豐田內(nèi)部培訓(xùn)資料高效工作方法

工作成果toyota業(yè)務(wù)知識?技巧?問題解決法?PDCA ?日程管理?文件的書寫方式?專業(yè)知識— ?PC般 ?外語價(jià)值觀?行動準(zhǔn)則?TOYOTA WAY此次講義實(shí)施的內(nèi)容?商務(wù)禮儀?工作態(tài)度1.歸納總結(jié)各位按下列重點(diǎn)，分為「上司的視角」，「部下的視角」就自家企業(yè)現(xiàn)存的問題進(jìn)行歸納總結(jié)。① 接受工作指示② 匯報(bào)?聯(lián)絡(luò)?商談③ 日程管理④ 資料制作（書寫方式）2.PDCAAction（對策）Do（實(shí)施）Check（評價(jià)）Plan（計(jì)劃）接受指示PD計(jì)劃階段的重要性時間2.PDCA通過制作切實(shí)的 P（計(jì)劃）、縮短

D（實(shí)施）C（確認(rèn)?反思省)A（處理）所需要的時間問題對應(yīng)?改善計(jì)劃需要較多時間C A按照計(jì)劃完成、不必花費(fèi)多余的時間2.PDCA?Ｗｈａｔ（內(nèi)容）?Ｗｈｅｎ（時間?期限）…

做什么？…

何時進(jìn)行，何時完成？?Ｗｈｅｒｅ（地點(diǎn)?擔(dān)當(dāng)部門） …

在何處進(jìn)行？?Ｗｈｙ（目的）?Ｗｈｏ（擔(dān)當(dāng)，負(fù)責(zé)）?Ｈｏｗ（方法?手段）?Ｈｏｗ

Ｍｕｃｈ（數(shù)量）…

為何進(jìn)行？…

誰負(fù)責(zé)，和誰一同進(jìn)行？…用什么方法進(jìn)行？…金額？所需數(shù)量？接受指示（把握現(xiàn)狀）接受指示的同時，需把握開展工作的狀況＜接受指示的方法＞不要打斷對方的講話，認(rèn)真聽到最后。如有疑問應(yīng)等對方講完再問。記錄要點(diǎn)。將內(nèi)容歸納為5W2H※，簡單重復(fù)。2.PDCA接受指示（把握現(xiàn)狀）接受指示的同時，了解開展工作的狀況＜把握現(xiàn)狀＞收集相關(guān)信息，并進(jìn)行整理（保證完整，準(zhǔn)確）?把握過去實(shí)施過的內(nèi)容?確認(rèn)所需花費(fèi)的時間?通過交接工作和已有的報(bào)告書，使問題※明朗化*重點(diǎn)在下面的P

（計(jì)劃）中商討對策關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

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(全部免費(fèi))2.PDCA（2）Plan

（計(jì)劃）接受指示的同時，了解開展工作的狀況在把握工作目的?期限等５Ｗ２Ｈ相關(guān)信息的基礎(chǔ)上進(jìn)行工作計(jì)劃。針對委派的工作（問題）考慮對策*（根據(jù)情況與上司和老員工商量），并反映到計(jì)劃中。*重點(diǎn)要反復(fù)思考接受的工作（問題點(diǎn)）， 「為什么」會發(fā)生?？紤]工作的優(yōu)先順序（重要程度，緊急程度），采取有效的手段和有效的順序。向上司和老員工確認(rèn)，商量計(jì)劃達(dá)成的可行性。關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

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(全部免費(fèi))（3）Do

（實(shí)施）按照計(jì)劃確實(shí)實(shí)施一邊有意識思考工作的目的一邊開展工作。實(shí)施過程中保持與相關(guān)部門的溝通。根據(jù)狀況向上司進(jìn)行中間匯報(bào)。狀況有變時，重新討論計(jì)劃。Check （評價(jià)）是否達(dá)到目的要進(jìn)行，評價(jià)和反思未能按照計(jì)劃實(shí)施 → 調(diào)查原因Action （對策）考慮更好的對應(yīng)策略，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化向上司及相關(guān)人員匯報(bào)將評價(jià)結(jié)果反映到下次的計(jì)劃、進(jìn)行「改善」防止再次發(fā)生。2.PDCA重點(diǎn)▽合理的P（計(jì)劃）、可以使D 、C 、A有效進(jìn)行。但是，計(jì)劃是否只停留在自己的腦子里、就可以了呢？▽計(jì)劃不只是為了自己、還是為了與自己以外的相關(guān)人員能夠一同確認(rèn)而制定的書面日程，將進(jìn)展?fàn)顩r可視化非常重要▽為此理解和掌握「業(yè)務(wù)日程表的制作和管理技巧」是非常必要的。2.PDCA關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

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(全部免費(fèi))2.PDCA管理者的作用▽（指示時）準(zhǔn)確的對部下指示「終點(diǎn)（=目標(biāo)）」＜什么、多少，何時＞×：具體內(nèi)容由部下自己考慮，但不提示總體方向，全部交給部下，不能達(dá)到人才培養(yǎng)的目的。▽親自確認(rèn)Plan階段是部下是否認(rèn)真考慮了工作內(nèi)容（時而溫和、時而嚴(yán)厲）×：因?yàn)楣ぷ髅?，不仔?xì)看內(nèi)容▽通過推廣好事例，提高公司整體的能力和效率。＜「標(biāo)準(zhǔn)化」「橫向展開」＞關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

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(全部免費(fèi))3.匯報(bào)?聯(lián)絡(luò)?商談（1）匯報(bào)?聯(lián)絡(luò)?商談的時機(jī)①制定計(jì)劃時（Ｐ）?當(dāng)不清楚上司的指示內(nèi)容時?自己制作的計(jì)劃是否切實(shí)可行，需要與上司，老員工進(jìn)行確認(rèn)，協(xié)商?在制定計(jì)劃階段出現(xiàn)不能如期完成等問題時應(yīng)向上司匯報(bào)，進(jìn)行協(xié)商②實(shí)際實(shí)施時（Ｄ）?實(shí)施時間較長（1周以上）時，應(yīng)對進(jìn)行狀況進(jìn)行中間匯報(bào)?根據(jù)狀況與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，并將結(jié)果向上司和老員工切實(shí)匯報(bào)（1）匯報(bào)?聯(lián)絡(luò)?商談的時機(jī)③完成時（Ｃ?Ａ）?工作結(jié)束時，應(yīng)立即進(jìn)行匯報(bào)④情況發(fā)生變化時?因個人原因想變更指示內(nèi)容時?上司以外的其他人委派工作時（特別是其他部門及公司外部人員）?產(chǎn)生不良后果和出現(xiàn)問題時?由于自己的失誤，有可能引發(fā)問題時?當(dāng)認(rèn)為不能按期完成時3.匯報(bào)?聯(lián)絡(luò)?商談3.匯報(bào)?聯(lián)絡(luò)?商談（2）匯報(bào)?聯(lián)絡(luò)?商談的方法①直接向發(fā)出指示的人進(jìn)行匯報(bào)②根據(jù)情況用文件和便條進(jìn)行匯報(bào)。?內(nèi)容復(fù)雜的 ?有必要記錄存檔的?需要向他人匯報(bào)的③根據(jù)狀況，也可用ｅ－ｍａｉｌ進(jìn)行匯報(bào)?！l(fā)送方須注意）

對重要事項(xiàng)必須以書面或當(dāng)面說明※接收方須注意）

需要答復(fù)的內(nèi)容必須回復(fù)④正確?簡潔?完整的匯報(bào)。?預(yù)告匯報(bào)的主題。（?有關(guān)

XX

的匯報(bào)?）?最先從結(jié)果，然后對理由和經(jīng)過簡練的講述。（5W2H）?不要將事實(shí)和自己的意見混淆。▽為在準(zhǔn)確的時間內(nèi)能夠向上司匯報(bào)１．提前預(yù)定上司的日程２．填寫到自己制作的日程表里?即：日程管理！▽考慮對方的狀況?立場?關(guān)心事項(xiàng)在適宜的時間匯報(bào)適宜的內(nèi)容3.匯報(bào)?聯(lián)絡(luò)?商談重點(diǎn)關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

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(全部免費(fèi))▽貫徹實(shí)施日程管理（下次進(jìn)行介紹）▽培養(yǎng)部下養(yǎng)成「匯報(bào)?聯(lián)絡(luò)?商談」的習(xí)慣，通過、持續(xù)適宜的指導(dǎo)，是提高業(yè)務(wù)執(zhí)行能力的有效方法（具體）一定要改掉這種「上司在座位上，好象有時間」，就去商談的不良習(xí)慣管理者的使命3.匯報(bào)?聯(lián)絡(luò)?商談關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

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(全部免費(fèi))日程管理日程管理的目的是？為使包括自己的相關(guān)人員能夠把握業(yè)務(wù)進(jìn)展情況（問題、課題的視覺化）日程管理很好的進(jìn)行日程管理有什么好處？本人和相關(guān)人員在實(shí)施之前對

“誰”、“做什么”、“什么時候之前完成”、“如何實(shí)施”等具體情況把握清晰可以向上司提前報(bào)告業(yè)務(wù)量較大的時期使相關(guān)部門人員明確必須要執(zhí)行的工作（明確業(yè)務(wù)上的契約關(guān)系＜責(zé)任?分擔(dān)＞）關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

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(全部免費(fèi))4.日程管理關(guān)于細(xì)化到詳細(xì)的“實(shí)施項(xiàng)目” 的系統(tǒng)圖應(yīng)注意將“實(shí)施項(xiàng)目”沿時間軸（日程表的橫軸）配置的方法項(xiàng)目小項(xiàng)目123456 7891011全體日程（報(bào)告?決裁）企劃公司的經(jīng)營環(huán)境Toyota

Way裁▼部長決理決裁▼総経聽取常務(wù)副總經(jīng)理的意見▼聽取總經(jīng)理的意見作資料制總經(jīng)▼

報(bào)告理息收集信文本制作聽取常務(wù)副總經(jīng)理的意見（1）（2）4.日程管理（1）系統(tǒng)圖所謂系統(tǒng)圖???將工作按照一定邏輯進(jìn)行劃分「抽象概念?具體工作」的分解手法▼通過「So

How（下一步應(yīng)如何進(jìn)行）」的邏輯展開，將課題分解為各個具體工作▼實(shí)施最后一項(xiàng)工作后、一定可以達(dá)成目標(biāo)關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

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(全部免費(fèi))4.日程管理（1）系統(tǒng)圖必須要做的工作（例：研修企劃）內(nèi)容企劃決定時期決定地點(diǎn)決定實(shí)施對象詢問有經(jīng)驗(yàn)者決定講師???調(diào)查全公司活動日程???決定対象人數(shù)收集舉辦場所信息So

HowSo

How決定并預(yù)約舉辦場所Step1：篩選出完成工作的大項(xiàng)目Step2：細(xì)分大項(xiàng)目、篩選制作出詳細(xì)的實(shí)施項(xiàng)目調(diào)查管理層日程4.日程管理（1）系統(tǒng)圖必須要做的工作（例：研修企畫）內(nèi)容企劃決定日期決定地點(diǎn)決定實(shí)施對象詢問有經(jīng)驗(yàn)者決定講師調(diào)查全公司活動日程調(diào)查經(jīng)營層日程???決定對象人數(shù)舉辦場所信息收集預(yù)約舉辦場所內(nèi)容企畫時期決定場所決定施對象▽決定實(shí)

詢問有經(jīng)驗(yàn)者調(diào)查全公司活動日程調(diào)查經(jīng)營層日程???決定對象人數(shù)舉辦場所信息收集決定?予約大項(xiàng)目日程管理系統(tǒng)圖注意點(diǎn)沒有疏漏、沒有重復(fù)的細(xì)分工作項(xiàng)目工作細(xì)分到什么程度關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

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(全部免費(fèi))4.日程管理（1）系統(tǒng)圖重點(diǎn)①：

考慮細(xì)分工作的突破口、篩選實(shí)施項(xiàng)目通過「5W2H」「4M」找到突破口進(jìn)行研修決定內(nèi)容決定日程決定地點(diǎn)決定人員決定預(yù)算（What)（When)（Where)（Who)（How

Much)4.日程管理（1）系統(tǒng)圖（參考） 所謂4M？特別適用于制造行業(yè)的工作人員①M(fèi)an②Machine③Material④Method（人）（設(shè)備/物品）（材料）（方法）關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

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(全部免費(fèi))4.日程管理（1）系統(tǒng)圖（參考）1）What2）Why

3）Where4）When

5）Who6）How5W2H的應(yīng)用事例：經(jīng)營方針、商品、廣告內(nèi)容、系統(tǒng)、零件、活動、培訓(xùn)內(nèi)容：目的、期待、理由、原因：地區(qū)、場所、事業(yè)機(jī)構(gòu)、組織等：年、期、月、日、：客戶、相關(guān)人員、競爭對手、資格、能力水平：系統(tǒng)、方法、規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)7）How

Much：金額、數(shù)量、件數(shù)、率 等關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

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(全部免費(fèi))4.日程管理（1）系統(tǒng)圖重點(diǎn)②：確認(rèn)大項(xiàng)目是否歸納了子項(xiàng)目的內(nèi)容例）實(shí)施培訓(xùn)決定內(nèi)容決定日程決定地點(diǎn)重點(diǎn)③：統(tǒng)一同層次之間的具體程度不好的事例）實(shí)施研修制作當(dāng)日主持的講稿概要決定日程決定地點(diǎn)和同層次之間有差異＜細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)＞細(xì)分工作，直到明確以下內(nèi)容：必須進(jìn)行的工作有哪些具體的成果是什么日程要具體到：①明確每個項(xiàng)目是否完成②能夠明確向其他相關(guān)人員可以明確實(shí)施項(xiàng)目③以每周為單位細(xì)分各個項(xiàng)目4.日程管理（1）系統(tǒng)圖4.日程管理（2）考慮時間的日程制作方法實(shí)施內(nèi)容注意點(diǎn)Step1整理通過系統(tǒng)圖篩選出的實(shí)施項(xiàng)目、考慮項(xiàng)目順序[1]確認(rèn)前后項(xiàng)目的關(guān)系Step2確認(rèn)能否及時完成業(yè)務(wù)[2]使用最快的途徑(critical

path）Step3按業(yè)務(wù)期限調(diào)整實(shí)施日期Step4將實(shí)施項(xiàng)目放入日程[3]確認(rèn)制約條件4.日程管理（2）考慮時間的日程制作方法[1]所謂前后關(guān)系???明確區(qū)分準(zhǔn)備項(xiàng)目和后續(xù)項(xiàng)目（準(zhǔn)備項(xiàng)目）實(shí)施某項(xiàng)目之前必須完成的項(xiàng)目（后續(xù)項(xiàng)目）某項(xiàng)目不實(shí)施就無法實(shí)施的項(xiàng)目關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

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(全部免費(fèi))4.日程管理（2）考慮時間的日程制作方法最短途徑???是指從實(shí)施到結(jié)束所花費(fèi)的最短的時間明確最短途徑后與要求的工作期限作對比。如發(fā)現(xiàn)不能在期限內(nèi)完成，則需縮短時間所謂制約條件???會議日程、上司日程及和其他部門的關(guān)系關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

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(全部免費(fèi))4.日程管理- Case

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-你現(xiàn)在是TFTM培訓(xùn)的負(fù)責(zé)人。從2月份開始負(fù)責(zé)集體外出培訓(xùn)的工作?！娟P(guān)于培訓(xùn)目前了解的情況】▼必須從現(xiàn)在開始考慮培訓(xùn)的內(nèi)容（也就是說、資料制作負(fù)責(zé)人、講師都沒有決定）▼現(xiàn)在以你的能力來看，2周后可以向經(jīng)管會提交決裁【條件】▼在2月末的經(jīng)管會上必須匯報(bào)此次培訓(xùn)的整體企劃▼外出培訓(xùn)時間為4月3?4日2天關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

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(全部免費(fèi))4.日程管理- Case

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-在這種情況下，你作為負(fù)責(zé)人必須制作出2月-4月的業(yè)務(wù)日程表。請?jiān)O(shè)想業(yè)務(wù)內(nèi)容，實(shí)際制作一份日程。【時間】?個人思考：10min?小組間確認(rèn)：15min關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

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-【參考（提示）：培訓(xùn)企劃、運(yùn)營方面必須做的工作】<企劃>?決裁企劃?委托相關(guān)責(zé)任人（各部門?外包）制作資料?委托、調(diào)整公司內(nèi)部講師?制作資料?上司最后確認(rèn)<運(yùn)營>?確定場所?給各部門發(fā)通知?統(tǒng)計(jì)出席情況?翻譯資料（外包或在公司內(nèi)部進(jìn)行）?給參加培訓(xùn)人員詳細(xì)日程通知?資料印刷?召集和組織當(dāng)天運(yùn)營的事務(wù)局人員4.日程管理重點(diǎn)▽為了能在準(zhǔn)確的時間向上司匯報(bào)１．事前確認(rèn)好上司的日程２．將上司的日程放入自己的日程中▽認(rèn)真、細(xì)致的研究應(yīng)形成什么樣的業(yè)務(wù)流程關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

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(全部免費(fèi))4.日程管理▽確認(rèn)部下制作的日程表：「業(yè)務(wù)流程」是否明確▽確認(rèn)能否按日程推進(jìn)工作（特別是匯報(bào)、工作開展的具體時間等）=是否切實(shí)的實(shí)施了工作管理者的作用關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

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(全部免費(fèi))5.文件的書寫方式首先你是否被上司這樣說過？不清楚究竟想說什么內(nèi)容信息量太大全是文字，沒有讀下去的興趣資料不美觀5.文件的書寫方式（1）首先那么，什么是讓人一目了然的資料呢？將想說的事情總結(jié)在一張紙內(nèi)、通過圖形化表達(dá)，并讓任何人都能一目了然（資料的可視化）使用這樣的資料進(jìn)行說明，立刻可以讓對方：① 了解把握整體狀況② 了解各項(xiàng)目的內(nèi)容③ 了解項(xiàng)目之間的關(guān)系5.文件的書寫方式（2）資料制作的具體Step文本的制作資料的制作Step1：明確資料制作的“需求”Step2：「題目（向誰傳達(dá)什么」的設(shè)定Step3：「文本」的構(gòu)成Step4：「資料格式」的決定Step5：各構(gòu)成要素的決定Step6：檢查資料整體5.文件的書寫方式（3）每個Step的重點(diǎn)Step1：明確資料制作的“需求”從重要度、緊急度的觀點(diǎn)考察「為什么需要這個資料」對于需求較低的資料應(yīng)重新討論一下制作的必要性Step2：「題目（向誰傳達(dá)什么」的設(shè)定明確向“誰”

傳達(dá)“什么”關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

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(全部免費(fèi))5.文件的書寫方式（3）每個Step的重點(diǎn)Step3：「文本」的構(gòu)成確認(rèn)屬性▼基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（性別、年齡等）▼心理的距離（肯定?否定）▼專業(yè)性（履歷、經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)等）▼對方所處的位置（公司、部署、職位、擔(dān)當(dāng)業(yè)務(wù)等）▼關(guān)心、感興趣的對象（擅長領(lǐng)域、喜歡的話題）▼性格（重視過程?重視結(jié)果等）根據(jù)