現(xiàn)代會展基礎(chǔ)與實務(wù)

現(xiàn)代會展根底與實務(wù)學(xué)習(xí)資源1.參考書?會展概論?(吳信菊主編，上海交大出版社〕?會展概論?〔馬潔、劉松萍，華南理工大學(xué)出版社〕?會議運營管理?〔肖慶國、武少源，中國商務(wù)出版社〕?國際會議規(guī)劃與管理?〔沈燕云、呂秋霞,遼寧科技出版社〕?會展實務(wù)?〔丁萍萍主編，高等教育出版社〕?如何進行成功的會展管理?〔DeborahRobbe著，張黎譯〕2.雜志中國會展中外會展中國展會會議……3.網(wǎng)站中國會展網(wǎng)中國會展經(jīng)濟研究會網(wǎng):///新華網(wǎng)會展頻道(論壇,實務(wù))會展商務(wù)網(wǎng)(會展理論,籌劃方案,會展人才)會議網(wǎng)(與?會議?配套):///國際專業(yè)會議網(wǎng):///MeetingProfessionalsInternational(MPI)istheglobalauthorityandresourceforthemeetingindustry.廣西會議效勞網(wǎng):///中國展網(wǎng):///中國展覽總網(wǎng)德國展覽會網(wǎng):///第一局部會展根底知識第一章緒論§1會展的概念

什么是會展？

會展=展會?

會展=會議+展覽(狹義)

會展=會議+展覽+節(jié)事活動(廣義)一.會展的含義MCE=Meeting+Convention+Exhibition

MICE=Meeting+Incentive+Convention+Exhibition

(狹義)MECE=Meeting

+

Exhibition

+

Convention+Event(廣義)二.會議、展覽的定義(一)會議的定義會議是指三個以上的人們?yōu)榱搜芯繂栴}、交流信息、獲取知識、統(tǒng)一思想等目的中的一個或數(shù)個而在特定的時間聚集在特定的地點、按照一定的規(guī)那么所進行的發(fā)言、講解、討論、商議、交流等行為從而集思廣益、達成一定結(jié)論的活動。(二)展覽的定義展覽就是在一定的主題下把物品在一定的時間聚集在一定的場所進行布置、展示,供人們?yōu)g覽、參觀以幫助參展者實現(xiàn)擴大影響、樹立形象或傳授知識、教育觀眾或與觀眾雙向交流、達成交易等目的之活動。§2會展的類型一.會議的類型〔一〕按照會議的性質(zhì)劃分Congress—代表大會或社團組織召開的大會Convention—大型會議，年會Conference—專業(yè)性會議Forum—論壇Session—一場會議Workshop—小組討論會(工作坊)Seminar—研討會。通常有充分的參與性， 與會者介紹各自的成果并研討〔二〕按照會議的主辦者劃分社團組織會議企業(yè)會議政府會議工會會議教育會議……〔三〕按照會議參加者的國別劃分國際會議國內(nèi)會議

國際會議的界定

ICCA標準

1.固定性會議

2.至少3個國家輪流舉行

3.與會人數(shù)至少50人。ICCA〔國際大會協(xié)會〕TheInternationalCongress&ConventionAssociation創(chuàng)立于1963年，是全球國際會議最主要的機構(gòu)組織之一。Withover600memberorganizationsandcompaniesin80countries,ICCAprovidesaworldwidenetworkofmeetingprofessionals,expertsinallaspectsofhostingandorganizingcongressesandconventions.ICCAoffersitsmembersuniqueopportunitiestoaccesscomprehensivemeetingsdata,toexchangebusinessleadsandmeetpotentialclients.

:///

UIA標準1.至少5個國家輪流舉行2.與會人數(shù)至少300人3.國外人士占與會人數(shù)40%以上4.3天以上會期。UIA〔國際協(xié)會聯(lián)盟〕UnionofInternationalAssociations創(chuàng)立于1907年，是全球國際協(xié)會最主要的機構(gòu)組織。ThemostbasicconcernoftheUIAisthatofmakingavailableinformationontheworld-widenetworkofinternationalnon-profitorganizations,especiallythoseofnon-governmentalcharacter.InternationalCongressCalendar

GuidetoglobalcivilsocietymeetingsFutureInternationalConferencesandMeetingsOver15,000arenowincludedeveryyear.Allinformationisprovided,orconfirmed,bytheorganizationsthemselves.〔四〕按照會議規(guī)模劃分大型會議(人數(shù)≥300人)中型會議(100≤人數(shù)＜300人)小型會議(人數(shù)＜100人)二.展覽的類型〔一〕按照展覽的性質(zhì)劃分

宣傳性展覽商業(yè)性展覽〔二〕按照展覽的目的劃分貿(mào)易性展覽〔Tradeshow〕 廣交會消費性展覽(Consumershow) 西湖書市,年貨展混合性展覽(Consolidationexhibition) 西博會國際汽車展， 中國國際女裝展〔三〕按照展覽的內(nèi)容劃分綜合展覽〔橫向展覽,世界博覽會〕

專業(yè)展覽〔縱向展覽,世界園藝博覽會〕〔四〕按照參展商和參觀者的國別劃分國際展覽國內(nèi)展覽

國際展覽的界定BIE標準1.來自國外的參展商≥20%2.來自國外的觀眾≥20%3.使用在國外的展覽會宣傳費用≥20%.

BIE〔國際展覽局〕InternationalExhibitionsBureau協(xié)調(diào)管理世界博覽會的政府間組織創(chuàng)立于1928年總部設(shè)在巴黎。

UFI標準1.外國展覽者的數(shù)量≥20%2.外國展覽者的展出凈面積≥20%3.外國觀眾的人數(shù)≥4%.UFI〔全球展覽業(yè)協(xié)會〕原名UnionDesFoiresInternationales，UnionofInternationalFairs(國際展覽會聯(lián)盟〕創(chuàng)立于1925年，2003年改為TheGlobalAssociationoftheExhibitionIndustry〔全球展覽業(yè)協(xié)會〕總部巴黎，是世界展覽業(yè)最主要的國際組織。〔五〕按照展覽規(guī)模劃分大型展覽(面積≥12000M2)中型展覽(6000M2≤面積＜12000M2)小型展覽(面積＜6000M2)〔六〕按照展覽時間劃分長期展覽(3—6個月)短期展覽(＜1個月〕定期展覽不定期展覽§3會展的特點會展的信息性會展是一種信息傳遞、交流、創(chuàng)造活動。二.會展的社會性會展是一種社會活動。網(wǎng)絡(luò)會展不能代替現(xiàn)實會展的原因。

三.會展的積聚性

一定的時間內(nèi),大量的人流、物流、信息流在一定的空間范圍內(nèi)積聚，相互交匯、碰撞，并帶來大量的資金流。

四.會展的暫時性長期展覽,短期展覽定期展覽,不定期展覽年度會議,大型會議。

§4會展的作用一.會展可以傳遞、交流并創(chuàng)造信息【案例】杭州企業(yè)參加廣交會獲益豐厚〔P8-9)二.會展為舉辦地帶來經(jīng)濟收益經(jīng)典語錄“如果在一個城市召開一次國際會議，就好比有一架飛機在這個城市上空撒錢。〞——門圖特：德國慕尼黑展覽公司總裁會展活動對相關(guān)產(chǎn)業(yè)的經(jīng)濟拉動系數(shù)為1：5—10，拉動旅游、賓館、餐飲、交通、通信、廣告、印刷、建筑、裝修裝飾、綠化等行業(yè)的開展，為當?shù)靥峁┐罅康木蜆I(yè)時機。P11【案例1-2】；漢諾威世博會：10萬個就業(yè)時機。三.會展提升舉辦地的知名度與美譽度會展前的宣傳會展參與者的見聞與傳播媒體的報道會展本身的魅力達沃斯，博鰲，新加坡；漢諾威、杜塞爾多夫、科隆、慕尼黑、博洛尼亞沈陽市長陳政高，歐洲招商，世界園藝博覽會

四.會展促進舉辦地建設(shè)與開展會展是舉辦地建設(shè)和開展的助推器。99世界園藝博覽會——昆明市政建設(shè) 〔案例P11-12)博鰲亞洲論壇——博鰲的巨大變化法國1889年世博會——艾菲爾鐵塔五.會展促進舉辦地社會文明程度的提高外來會展參與者影響舉辦地……舉辦地對參與者和居民的教育、培訓(xùn) 〔上海?迎世博文明行動方案?，對百萬市民進行禮儀等綜合素質(zhì)培訓(xùn))第三章會展活動的參與者會議活動的參與者展覽活動參與者及其關(guān)系聽眾演講人

會議組織者、會議場館經(jīng)營者其他會議效勞商聽眾演講人展覽活動的參與者展覽活動參與者及其關(guān)系觀眾參展商

展會組織者、展覽場館經(jīng)營者其他效勞商參展商觀眾§1會議發(fā)言人與聽眾

會議的主體。一.會議發(fā)言人

會議發(fā)言人是會議的主要賣點。二.會議聽眾聽眾是會議組織者的顧客?！惨弧沉私馊藗儏⒓訒h的目的

人們參加會議的正式目的與非正式目的正式目的非正式目的進行信息交流顯示身份、地位等啟迪智慧，開拓思路促進事業(yè)發(fā)展?jié)M足決策需要尋求職業(yè)機會謀求集體利益獲取同行承認接受繼續(xù)教育與人交往，旅游…………〔二〕滿足聽眾的需要聽眾的正常需要：幫助其實現(xiàn)參會目的 外國人與少數(shù)民族特殊聽眾的需要行動不便者女性、老年§2展覽參展商與觀眾

展覽的主體。一.參展商

參展商是展覽組織者收入的主要來源?！惨弧硡⒄股虨槭裁磪⒄?參展是一種有效的市場營銷方式效果全面成交額高(定單)本錢低廉……參展與其它市場營銷手段的比較促銷廣告人員銷售參展與客戶互動×/√×√√全方位信息傳遞×××/√√產(chǎn)品比較×××√客戶調(diào)研×××√【數(shù)據(jù)】杭州企業(yè)參加廣交會的效果項目年份參展企業(yè)數(shù)租用展位數(shù)出口成交額1997第82屆35家50個(1.43/家)＄5832萬(116.6萬/展位)2006第100屆224家637個2.84/家＄81444萬＄128萬/展位增長率540%1174%1297%參展與其它渠道的本錢比較廣告、人員銷售等一般渠道參展找到一個客戶需要的成本￡219￡35

促進公共關(guān)系，樹立企業(yè)形象保持與老客戶的關(guān)系尋找新的客戶全面展示企業(yè)形象……〔二〕滿足參展商的需要為參展商提供實用的展館信息幫助參展商順利地將展品運入/離展覽場所/展覽目的地為參展商提供良好的交流環(huán)境為參展商提供良好的食宿行效勞……二.展覽觀眾

觀眾是參展商的(潛在)顧客。

專業(yè)觀眾觀眾普通觀眾〔一〕觀眾為什么觀展?與原有的廠商接觸、交流，保持關(guān)系尋找新的廠商了解新的產(chǎn)品/效勞信息下單訂購產(chǎn)品/效勞看熱鬧，順便購置滿意的商品……

【問題】人氣旺盛是一個展會成功的標志?

【案例】科隆國際食品博覽會的票價“門檻〞“什么？一張門票要４８歐元？！〞在2007年10月13日-17日舉行的全球食品行業(yè)最大的博覽會——第２９屆科隆國際食品博覽會入口處，一位慕名而來的普通參觀者面對高票價望而卻步。

然而，如果你持有從事食品零售或餐飲業(yè)工作的證件，或者參展企業(yè)的邀請信，你就可以或者免票，或者花５歐元買票入場?？坡∈称氛贯槍κ称窐I(yè)“檻外人〞和“檻內(nèi)人〞所定票價如此懸殊，有效地把參觀者鎖定為專業(yè)人士。

科隆食品展每兩年舉辦一屆，每屆都引來眾多業(yè)內(nèi)人士參觀，近幾屆參觀者都超過１５萬人，預(yù)計今年將超過１６萬人。這些參觀者來自全球各地，其中德國境外的國際食品采購商每屆都占到一半以上。這些參觀者的行業(yè)結(jié)構(gòu)：食品貿(mào)易企業(yè)傳統(tǒng)食品零售業(yè)健康食品、有機食品和百貨店等專業(yè)食品零售商數(shù)量繁多的餐飲企業(yè)各類飲食效勞企業(yè)他們的共同特點是擁有所屬企業(yè)主要食品采購的決策權(quán)。這一展會確實無意面向普通民眾，甚至不設(shè)公眾開放日。這正是科隆食品展的成功秘訣。由于主要面向?qū)I(yè)人士，參展商和參觀者可以在會展上直接簽訂采購協(xié)議。〔信息來源：新華網(wǎng)2007-10-16〕但這一模式卻不可盲目照搬。因展覽的類型不同，其面向的觀眾也不同：貿(mào)易性展覽〔Tradeshow〕：限專業(yè)觀眾 科隆食品博覽會，廣交會消費性展覽(Consumershow)：普觀眾為主 西湖書市，動漫展，農(nóng)產(chǎn)品展混合性展覽(Consolidationshow)：結(jié)合 法蘭克福車展，上海國際車展 〔二〕滿足觀眾的需要為觀眾提供詳細的參觀信息和咨詢?yōu)橛^眾提供良好的飲食效勞為觀眾提供良好的參觀及休息環(huán)境幫助觀眾順利地進入/離開展覽場所/展覽目的地……§3會展組織者

會展的媒介。一.會議組織者

會議主辦者

會議承辦者〔一〕會議主辦者社團組織企業(yè)政府機構(gòu)教育機構(gòu)宗教組織……

會議主辦者主辦會議的目的

社團組織會議的特點會議舉辦頻率有規(guī)律多數(shù)會議籌備時間長會員自愿參加與會者多帶會伴會議節(jié)目內(nèi)容和社會活動很重要會議地點經(jīng)常變換會議人數(shù)確定遲會議組織者通常請ＰＣＯ幫助

影響社團組織選擇會議場所的因素重要因素年會其它會議會議室的數(shù)量、大小、質(zhì)量88%63%可協(xié)商的餐飲與房間價格82%68%食品服務(wù)質(zhì)量79%70%客房的數(shù)量、大小、質(zhì)量78%47%結(jié)賬程序的效率57%49%入店與離店程序的效率57%42%會議服務(wù)與設(shè)備57%40%

企業(yè)會議的特點會議舉辦頻率多無規(guī)律多數(shù)會議籌備時間短有關(guān)員工必須參加不需要通過促銷吸引人們參加有些會議地點相對固定會議人數(shù)確定早會議資金由企業(yè)全額支付，只有一個賬戶

影響企業(yè)選擇會議場所的因素重要因素關(guān)心程度食品服務(wù)質(zhì)量77%會議室數(shù)量、大小、質(zhì)量69%可協(xié)商的餐飲與房間價格67%客房的數(shù)量、大小、質(zhì)量58%會議服務(wù)與設(shè)備54%結(jié)賬程序的效率54%有專人負責處理全部會務(wù)52%

社團組織會議Vs企業(yè)會議會議數(shù)量比照會議總?cè)藬?shù)比照

企業(yè)會議企業(yè)會議81%64% 社團組織 18%其它會議19% 17%1%社團組織主要會議會議總花費比照企業(yè)會議32.2%

社團組織會議67.8% 〔二〕會議承辦者非專業(yè)會議承辦者：……專業(yè)會議承辦者：PCO：會議〔展〕公司

PCO的作用/地位會議主辦者的參謀/參謀〔專業(yè)〕會議主辦者的助手〔專業(yè)〕會議業(yè)的龍頭……PCO的資源專業(yè)會議組織人員會議場所賓館、餐館〔一大批，價格優(yōu)惠〕旅行社交通公司翻譯公司〔人員〕印刷公司政府機構(gòu)關(guān)系……專業(yè)性工作(申辦、通知、注冊等〕事務(wù)性工作〔印刷品、名卡、資料袋等〕組織性工作(社交、旅游、展覽等活動〕協(xié)調(diào)性工作……〔詳見P56〕

PCO的工作PCO會議中心(會議)賓館印刷公司旅行社交通公司翻譯公司餐飲公司政府機構(gòu)包價式根本費+人頭費人頭費小時費

PCO的收費二.展覽組織者〔一〕展覽主辦者社團組織展覽公司政府機構(gòu)展覽中心多方聯(lián)合……〔二〕展覽承辦者社團組織：下屬單位，展覽公司展覽公司：自己承辦政府機構(gòu)：下級部門或展覽公司展覽中心：下屬的展覽部多方聯(lián)合：展覽公司……

§4會展場館經(jīng)營者與其他效勞商會展的媒介。會會展〔議〕中心,會議〔展〕飯店,展 飯店的會議室、多功能廳,大會堂，場 大劇院，展覽館,博覽中心,館廣場,公園,體育場〔館〕……香港會展中心

3個大型展覽館，28000+米2展覽面積，容納2211個標準展臺有不同大小的會議廳房共占地3000米2，1個面積4300米2的會議大堂，舉行會議可容納4300人，用來舉行宴會那么可招待3600名賓客，是全球最大的宴會廳之一擁有2幢世界級酒店，一幢辦公大樓，1幢效勞式住宅。南寧國際會展中心北京國際會議中心杭州開元名都大酒店

://人民大會堂浙江省人民大會堂廣州國際會展中心

廣州國際會展中心

位于廣州市海珠區(qū)琶洲島。集會議、展覽、商務(wù)洽談、宴會等功能為一體，A、B、C三區(qū)擁有展廳總面積34萬平方米，是目前亞洲最大的會展中心。

上海新國際博覽中心SNIEC目前擁有11個展廳，面積達126500米2，室外展覽面積100000米2

全部建成后將擁有17個展廳，總展覽面積為室內(nèi)20萬米2

、室外5萬米2

展廳內(nèi)完全沒有柱子，凈高度為11米。蘇州國際博覽中心占地面積18．86萬米2

，總體建筑面積25萬米2，其中室內(nèi)展廳面積12萬米2，

會議設(shè)施面積9500米2

工程分為兩期建設(shè)，一期完成建筑面積18．5萬米2，室內(nèi)展廳7萬米2展覽場館為兩層結(jié)構(gòu)，二層展廳設(shè)計為無柱式連續(xù)展廳，可提供不間斷展覽空間，貨車可以直達展館二層卸貨。

南通體育會展中心會展旅游效勞商其他會展會展交通運輸商效勞商展會效勞承包商……一.會展場館效勞會展場地效勞〔水、電、音響、茶〕會展餐飲效勞〔外包〕清潔效勞〔外包〕工程效勞停車效勞平安效勞〔人身、展品、會議用品、客人物品；固定崗，流動崗〕二.會展旅游效勞商獨立旅游線路或與會議產(chǎn)品結(jié)合在一起的旅游線路幫助會展組織者接待參加會展活動的VIP或其他嘉賓幫助安排參加會展活動的一般人員的食宿、交通等問題……三.會展交通運輸商

為參加會展活動的人們提供從集中住宿地到會展活動場所的人員交通為參加旅游的會展活動參加者提供旅游交通效勞為參加展覽活動的參展商提供展品運輸及裝卸效勞……四.展會效勞承包商展臺設(shè)計、搭建與撤除展臺美化管道連接與安裝電氣連接與安排標牌設(shè)計與布置連接與安裝展場清潔衛(wèi)生視聽器材、舞臺設(shè)備等的運輸與安裝燈光、視聽器材、舞臺設(shè)備等的掌控臨時員工提供為參加展覽活動的參展商提供展品運輸及裝卸效勞……【討論題】1.會議的發(fā)言人和聽眾哪一方更重要？為什么說了解人們參加會議活動的目的對于進行會議組織工作非常重要？2.展覽的參展商和觀眾哪一方更重要？如何才能做好展覽的招商招展工作?蒙哥馬利先生

〔蒙哥馬利展覽集團終身主席〕:“專業(yè)觀眾的質(zhì)量是國際上衡量展覽會成功與否的一個重要標志。組展成功的關(guān)鍵在于專業(yè)觀眾的質(zhì)量。展會的品牌是和觀眾的質(zhì)量成正比的。要維護好與參展商的關(guān)系，就必須確保專業(yè)觀眾的質(zhì)量。〞展會主題籌劃的新思路以參展商為中心以專業(yè)觀眾為中心第七章會展籌備§1會議籌備一.會議組織機構(gòu)建立會議籌備的第一項工作：建立會議組織機構(gòu)，配備人員。大型國際會議的組織機構(gòu)圖

大會組委會承辦委員會秘書處/PCO財務(wù)委員會行政委員會旅游委員會注冊委員會公關(guān)委員會展覽委員會交通委員會旅行委員會飯店委員會秘書處/PCO財務(wù)委員會社會活動委員會二.會議主題確實定實現(xiàn)會議目標的主要手段會議所有活動安排的依據(jù)可以讓潛在與會者了解會議的根本內(nèi)容博鰲亞洲論壇年會的主題設(shè)計【案例】朱總理在首屆論壇年會開幕式上致辭2002年會主題：“新世紀、新挑戰(zhàn)、新亞洲〞議題20多個，其中主議題4個，例如“亞洲區(qū)域經(jīng)濟和貿(mào)易合作回憶與展望〞 討論亞洲經(jīng)濟一體化問題，切中了亞洲區(qū)域經(jīng)濟合作的命脈，受到代表的熱烈響應(yīng)，泛亞合作呼聲響亮，從討論情況看，亞洲區(qū)域的經(jīng)濟一體化引起了各國的廣泛重視，經(jīng)過討論達成了亞洲國家的共識。

抓住了亞洲國家最共同、最切身的利益問題，在年會討論中獲重大突破，是達成共識最多的領(lǐng)域。發(fā)言的各國政要紛紛呼吁加強亞洲區(qū)內(nèi)貨幣和金融合作，防范金融危機。“亞洲區(qū)內(nèi)金融合作與金融平安〞四個主議題亞洲經(jīng)濟開展前景亞洲區(qū)域經(jīng)濟和貿(mào)易合作與展望亞洲區(qū)內(nèi)金融平安與金融合作亞洲開展之路：經(jīng)濟開展和社會開展的平衡十四個分議題2003年年會主題：

“亞洲尋求共贏：合作促進開展〞博鰲亞洲論壇年會主題的設(shè)計博鰲亞洲論壇連續(xù)兩屆年會的勝利召開，為亞洲區(qū)域內(nèi)經(jīng)濟合作起到了較大的推動作用，博鰲亞洲論壇也成為中國乃至亞洲的名牌會議。與會代表一致稱贊年會設(shè)計的主、議題切中了亞洲區(qū)域經(jīng)濟開展的命脈，呈現(xiàn)準確、及時、重大的特點，為年會的成功召開起到了非常好的軟件支撐作用。

為博鰲亞洲論壇兩屆年會提供智力支持、設(shè)計主、議題的是軟科學(xué)研究機構(gòu)——中國〔海南〕改革開展研究院。她是一個由政府和企業(yè)共同投資創(chuàng)辦的股份制研究機構(gòu)。董事局主席、名譽院長:陳錦華董事局副主席、院長:高尚全董事局成員:龍永圖02年10月，博鰲亞洲論壇秘書處研究部制作了第一份議題設(shè)計方案征求意見稿，提出了“亞洲尋求共贏，合作促進開展〞的年會主題。03年2月10日東京會議，選舉龍永圖擔任博鰲亞洲論壇秘書長，原那么通過主題設(shè)計，提出議題修改建議。中改院為第二屆論壇年會提供智力支持的過程03年2月15日，江澤民會見亞洲論壇理事會成員，充分肯定了論壇年會主題設(shè)計。03年2月19日，論壇秘書處邀請以中改院亞洲問題專家委員會為根底的國內(nèi)外專家，就年會議題進行討論。中改院同時向一百多位亞洲問題專家發(fā)函，征詢對年會議題的建議，最終獲得對議題征求意見稿十二個方面的看法。03年2月24日，歸納亞洲各國專家學(xué)者的意見，中改院董事局一致通過以該院亞洲開展問題研究所的名義，向博鰲亞洲論壇秘書處提交一份?博鰲亞洲論壇二00三年年會議題方案建議?，共4類39個子議題。龍永圖秘書長要求論壇秘書處依據(jù)中改院的議題設(shè)計方案，迅速發(fā)出了復(fù)議通知。論壇秘書處密切關(guān)注世界政治經(jīng)濟格局的變化，關(guān)注亞洲關(guān)注焦點的變化，令最終出臺的議題充分表達了亞洲各界的聲音。三.會議財務(wù)預(yù)算〔一〕目的預(yù)知會議固定支出、可變支出、會議收入及會議的盈虧，以保證會議最終不出現(xiàn)財務(wù)虧損。了解會議啟動資金需要的金額，防止出現(xiàn)由于啟動資金缺乏而影響了會議的正常籌備?！捕硟?nèi)容

收入固定支出可變支出預(yù)算總結(jié)序號項目預(yù)算金額實際金額1注冊費

2贊助

3展覽

4廣告

5旅游

6……

7收入合計

收入序號項目預(yù)算金額實際金額1申辦費用

2市場宣傳

3考察活動

4征文通知

5特邀報告人嘉賓費用

6會議機構(gòu)活動費

固定支出序號項目預(yù)算金額實際金額7會場及設(shè)備租金

8辦公費用

9人工費用

10PCO服務(wù)費（與人數(shù)無關(guān)）

11……12支出合計(1)

序號項目預(yù)算金額實際金額1餐飲費

2印刷費

3郵寄費

4同傳接收設(shè)備

5代表用品

6PCO服務(wù)費（與人數(shù)有關(guān)）……

支出合計(2)

可變支出序號項目預(yù)算金額實際金額1收入合計

-

2支出合計(1)

3支出合計(2)

4支出合計

剩余收入

預(yù)算總結(jié)〔三〕注冊費的計算

Fc+Vc+CRc=———————DFc+Vc+C－IRb=————————D

VcC=————VcFc+Vc【例】注冊費的計算P205-206

閱讀、研究、提問【作業(yè)】

注冊費的計算，P241，6假設(shè)是系列性會議，要參考前幾屆的標準，一般本屆會議的注冊費的水平不應(yīng)高于上屆的注冊費的5-10％參照國際、國內(nèi)同類專業(yè)、同類型會議的收費標準.

影響注冊費確定的因素如果計算出來的注冊費比較高，就要將一些在支出中占比重較大的工程如宴會、論文集等不包含在注冊費里。會議代表要享受這些待遇需另付費用。會議是否提供同聲傳譯效勞,會場是否提供多媒體投影儀,會議是否設(shè)有網(wǎng)吧，這些工程都可以用來調(diào)整注冊費。四.會議宣傳推介召開新聞發(fā)布會在媒體上做廣告在相關(guān)會議上發(fā)放宣傳資料在這樣的會議上發(fā)放宣傳資料可以起到事半功倍的效果。五.會議發(fā)布、郵寄會議通知大型會議一般要發(fā)三輪通知。第一輪通知〔FirstAnnouncement〕會議的背景、目的、主題與議題會議的日期會議的地點會議聯(lián)系途徑見樣本FirstAnnouncement第二輪通知〔SecondAnnouncement〕

封面論文征集通知書主頁

表格

封面至少要包括6項內(nèi)容:會名的全稱會名的縮寫會議舉辦時間會議地點“第二次會議通知及論文征集〞字樣。會徽和舉辦機構(gòu)的名稱主頁表格論文摘要表〔AbstractForm〕見樣本AbstractForm(ICP2004) AbstractForm(IAP2005)反響表(ReplyForm)見樣本ReplyForm(ICP2004)第三輪通知〔ThirdAnnouncement〕封面會議注冊通知書

主頁

表格

封面與第二次類似

主頁邀請信〔大會主席+……〕組織機構(gòu)會議主題和議題會議特邀報告人及其身份和報告題目會議詳細活動日程會議交流信息會議注冊賓館預(yù)定會伴活動會前/會后旅游付款方式取消參會時的退款政策一般信息聯(lián)系方法重要日期……表格注冊表〔RegistrationForm〕賓館預(yù)定表(ReplyForm)旅游預(yù)定表

樣本見?會議運營管理?P66—76，190—191

六.會議場所的選擇確定選擇會議場所的影響因素?？蛇M入性所在城市的吸引力會議場所的設(shè)施、效勞可進入性所在城市(國)的平安狀況所在國的出入境政策會議場所本身的交通狀況所在城市的吸引力所在城市的形象所在城市旅游資源的吸引力所在城市效勞業(yè)的興旺情況會議場所的設(shè)施、效勞擁有大堂和其它公共區(qū)域具有適當?shù)牟惋媹龅睾托谀芰τ修k公室有可以提供水、電、英特網(wǎng)接口等的展廳〔假設(shè)舉辦會議附屬展覽活動〕有存放展品的儲藏室、有裝卸場地和設(shè)備〔假設(shè)舉辦會議附屬展覽活動〕良好的會議效勞管理能力七.會議住宿的安排安排會議住宿的原那么理想的會議住宿安排模式次理想的會議住宿安排模式會議賓館的挑選步驟與會者的住宿預(yù)定八.會議餐飲的安排餐飲日期與餐次餐飲地點餐飲人數(shù)用餐形式價格菜單

根據(jù)餐飲價格，設(shè)計商定具體的菜單。在設(shè)計菜單時有幾點要注意：菜單確實定1.男女有別性別方面男女飯菜量較大較小飲酒量較大較小輕飲料較少較多口味較重（牛肉，葷菜多）較輕（雞肉，素菜多）2.不同人群的飲食禁忌禁忌人群禁忌食物與飲料穆斯林豬肉，酒精類嚴格素食主義者肉，禽，魚，貝殼類，乳制品，蛋類，蜂蜜乳-蛋素食主義者肉，禽，魚，貝殼類印度教信徒肉，禽，魚，蛋類猶太教信徒豬肉，貝殼類，（牛、羊）肉與乳制品混合食物美國人酒精類（午餐前后）3.飲食營養(yǎng)與健康的關(guān)系提倡的食物、飲料與烹飪法不提倡的食物與烹飪法低脂肪，低糖，低鹽食物高脂肪，高糖，高鹽食物四季豆，豌豆，豆制品，魚類，清湯，面包，米飯，玉米制品，土豆，番茄肉類，濃湯葡萄酒酒精類蒸,煮,焙，烤，燒烤油煎，油炸【討論題】

閱讀【案例7-1】，討論P244，1。九.會議旅游線路的安排外包給旅行社與旅行社協(xié)商確定旅游線路與價格簽定協(xié)議十.會議論文的接收與錄用接收與反響整理評審與錄用通知錄用論文的題目錄用論文的發(fā)表形式編輯印刷論文摘要十一.會議發(fā)言人的選擇與培訓(xùn)〔一〕會議發(fā)言人的挑選會議發(fā)言人一般由會議主辦者挑選，大型會議由科學(xué)委員會討論挑選。挑選邀請有關(guān)行業(yè)、專業(yè)方面的專家、權(quán)威作會議發(fā)言人。頂尖的專家未必是頂尖的會議發(fā)言人！通過征集論文，從應(yīng)征論文中擇優(yōu)選定一些人作為會議發(fā)言人?！捕硶h發(fā)言人的培訓(xùn)發(fā)言時口與話筒保持30公分的距離發(fā)言速度不要太快安排好發(fā)言內(nèi)容，遵守會議規(guī)定時間事先熟悉試用投影儀等會議根本設(shè)施十二.會議預(yù)先注冊〔一〕接收注冊表郵寄或網(wǎng)上注冊〔二〕收取注冊費和其它費用住宿費旅游費……十二.會議資料準備〔一〕資料袋名卡〔NameBadge)付款收據(jù)請柬票證領(lǐng)取會議文件袋票證〔二〕文件袋會議論文摘要集會議最終程序手冊會議禮品贊助單位宣傳資料……第八章會展期間效勞與管理§1會議期間效勞與管理一.會議現(xiàn)場注冊與接待〔一〕空間與工作人員安排聘請會議臨時員工的必要性與好處會議臨時員工的種類會議臨時員工的空間安排使用會議臨時員工的本卷須知

聘請會議臨時員工的必要性與好處會議現(xiàn)場效勞需要較多的員工，缺口主要通過在會議舉辦地聘請臨時員工來解決，與招聘長期員工相比，其優(yōu)勢：降低本錢本地信息多

會議臨時員工的種類注冊員打字員收款員售票員問訊員注冊資料員名卡檢查員和會議室觀察員接待員展商產(chǎn)品展示員選票、評估表收發(fā)員計算機培訓(xùn)員使用臨時員工本卷須知確保臨時員工具有會議所需要的技能確保他們清楚自己工作的時間和地點

確保他們明確自己向誰報告

〔二〕時間與工作人員安排

開始時間與工作人員人數(shù)會議期間時間與工作人員人數(shù)結(jié)束時間開始時間與工作人員人數(shù)

會議人數(shù)提前時間需要人員X≥10001.5——2天所有人員500≤X＜10001——1.5天所有人員X＜500人0.5——1天所有人員會議期間時間與工作人員安排

上班時間下班時間需要人員會前0.5小時會后0.5小時部分人員結(jié)束時間

閉幕式開始之時二.會場效勞與管理〔一〕會場布置模式〔P247——255〕主席臺的布置〔位置，形狀，臺簽，麥克風(fēng)，花草，順序……〕設(shè)備設(shè)施〔案例：浙商大會之舌戰(zhàn)藍海出現(xiàn)的同聲翻譯器事故〕〔二〕會場茶點效勞傳統(tǒng)茶水效勞的缺陷時尚的做法礦泉水茶〔咖〕歇〔三〕會場清潔效勞會議開始前的清潔會議期間的清潔中午下午三.會議專業(yè)活動安排〔一〕特邀大會報告時間地點主席臺講臺送別〔局部〕貴賓離去〔二〕專題報告會安排

主持人會場監(jiān)督〔三〕張貼論文安排地點方式四.會議社會活動安排〔一〕開幕式時間地點座位安排主席臺貴賓席普通席開幕式的接待工作貴賓的接待媒體記者的接待普通與會者的進場提前時間引導(dǎo)入座，音樂演奏提醒本卷須知〔關(guān)閉等〕〔二〕歡送招待會安排時間(晚，長)致詞敬酒交換名片〔三〕茶歇次數(shù)時間份量〔四〕閉幕式安排時間(簡短)內(nèi)容總結(jié)表彰與頒獎感謝〔交接〕〔五〕歡送宴會安排時間(早，短)致詞敬酒交換名片第九章會展后期的工作§1會議的后期工作一.會議評估為什么評估？WHY？誰來評估？WHO？評估什么？WHAT？何時評估？WHEN？如何評估？HOW？檢查會議目標是否實現(xiàn)看看與會者是否滿意明