象、場(chǎng)合，選擇不同語(yǔ)氣、方式。

2、遞上名片→微笑道“您好！”→報(bào)上姓名、身份、單位等【注意】不能自稱(chēng)“先生”、“女土”。大型會(huì)議的策劃組織和接待（二）握手1、基本要求：目視對(duì)方，面帶微笑，稍事寒暄，稍許用力

2、伸手的順序：尊者優(yōu)先

主人優(yōu)先：見(jiàn)面時(shí)主人（男/女）先伸手，告辭時(shí)客人先伸手3、握手的禁忌：

A.不能左右手同時(shí)

B.不能戴手套

C.不能戴墨鏡

D.不能雙手握（外商、異性）

E.不能用臟手

F.不搖晃、不久握

G.不東張西望

H.切忌無(wú)禮

大型會(huì)議的策劃組織和接待三、稱(chēng)呼禮儀（一）泛尊稱(chēng)：您、您老、您老人家、同志、先生、女士、小姐

（二）按行政職務(wù)稱(chēng)呼：

1、只稱(chēng)職務(wù)：總經(jīng)理、部長(zhǎng)、董事長(zhǎng)、校長(zhǎng)

2、加姓：張總經(jīng)理、王部長(zhǎng)、余校長(zhǎng)

3、加姓名：王偉部長(zhǎng)（正式場(chǎng)合介紹）

（三）按技術(shù)職稱(chēng)稱(chēng)呼：

1、只稱(chēng)職稱(chēng)：醫(yī)生、教授、法官

2、加姓：李醫(yī)生、王教授

3、加姓名：劉明博士

（四）公司內(nèi)以職務(wù)相稱(chēng)（尤其是對(duì)上司）。大型會(huì)議的策劃組織和接待（五）稱(chēng)呼中禁忌：

1、不適當(dāng)?shù)暮?jiǎn)稱(chēng)。如：把范局長(zhǎng)簡(jiǎn)稱(chēng)為“范局”，把沙司長(zhǎng)簡(jiǎn)稱(chēng)為“沙司”。

2、庸俗性的稱(chēng)呼。如：公務(wù)交往中，不能對(duì)他人以朋友、兄弟、死黨、哥們兒、姐妹們相稱(chēng)等。

3、小名、綽號(hào)性的稱(chēng)呼。如：“猴子”“阿肥”等；不用尊稱(chēng)叫人，如把老大爺叫“老頭！”、把某某叫“禿頭！”等。

4、無(wú)稱(chēng)呼語(yǔ)。如：說(shuō)“那個(gè)穿紅大衣的人”“那個(gè)背著包的”等代指人；用“嗨！”“喂！”等字稱(chēng)呼人，如“嗨！靠邊點(diǎn)！”“喂！幫我忙。”【注意】要避免在談到第三者時(shí)沒(méi)有用尊稱(chēng)。只有在稱(chēng)呼上尊重對(duì)方，才能繼續(xù)良好的交往。大型會(huì)議的策劃組織和接待四、引導(dǎo)禮儀（一）距離：走在客人左前方一米左右或45°位置，身體稍向客人一邊。若是熟悉的或平級(jí)的客人，可并肩而行。（二）次序1、引路：主人在前2、上樓：尊者、女士在前；下樓：尊者、女士在后3、上電梯：客人先進(jìn)，女士?jī)?yōu)先。下電梯：無(wú)人時(shí)主人先進(jìn)，按住“開(kāi)”按鈕以防客人被門(mén)夾撞，女士?jī)?yōu)先；有人時(shí)客人先進(jìn)，女士?jī)?yōu)先。大型會(huì)議的策劃組織和接待（三）引領(lǐng)手勢(shì)【如圖所示】（四）注意事項(xiàng)1、引導(dǎo)客人時(shí)，步調(diào)要適應(yīng)客人的速度，頻頻回頭觀望；遇拐彎處須稍停一下，待客人走至轉(zhuǎn)角處再向前引導(dǎo)。2、任何情況下，開(kāi)門(mén)與關(guān)門(mén)的動(dòng)作都應(yīng)優(yōu)雅得體。一般采用斜側(cè)身姿態(tài)，以45°斜側(cè)角度面對(duì)客人，而不可背對(duì)客人。大型會(huì)議的策劃組織和接待五、談話禮儀（一）基本要求：謙恭有禮，溫文爾雅，親切柔和，委婉含蓄，不傷感情，給交談對(duì)方帶來(lái)愉快心情。（二）原則：態(tài)度真誠(chéng)、語(yǔ)言文明（文明禮貌“十字”語(yǔ)——您好、請(qǐng)、謝謝、再見(jiàn)、對(duì)不起）、神態(tài)專(zhuān)注（三）內(nèi)容：應(yīng)多講對(duì)方感興趣的話題。大型會(huì)議的策劃組織和接待六、送別禮儀主要包括：送別時(shí)間、送別人員、送到何處、如何送等幾方面。（一）禮貌送客——客人表示告辭后，主人再用言語(yǔ)、行動(dòng)送客。

1、言語(yǔ)：熱情的感謝語(yǔ)、告別語(yǔ)。

2、行動(dòng)：禮貌身送（起身站?。?周到服務(wù)（取衣帽，幫提重物，開(kāi)門(mén)，開(kāi)車(chē)門(mén)，等車(chē)子起步）+熱情告別（握手、話語(yǔ)、揮手致意等）。（二）送客常規(guī)：底層送到大門(mén)口，高層送到電梯口，有車(chē)送到車(chē)離去。大型會(huì)議的策劃組織和接待第五章商務(wù)用餐賓主的基本禮儀是一致的。著裝得體，準(zhǔn)時(shí)赴宴，遵守次序，言行舉止符合主題。大型會(huì)議的策劃組織和接待一、位次安排：包括桌次安排和座次安排。

規(guī)則：1、面門(mén)定位，以遠(yuǎn)為上，以右為尊（面對(duì)正門(mén)的位置來(lái)確定右、上）。

2、當(dāng)主賓身份高于主人時(shí)，可讓其在主人位次上就座，主人則在主賓位次上就座。11076953842門(mén)門(mén)主席臺(tái)桌次安排座次安排21357486121091113大型會(huì)議的策劃組織和接待二、餐具的使用和擺放：盤(pán)、碗、筷、匙。輔助餐具有：濕巾、水杯、水盂、牙簽。三、進(jìn)餐禮儀1、餐具使用2、敬酒（1）領(lǐng)導(dǎo)相互先敬，敬酒時(shí)起立雙手敬。（2）可多人敬一人，決不可一人敬多人（領(lǐng)導(dǎo)除外）。（3）敬別人時(shí)，要比對(duì)方喝得多（可說(shuō)“我喝完，你隨意”，顯大度）。（4）多給領(lǐng)導(dǎo)和客戶添酒，智慧代酒。（5）自己的杯子永遠(yuǎn)低于對(duì)方。（6）敬酒順序：主人敬主賓→陪客敬主賓→主賓回敬→陪客互敬（一般順時(shí)針）。（7）餐桌上不談生意，大家心里明白的。（8）萬(wàn)一酒不夠，酒瓶放在桌子中間，讓人自己添?！咀⒁狻孔隹蜎Q不可喧賓奪主亂敬酒，那樣很不禮貌，也不尊重主人。

大型會(huì)議的策劃組織和接待四、餐時(shí)表現(xiàn)——在用餐時(shí)的行為舉動(dòng)。它是用餐表現(xiàn)中的關(guān)鍵所在，應(yīng)做到“十不”：1、不違習(xí)俗。如與海員一起吃魚(yú)時(shí)，切忌把魚(yú)翻身，以避“翻船”之諱。2、不壞吃相。切不可急不可待、搖頭晃腦、狼吞虎咽、叭叭有聲。3、不亂夾菜。如不由分說(shuō)硬是往別人碗里夾菜。4、不爭(zhēng)搶菜。如一直轉(zhuǎn)盤(pán)，為了吃愛(ài)吃的菜。5、不亂挑菜。如在盤(pán)里翻翻揀揀，更不能將夾起的菜放回盤(pán)中。6、不玩餐具。如把勺子、筷子等餐具弄得丁當(dāng)作響。7、不吸煙。二手煙比一手煙更毒。8、不清嗓子。如當(dāng)眾不遮掩地?cái)Q鼻涕、咳嗽吐痰等。9、不亂剔牙。剔牙需用牙簽，切不可用手或用餐具、剔牙時(shí)一手掩口。剔出之物，不要當(dāng)眾觀賞或再次入口。10、不亂走動(dòng)。如離座繞行去夾菜。

大型會(huì)議的策劃組織和接待第六章乘車(chē)禮儀主要是把握小轎車(chē)的尊位。

一、主人開(kāi)車(chē)時(shí)：駕駛座隔壁位是尊位。主人AＣＤＢ大型會(huì)議的策劃組織和接待二、司機(jī)開(kāi)車(chē)時(shí)：1、后排右側(cè)位是尊位（長(zhǎng)途時(shí)后排左側(cè)位是尊位，最受保護(hù)）

2、駕駛位隔壁的位是隨員位：陪同、秘書(shū)司機(jī)DBCA大型會(huì)議的策劃組織和接待第七章參觀游覽禮儀（一）參觀游覽安排中的禮儀規(guī)范1、要事先了解客人對(duì)參觀游覽的項(xiàng)目，根據(jù)客人的愿望和實(shí)際情況，做出詳細(xì)、細(xì)致的計(jì)劃，如參觀游覽的內(nèi)容、路